医院招标采购合同风险管理探讨.docx

医院招标采购合同风险管理探讨 摘要：本文分析了医院合同的订立阶段及履行阶段的各个环节存在的风险，对供应商资质、合同谈判、合同内容、合同履行、合同结算及合同保管等各个环节的风险应采取的防范措施做了阐述。 下载 关键词：医院 招标采购合同 风险管理 医院所有的基本建设、修缮工程、新增设施、设备、药品、物资材料采购、承包、租赁、技术开发、转让、咨询等对外经济活动都必须事先签订经济合同，医院物资的采购、招标及合同的管理是规范医院科学管理，有效降低医疗成本，减轻病人经济负担，促进医院发展的重要途径。建立完善、规范的采购、招标及合同管理对医院来说很重要。医院采购招标及合同的管理应科学化、标准化、程序化。 一、合同管理风险分类 为了做好采购工作，医院成立采购谈判小组全权负责与供应商的谈判工作，采购部门经过价格调查、成本分析和财务部门审批且通过财务资金预算后，指定采购谈判的目标。采购部门根据采购项目的特点设计谈判方案，谈判小组依据成本分析所定的底价与供应商进行谈判，谈判达成一致后，制定采购谈判协议。医院院长或者受院长委托的合同签署代理人正式签署合同。合同管理的风险隐藏在合同管理的各个环节中。 （1）供应商资质的风险。合同签订前没有对供应商的资格、?Y质调查和审查，不清楚供应商是否有履约能力以及主体资格；因签订方没有代理权或者越权代理，导致医院签订的合同无效；合同签订后忽略了供应商信用状况、没有持续关注履行合同时签订方的资信变化，导致医院蒙受损失。 （2）合同谈判的风险。因谈判代表缺乏法律方面、财务方面、专业技术方面知识的支撑，或因谈判的经验不足，在合同重大问题上做出了不当让步、或者忽略了合同重大问题；或对参与谈判的团队人员控制不力，谈判人员与对方串谋或者事先泄露谈判策略和底线，导致医院处于不利地位；谈判过程中措辞不当或礼仪使用不当，破坏医院形象。 （3）合同内容风险。合同形式选择不当，签订的合同与国家法律法规、医疗卫生政策等发生冲突，合同内容和条款不完整、表述不严谨，导致医院利益受损。 （4）权限及印鉴风险。签署合同的人不具备合同签订的资格、未经授权或越权签订合同，签订的合同被篡改；印鉴存在问题，对合同印章管理不善，合同手续不全，导致合同无效；违规签订担保、投资和借贷合同。 （5）合同履行的风险。医院或者供应商没有恰当履行合同中约定的义务，如交货的物资质量不合规、交期拖延等，在履行合同过程中，发现合同条款中有未明确的约定事项、有导致医院利益受损的情况未能及时发现，或因不可抗力导致合同无法正常履行。 （6）合同结算风险。违反合同条款，未按合同规定期限、金额或方式付款，与供应商谈判时，约定的结算方式不利于医院；在没有合同依据或者货物质量没有完全检查前盲目地付款。 （7）合同存档风险。合同签订后没有制作合同副本或没有及时对原件存档，合同档案保管不善导致合同泄密。 二、合同风险控制点的应对措施 为了防范上述风险，在合同风险控制点方面医院应当采取以下应对措施：完善合同管理体系，建立分级授权管理制度，对于数额较大的采购合同管理部门应加强管理，并监督合同签订全过程；实行统一归口管理，医院成立相关部门归口管理合同，制定统一合同的规范管理，定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，医院合同承办部门应明确分工与职责，履行相应的义务，并承担责任，建立健全考核与责任追究制度，对发生的违法违规行为，应当追究有关部门和管理人员的责任；合同签订后开展评估活动。 （1）开展供应商审查，审查供应商的资质证明、法人登记证书等证明原件，查询证件的真实性，合法性；获取供应商的财务报告、以往经营记录、业绩，并在合同履行过程中持续关注其资信变化，评估其财务风险和信用状况，必要时对供应商的生产能力、商业信誉、履约能力等进行实地调查，与供应商的主要客户沟通了解过去的营运状况、与供应商的开户银行、主管税务机关与工商管理部门调查核实情况。 （2）合同谈判控制，以“公平、公正、效益、择优”为谈判的基本原则，谈判中同时应遵守“客观性、统一性、独立性、保密性、综合性”原则。研究国家有关法律法规、医疗卫生政策，了解熟悉相关情况，收集有关资料，做到知己知彼，心里有底，确定正确的谈判策略，必要时可聘请外部专家参与相关工作，关注如下核心内容与条款：标的数量、技术质量标准、合同的价格计算方式、履约方式、期限、双方的违约责任、发生争议的处理方式、变更与解除合同的条件等。对参与谈判人员的主要意见予以记录、谈判过程中的重要事项加以记载并妥善保存，以此作为避免合同舞弊的重要证据并作为责任追究的依据，加强谈判过程中的保密工作，严格推行责任追究制度。 （3）签署权限、印鉴控制，采购部门按照规定的权限和程序签订合同，医院对外订立合同由法人授权签订的，应当签署授权委托书、医院法人或其授权的代理人签名或加盖有关印章才可执行有效；妥善使用和保管合同专用章，防止他人滥用，防止已签署的合同被篡改。 （4）合同履行的控制，医院派专人对合同执行全过程进行监控，督促对方履行的过程中，如果发现有违约的行为，应与对方交涉并制止、尽可能地避免违约、最大限度地将合同损失降低到最低，履行中发现合同中约定不明确的或者没有明确约定的内容，与对方进行协商，对合同进行补充；对于执行中发现条款有误、或存在欺诈行为、显失公平的合同，应按规定先报告院部主管部门，与对方协商、不违背规则的前提下重新签订变更协议或者解除合同。在执行过程中因对方当事人无特殊理由和条件提出解除合同、中止合同、或者暗地转让合同他方执行、结果会让医院造成经济损失的，院方负责人应及时发出书面索赔通知书给对方；如果因此发生纠纷，院方在确保医院不受损失的前提下，以国家法律法规为依据，首先主动与对方当事人约谈协商，如果双方能一次协商达成协议解决纠纷，就以协商事宜签订书面协议；如果经过多次协商不能达成协议，纠纷无法解决，应采取仲裁、诉讼等方式解决。 （5）合同结算审查，合同签订执行完成以后，需按照合同付款，财务部门负责人应该细读合同，把好付款审核最后一道关，审核合同条款无误后方可付款，财务审核中对发现没有按条款履约的，或者付款内容有该书面签约而未签约的财务部门应拒绝付款，对于合同中存在的问题，发现的漏洞，财务部门应向院长报告，督促相关部门解决。 （6）合同存档、评估，医院由专人负责保管合同，合同完结后当事人及时交与专管人员归档，保管人做好合同入档登记，及时建立合同档案。医院建立合同履行情况评估制度，成立评估小组，小组成员每年对全院合同的总体情况、重大合同以及履行情况进行分析评估，并对不足加以改进。 三、总结 医院风险控制是医院从内部和外部预防和控制风险的过程，防范风险是医院开展财务控制的目的，风险控制涉及医院经营的方方面面，既包括国家经济政策和外部经济环境、医院的重大经营决策和医院的管理模式及体制等