xx酒业客服工作手册.doc

醉卿酒业客服工作手册2015年1月1日实施 前言亲：当你拿到这本小册子时，你已经成为醉卿酒业客服团队的一员，在未来的日子里，我们将共同携手，为这个大家庭增添光彩。初次来到的你，一定对我们这个团队充满希冀。而醉卿酒业客服团队为你展开洁白的画卷，等待你用这份热情和希冀去为她添上浓墨重彩的一笔。这本工作手册就像一盏指路明灯，为初来乍到的你提供有关客服工作最权威、最详细的说明，它记载着各个岗位的职能介绍、工作流程以及相关规章制度。希望你在团队里面可以找到属于自己的位置，充实自我，收获成功。我们将在共同信任和相互理解的基础上，度过你在公司的岁月。这种理解和信任是我们愉快奋斗的桥梁和纽带。我们要求所有的员工必须坚持团结协作，走集体奋斗的道路。没有这种平台，你的聪明才智是很难发挥并有所成就的。因此，没有责任心，不善于合作，不能集体奋斗的人，等于丧失了进步的机会。那样你会空耗宝贵的光阴。这本工作手册将客服团队的全景展示给你，就是希望你把握人生，书写自己事业的灿烂乐章。也希望它成为大家开展工作的指南，使大家在今后的工作中少走弯路、错路。在这个基础上，客服团队的发展必将更加规范、有序，客服团队工作必将蒸蒸日上。我们有理由相信：你会创造出更美好的明天，你将会在客服团队中书写更多新的传奇。 醉卿酒业客服组 岗位职责及说明客服是我们整个公司战斗在最前线的岗位，也是给客户最直观的服务体验、文化传播的载体，主要以服务客户为主要工作，要求工作态度认真、责任感强、勤奋好学，有耐心、思维敏捷、善于沟通，说话有条理，以服务客户为目的，拿出我们最大的热情，最真诚的态度，做好本职工作。1、售前客服工作 *热情解答顾客咨询、介绍产品、促成订单 *订单审核 2、 售后客服工作 *解决顾客售后问题 *订单财务确认 *中差评处理 *负面评价回复及解释 客服人员应该具备的基本素质：1、热爱本行业：对电子商务有一定的理解，大体了解电子商务的发展方向和前景。2、技能素质：有一定的营销技巧，熟悉电脑基本操作，打字速度较快，一分钟50字以上；熟悉网上交易操作过程，包括淘宝的交易规则，支付宝的流程规则；熟悉自家上架的每个商品。包括商品的专业知识，能找到自身竞争优势。3、敬业素质：固定的上线时间，按规定时间上下班，保持旺旺在规定时间必须有人在线；不要让客户的询问和留言老得不到回音；不要不懂装懂，误导客户推荐最适合他们的产品，不要一问三不知；努力解决顾客的质疑点，做到热情的有问必答，回答必详。4、心理素质：不急功近利，乐观有修养，了解客户的的购物心态，学会倾听客户的需求和意见；性格温和，脾气好，有耐心，不和客户争执，有强烈的责任心和团队精神客服所需要的内涵，品格要求：1、诚信：实事求是。作为商家在强调诚信的同时，作为客服，我们也应该秉持诚信的工作态度，诚信待客，诚实工作，诚实对待失误和不足。2、耐心：有礼貌。在网上在线服务客户，需要客服有足够的耐心应对。有些客户喜欢问比较多、比较具体的问题，也是因为客户有疑虑或者比较细心，这个时候，需要我们耐心的解释和解答，打消客户的疑虑，满足客户的需要。3、细心：面对店铺中少则百种多则千种的商品，每天面对不同的客户，处理数十订单，需要我们非常细心地去对待。一点点的错漏和贻误，都会耗费更多时间和精力来处理。4、亲和力5、同理心：换位思考。同理心就是把自己当作客户，设身处地来体会客户的处境和需要，给客户提供更合适的商品和服务。6、自控力：自控力就是控制好自己的情绪，客服作为一个服务工作，首先自己要有一个好的心态来面对工作和客户，客服的心情好了也会带动客户。毕竟网上形形色色的人都有，有好说话的，就也有不好说话的，遇到不好说话的，就要控制号自己的情绪，耐心的解答，有技巧的应对7、学会沟通技巧 售前客服工作流程1、 客户咨询下单的流程1、客户来咨询，了解客户背景和口感2、根据客户口感推荐相应产品3、解答客户疑问，促成交易并适当降低客户预期4、付款成交之后核对地址，确认快递，告知客户我们的发货时间和预计到货时间5、在淘宝交易后台备注成交人名字、购买货品详情、客户要求、客户指定快递。如：*6瓶1983，发韵达（必须严格按照该格式）2、 订单审核流程及注意事项1、核对客户购买货品品名、数量、金额等是否与交易后台或备注一致1、确认快递，用主人翁的心态，以最优的原则选择快递，在快递官网上查询客户地址是否属于快递服务范围3、如官网无法查询，需电话联系客户或当地快递公司核实确认；如合作快递不到，联系客户申请退款4、京东商城订单，如有合作快递不能到或者其他特殊原因不能发货的，必须联系京东客服备案并电话通知客户解释清楚 关于订单备注和争议订单归属原则1、客户咨询客服后才下单或付款的，客服可备注订单归属为自己。2、客户下单未付款前主动咨询客服或客服主动联系并成交付款，客服可备注订单归属为自已。3、客户下单已付款之后咨询客服或客服主动联系，若客户在客服推荐之下购买其他产品或订单发生变化，客服可备注订单归属自己；若客户在下单付款之后并未再次购买其他产品，客服不可备注订单归属自已，否则视为严重作弊。4.、电话，微信，QQ联系的客户，需截图保持联系证据15天以上，以便查证。5、若客户之前是跟其他客服有报价并且有聊天记录的，严禁降价及承诺送赠品，若客户加量需要降价或赠品需要向主管或上级领导申请。若客户跟上一个客服已经谈妥来下单的时候，接待客服只是协助修改价格或订单无实质性变化的，订单归属为上一个客服；若上一个客服和客户没有谈妥，客户再次来咨询并下单成交，那么订单归属为成交客服。 以上原则，有违反者，发现一次，取消该订单提成并处以200罚款，3次以上违反者，予以开除。 售前客服绩效核标准主要衡量指标：一、谈单转化率（成交笔数/总接待人数）以平均转化率以55%为标准，与平均值相差一个百分点，高于则加0.5分，低于则减0.5分。1、 售后是不计入接待人数统计里面的。2、 如果遇到打广告的，在回复的10句内发“我们不需要，谢谢了！”系统会自动过滤，不计入考核！3、 如果是如果是A接待，但由B成交，那么这个客户也会记录到A的接待人数里面的。4、 退款是不记录在成交笔数里面的。二、值班流失单数（值班当天，拍下未付款的，20分钟内没有及时联系导致流失的单数）只考核当值人员 1单0.5分，整月无则+1分。备注：5分钟后联系过的客服必须要备注并且持续跟踪直到有效结果，20分钟无结果算联系客服的订单流失；关联营销2次没有力推算一单订单流失（老客户除外），类推。三、旺旺回复率（即是你回复的次数/买家咨询的次数）回复合格率为100%，低于一个百分点减1分，合格则加0.5分1、只要是回复了客户，哪怕一句，都算是已回复。2、回复必须是当日回复才算，隔天回复就算是未回复！3、旺旺不在线，有客户留言的是不计入统计的。四、旺旺平均响应时间（买家咨询时，客服回答时间的平均值）以秒为单位，30秒为标准，低于平均时间每一秒减0.2分，高于平均时间每一秒加0.2分（小数点四舍五入）1、离线时客户留言的是不计入统计里的。五、服务引起的中差评（认定依据为个人原因未能及时解决客户问题，与客户未能按公司要求做好沟通导致的客户误判）中评：0.5分，差评：1分 无则加1分六、退款率（退款笔数/成交笔数）以平均退款率为标准，与平均数据相差0.1个百分点，高于减0.2分，低于加0.2分七、后台审单失误：严重失误1次减2分 ，一般失误减0.5分。无则加1分严重错误导致造成公司损失，需按照成本价及实际运费进行赔偿备注：货品错误、金额错误、货到付款操作错误属于较为严重错误；备注不符、快递错误或未按最优方式配、送小酒版未送属于一般错误（总之，给客户造成不好的购物体验和给公司造成经济损失的算严重错误）八、完成安排任务：未完成1分，完成则加0.5分（月、周任务）；未完成-0.2（日回访任务）九、在客观条件允许的情况下未按公司规定话术，产品推荐流程走的。一次扣0.5分。工资计算方式：以上各项加起来的总分值为C值，假如：这个月的基础工资（底薪+提成）为x，那么最后的工资为 ：X*（100+c）%=y （y为最后的薪资）。备注：1、售前中差评的认定、后台审单失误及任务安排由客服主管每周将数据统计周会公布，（前两项当及时与当事人确认无误，需由正副主管协商决定。并于下月7号前联合赤兔数据，形成绩效考核表予财务安排发放工资。2、若连续三个月分数垫底，又没有合理理由，公司有权中止劳动合同。3、本绩效考核办法2015年1月开始正式实施，有不周之处，将于实施过程中和大家共同研究调整，切望各位同仁切实做好本职工作，共同打造强大战斗力之客服团队！ 售后日工作流程1. 查看店铺退款，处理退款中订单以及售后退款订单2. 查看是否有投诉，举报3. 财务确认4. 接待联系晚班客服反馈售后问题5. 跟踪处理前一天遗留下来的售后问题6. 查看中差评，并根据对应中差评做出相应处理措施7. 每天中午12点左右再次财务确认订单，保证发货速度8. 查看负面评价并回复，若有需要电话联系的客户，联系并做好解释工作9. 联系中差评10. 下午4点左右再次财务确认11. 下班之前检查一遍各店铺退款情况，检查负面评价回复，检查各店铺未发货订单 售后流程及处理规范1. 物流查询1. 简单查询：在韵达后台进行查询-回复客户2. 物流异常：同省若隔天未更新物流信息，视为物流异常；跨省若3天或3天以上未更新物流信息，视为物流异常。处理流程为在韵达后台查询-联系催促对应网点-给指定网点留言-回复客户；若24小时之内快递方没有给出准确结果，那么给客户进行补发，让快递将货物退回并跟踪追货。3. 快递无网点：承诺客户补发-网店管家通告责任人-进行事务登记-进行退换货登记-退换审核-预订单转入审核-审核补货订单-在韵达后台给指定网点留言退回-跟踪追回货物。时效为当天下午4点以前。2. 破损、渗漏退换货1. 破损：让客户提供照片-事务登记（登记运单号、上传破损照片、处理结果）2.少量渗漏：提供照片-可以承诺客户下次以赠品补偿或者按照比例进行退款-售后事务登记（如产生退款需登记退款金额）。时效为当天下午4点以前。3.大量渗漏：让客户提供照片并辨别真实性-承诺客户补发-事务登记（登记运单号、上传渗漏照片、处理结果）-退换货登记-退款审核-预订单转入审核-审核补货订单。时效为当天下午4点以前。3. 错发漏发1.客服审单错误：承诺补发-通告责任人-事务登记-错漏登记-错漏审核-修正库存-建立补发货订单-审核订单。时效为当天下午4点以前。2.仓库发货错误：客户提供内外包装照片或其他证据-查询发货重量-通告责任人-事务登记-错漏登记-错漏审核-修正库存-建立补发货订单-审核订单。时效为当天下午4点以前。四.普通退换货1.退货：事务登记（登记原因、退款金额、退回货物运单号码）-退货登记-退换审核。2.换货：事务登记（登记原因、退回货物运单号码）-追踪退回货物-确认仓库收到退货-退换货登记-退换审核-预订单-转入订单审核。时效为仓库通知收到货后24小时之内。五.快递丢失登记索赔跟快递网点核对，确认丢失后保存网点承认丢失的图片或证据，然后进行事务登记（客户ID，丢失件的快递单号，订单金额），安排给客户补发，补货参照退换货流程。时效为当天下午4点以前。六.资质、扫码等质疑1.统一编辑快捷回复短语，根据产品属性分类，做出对应的解释。如客户表示不理解，不做回应，致电解释；如客户依然表示不理解，建议退货，流程参照普通退换货。时效为24小时之内。七.中差评、负面评价1.中评：尽量无代价修改。如客户因为破损或者渗漏中评，进行补发或者比例退款；如其他问题，可以以成交订单金额的百分之50退款修改；如客户因为酒质问题，可以直接退货，退货流程为普通退换货，金额为全款，运费我方承担。时效为中评生效之前（48小时）。2.差评：尽量无代价修改。如客户因为破损或者渗漏中评，进行补发或者比例退款；如其他问题，可以以成交订单金额的百分之百退款修改；如客户因为酒质问题，可以直接退货，退货流程为普通退换货，金额为全款，运费我方承担。如果特殊情况，退款金额超过订单实际支付金额可以向上级请示。时效为差评评生效之前（48小时）。3.负面评价：24小时为一个周期，每天下午5点半之前将所有不包含中差评的负面评价做回复解释，如负面评价是因为客户对我们的质疑，需要电话联系，做好服务和沟通，因物流导致的负面评价无需致电，可直接回复。八发货后的售后退款尽量通过个人支付宝操作，但买方帐号必须为购买的支付宝帐号。 售后财、物处理流程1、 错发、漏发货处理（因审单或库房发货错误） 1、建立售后 选中订单-错漏登记-选择实际应发未发、错发已发货品-处理方式（补发货、退换货、补偿退款）-错漏类型（漏发、错发、多发）-添加客户提供证据到附件-发生退款的备注退款金额，库房发货错误的备注库房发货错误，审单错误备注为审单错误以及责任人姓名-保存 2、错漏审核 售后-错发漏发-错漏审核（选中订单-审核通过） 3、错漏处理 售后-错发漏发-错漏处理-修正库存（检查实际情况相符）-补货换货（补偿客户退款的直接点处理完成）-处理完成。 4、建退换单 由错漏处理建立补货换货后-售后-退换管理-退换审核（点击订单选择退换原因-选择店铺-填写退回单号及仓库-编辑退换货品情况） 5、退换审核 根据退换原因检查退换单正确后通过审核 6、生成退换订单 销售-预订单（找到相应退换货订单）-转入审核 7、错漏处理结果需要退款的最后还应按退款流程处理。2、 普通退换（非库房或审单原因） 1、因客户或快递原因需要退换货 售后（或直接选择订单操作）-退换管理-退换登记-选择退换原因-备注退换原因-退换审核-预订单转入审核 2、退换审核 主管根据退换原因检查退换单正确后通过审核3、 退款处理（除操作退款时网店管家还未发货以外的所有退款）1、 未发货发生的退款（1） 订单在审核状态-取消订单-确认退款-淘宝后台订单备注未发货退款（2） 订单已打单货未发出-与库管斜街-由库管找出货物取消订单-售后查询订单状态为已取消后确认退款-淘宝后台订单备注未发货退款2、已发货发生的退款（1）选中退款订单-补偿退款-选择退款原因-填写退款金额-退款方式选现金-选择支出账户（客户申请退款选择退款专用账户-支付宝，打款给客户选择退款专用账户-现金）-备注（备注退款原因，如破损或渗透注明品名数量）；3、支付宝退款通过子账号确认，打款给客户的退款自行打款后按月报销。4、 退回货物追踪1、 确认货物退回（或退回中）时确认退款；2、 售后人员每天在退换查询中追踪包裹，并在备注中更新最新情况；3、 已完结退回包裹备注方式（快递公司名称签收+日期、快递公司名称丢失+日期地点、客户签收+日期），库管会根据备注做入库处理；4、 未完结退回包裹备注方式（包裹到达地点+日期、其他情况备注）5、 退回货物异常的，如客户未退回包裹，快递丢失等确认后备注情况，与客户和快递公司对接处理办法，按月报财务处理库存。5、 考核办法1、建退换单、退款处理（1）退换订单类型错误（普通退款，错漏退换）；（2）错漏登记未注明库房或客服责任人；（3）退换单品名数量错误；（4）退回订单无物流单号（5）未备注退换原因；（6）未发货订单在库管未取消状态确认退款；（7）已发货订单确认退款但未在网店管家中做补偿退款登记；（8）补偿退款涉及破损未备注品名数量；2、退回货物追踪（1）出现处理天数超过10天未追踪退回包裹更新备注；（2）已完结订单未备注；（2）客服原因造成客户重复签收货物；（3）处理天数在30天以上未对接处理的异常订单；退货入库订单处理及备注规范1、类型为只补货的，如果属于破损渗漏、补偿等原因的，责备注清楚原因，不用做其他处理；如果因为仓库发货错误或者业务员订单审核错误的，全部从错漏登记里面重新走一遍 仓库发货错误的备注格式为：仓库*（责任人）、货品、数量、处理结果 订单审核错误的备注格式为：*（责任人）订单审核，*（责任人）财务确认，货品，数量，处理结果，且所有补建的错漏登记，全部备注：已建单发货2、类型为只退货的，没有退货单号的，需将退货单号补进去，然后退货的订单情况更新在备注里面， 如仓库已签收的，备注格式为：*月*日，仓库已签收 如快递网点已代签，备注格式为：*月*日，*快递*网点已签收3、 快递遗失的，需把单号更新进去，备注格式：*月*日，*网点遗失，货品，数量，已与白云韵达/汇通确认遗失。 注意：不管对方网点是否承认遗失，都必须要告知白云合作快递，核实之后方可确认为遗失；如快递还在核实过程当中的订单，需要在备注里面更新最新的核实结果 售后客服绩效核标准主要衡量指标：1、 中差评处理比例 中差评处理比例达到70%为合格，低于则不合格，不合格每低于1个百分点，扣0.5分。每超过1个百分点加0.5分。二、好评率达到99%为合格，加2分，低于则为不合格，减5分。三、动态评分中的发货速度 以上个月的为准，每相差1%，高于则加1分，低于则减1分。备注：数值以每个月最后一天的为准。四、退款速度（即是每个退款处理所需时间的平均值）退款速度标准为1天内，超过则减2分，低于则加1分。五、处理重大问题（纠纷、举报、处罚）每出现一次且没有处理掉的，由客观原因造成扣2分，由自身原因造成扣5分。六、解决售后成本。解决售后陈本以各店营业额的0.2%为准，高于一个0.1%扣2分，低于一个0.1%加2分。(成本包括各种补偿退款以及补货成本）七、财务确认失误：严重失误1次减2分 ，一般失误减0.5分。无则加1分严重错误导致造成公司损失，需按照成本价及实际运费进行赔偿备注：货品错误、金额错误、货到付款操作错误、快递错误或未达