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个人档案保存策略国内外发展趋势研究 摘 要：国外学者相继提出对个人文件进行存档的要求，个人档案研究已逐步成为国外档案学领域的一个新的热点，与之相比，国内对于个人档案研究的重视程度还有待提升。 下载 关键词：个人档案；保存策略；存档 一、国内个人档案保存策略发展趋势 （一）关于个人存档概念的研究 国内对于个人存档概念的研究主要通过结合国外的相关研究来展开。其中，何芮认为个人数字存档是以个人一生信息为中心，实现数据化已有档案资料及原生性档案资料的收集、整理、保存、组织、检索、实现传播、利用、传承功能的过程。陈忠海和常大伟则认为个人存档是指个人通过对个人信息和其他信息的有意识积累、多样化保存和有序化管理，以求主要满足自身当前信息需求和附带实现信息的长久保存，并藉此对自身组织与社会角色进行注释，对现实进行个性表达的一种社会信息行为。据此可见，国内对于个人存档的理解越来越独立化、全面化。 （二）关于个人档案保存系统的研究 目前，对于个人档案保存系统的研究还是着眼于国外个人档案存档的实践，并且主要集中于研究个人数字档案的保存。其中，周耀林和赵跃认为，个人存档是指个人将其参与社会生活中产生的不同类型的、有价值的个人文件、日记、读书笔记、照片、视频、个人网站上的记录等各种资料，以及以学习、研究、娱乐等为目的通过各种渠道获取的外部资源，通过一定的方式进行有效的保管与保护，以供个人或社会的再次获取和利用的实践行为。尹雪梅通过分析云计算理念对个人数字图书馆的启示与借鉴，提出个人数字档案馆的构想。王海宁和丁家友则对微软研究院MyLifeBits项目进行分析，该项目是2001年底由微软研究院成立的，灵感来自于Vannevar Bush 在 1945 年提出的 Memex 构想，即一个可以用来存储个人全部书籍、档案和信件，并可以高速、灵活地从中进行检索的机械化设备。它是对个人记忆的扩大和补充。王海宁和丁家友具体阐述了该系统的架构，并指出该系统反映了前端控制和事由原则的档案思想。 （三）关于个人档案保存策略的研究 当前对于国内个人档案保存策略的研究中，主要以介绍国外的策略为主，周耀林和赵跃在研究个人档案保存策略时从四个层面来进行，分别是HCI层面、PIM层面、ARM层面和国家机构层面，其中HCI领域主要研究存档工具，意图使存档工具更加简单易用；PIM领域与ARM领域侧重于信息生命周期的角度，认为个人档案的管理要遵循全程管理理念和前段控制的思想；而国家机构层面的策略，则以通过存档指导和存档条件为主。另外，周耀林和赵跃还提出了基于云存储服务的数字存档策略，认为该策略包括数字档案的收集与归类、数字档案的鉴定、个人云存储产品的选择、数字档案的存储以及数字档案的保管等五个方面。而尹雪梅提出的个人数字档案馆从本质来看也是一种云存储数字存档策略。可见，我国对于个人档案保存策略的研究主要集中在数字档案方面。 二、国外个人档案保存策略发展趋势 （一）对个人存档概念的研究 国外学者首先从个人文件的角度出发，Walter Rundell认为个人文件是大学档案馆收集的能够帮助个人从不同角度了解大学全貌的文件，包括个人的照片、日记、研究笔记等资料。Steve Whittaker和Julia Hirschberg从个人纸质档案的特性和价值角度对个人档案进行阐述，认为个人档案是人们保留的具有更高价值的那部分档案，并且有些个人档案具有独特性。20世纪后期，计算机科学飞速发展产生的信息爆炸影响了个人与组织对文件的转移和保存方式，也影响了个人档案的概念和内涵。Richard J.Cox研究了信息时代个人档案，认为个人档案是反映个人工作生活的信息，既包含日记、家谱等传统记录，又包含电子邮件、网络日志等信息时代的记录。Peter Williams等人认为个人数字档案是指由个人创建或获取、积累和保存的非正式多元化以及扩展记忆的收集，反映个人生活，属于个人本身。 （二）对个人档案保存系统的研究 国外有不少学者对个人档案的保存系统进行探索。其中，Freeman 等人开发出人生流，它是一个作为个人电子生活的时序性文档流，Rekimoto对其功能进行了扩展，允许在时间轴上为用户显示二维结果。Singly 可以将任何程序和设备产生的并经用户验证过的统一数据归入数据库。iKive致力于提供一种允许用户建立一个可信的、集中式的档案服务，它能将桌面文件、社交媒体记录、电子邮件和其它具有长期保存意义的文件进行存档。同时，还有不少存档模型已经申请专利，由此可见，国外在个人档案保存系统方面的成果较为突出。 （三）对个人档案保存策略的研究 国外关于个人档案保存策略的研究较为全面。从存档工具方面来看，Kaye等人指出不仅要考虑数字存档工具“日后查找”的功能，还应考虑其他的存档功能以设计出支持整个存档实践过程的工具。Stephan Strodl等人更是开发了一个适合小型/家庭办公室以及对数字信息资源保存不太了解的个人使用的存档工具HOPPLA，该工具可以实现数据备份以及全自动的数据迁移。从信息生命周期的角度出发，Adrian Cunningham认为，在解决个人数字档案带来的问题的时候，要在个人档案生命周期的早期进行干预。Williams等人提出一个基于档案信息生命周期的个人信息管理模型，从而建立一个连续的知识框架，以助于理解如何创建、组织、管理、使用和处置个人数字档案。如Steve Whittaker等认为电子邮件是重要的个人信息库，用户主要通过三个策略来获取存档的信息：文件夹、搜索、分类，基于搜索功能的电子邮件能够更快找到存档信息。 三、小结 国内外在个人档案及个人档案保存策略的研究中，在基础概念、保存系统保存策略等方面渐成体系，并且具有各自不同的研究特色。同时，国内外对此主题研究的一个共性是主要集中于个人数字档案，而忽视研究传统个人档案的保存。与国外的研究相比，我国学者从本学科特点出发，基于档案视角对个人档案保存进行系统深入研究的文章比较少。 （作者单位：安徽大学管理学院） 参考文献： 郑里.清代地方机关、个人和王府档案J.故宫博物院院刊.1980（03）：74-82. 尹雪梅.从云计算到个人数字档案馆J山西档案.2009，02：18-22. 周耀林，赵跃.国外个人存档研究与实践进展J.档案学通讯.2014，03：80-81. 王海宁，丁家友.对国外个人数字存档实践的思考以MyLifeBits为例J.图书馆学研究.2014，06：62-67. 周耀林，赵跃.个人存档研究热点与前沿的知识图谱分析J.档案学研究，2014，03：23-29. 周耀林，赵跃