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第1章 信息资源管理基础 1.1导言: (1). 一些重大科学技术的发展成为人类进步的革命性因素,人们习惯上 把他们称为“技术革命”。 (2). 把因为科学技术革命导致人类社会的全面突变或革命性变化称 作“化”,如农业化、工业化、信息化等。对应的社会形态被称为农 业社会、工业社会和信息社会等。 (3). 人类文明发展是农业化、工业化和信息化不断融合的过程。 (4). “刀耕火种”使人类摆脱狩猎和游牧的原始社会,进入农业社会。200 多年前,以“纺织机械”的革新为起点,以“蒸汽机”的发明和广泛使 用为标志的“第一次技术革命”,实现了工业生产从手工工具向机械 化的转变,进入“机械化时代”。19世纪中叶,以电力技术为主导的 近代“第二次技术革命”使社会进入“电气化时代”。社会经济的信息 投入产出比迅速增长,社会交往合作不断加强,科技与经济加速发 展,这一趋势就是“信息化”,它将人类带入“信息社会”。 (5). 材料、能源、信息是支配人类社会发展的“三大基本要素”。 1.1.1信息技术与信息革命 (1). 信息技术 是应用信息科学的原理和方法研究信息产生、传递、处理 的技术,具体包括有关信息的产生、收集、交换、存储、传输、显 示、识别、提取、控制、加工和利用等方面的技术。 (2). 以微电子技术为基础的现代信息技术(计算机、通信、传感和控制 等技术)的发展与应用呈现出如下特点和趋势:数字化、小型化、 网络化、智能化、系统化。 (3). 3C革命:计算机(Computer)、通信(Communication)和自动控制 (Control)领域的革命。 (4). 3A革命:工厂自动化(FA)、办公自动化(OA)、家庭自动化(HA)。 (5). 因信息技术发展而导致的社会变革称为“信息革命”。信息革命具有 技术科学化、群体化、智能化、高新性等特征。 (6). 信息技术的水平、规模和应用程度已经成为衡量一个国家现代化程 度的重要标志 1.1.2信息化 (1). 信息化发展源于信息技术发展的两次浪潮:其一,20世纪70年代 末到80年代的个人计算机(PC)的发明和迅速普及;其二,20世纪90 年代迅速发展和普及的网络技术。 (2). 信息化 是指信息技术在国民经济和社会生活中逐步应用的过程。 (3). 信息化是继农业化、工业化之后人类生存和发展的一个历史阶段, 其结果是导致人类进入信息社会。 (4). 信息化是政府促进经济发展和社会进步的重要战略;国家信息化包 含领域信息化、区域信息化、企业信息化和家庭与个人信息化等多 个层面。 (5). 信息化是各级社会组织为顺应社会发展潮流而从事的应用信息技术 提高信息资源开发和利用效率的活动。 (6). 国家信息化的内涵:“国家信息就是在国家统一规划和组织下,在 农业、工业、科学技术、国防及社会生活各个方面应用现代信息技 术,深入开发、广泛应用信息资源,加速国家实现现代化的进程” (7). 国家信息化建设24字方针:统筹规划、国家主导、统一标准、联 合建设、互联互通、资源共享 (8). 国家信息化体系6大要素:信息资源、信息网路、信息技术应用、 信息技术和产业、信息化人才队伍、信息化政策法规和标准规范 等。 (9). 国家信息化建设思路:以信息资源开发利用为核心,按照领域信 息化、区域信息化、企业信息化,开展国家信息化建设。 (10). 领域信息化 就是部门、行业所开展的信息化活动。区域信息化 指 地方政府根据地区经济与社会发展实际而开展的信息化活动。企 业信息化 是指企业在生产、经营、管理、决策等各个层次应用信 息技术,深入开发和广泛利用内外部信息资源,不断提高其经营管 理效率和水平,进而提高企业经济效益和竞争力的活动。 (11). 信息化揭示了由信息革命所引起的社会经济全面变革的过程、活动 和结果。首先,在信息化的进程中,信息化与工业化、农业化相互 融合、相互促进、协同发展,社会产业结构发生重大变化。以信息 技术制造、信息内容生产和信息服务为主题的产业成为社会的支柱 产业。信息化使得一些新的行业产生并发展壮大,同时也促进和实 现传统产业的改造和优化升级,信息化是一次名副其实的新型产业 革命。其次,随着社会信息化的深入,社会经济形态和就业结构发 生根本性变化,传统的工业经济形态逐步被新的信息经济形态所改 变。总之,信息化使我们正面对着一个数字化、网络化得信息社 会,他有着与农业社会和工业社会明显不同的特点:非物质性、超 时空性、可扩展性。 1.2信息 (1). 烽烟报警Hartley信息量测度。美国人Hartley开创了信息论的先 河,最早从科学的角度阐述了“信息”以及“信息量”的概念,指出“信 息是选择通信符号的方式”,信息量可以用选择自由度来计算: H=N*Log(S) 其中,H为信息量,N代表1条信息包含字符的个数,S代表符号的个 数。对数Log2可看做信息单位,Log22称为比特(bit),Ln2称为奈特 (nat),Log102称为迪特(dit) (2). Shannon把信息量定义为随机不确定性(熵)程度的减少。其基本观 点是:通信的发生是以通信者具有不确定(不知)性为前提的,通 信的目的就是减少不确定性,而消除不确定的东西正是它所传递的 信息,即“信息是减少不确定的东西”。Shannon熵公式: H(p1,p2,pn)= 其中,H(p1,p2,pn)就是信息源发出消息的信息量,实际上为各状态信 息的平均信息量。当状态出现的概率相等,即Pi=1/n时,Shannon熵公式 就是Hartley公式,即,Hartley公式是Shannon公式的特例。 1.2.1信息的概念及其发展 (1). 钟义信首先把信息的概念分为两个层次:无约束的本体论层次:信 息是事物运动的状态和状态变化方式的自我表述或自我显示。引入 认识主体的认识论层次:信息是主体所感知或表述的关于事物的运 动状态及其变化方式,包括状态及其变化方式的形式、含义和效 用。 (2). 语法信息、语义信息、语用信息三者综合在一起构成了认识论层次 的全部信息,即全信息。 (3). 认识论意义下的三类信息: 实在信息 是事物实际具有的信息,是事物本身固有的一个特 征量,与认识主体因素无关; 先验信息 是主体感知事物前已经具有的关于该事物的信息, 它既与事物本身有关,也与主体的主观因素相关; 实得信息 是主体观察事物的过程中实际获得的净信息,它与 事物、主体的主观因素和观察环境条件相关。 (4). 语法信息可细分为: 随机信息 有些状态及其变化时不确定事件,但它具有一定统 计规律,这类不确定性是随机的,消除这类不确定性的信息被 称为随机信息; 模糊信息 因为事物有若干运动状态,但运动状态之间的界限 是不明确或模糊的,从而信息呈现模糊性; 偶发信息 是由于偶然发生而没有稳定统计规律的不确定性所 导致的。 1.2.2信息的性质与分类 (1). 信息与物质、能量的关系: 三者中物质是基础,能量和信息都源于物质。信息源于物质, 又不是物质本身,它从物质的运动中产生出来,又可以脱离源 物质而寄生于另外的物质中,相对独立地存在。 信息与能量息息相关,获取、传输、处理信息总需要一定能量 来支持,而控制和利用能量总需要信息来引导。但是,信息与 能量有着本质的区别,信息是物质运动的状态与状态变化方 式,能量是事物做功的本领,提供的是动力。 信息在一定条件下何以转换为物质、能量、时间或其他, 如“只是就是力量”、“知识就是生产力”表达的就是这种转换关 系。 (2). 信息的性质:信息是普遍的无限的、信息依附于媒体且可以独立于 源物质、信息可以共享、信息可以转换、信息可以传递但不增值、 信息是动态且有时效的、信息是具体而可以被感知和处理的 (3). 分类:按存储信息介质、表现形式、记录方式、源顺序和效用层 次、生成的范围、应用领域划分。 (4). 简述数据、消息、情报、知识与信息之不同: 数据仅仅是信息的某种编码表达形式,不能等同于信息。数据 通常指未被加工的原始资料,只有加工以后才能起到“消除不 确定性”作用,所以信息是加工后的数据,而数据不见得是信 息。 消息只在定性描述,而信息有定量计量。 情报是对主体有特殊信息的信息,并不是所有信息都具有情报 价值。 经验、知识、智能都是信息,反之不然。信息只是它们的原材 料,即经验、知识和智能需要通过不同程序的信息加工而得 到。 (5). 信息的测度: 基于数据量的信息测度:常用的信息测度方法是按反映信息内 容数量的数据所占计算机存储装置空间大小来衡量信息量得大 小。对于非计算机处理的信息(如书籍报刊等),直接用发行 种类、发行量或文本字数来进行测度,也属于基于数据量的信 息测度。 基于Shannon熵的信息量测度:主要用于随机型语法信息量计 算。 1.2.4信息功能与过程 (1). 信息功能(8个方面):信息是存在的资源(生存和发展的必要资源)、 知识的源泉、决策的依据、控制的灵魂、思维的材料、实际的准 绳、管理的基础、组织的保证。 (2). 信息过程:教材P31 (3). 信息“生命周期”:从信息收集、组织、存储、检索、传输、加工到 利用7个环节。 (4). 需要把握的两点本质问题:1)信息的本质是“消除或减少不确定 性”,但它是有层次的,最有效的信息是知识和智能(或策略); 2)高层次的信息(如智能)需要通过一定的信息过程完成。众多环 节、多层次的信息需要人们的管理,这便是信息资源管理产生的根 本原因。 1.3信息资源管理概述 1.3.1信息资源 (1). 所谓资源即指“在自然界和人类社会生活中一种可以用来创造物质财 富和精神财富,并且具有一定量积累的客观存在形式。”简单地理 解,资源就是对人类有用的东西。 (2). 资源的三个内在属性: 需求性:资源有用体现在它可以满足人类物质或精神方面的需 求,具有开发和利用的价值,又叫有效性和效用性。 稀缺性:指资源是有限的,使用资源是受到限制的,它是最基 本的经济学特征。 可选择性:资源有数量和质量之分,不用资源的组合将产生不 同的效果,故资源是可选择的。 (3). 资源分类: 从人类生存角度看,可分为物质、能量和信息三类; 从社会属性看,可分为自然资源和社会资源; 从循环使用角度看,分为可再生资源和不可再生资源; 1.3.2信息资源管理的主要内容 (1). 信息资源 狭义 指人类社会经济活动中经过加工处理、有序化并大量积 累的有用的集合。 广义 包括信息及其生产者、信息技术的集合,包括人类社会 经济活动中经过加工处理有序化并大量积累的有用信息的集 合,为某种目的而生产有用信息的信息生产者集合,加工、处 理和传递有用信息的信息技术集合。 IRM定义:综合运用各种方法和手段对信息及其生产者和支持 工具进行规划、组织、开发、利用和控制的过程,其目的是有 效地开发和利用信息资源,为社会服务。 (2). 信息资源属性:信息的一般属性(非物质性、共享性、易流动性、 时效性),不可分性、积累性或非消耗性、认知相对性、不同一 性、驾驭性。 (3). 信息资源分类: 按社会组织属性分:政府信息资源、企业信息资源、公共信息 资源; 按增值状况分:基础性信息资源、增值性信息资源; 按可利用范围分:公有信息资源、专有信息资源、个人信息资 源。 (4). 多角度阐述信息资源管理(IRM)的内涵: 从管理对象看:IRM对信息过程中的所有信息要素信息、 人员、信息技术等进行管理。 从管理过程内容看:IRM对信息资源进行规划、组织、开发、 利用和控制。 从管理手段看:IRM手段手段包括技术手段、经济手段、行政 手段和法律手段四类。 从管理层次看:IRM可分为宏观和微观两个层次。 从管理应用领域看:IRM被分为政府IRM、企业IRM和公共 IRM等。 1.3.3信息资源管理的产生和发展 (1). IRM产生的三个主要因素:信息爆炸、三个应用学科的发展、信息 资源地位提高 (2). 概述IRM的发展阶段(马钱德和克雷斯莱因的“四阶段说”): 物的控制(19001960)纸张、打字机 自动化技术(19601970)二、三代计算机 信息资源管理(19701990)分布式数据处理、PC机 知识管理(1990至今)专家系统、决策支持系统 第二章 信息化规划与组织 2.1组织战略与信息化 (1). 组织战略是组织达到目标、完成使命的综合计划。具体来讲,组织 战略是组织为了在外部环境中生存和发展,在总结历史经验、调查 现状和预测未来的基础上,所做出的长远的、全局性的谋划和方 案。审时度势、科学规划的战略对于组织发展具有激励和引导的作 用。 (2). 组织战略的结构(三类) 总战略 描述组织的总方向; 经营战略 描述某个产品或者事业部得竞争合作战略,以提升 在特定领域的竞争力; 职能战略 是营销、制造、研发、信息技术等职能部门所制定 的战略,他们通过整体能力的优化,帮助组织及下属事业部实 现战略目标。 (3). 组织战略制定的过程 环境分析 从组织内部、外部所拥有的优势和劣势等方面入 手,通过评估机会和风险,形成组织对所处环境的判断; 战略决策 在环境分析的基础上,综合各种信息,达成战略方 案; 战略规划的形成和完善 细化调整战略决策,以便执行。 (4). 组织战略的规划方法 SWOT矩阵法 又称“波士顿矩阵”:O,即机会 (Opportunity)、W,即威胁(Threat)、S,即优势 (Strengths)、W,即劣势(Weaknesses)。包括组合分析和 综合分析两步。 波特五力模型 又称“五力竞争模型”,五种竞争力分别是:同行 业竞争对手(现有竞争者),潜在竞争对手(潜在进入者), 供应商的竞价能力,客户的竞价能力(购买者),替代商品 (替代品生产者)。适用于企业开辟新业务的战略分析。 价值链分析法 就是通过系统地分析企业价值生成环节中存在 的问题及其影响的关键因素,提出整体解决的方略即企业经营 管理战略。企业价值创造活动可分为基本活动和辅助活动两 类,较适合进行企业业务流程重组战略分析。 2.2信息化规划 2.2.1信息化规划概述 (1). 信息化规划的必要性:组织的信息化涉及组织的方方面面,是一项 典型的系统工程,面临着信息孤岛、IT黑洞、IT项目泥潭等许多的 问题。为了规避风险,保证信息化建设成功和健康发展,需要事先 对组织信息化进行周密的计划,即信息化规划。 (2). 信息化规划的战略目标体现在四个方面: 业务匹配 信息技术投资于组织的远景规划和战略目标的匹 配; 竞争优势 通过开发创新的战略业务系统提供组织的生存与发 展的竞争优势; 管理资源 优化组织信息资源配置,有效管理组织各类信息资 源; 技术架构 清晰勾画出于组织战略、组织结构和业务流程相适 应的信息技术架构。 (3). 信息规划的作用: 有效管理组织信息资产,统筹安排组织信息资源,避免“信息 孤岛”的出现; 降低信息化建设的风险和成本; 是信息技术和组织战略保持一致,增强组织竞争力; 改善业务部门与信息部门之间的交流和合作。 (4). 组织信息化建设应采取“统筹规划、分步实施、循序渐进、逐步升 级、先进实用、讲究实效”的原则。 (5). 现代的信息化规划主要包括:信息化战略规划、信息资源规划和信 息项目规划等三个层面工作。 2.2.2信息化战略规划 (1). 组织战略与信息化战略的关系:信息化战略 描述组织信息化建设的 方向、重点、步骤和措施等的策略,它是组织信息化建设与发展的 整体思路与指导体系;组织战略与信息化战略是包含与被包含的关 系。信息化战略是组织职能战略的一部分,是为组织总体发展目标 服务的,是以组织战略为依据而制订的,信息化是实现组织战略的 重要保证。 (2). 信息化战略规划步骤:基础信息调研、现状评估与问题分析、信息 化战略目标设计和制定。 (3). 信息化战略规划的主要方法:战略目标集转化法、价值链分析法、 关键成功因素法。 (4). 信息化战略规划书包括:环境分析、信息化战略、信息化体系架构 设计、信息技术标准、项目分派和管理。 2.2.3信息资源规划 (1). 信息资源规划的产生原因:信息资源规划是对组织管理或经营活动 所需要的信息,从产生、获取,到处理、存储、传输及利用进行全 面的规划。它是依据信息化战略规划规定的组织信息化体系架构, 从全局角度厘清现有业务和未来业务所需信息资源的各类和数量, 对数据架构进行细化,并建立数据标准,为后续信息系统的规划和 开发工作奠定基础。信息资源规划是信息化建设工作的核心,是信 息化的基础性和奠基性的工作。假如抛开信息资源规划,直接设计 开发信息系统,会使信息系统由于缺乏规范的数据表达而不断推翻 重来,造成极大的资金浪费。 (2). 信息资源规划的步骤:建立负责信息资源规划的工作组、分析职能 域及其业务、对职能域数据进行标准化。 (3). 信息资源规划的重点工作(2项):业务分析,主题数据库与数据标准 化。 (4). 主题数据库 是一种集约化的数据库环境,构成组织独立于具体应用 的数据资源。主题数据库根据业务主题建库,而不是按业务报表原 样建库;主题数据库要求信息源的唯一性,即所有源信息一次一处 地进入系统;主题数据库结构的稳定性是以基本表作技术保证的, 这些基本表具有三个特征:原子性、规范性、演绎性。主题数据库建立以后,要进行数据标准 化,它决定着信息资源处理、检索和传输的质量与效率。数据标准 化包括数据元素标准化和信息分类编码标准化。 4 信息化项目规划 内涵和主要内容:信息化项目的实施,需要精心地安排和科学地计划, 以便项目能够在预算内按时、优质地完成,这就是信息化项目规划。科 学的信息化项目规划指利用项目管理方法和工具,在项目实施前,对其 所做的范围、进度、成本、质量等进行的全面计划。 2.3信息化组织 (1). 必要性:信息化组织十分必要。应为信息化是一个复杂的系统工 程,设计资金、技术、各种利益主体,只用通过协调,才能有序地 推进信息化进程。而且,信息化也是一个不断发展变化的过程,需 要不断地修正调整策略,解决各种新的矛盾冲突。一次,信息化组 织既是信息化实施的必要前提,也是信息化湿湿的动态保障。 2.3.1信息化组织机构 (1). 广义的信息化组织机构是指整个组织机构;狭义的信息化组织机构 是指组织中专门负责信息化管理的机构。 (2). 信息化组织机构的职能: 信息化战略的制定及管理工作的组织; 信息系统研发与管理; 信息系统运行维护与管理; 信息资源管理与服务。 2.3.2CIO机制 (1). CIO(即Chief Information Officer),首席信息官,也称为信息主 管,主要负责组织信息化建设、实施和运作的管理者,通常是组织 决策层成员。 (2). CIO机制的构成:CIO机制是以CIO为核心,以信息技术部门为支 撑,以业务部门为信息化实施主体的信息管理体系。这个体系由四 大部分组成:CIO、信息化管理委员会、信息部门、业务部门的信 息人员。 (3). CIO的职能:战略的参谋者、战略的执行者、信息的传播中介。 (4). CIO的能力:技术知识、管理知识、沟通能力、协调能力、项目管 理能力。 第三章 信息系统资源管理 3.1信息系统资源管理概述 3.1.1信息系统的基本概念 (1). 信息系统 是一个完成信息采集、传递、存储、加工、维护和使用等 信息处理活动的系统。还可以向用户提供信息检索、统计报表、事 务处理、规划、设计、指挥、控制、决策、报警、提示、咨询等信 息服务。 (2). 信息系统由五要素:人、硬件、软件、数据、处理规程组成。 (3). 信息系统的生命周期:信息系统的生命周期划分为五阶段:系统规 划、系统分析、系统设计、系统实施、系统运行与维护。 (4). 组织信息系统的分类: 组织层次系统类型 战略层 经理支持系统 (ESS) 管理层 决策支持系统 (DSS) 管理信息系统 (MIS) 知识层 办公自动化系统 (OAS) 知识工作系统 (KWS) 操作层 事务处理系统 (TPS) 3.1.2信息系统的资源观 (1). 信息系统的资源观包括: 资源系统观 (最核心) 包含三点含义:信息系统是组织系 统中的一个子系统,是组织的神经系统;信息系统资源是由各 种组成要素或者子系统资源组成;信息系统资源是动态发展 的,有产生、发展和消亡的生命周期。 资源辩证观指如何处理好信息系统资源的几个矛盾:信息 系统资源的有限性与无限性问题、信息系统资源的有益性与有 害性问题、信息系统资源的量与质的问题。 资源层次观资源反映了人类认识和利用资源的水平,根据 认识水平来区分资源层次。信息资源处于灵魂和统帅地位,是 最重要的资源,信息系统是非常重要的信息资源,在任何组织 中都处于最高层次的地位。 资源开放观指从地区到全球,从微观到宏观,从局部到整 体,在不同层次上都要形成一种统一资源观:打破地域和层次 封锁,合理配置资源,实现结构动态优化。对信息系统资源也 要站在这个角度去认识,才能实现信息资源充分开放和信息的 全面共享。 3.1.3信息系统资源管理 (1). 定义 充分利用计划、组织、指挥、控制与协调的五大管理职能,对 信息系统的资源进行科学的管理。 (2). 目的和意义 实现信息系统资源的合理开发和有效利用。 (3). (从生命周期角度划分)两个阶段:信息系统开发管理、信息系统运 行维护管理。 (4). 主要内容:开发阶段和运行维护阶段对人、硬件、软件、数据和处 理规程的所有管理构成了信息系统资源管理的全部内容。 3.2信息系统开发管理 3.2.1信息系统开发管理的目的与意义 (1). 信息系统开发管理 是为了使开发的信息系统项目可行并且目标明 确,能够按照预定的成本、进度和质量顺利完成开发任务,对需 求、成本、人员、进度、质量、风险等进行科学分析和有效管理及 控制,保证信息系统项目开发的有序、经济和优质而进行的一系列 工程化的活动。 (2). 要解决的基本问题 如何按所选择的研制方法,对开发项目进行有效 的计划、组织、协调、领导和控制(五职能)。 (3). 重要性: 可以进行系统的思考,进行切合实际的全局性安排; 可为项目人力资源的需求提供确切的依据; 通过合理的计划安排对项目进行最优化控制; 能够提供准确、一致、标准的文档数据。 3.2.2信息系统开发管理的内容 (1). 人员组织项目负责人可以为多人,由职能部门和信息部门管理 人员组成;项目评审小组一般由企业技术专家组成;项目开发组由 开发技术人员组成; (2). 过程管理保证信息项目开发的有序,包括三个阶段:项目授权 、需求分析、项目实施 管理 ; (3). 质量控制首要工作就是建立质量衡量标准,最后步骤是采取纠 正措施。 3.3信息系统运行维护管理 (1). 信息系统运行维护管理 是指信息系统上线后对信息系统运行过程中 的人员、硬件、软件、数据和规程等进行管理的活动。 (2). 对人员管理 重点在于人员组织机构建设、培训制度的建设; (3). 对硬软件管理 主要是指对硬软件系统的运行进行监测、记录、维 护、评价和审计的过程; (4). 对数据的管理 主要是数据库的日常管理和维护; (5). 处理规程的管理 主要包括制定和修订规程,完成规程的载体(文档) 的管理。 3.3.1信息系统运行和维护人员管理的主要内容:信息系统运行和维护人 员组织机构建设,各类人员的培训,各种规章制度的制定与执行。 3.3.2信息系统日常运行管理 (1). 目的 是为了保证系统能长期有效地正常运转而进行的活动; (2). 内容 有系统运行情况的记录、审计踪迹、审查应急措 施的落实、系统硬件及耗材等资源的管理、系统升级与退化等。 3.3.3信息系统数据管理 (1). 数据是信息系统的基础。 (2). 由DBA完成数据库管理,主要内容有: 决定数据库中的信息内容和结果; 决定数据库的存储结构和存取策略; 定义数据的安全性要求和完整性约束条件; 监控数据库的使用和运行; 数据库的改进和重组重构; (3). DBA的主要操作:略(P83)。 3.3.4信息系统维护管理 (1). 信息系统维护是为了使信息系统处于合用状态而采取的一系列措 施。 (2). 目的是纠正错误和改进功能,保证信息系统正常工作。 (3). 有以下四种类型:改正性维护、适应性维护、完善性维护、预防性 维护。 (4). 系统维护的主要内容有:程序的维护、数据的维护、代码的维护、 设备的维护; (5). 系统维护的流程:确立维护目标;建立维护计划方案;维护的实 施;系统维护档案建立;维护的验收、总结和评价。 3.3.5信息系统运行中的IT服务管理 ITIL标准中归纳了两大类的核心流程(即,IT服务管理的十大流 程): (1). 服务支持类:包括事件管理、问题管理、配置管理、变更管理和发 布管理。 (2). 服务提供类:包括服务级别管理、IT服务财务管理、IT服务持续性 管理、可用性管理和能力管理。 3.3.6信息系统文档管理 解释系统文档是信息系统的生命线的说法:信息系统的文 档,记录了信息系统项目的建设过程,是以书面形式记录人们 的思维活动及其工作结果的文字资料。主要包括系统手册、用 户手册、管理员手册、操作堆积及其相应的管理制度。它作为 系统建设中的重要文件,是系统维护人员的指南,同时也是系 统开发人员与用户进行交流的重要工具。完整、规范的文档, 能有力保障系统的运行维护工作。如果系统文档欠缺,不规 范,将给系统的维护工作带来许多麻烦,特别是在系统的原班 开发人员发生变化后,将会使系统维护与升级工作更难,甚至 造成系统生命力提前丧失。有专家认为:系统文档是信息系统 的生命线,没有文档就没有信息系统。 3.3.7信息系统评价和审计 (1). 信息系统评价 是指对信息系统的运行状态和质量进行各种衡量,以 判断其是否优质、高效、安全地运行的活动 (2). 信息系统评价的目的 是检查系统是否达到预期的目标,技术性能是 否达到设计要求,系统的各种资源是否得到充分利用,经济效益是 否理想,指出系统的长处与不足,为以后的改进与扩展提出建议。 (3). 信息系统评价内容:管理方面(对企业的管理水平)、技术方面 (系统的性能)、经济方面(系统的成本与效益) (4). 信息系统审计 是一个通过收集和评价审计证据,对信息系统是否能 够保护资产的安全、维护数据的完整、使被审计单位的目标得以有 效地实现、使组织的资源得到高效使用等方面做出判断的过程。 (5). 信息系统审计的方法:一般方法、计算机审计法。 (6). 应用计算机技术的审计方法主要是指计算机辅助审计技术与工具的 运用。但不能把计算机辅助审计技术与工具的使用过程与信息审计 等同起来,在信息系统审计的过程中,仍然需要运用大量的手工审 计技术。 第四章 信息资源内容管理 4.1信息需求 4.1.1什么是信息需求 (1). 信息需求 是指人们在从事各种社会活动的过程中,为解决不同的问 题所产生的对信息的需要。 (2). 信息需求和信息用户的关系:我们将既具备信息需求又具有信息行 为的人,称之为信息用户。 (3). 信息用户包括:个人用户和团体用户。 (4). 信息用户具有三方面的特征:拥有信息需求、具备利用信息的能 力、具有接受信息服务的行动。 (5). 信息需求是信息用户最为本质的特征,如果只具备信息需求和信息 能力而未形成实际行动,则为潜在信息用户。 4.1.2信息需求的类型 (1). 个人信息需求 生活信息需求(源于生活),包括:物质生活、精神文化生活、 个人安全、劳动和其他社会工作、社会交往与互助、适应社 会、增长知识创造生活、实现某种生活目标、产生某种兴趣等 的信息需求。 职业信息需求(工作中产生),包括:为了完成工作而产生的信 息需求、为应付工作中的异常情况而产生的信息需求。 (2). 组织信息需求 由团体用户所产生的组织信息需求,主要是指组织为实现各自的目标和 宗旨所形成的一系列信息需求。在完成组织各项活动的过程中所形成的 信息需求的总和构成了组织的信息需求。由于组织的各项工作是由不同 的组织成员来完成的,因此,我们可以认为组织中不同成员为完成各自 工作而产生的信息需求的总和构成了组织的信息需求。即组织成员的职 业信息需求构成了组织的信息需求。 4.1.3组织中不从层次的信息需求 (1). 组织内员工根据管理层次不同,可分为: 高层管理人员高、中层管理人员是组织各项活动得以正常 运行的核心; 中层管理人员及技术或专业人员; 基层管理人员主要负责监督操作层人员的工作; 操作层工作人员一类是负责生产产品和提供服务的工人, 另一类是普通职员,负责事务性工作。 (2). 高、中、基三层管理人员统称为管理和专业层。 4.1.4决策与信息需求 (1). 决策 是决策者为解决问题而进行的判断、选择行动方案的过程。决 策过程分为三个阶段:发现问题、设计和分析可能的解决方案、选 择最优解决方案。 (2). 决策问题(3类): 结构化问题指组织活动中经常出现的,通常有固定处理方 法的问题。程式化决策大多由基 层管理人员完成,而高层管理人员较少涉及这类决策活动。 半结构化问题并无固定的、重复使用多次的解决方案可遵 循。半程式化决策大多由中层或高层管理人员完成。 非结构化问题指独一无二、非重复性决策问题。非程式化 决策主要由高层管理人员完成。 4.2信息采集 信息采集 是信息资源管理的第一个环节。所谓信息采集是指根据用户 的需要,寻找、选择相关信息并加以聚合和集中的过程。 4.2.1信息源 (1). 分析信息源的目的在于明确信息采集的方向,信息的准确度和可靠 度直接影响决策的准确性。在明确信息需求之后,到哪里能采集到 符合需求的信息的问题就要靠对信息源的分析评价来回答。 (2). 观察事物的运动和变化过程,是人类获取原始信息的最佳途径;人 类长期积累的观察和研究成果(各类文献)也是获取信息的重要来 源;在信息传播领域,信息传播链路上发出信息的一端称为信息 源。信息源是人类获取信息的来源,是自然界和人类一切活动和思 维的反映,是人类知识和记忆的物质载体,是信息传播过程中的第 一要素。 (3). 文献的分类: 根据载体形式:印刷型、缩微型、机读型和声像型; 根据出版形式及内容:图书、连续出版物、特种文献; 根据文献内容、性质和加工情况:一次、二次、三次文献。 (4). 文献的特点:图书在内容上主题突出、成熟,论述完整,但出版周 期长,不反映最新的知识信息。连续出版物中,报纸和期刊具有数 量大、品种多、内容丰富、出版周期短、出版速度快、反映最新的 知识和信息等特点。特种出版物是介于图书与期刊之间的文献类 型。学位论文也是一种重要的文献信息源,其特点是:理论性、系 统性较强,内容专一,阐述详细,具有一定的独创性。会议文献传 播信息及时、论题集中、内容新颖、专业性强、质量较高,往往代 表某一领域内在一定时间内的最新学术研究成果,基本上反映了该 领域的研究动态和发展趋势。会议文献是科技查新中重要的信息源 之一。标准文献能够提供许多其他文献不可能包含的特殊技术信 息,具有严肃性、法律性、时效性和滞后性的特点。专利文献的特 点是:数量庞大、报道快、学科领域广阔、内容新颖、具有实用性 和可靠性。 4.2.2信息采集的基本原则(七原则) (1). 目的性:信息数据量庞大、内容繁杂,信息采集要根据本单位的方 向、任务和服务对象的实际需求,有针对、有重点、有选择地采集 利用价值较大并符合需求的信息。 (2). 系统性:所谓系统性,是指时间上的连续性和空间上的广泛性。尽 可能全面地采集符合需求的信息。注意重点需求信息的连续性和完 整性。所采集信息的连续性和完整性直接影响分析过程和分析结 果,最终会影响决策质量。 (3). 及时性:及时性是指所采集的信息能够反映出当前社会活动的现 状,也包括别人未发现和未使用过的独具特色的信息,以及能及时 准确地反映事物个性的信息。过时的信息不仅其价值会降低或丧 失,而且会造成工作的损失,所以要力争在最短时间内向用户提供 最新、最急需的信息。 (4). 经济性:抽样理论告诉我们,当样本数量达到一定规模后,继续增 大样本数量的费用并不和精度提高的幅度成正比。因此,要根据设 计的精度要求采集相应数量的信息,同时还应该选择较经济的载体 形式。 (5). 计划性:要根据任务、经费等情况制定比较周密详细的采集计划和 规章制度,详细列明有关信息采集的目的、范围、方式以及人员配 备、时间限定、经费数额以及来源等情况。 (6). 可靠性:切忌将个别当做普遍,将局部视为全局,要善于去粗取 精、去伪存真,由表及里,深入细致地了解各种信息资源的信息含 量、使用价值以及可靠程度。 (7). 预见性:采集信息时既要着眼于现实需求,也要有一定的超前性, 要善于发现新动向,随时了解未来趋势,采集那些对将来发展有指 导作用的预测性信息。 4.2.3信息采集方法(九种方法):定向采集法、定题采集法、定点采集 法、主动采集法、跟踪采集法、社交采集法、现场采集法、委托采集 法、间谍采集法。 4.2.1信息采集途径 (1). 内部途径:管理部门、咨询与政策研究部门、内部信息部门、研究 开发部门 (2). 外部途径:文献部门、大众传播媒介、学会与协会团体、各种会 议、政府部门、个人交往与观察、用户与消费者。 4.3信息存储与检索 4.3.1信息存储 (1). 作用:方便检索、延长寿命、利于共享、方便管理。 (2). 原则:统一性、便利性、有序性、先进性 (3). 主要技术: 传统的信息存储技术 主要是指纸张印刷存储技术; 现代信息存储技术 主要包括微缩存储技术、声像存储技术、 计算机存储技术、光盘存储技术、网络存储技术,它们具有存 储容量大、密度高、成本低、存取迅速等优点,所以获得了广 泛应用。 信息存储技术不断向体积小、存储密度大、容量大、功能多的 方向发展。 4.3.2信息检索 (1). 检索是存储的逆过程。 (2). 信息检索要遵循目的性、时间性、全面性、准确性、规范性等基本 原则。 (3). 信息检索的基本程序:确定检索的范围和深度选择检索工具 选择检索途径选择检索方法实施信息查找调取信息资料。 4.4信息加工与分析 信息加工与分析是信息处理和再生的过程 4.4.1信息加工 (1). 信息加工 就是指将采集来的原始信息进行筛选和判断、分类和排 序、计算和研究、著录和标引、编目和组织,从而使之成为二次信 息的活动。 (2). 信息筛选和判别:是指对原始信息有无作用的筛检和挑选,或是对 原始信息真伪的判断和鉴别。 基本程序:信息整理、浏览审阅、再次审核。 应该重点关注的内容包括:虚构信息、添剥信息、拼凑信息、 夸张信息、偏颇信息、残缺信息、模糊信息、走样信息。 基本方法:感官判断法、分析比较法、集体讨论法、专家裁决 法、数学核算法、现场核实法。 (3). 信息的分类和排序: 信息的分类:指根据选定的分类表,对杂乱无章的原始信息进 行分门别类。 信息的排序:指在分类的基础上,按照一定规律前后排列程 序。 步骤:确定分类方法、实施信息分拣、进行信 息排序。 (4). 信息著录和标引: 信息的著录 是指按照一定的标准和格式,对原始信息的外表 特征和物质特征进行描述并记载下来的活动。著录是指在编制 文献目录时,对文献内容和形式特征进行分析、选择和记录的 过程。著录的结果是条目,它是反映文献内容和形式特征的著 录项目的组合。将一批条目按照一定的次序编排就形成了目 录,目录是信息检索的一种工具。 信息的标引 是指对著录后的信息载体按照一定规律加注标识 符号的活动过程。它通过分析信息的内容属性(特征)及相关 外表属性,并用特定语言表达分析出的属性或特征,从而赋予 信息以检索标识。标引有两种主要类型,即采用分类语言的分 类标引和采用主题语言的主题标引。 元数据 是关于数据的数据,是专门用来描述数据的特征和属 性,描述和组织信息资源,发现信息资源的语言和工具。 信息著录步骤:做好前期准备工作、确定信息著录格式、加注 表示符号。 信息标引步骤:选择和熟悉分类表、进行主题分析、归入最恰 当的类、审校。 4.4.2信息分析 信息分析是对各种相关信息的深度加工,是一种深层次或高层次的信息 服务,是一项有研究性质的智能活动,能够形成有价值的新信息,使信 息增值。 (1). 信息分析 是指以社会用户的特定需求为依托,一定性和定量研究方 法为手段,通过对信息整理、鉴别、评价、分析、综合等系列化加 工过程,形成新的、增值的信息产品,最终为不同层次的科学决策 服务的一项具有科研性质的智能活动。 (2). 信息分析方法:定性分析方法;定量分析方法:。 (3). 逻辑分析法 是建立在逻辑推理和辩证分析的基础上,根据已知信 息,运用分析与综合、演绎与归纳、相关和比较等一系列逻辑思维 手段来揭示研究对象的本质、发展规律和因果关系。常用逻辑分析 方法 包括比较法(也称对比法)、分析与综合、推理等。 (4). 文献计量学 这一术语最早是1969年由英国人A-普里查德提出的。它 是以文献体系和文献计量特征为研究对象,采用数学、统计学等计 量方法,研究文献情报的分布结构、数量关系、变化规律和定量管 理,并进而探讨科学技术的某些结构、特征和规律的一门学科。其 计量对象主要是:文献量、作者数、词汇量。 三大定律 有描述文献分散规律的布拉德福定律、描述科学工 作者人数与其所著论文之间关系的洛特卡定律和描述词汇在科 技文献中的使用和出现频率的齐普夫定律。 普赖斯指数在某一知识领域内,把对年限不超过五年的文献的 引文数量与引文总量之比做指数,用以量度文献的老化速度和 程度。 普赖斯指数=被引文献数量(小于或等于5年)/被引文献总量*100% 引文分析法 是指在某一篇论文中,援引已知事实时,标记出 来构成其来源或出版的那些文献,说明了科学知识和情报内容 的继承和利用,标志着科学的发展。 (5). 数据挖掘 是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的实际 应用数据中,提取隐含在其中的、人们事先不知道的、但又是潜在 有用的信息和知识的过程。常用的数据挖掘方法和技术手段有:关 联分析,决策树,粗糙集,人工神经网络,遗传算法,归纳学习。 (6). 链接分析是网络计量学的一个主要内容,也是WEB数据挖掘的重要 方法。链接分析源于WEB上的超级链接分析,现在指利用信息技术 借助文档间的相互关联,对文档自身的特征进行深入分析。主要包 括:Web结构研究、链接增长规律研究、链接分类研究、链接分析 算法和分析工具研究。 4.5知识管理 4.5.1知识管理的概念 (1). 知识管理 指一个组织对知识的获取、存储、学习、共享、创新的管 理过程。 (2). 目的 是提高组织中知识工作者的生产力,提高组织的应变能力和反 应速度,创新商业模式,增强核心竞争力。 (3). 组织知识管理内容包括: 建立知识库; 促进员工的知识交流; 建立尊重知识的内部环境; 把知识作为资产来管理。 (4). 组织知识管理涉及的技术:文档管理、知识门户、数据挖掘与知识 发现、搜索引擎、智能检索技术、专家系统、电子会议、在线学习 以及群件等。 (5). 个人知识管理 指个人通过工具建立知识体系并不断完善,进行知识 的收集、消化吸收和创新的过程。 (6). 个人知识管理的意义:系统化的管理“个人知识”,可以提高个人竞 争力。知识只有被利用才有价值,在利用知识的同时,个人通过对 已有知识的总结和加工,能够创造新的知识。 4.5.2知识管理工具 常用的知识管理工具有:知识地图、搜索引擎、知识门户、文档管理系 统、知识库、群件和工作流系统、在线学习系统 4.6信息的传递与共享 4.6.1信息传递 (1). 信息传递 是信息价值得以实现的重要条件,指以信息提供者为起 点,通过传输媒介或者载体,将信息传递给信息接受者的过程。 (2). 信息传递是将信息的潜在价值向使用价值转移的重要环节,只有经 过传递,信息才能实现其价值,发挥其作用。 (3). 信息传递的程序: 完成信息采集检索; 选择信息传递工具:常用工具有语言、报刊杂志、图书、广播 电视、电报电话、计算机网络、通信卫星、激光通信、电传 等; 接收使用信息。 (4). 信息传递技术: 发送方涉及信息编码和信息压缩技术; 传输处理涉及调制解调和信息加密等方面技术; 接收方涉及信息还原和解密等技术。 4.6.2信息共享 (1). 信息共享的目的 是为了提高信息资源利用率,发挥信息的潜在价 值,避免在信息采集、存储和管理上重复浪费的一个重要手段。 (2). 信息共享的途径: 按信息提供方式划分,信息共享的途径可以分为共享平台、共 享数据库、信息资源目录、文献和数据传递等。 按信息传递的技术划分,信息共享的途径可以有Web服务方 式、点对点方式、文件服务方式、电子邮件方式、光盘或印刷 复制方式等。 信息共享涉及的技术:信息传递技术、信息存储技术、信息安 全技术、信息标准化、信息定位和描述技术、信息转换技术、 信息融合技术等。 数据、系统和环境的异构是影响信息共享的主要技术问题之 一。信息共享和信息安全始终是一对矛盾,因此,信息安全访 问、信息加密以及版权保护等技术也是信息共享中的关键技 术。 知识地图 是一种图形方式的知识索引和向导,它描述组织内各种知识 源的分布、联系及实践中的发展变化状态,使用者能够从中直观、清 晰、快速地获取到需要的各种知识。 知识门户 是具有信息集成、知识分类、个性化展示和系统资源管理的 集成环境,是组织员工日常工作所涉及相关主题内容的统一入口,员工 可以通过它方便地了解当天的最新消息、当天的工作内容、完成这些工 作所需的知识等。 第五章 信息资源管理的标准与法规 5.1信息资源管理的标准化 5.1.1标准的基本概念 (1). 标准的级别: 国家标准 是我国标准体系的主体。国家标准一经批准发布实 施,与国家标准重复的行业标准、地方标准即行作废。国家标 准的编号由国家标准代号、标准发布顺序号和发布年代号组 成。GB XXXXXX为国家强制标准代号,GB/T XXXXXX 为推荐性国家标准代号。 行业标准 指全国性的各行业范围内统一规定的标准。行业(或 产业)是指从事相同性质的经济活动的所有单位的集合。行业 标准和国家标准都是全国使用的标准。由行业标准代号、行业 标准顺序号和发布年号组成。 地方标准 指在某个省、自治区、直辖市范围内需要统一的标 准。由地方标准号、标准顺序号和发布年号组成。由DB加上 地区代码前两位数字再加斜线构成强制性地方标准,如: DBXX/ XXXXX,推荐性地方标准,如:DBXX/T XXX XX。 企业标准 指由企业的产品标准和为企业内部需要协调统一的 技术要求和管理、工作要求所制定的标准。如:Q/XXX XXX XX。 5.1.2标准化的基本概念 标准化程度的高低,已经成为衡量一个国家生产技术水平和科学管理书 评的重要尺度。 (1). 标准化 指为了在一定范围内获得最佳秩序,对现实问题或潜在问题 制定共同的和重复使用的条款的活动。 (2). 标准化的主要作用 是改善产品、生产过程和服务对预订目标的适应 性,消除贸易壁垒,便利技术协作。 (3). 标准化是一个制定标准、贯彻标准、修订标准的过程。此过程是一 个不断循环、螺旋式上升的运动过程。 (4). 标准化作为一门科学,就是研究标准化过程中的

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