应用文写作（清华大学出版社·上）ppt.ppt

应用文写作上,清华大学出版社,第一章 应用文写作概述 第二章 行 政 公 文 第三章 事务性应用文写作,第一章 应用文写作概述,学习要点及目标 了解应用文发展的历程。 知道应用文的分类和文体特点。 掌握应用文主要的结构和语言特点。,主要内容,第一节 应用文的概念与沿革历程 第二节 应用文的特点与种类 第三节 应用文的结构与语言 第四节 应用文的主旨与材料 第五节 应用文写作者的修养要求,第一节 应用文的概念与沿革历程,一、应用文的概念 (一)应用文的概念 应用文也称为实用文，是党政机关、企事业单位、社会团体和其他组织或个人在处理各种公务和日常事务、沟通和交流的时候使用的、具有一定格式规范的文章的总称。撰写应用文是为了解决实际问题、处理具体事务，所以其使用的范围最为广泛，是为现实生活和工作服务的。,(二)高职学生的应用文写作 随着社会经济的发展和社会分工的进一步细化，应用文作为社会沟通和信息交流的载体，其使用频率越来越高，对高等职业技术院校的学生来说，踏上社会后，能熟练撰写一些常用的应用文是必须要掌握的基本技能之一。能熟悉并撰写重要的应用文书是今后顺利学习、工作和生活的必要条件之一。,二、中国应用文的发展历程 (一)形成阶段 上古时代，从成熟的文字产生到先秦时期，这是中国古代应用文的形成阶段。中国最早的应用文写作形式应从甲骨卜辞开始。国最早的诗歌总集是诗经，诗经中的篇什最早可确定为西周初期的作品。从年代来说，应用文写作确实要早于文学写作。,(二)成熟阶段 封建时代从秦汉至清末时期，是中国应用文逐渐走向成熟的阶段。这一时期涌现了很多应用文的名篇佳作。如秦代李斯的谏逐客书、汉代司马迁的报任安书、魏晋时陈琳的为袁绍讨豫州檄、诸葛亮的前后出师表、当代韩愈的祭十二郎文等等，都兼具应用文妥帖达意的表达要求和文学作品声情并茂的艺术特点。这些篇章不仅是应用文的佳作，也是中国古典文学的瑰宝。,(三)变革阶段 清代走到了封建王朝的穷途末路，无论是国家道路还是文化思想乃至表达工具都要求新的变革。虽然在30年间公务文书的形式和体式几经改革，总的来说却并不彻底，但民国时代的公文作为现代公文的圭臬，对当代公文的发展具有决定性的影响。 (四)新阶段 自1951年以来，国务院多次颁布了条例对公文进行改革，全面完善了现代公文体系。2000年8月24日，国务院发布了新的国家行政机关公文处理办法，规定公文文种为13类14种，从2001年1月1日正式实行。13类14种包括命令(令)、决定、公告、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。,第二节 应用文的特点与种类,一、应用文的文体特点 (一)实用 这是应用文写作和文学写作最大的区别之一。写作的动机和初衷主要有两种：一种是情感表达的需要，可称为为情造文；另一种是处理事务的需要，可称为因事生文。 (二)真实 为了及时有效地处理具体事务，应用文的内容必须是真实的。应用文固然种类繁多，无一不以真实为主要的特点。,(三)时效 这是应用文另一个重要特点。经典的文学作品历久弥新，千百年前的作品今天的大众仍旧津津乐道，但应用文的寿命就其本身的实用效果来说却短促得多。应用文着眼于解决具体的事务，所以其内容有一定的时效限制，内容的执行和问题的解决都有明确的时间。 (四)特定的使用范围和读者 这主要是由于应用文适用于不同的场合，所以其使用范围和读者有特定性。这也是应用文和文学作品的区别之一。 (五)简明规范 应用文因其实用的特点，所以语言风格主要以简洁平实为主。,二、应用文的分类 (一)行政公文 行政公文指党政机关和其他单位办理公务时使用的文书。 (二)事务应用文 事务类的应用文主要指的是机关、企事业单位、团体或个人在处理事务的时候经常使用的文书，主要有沟通信息、总结经验、指导工作等作用。,(三)宣传应用文 宣传应用文主要是以报纸、广播等媒介为传播手段，迅速及时地向外界宣传或介绍新近发生的事件或情况的文体。 (四)日常应用文 日常应用文主要是个人在处理日常事务中常用的一些文种。 (五)经济应用文 经济应用文是指在经济活动或处理经济业务过程中沟通有关经济信息而使用的应用文。,(六)科技应用文 科技应用文是以科学研究、科技成果和科技事务为反映对象的应用文，是科学研究不可或缺的工具。 (七)法律应用文 法律应用文是国家司法机关和法律授权的专门组织及诉讼当事人为处理案件而进行诉讼活动中制作的具有法律效力和意义的文种。,三、应用文的主要作用 具体而言，应用文的作用主要体现在以下几方面。 (一)信息交流的作用 (二)凭证和依据的作用 (三)宣传和教育作用 (四)规范行为的作用 (五)礼仪的需要,第三节 应用文的结构与语言,一、语体要求 应用文注重交流和沟通的效率，因此其语体特点大致有以下几点。 (一)准确 应用文的语言最主要的特点就是准确。用字规范、表述合理完整，这是应用文写作基本的要求。 (二)平实 应用文的内容实实在在，所以语言也以平实为主要风格。言之有物，意尽言止，通篇很少用丰富的形容词、副词等修饰语。,(三)简洁 文学作品特别是小说，一般动辄十万、百万余字的篇幅，但应用文一般篇幅有限。 (四)得体 以上的几个特点并不是一成不变的，而是要根据不同的场合和情景来确定不同的语言风格。撰写的应用文不但要适应文种特点，阅读对象也是必须考虑的因素。所以大部分应用文虽然简洁、很少用修辞手段，但像通讯和演讲稿这样的宣传性应用文在撰写时就应注意适当地进行文辞的艺术化处理并使用恰当的修辞手段，这样才能具备一定的表现力和感染力。,二、结构要求 结构是文章内容的组合构造，是把观点、材料、内容和形式组织安排成一个有机的系统。 (一)整体匀称严谨 应用文的一般分为开头、主体和结尾三个部分。这三个部分布局应合理，详略得当。 (二)段落层次分明 段落层次在形式上是文章的最基本的组织单位，也是作者思维过程的反映。 (三)过渡照应恰当 过渡指上下文之间的衔接和转换，照应指文章的前后的关照和呼应。,三、主要表达方式 表达方式主要有叙述、描写、议论、说明和抒情五种。 (一)叙述 叙述就是述说和交代客观事实的始末和前因后果，事件发生的整个过程。 (二)说明 说明是用言简意赅的文字清楚地解说事物的性状、关系、功用和成因等内容，把人物的经历和特点表述明白的表达方法。 (三)议论 议论就是说理和评判，作者通过事实材料和逻辑推理来阐发道理、表明自己的见解和看法、辨明是非对错的表达方法。,第四节 应用文的主旨与材料,一、主旨的设定 应用文在写作前应预先有一个写作意图，为了表达这个意图而用具体的文字说明问题和情况。 (一)主旨的确定 确立主旨应从应用文写作需要和诉求出发。简单的说，应用文的主旨应鲜明、集中、深入。 (二)主旨的表现 应用文主旨的表现方法有很多，在标题中点明主旨是一种常见的方法。科技论文的标题通常就是论题或论点。,二、材料的选择 应用文的材料指的是作者根据某一写作目的，收集和积累的能够表现文章主题的事例、数据、资料等内容。 (一)选材 材料的选择是围绕主旨而展开的，典型材料能深刻反映事物的本质，具有很强的说服力，所以作者应重视最能够表达主旨的典型材料。 (二)剪裁 根据应用文主旨和观点的需要，材料在详略、先后、主次等层面上应有所区分，作者对材料应作合理的安排和处理。,三、语境和情境的契合 情境是指情景、环境，是在一定的时间内各种情况的相对的或结合的境况。语境是指语言环境，即话语或文句的意义所反映的外部世界的特征。在撰写应用文的时候，应根据文章的情境特点来构思和措辞，使得文章的语境和文章适用的情境契合。,第五节 应用文写作者的修养要求,一、基本的写作能力 应用文写作其实和一般的文章写作一样，需要写作者具备基本的语言基础和写作能力。应用文写作虽然对修辞和语言的要求不高，但仅凭简单粗糙的文字水平也是写不好应用文的。作者必须掌握一定的语法、逻辑、修辞和写作知识，并能融会贯通、综合运用，这样的文章才能显现出流畅、平实、精炼而浅易的特点。所以无论主旨、选材、谋篇布局、遣词造句、甚至修改润色，这些基本的技能是一个写作者在平时的写作中须留意的。,二、实际的调查研究 (一)调查研究的类别 调查研究可分为全面调查、抽样调查和典型调查三种。 (二)调查研究的方法 在展开调查研究前必须先确定调查对象，调查研究活动本身也须依据一定的章法。常见的调查方法有个别案例访谈调查、图书馆数据库检索和问卷调查等。,(三)调查研究的数据和资料来源 在调查过程中作者会需要不同的数据资料，这些资料来源很多，一般可以分为内部资料数据和外部资料数据。 1. 内部资料数据 调查对象活动的各种记录可称为内部资料，一般包含业务资料、统计资料、财务资料和平时积累的其他资料。 2. 外部资料数据 统计部门和各级政府职能部门公布的资料，这些定期或不定期向外公布的数据信息综合性较强，是进行调查研究时必须掌握的重要的信息资料。,三、熟悉业务的相关事务 要写好应用文，作者本人对相关的业务和情况应该比较熟悉，否则应用文不会写得深入而充实。特别是一些事务性文书和科技应用文，如果没有相应的经历和经验很难写好，如企业管理的应用文书，就要求写作者熟悉业务、掌握相关的资料数据，否则文章没有切实的内容，必然会降低实际效用，变得空洞而流于表面，这样就背离了应用文写作的初衷。,实 训 课 堂,实训目的 梳理应用文的脉络，明确结构层次。 实训材料 甲型H1N1将往何处去？ 实训要求 这篇科普短文以说明和叙述为主，由于说明对象的特点，内容的安排采用逻辑顺序，但顺序已被打乱。请你整理文章各自然段的顺序，依次把段落编号排列在下面的横线上： 正确的顺序为： ,第二章 行 政 公 文,学习要点及目标 掌握行政公文的种类和作用。 掌握各类行政公文的写作方法。 掌握各类公文常见错误的防止方法。,主要内容,第一节 行政公文概述 第二节 命令与决定 第三节 公告与通告 第四节 报告、请示与批复 第五节 通知与函 第六节 通报与意见 第七节 会 议 纪 要,第一节 行政公文概述,一、概念与特点 行政公文是行政公务文书的简称，是国家行政机关在公务实践中形成和使用的管理行政事务的工具，是具有法定权威或特定效力和规范格式的公务文书。 它具有其它文体所没有的法定权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有法定的适用范围，有法定的发文权限。 它具有格式的规范性，有特定的行文格式和行文规则。 它还具有执行的时效性。,二、主要种类与作用 (一)公文的种类 我国行政机关的公文种类主要有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 (二)主要文种的适用范围 1. 命令适用于依照有关法律公布行政法规和规章。 2. 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 3. 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 4. 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。,5. 通知适用于批转下级机关的公文。 6. 通报适用于表彰先进，批评错误。 7. 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 8. 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况。 9. 请示适用于向上级机关请求指示、批准。 10. 批复适用于答复下级机关的请示事项。 11. 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。 12. 函适用于不相隶属机关之间商洽工作。 13. 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。,三、行文规范与写作要求 (一)公文标题的规范与要求 公文标题要求要素齐全、文种准确、隶属清楚、精炼扼要、文题合义。 (二)公文语言规范与要求 公文语总的要求是庄重、平实、概括。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语。,(三)公文行文的规范与要求 行文要注意行文方向、行文关系、行文方式和行文规则的合理性。 (四)主文结构的规范与要求 公文主文结构，是指除了公文格式(外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置)之外的公文核心部分。,四、文件的一般格式 (一)纸 国际标准A4型60g80gm2公文用纸(2l0mm297mm)。 (二)字 公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。未作特殊说明公文中文字的颜色均为黑色。,(三)页边距 公文页边与版心足寸：公文用纸天头(上白边)为：37mmlmm。公文用纸订口(左白边)为：28mm1mm。版心尺寸为：156mm225mm(不含页码)。 (四)公文通用格式 1. 眉首 2. 主体 3. 版记,(五)公文的特定格式 1. 信函式格式 (1) 眉首 (2) 主体 2. 命令格式 命令标识由发文机关全称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。 3. 会议纪要格式 会议纪要标识由“会议纪要”组成。,第二节 命令与决定,一、命令 (一)命令的概念 命令是国家行政机关或领导人对下级发布的一种具有强制性、领导性、指挥性的公文。 (二)命令的种类 根据用途的不同，命令可以分为公布令、嘉奖令、任免令、通缉令、赦免令、戒严令、动员令、指令、通令等。,(三)命令的制发机关 我国命令的制发机关有全国人大常委会和委员长、国家主席、国务院和国务院总理、国务院各部委和部长(委员会主任)、地方各级人民政府和人民代表大会，以及军队和公检法等领导机关可以发布命令，其他机关、群众团体、企事业单位均无权制发命令。 (四)命令的格式、内容和写法 命令的格式一般由标题、发文字号、正文、落款等构成。,(五)撰写命令的注意事项 1. 命令撰写要严肃、慎重，下发命令必须是必要的，要注重其长效性，不能朝令夕改。 2. 语气要庄重、严肃、坚决、有力。 3. 令文结构要严谨，易读易记、便于执行。 4. 内容和要求要具体。如时间、地点、数量等要写得十分具体，便于执行和检查。 5. 文字要简练，篇幅要短。,二、决定 (一)决定的概念 决定是对重要事项或重大行动作出决策或安排，并要求机关各部门和下级机关或有关单位贯彻执行的指令性公文。 (二)决定的种类 决定包括法规政策性决定、重大事项决定、处置性决定、公布性决定、部署性决定、决策性决定、任免性决定、表彰性决定、惩处性决定等。,(三)决定的制发机关 制发主体包括党政机关、社会团体、企事业单位和其他组织等。 (四)决定的格式、内容和写法 决定的格式一般包括标题、时间、正文。或标题、时间、正文、落款等。,(五)撰写决定的注意事项 1. 决定的使用范围较广，但是某一系统的最基层管理机构一般不能使用决定。因为决定具有很强的强制性和约束力，而基层管理机构不具有这样的职权能力和权威性。 2. 决定的内容必须准确、真实，符合客观实际。决定的论断必须恰当，要经得起实践的检验。 3. 决定的语言表述要准确、庄重、简洁，要尽量用规范性或习惯用语，强调所做出的决定具有法定的权威性。,三、命令与决定的异同 (一)命令与决定的共同性 1. 权威性 2. 严肃性 3. 准确性 (二)命令与决定的差异性 1. 主体的差异 2. 执行的差异 3. 内容的差异,第三节 公告与通告,一、公告 (一)公告的概念 公告的概念是国家权力机关、行政机关向国内外郑重宣布重大事件和决议、决定时所用的一种公文。 (二)公告的种类 公告根据内容和性质不同，可分为事项性公告、强制性公告、知照性公告、发布性公告等。 (三)公告的格式、内容和写法 公告的格式一般包括标题、发文字号、正文、结束语和落款。,二、通告 (一)通告的概念 通告是用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知事项的公文。 (二)通告的种类 通告从内容上可分为两类。一类是全国范围内的重大法规性通告。一类是针对某一项工作或专门问题发布的通告。从通告的效用上分，又可分为制约性通告和周知性通告两类。 (三)通告的格式、内容和写法 通告的格式一般包括标题、发文字号、正文、结束语和落款。,三、公告与通告的异同 (一)公告与通告的共同性 1. 广泛性 公告与通告的告知对象很广泛，主要是社会公众。 2. 知照性 公告与通告都是上级机关制发的，向国内外宣布重要事项或者法定事项的。 3. 公开性 公告与通告都是面向公众的，公开的公文。,(二)公告与通告的差异性 1. 内容和功用不同 2. 告知的对象有区别 3. 发布的范围不同 4. 制发机关范围不同 5. 语言表述不同 6. 发布形式有区别,第四节 报告、请示与批复,一、报告 (一)报告的概念 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文。 (二)报告的种类 报告的种类包括综合报告、会议报告、情况报告、建议报告、答复报告、呈送报告、述职报告等。,(三)报告的特点 1. 汇报性 2. 陈述性 3. 单向性 4. 事后性 5. 沟通性 (四)报告的格式、内容和写法 报告的格式一般包括标题、发文字号、正文和落款。,二、请示 (一)请示的概念 请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应用写作实践中的一种常用文体。,(二)请示的种类 (1) 请求上级对本单位问题的处理方法、步骤和一些要求予以批准的请示等； (2) 请求上级对本单位工作中遇到政策和策略上疑难问题给予帮助、解答的请示； (3) 请求将本单位文件给予转发的请示； (4) 请求上级对本单位问题给予指示和解决问题的请示等。 (三)请示的格式、内容和写法 请示的格式一般包括标题、发文字号、正文、结束语和落款。,三、批复 (一)批复的概念 批复是用于答复下级机关请示事项的公文。 (二)批复的种类 批复包括批示性批复、决定性批复、解答性批复、表态性批复、规定性批复、资助性批复、政策性批复、转发性批复等。 (三)批复的格式、内容和写法 批复的格式一般包括标题、正文、结束语和落款。,四、报告与请示的异同 (一)报告与请示的共同性 报告与请示都是上行文，都是对一些情况的反映和陈述。 (二)报告与请示的差异性 (1) “报告”对上级没有肯定性的批复要求，而“请示”一般必须要求上级批复。 (2) “报告”是在事情发生过程中或发生后的行文，而“请示”一般必须是事前行文。 (3) 上级对“报告”可批示也可不批示，一般不用“批复”的文种来批示。而上级对“请示”一般都用“批复” 文种来下文，不用批示。,第五节 通知与函,一、通知 (一)通知的概念 通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。 (二)通知的种类 包括指示性通知，批转、转发、发布性通知，告知性通知，任免通知，事项性通知，会议通知等。 (三)通知的格式、内容和写法 通知的格式一般包括标题、发文字号、正文、结束语和落款。,二、函 (一)函的概念 函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。 (二)函的种类 函按内容可分为：申请函、审批函、答复函、询问函、告知函、商洽函、催办函等。 (三)函的格式、内容和写法 函的格式一般包括标题、发文字号、正文、结束语和落款。,三、通知和公文函的使用比较 (一)通知的特点 1. 功能的多样性 2. 运用的广泛性 3. 较好的指导性。 4. 较强的时效性,(二)函的特点 1. 平等性和沟通性 2. 灵活性和广泛性 3. 单一性和实用性,(三)“通知”与“函”的制发时的注意点： 第一：“通知”与“函”都要求按照公文的格式来写，但函的格式灵活性稍大些。 第二：“通知”主要用于下行文；“函”更多是平行文，主要用于“不相隶属机关”间。 第三：“通知”与“函”“都是以陈述为主，但“函”更简要，更注重实用，几乎不用阐述原则、意义。 第四：“通知”具有较强的指导性和时效性。而发“函”都是有求于对方的，或商洽工作，或询问题，或请求批准。,第六节 通报与意见,一、通报 (一)通报的概念 通报是上级机关、社会团体、企事业单位用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况所使用的公文。 (二)通报的种类 包括事故通报、情况通报、表彰通报、获奖通报、批评通报等。 (三)通报的格式、内容和写法 通报的格式一般包括标题、发文字号、正文和落款。,(四)通报与通知的区别 1. 通报和通知适用的范围不同 2. 通报和通知的内容时态不同 3. 通报和通知的目的和作用不同,二、意见 (一)意见的概念 意见是上级机关或主管部门对当前工作和重要问题提出见解、改进措施和处理办法，并要求有关部门遵照执行的批示性公文。 (二)意见的种类 1. 按行文方式可分为：上行意见、下行意见和平等意见； 2. 按性质和内容可分为：直发性意见、请批性意见、指导性意见、建议性意见、计划性意见等。 (三)意见的格式、内容和写法 意见的格式一般包括标题、发文字号、正文和落款。,(四)意见做为下行文时与决定的比较 根据国家机关公文处理办法规定：“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。而“决定”适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 (五)意见做为上行文时与请示的比较 一般情况下，凡属向上级要人、才、物，或要求出境等情况，要用请示；凡属向上级要政策、办法等软件应用意见。 (六)意见做为上行文时与报告的比较 一般情况下，报告主要是向上级汇报情况，即使有建议一般也是原则、参谋性的；而意见所提的建议则是具体的、实在的、可施行的。总言之，报告以汇报情况为重点；意见以建议为主。,第七节 会 议 纪 要,一、概念与特点 (一)会议纪要的概念 会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。 (二)会议纪要的种类 1. 办公会议纪要 2. 专项会议纪要 (三)会议纪要的特点 1. 纪实性 2. 概括性 3. 指导性,二、格式与写作要求 会议纪要一般由标题、成文日期、发文字号、正文、落款等部分组成。 正文包括前言、主体和结尾三部分。,实 训 课 堂,实训目的 通过实习训练，熟练掌握通知、意见、汇报、请示、批复、决定、函、会议纪要等常用文种的写作技巧；掌握通报、通告、公告和命令的写作方法和要求。 实训材料 大学教育基金会第一次理事长办公会纪要 实训要求 1. 根据上述材料撰写一篇基金会理事长职务分工的“决定”或“通知”。 2. 根据上述材料撰写一篇召开教育基金会第一次理事长办公会的“会议通知”。 3. 根据上述材料撰写一篇基金会向学校上报的机构设置的“意见”或“请示”。 4. 以学校名义对基金会的“意见”或“请示”给予“批示”或“批复”。,第二章 行 政 公 文,学习要点及目标 掌握行政公文的种类和作用。 掌握各类行政公文的写作方法。 掌握各类公文常见错误的防止方法。,主要内容,第一节 行政公文概述 第二节 命令与决定 第三节 公告与通告 第四节 报告、请示与批复 第五节 通知与函 第六节 通报与意见 第七节 会 议 纪 要,第一节 行政公文概述,一、概念与特点 行政公文是行政公务文书的简称，是国家行政机关在公务实践中形成和使用的管理行政事务的工具，是具有法定权威或特定效力和规范格式的公务文书。 它具有其它文体所没有的法定权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有法定的适用范围，有法定的发文权限。 它具有格式的规范性，有特定的行文格式和行文规则。 它还具有执行的时效性。,二、主要种类与作用 (一)公文的种类 我国行政机关的公文种类主要有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 (二)主要文种的适用范围 1. 命令适用于依照有关法律公布行政法规和规章。 2. 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 3. 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 4. 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。,5. 通知适用于批转下级机关的公文。 6. 通报适用于表彰先进，批评错误。 7. 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 8. 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况。 9. 请示适用于向上级机关请求指示、批准。 10. 批复适用于答复下级机关的请示事项。 11. 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。 12. 函适用于不相隶属机关之间商洽工作。 13. 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。,三、行文规范与写作要求 (一)公文标题的规范与要求 公文标题要求要素齐全、文种准确、隶属清楚、精炼扼要、文题合义。 (二)公文语言规范与要求 公文语总的要求是庄重、平实、概括。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语。,(三)公文行文的规范与要求 行文要注意行文方向、行文关系、行文方式和行文规则的合理性。 (四)主文结构的规范与要求 公文主文结构，是指除了公文格式(外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置)之外的公文核心部分。,四、文件的一般格式 (一)纸 国际标准A4型60g80gm2公文用纸(2l0mm297mm)。 (二)字 公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。未作特殊说明公文中文字的颜色均为黑色。,(三)页边距 公文页边与版心足寸：公文用纸天头(上白边)为：37mmlmm。公文用纸订口(左白边)为：28mm1mm。版心尺寸为：156mm225mm(不含页码)。 (四)公文通用格式 1. 眉首 2. 主体 3. 版记,(五)公文的特定格式 1. 信函式格式 (1) 眉首 (2) 主体 2. 命令格式 命令标识由发文机关全称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。 3. 会议纪要格式 会议纪要标识由“会议纪要”组成。,第二节 命令与决定,一、命令 (一)命令的概念 命令是国家行政机关或领导人对下级发布的一种具有强制性、领导性、指挥性的公文。 (二)命令的种类 根据用途的不同，命令可以分为公布令、嘉奖令、任免令、通缉令、赦免令、戒严令、动员令、指令、通令等。,(三)命令的制发机关 我国命令的制发机关有全国人大常委会和委员长、国家主席、国务院和国务院总理、国务院各部委和部长(委员会主任)、地方各级人民政府和人民代表大会，以及军队和公检法等领导机关可以发布命令，其他机关、群众团体、企事业单位均无权制发命令。 (四)命令的格式、内容和写法 命令的格式一般由标题、发文字号、正文、落款等构成。,(五)撰写命令的注意事项 1. 命令撰写要严肃、慎重，下发命令必须是必要的，要注重其长效性，不能朝令夕改。 2. 语气要庄重、严肃、坚决、有力。 3. 令文结构要严谨，易读易记、便于执行。 4. 内容和要求要具体。如时间、地点、数量等要写得十分具体，便于执行和检查。 5. 文字要简练，篇幅要短。,二、决定 (一)决定的概念 决定是对重要事项或重大行动作出决策或安排，并要求机关各部门和下级机关或有关单位贯彻执行的指令性公文。 (二)决定的种类 决定包括法规政策性决定、重大事项决定、处置性决定、公布性决定、部署性决定、决策性决定、任免性决定、表彰性决定、惩处性决定等。,(三)决定的制发机关 制发主体包括党政机关、社会团体、企事业单位和其他组织等。 (四)决定的格式、内容和写法 决定的格式一般包括标题、时间、正文。或标题、时间、正文、落款等。,(五)撰写决定的注意事项 1. 决定的使用范围较广，但是某一系统的最基层管理机构一般不能使用决定。因为决定具有很强的强制性和约束力，而基层管理机构不具有这样的职权能力和权威性。 2. 决定的内容必须准确、真实，符合客观实际。决定的论断必须恰当，要经得起实践的检验。 3. 决定的语言表述要准确、庄重、简洁，要尽量用规范性或习惯用语，强调所做出的决定具有法定的权威性。,三、命令与决定的异同 (一)命令与决定的共同性 1. 权威性 2. 严肃性 3. 准确性 (二)命令与决定的差异性 1. 主体的差异 2. 执行的差异 3. 内容的差异,第三节 公告与通告,一、公告 (一)公告的概念 公告的概念是国家权力机关、行政机关向国内外郑重宣布重大事件和决议、决定时所用的一种公文。 (二)公告的种类 公告根据内容和性质不同，可分为事项性公告、强制性公告、知照性公告、发布性公告等。 (三)公告的格式、内容和写法 公告的格式一般包括标题、发文字号、正文、结束语和落款。,二、通告 (一)通告的概念 通告是用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知事项的公文。 (二)通告的种类 通告从内容上可分为两类。一类是全国范围内的重大法规性通告。一类是针对某一项工作或专门问题发布的通告。从通告的效用上分，又可分为制约性通告和周知性通告两类。 (三)通告的格式、内容和写法 通告的格式一般包括标题、发文字号、正文、结束语和落款。,三、公告与通告的异同 (一)公告与通告的共同性 1. 广泛性 公告与通告的告知对象很广泛，主要是社会公众。 2. 知照性 公告与通告都是上级机关制发的，向国内外宣布重要事项或者法定事项的。 3. 公开性 公告与通告都是面向公众的，公开的公文。,(二)公告与通告的差异性 1. 内容和功用不同 2. 告知的对象有区别 3. 发布的范围不同 4. 制发机关范围不同 5. 语言表述不同 6. 发布形式有区别,第四节 报告、请示与批复,一、报告 (一)报告的概念 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文。 (二)报告的种类 报告的种类包括综合报告、会议报告、情况报告、建议报告、答复报告、呈送报告、述职报告等。,(三)报告的特点 1. 汇报性 2. 陈述性 3. 单向性 4. 事后性 5. 沟通性 (四)报告的格式、内容和写法 报告的格式一般包括标题、发文字号、正文和落款。,二、请示 (一)请示的概念 请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应用写作实践中的一种常用文体。,(二)请示的种类 (1) 请求上级对本单位问题的处理方法、步骤和一些要求予以批准的请示等； (2) 请求上级对本单位工作中遇到政策和策略上疑难问题给予帮助、解答的请示； (3) 请求将本单位文件给予转发的请示； (4) 请求上级对本单位问题给予指示和解决问题的请示等。 (三)请示的格式、内容和写法 请示的格式一般包括标题、发文字号、正文、结束语和落款。,三、批复 (一)批复的概念 批复是用于答复下级机关请示事项的公文。 (二)批复的种类 批复包括批示性批复、决定性批复、解答性批复、表态性批复、规定性批复、资助性批复、政策性批复、转发性批复等。 (三)批复的格式、内容和写法 批复的格式一般包括标题、正文、结束语和落款。,四、报告与请示的异同 (一)报告与请示的共同性 报告与请示都是上行文，都是对一些情况的反映和陈述。 (二)报告与请示的差异性 (1) “报告”对上级没有肯定性的批复要求，而“请示”一般必须要求上级批复。 (2) “报告”是在事情发生过程中或发生后的行文，而“请示”一般必须是事前行文。 (3) 上级对“报告”可批示也可不批示，一般不用“批复”的文种来批示。而上级对“请示”一般都用“批复” 文种来下文，不用批示。,第五节 通知与函,一、通知 (一)通知的概念 通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。 (二)通知的种类 包括指示性通知，批转、转发、发布性通知，告知性通知，任免通知，事项性通知，会议通知等。 (三)通知的格式、内容和写法 通知的格式一般包括标题、发文字号、正文、结束语和落款。,二、函 (一)函的概念 函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。 (二)函的种类 函按内容可分为：申请函、审批函、答复函、询问函、告知函、商洽函、催办函等。 (三)函的格式、内容和写法 函的格式一般包括标题、发文字号、正文、结束语和落款。,三、通知和公文函的使用比较 (一)通知的特点 1. 功能的多样性 2. 运用的广泛性 3. 较好的指导性。 4. 较强的时效性,(二)函的特点 1. 平等性和沟通性 2. 灵活性和广泛性 3. 单一性和实用性,(三)“通知”与“函”的制发时的注意点： 第一：“通知”与“函”都要求按照公文的格式来写，但函的格式灵活性稍大些。 第二：“通知”主要用于下行文；“函”更多是平行文，主要用于“不相隶属机关”间。 第三：“通知”与“函”“都是以陈述为主，但“函”更简要，更注重实用，几乎不用阐述原则、意义。 第四：“通知”具有较强的指导性和时效性。而发“函”都是有求于对方的，或商洽工作，或询问题，或请求批准。,第六节 通报与意见,一、通报 (一)通报的概念 通报是上级机关、社会团体、企事业单位用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况所使用的公文。 (二)通报的种类 包括事故通报、情况通报、表彰通报、获奖通报、批评通报等。 (三)通报的格式、内容和写法 通报的格式一般包括标题、发文字号、正文和落款。,(四)通报与通知的区别 1. 通报和通知适用的范围不同 2. 通报和通知的内容时态不同 3. 通报和通知的目的和作用不同,二、意见 (一)意见的概念 意见是上级机关或主管部门对当前工作和重要问题提出见解、改进措施和处理办法，并要求有关部门遵照执行的批示性公文。 (二)意见的种类 1. 按行文方式可分为：上行意见、下行意见和平等意见； 2. 按性质和内容可分为：直发性意见、请批性意见、指导性意见、建议性意见、计划性意见等。 (三)意见的格式、内容和写法 意见的格式一般包括标题、发文字号、正文和落款。,(四)意见做为下行文时与决定的比较 根据国家机关公文处理办法规定：“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。而“决定”适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 (五)意见做为上行文时与请示的比较 一般情况下，凡属向上级要人、才、物，或要求出境等情况，要用请示；凡属向上级要政策、办法等软件应用意见。 (六)意见做为上行文时与报告的比较 一般情况下，报告主要是向上级汇报情况，即使有建议一般也是原则、参谋性的；而意见所提的建议则是具体的、实在的、可施行的。总言之，报告以汇报情况为重点；意见以建议为主。,第七节 会 议 纪 要,一、概念与特点 (一)会议纪要的概念 会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。 (二)会议纪要的种类 1. 办公会议纪要 2. 专项会议纪要 (三)会议纪要的特点 1. 纪实性 2. 概括性 3. 指导性,二、格式与写作要求 会议纪要一般由标题、成文日期、发文字号、正文、落款等部分组成。 正文包括前言、主体和结尾三部分。,实 训 课 堂,实训目的 通过实习训练，熟练掌握通知、意见、汇报、请示、批复、决定、函、会议纪要等常用文种的写作技巧；掌握通报、通告、公告和命令的写作方法和要求。 实训材料 大学教育基金会第一次理事长办公会纪要 实训要求 1. 根据上述材料撰写一篇基金会理事长职务分工的“决定”或“通知”。 2. 根据上述材料撰写一篇召开教育基金会第一次理事长办公会的“会议通知”。 3. 根据上述材料撰写一篇基金会向学校上报的机构设置的“意见”或“请示”。 4. 以学校名义对基金会的“意见”或“请示”给予“批示”或“批复”。,第三章 事务性应用文写作,学习要点及目标 掌握各种事务应用文的含义、特点。 能对存在错误的例文进行相应的修改。 在实际学习、生活、工作中较熟练地使用计划、总结、调查报告、述职报告、声明、启事、简报、演讲稿、会议记录和规章制度类文种。,主要内容,第一节 事务性应用文概述 第二节 计 划 第三节 总 结 第四节 调 查 报 告 第五节 述 职 报 告 第六节 声 明 第七节 启 事 第八节 简 报 第九节 会 议 记 录 第十节 规 章 制 度,第一节 事务性应用文概述,一、概念 事务性应用文是党政机关、社会团体、企事业单位处理日常事务时撰写的、用来沟通信息、总结经验、探索问题、指导工作的文书。 事务性应用文是机关日常事务文书的简称，又称“准公文”。 它的应用范围很广，种类很多，使用频率高。大到调查报告、总结，小到一份简报、一个启事，都属于这个范畴。,二、作用 事务性应用文的应用范围极其广泛，其作用也是多方面的，归纳起来，主要体现为； (一)贯彻政策，指导工作 (二)沟通情况，联系工 (三)积累和提供资料 (四)宣传教育,三、特点 事务性应用文是政府机关、企事业单位以及社会团体或个人在实施管理工作中经常使用的种文书，这类文书一般具有以下特点： (一)对象比较具体 (二)格式比较固定 (三)写法比较实际 (四)时限比较紧迫,四、规范与写作要求 事务性应用文的特点与行政公文有许多相近之处，主要表现在以下三个方面： 1. 事务性应用文要由一定的作者制发 2. 事务性应用文具有鲜明的政治性和很强的政策性 3. 事务性应用文具有惯用体式,第二节 计 划,一、概念 计划是某一个单位、部门或个人，对在一定时期内所要完成的工作或所要完成的目标事先做出的安排和打算。计划是人们为了达到某种目标，事先拟定出具体措施和行动步骤的一种书面文件。,二、特点 (一)预见性 (二)可行性 (三)指导性 三、作用 计划的作用可以概括为以下几点： (一)为实现目标提供保证 (二)帮助人们有效地把握未来 (三)推动和促进工作,四、种类及特征 根据不同的角度，计划的分类有以下几种： (一)从性质上分 计划从性质上可分为综合性计划和单项性计划。 (二)从内容上分 计划从内容上可分为工作计划、生产计划、销售计划、学习计划、科研计划等。 (三)从范围上分 计划从范围上可分为国家计划、地区计划、部门计划、单位计划和个人计划等。 (四)从时间跨度上分 计划从时间跨度上可分为长期计划、中期计划、短期计划。,五、基本格式及写作方法 计划一般由标题、正文和落款构成。 (一)标题 标题通常由单位、时限和计划内容组成，见下表。 (二)正文 正文包括前言(导语)、主体、结尾三部分内容。 (三)落款 要写明制订计划的单位名称或个人姓名，订立计划的日期。,六、写作要求 (一)要从实际出发，统筹兼顾 (二)要具体明确，可行性强 (三)要突出重点，主次分明,第三节 总 结,一、概念 总结是事后对某一阶段的工作或某项工作的完成情况，包括取得的成绩、存在的问题及得到的经验和教训加以回顾和分析，为今后的工作提供帮助和借鉴的一种书面材料。 二、特点 1. 理论性 2. 客观性 3. 回顾性 4. 评估性 5. 指导性,三、作用 总结是人们对已经完成的某项任务或者正在进行的某种实践活动所做的系统性回顾、分析和研究之后形成的文字材料，是党政机关、企事业单位及个人广泛使用的一种事务文书。 总结是人们认识世界和改造世界的重要途径和手段。从本质上说，总结是从感性到理性、实践到理论的提升和飞跃。,四、种类及特征 从不同的角度总结可以有不同的分类。 1. 按内容分，有工作总结、生产总结、学习总结、科研总结等。 2. 按时间分，有阶段总结、年度总结、季度总结、月份总结等。 3. 按作者主体分，有机关、单位、部门的集体总结和个人总结。 4. 最通行的分类是按总结的性质、范围划分为综合总结和专题总结两大类型。,五、基本格式及写作方法 总结在日常工作和学习中应用极其广泛，为了有利于工作学习中对总结的使用和处理，总结有其相对固定的格式。 (一)总结的结构一般包括标题、正文、落款三部分。 (二)正文常见的格式有下面几种： 1. 条文式 2. 标题式 3. 三块式(五段式) 4. 贯通式,六、写作要求 (一)要充分地占有材料，实事求是地反映情况 (二)要善于总结出规律性的东西 (三)文字简洁，表达准确,第四节 调 查 报 告,一、概念 调查报告是对某一个或某一类实际问题进行深入细致的调查研究后，经过分析、归纳、综合从而写成的反映客观实际、揭示事物本质和规律的书面报告。 二、特点 1. 真实性 2. 典型性 3. 时效性,三、作用 调查报告是对某些情况、某一事件或问题进行调查研究后，以书面报告的形式将其结果反映出来的一种应用文体。 调查报告的作用是多方面的。调查报告是下情上达的纽带，是上级机关处理问题、进行决策的重要依据和参考，对实施现代化管理、搞好实际工作具有推动和指导作用。,四、种类及特征 (一)调查报告的种类 根据不同的分类标准和角度可以对调查报告作出多种分类，比较常见的分类有以下二种： 1. 按调查范围分 有综合调查报告和专题调查报告。 2. 按内容性质分 有基本情况调查报告、典型经验调查报告、新生事物调查报告、揭露问题调查报告和历史事实调查报告。,(二)调查报告的特征 1. 求实性 2. 针对性 3. 叙述性 五、基本格式及写作方法 调查报告的写法不完全一样，但它的基本格式大体相同，一般由标题和正文、署名三大部分组成。,六、写作要求 (一)深入调查，充分占有材料 (二)精心研究，找出规律 (三)选择典型，材料和观点相统一,第五节 述 职 报 告,一、概念 述职报告是领导干部向所属的干部和职工或向上级组织和领导陈述自己任职期间内的工作情况的自我评述性报告。 二、特点 1. 述职的自我性 2. 论述的确定性 3. 内容的纪实性 4. 语气的谦诚性 5. 特定时限性,三、作用 述职报告是任职者向上级主管部门或所属职工群众陈述自己在一定任职时期内履行职责情况的一种事务文书。 述职报告既是任职者对自己任职期间所做工作的总结，又是任职者把自己履行职守情况向上级领导和所属群众的汇报。,四、种类和特征 (一)从内容上分 1. 综合性述职报告 2. 专题性述职报告 (二)从时间上分 1. 任期述职报告 2. 年度述职报告 3. 临时性述职报告 (三)从表达形式上分 1. 口头述职报告 2. 书面述职报告,五、基本格式及写作方法 述职报告由以下几部分组成：标题、上款(称谓)、正文、落款四部分。 六、写作要求 (一)突出重点，体现特色 (二)实事求是，态度端正,第六节 声 明,一、概念 社会团体、企事业单位或个人，就涉及自身的事项向社会公开表明态度，阐明观点，说明事实写成的应用文叫声明。 二、特点 1. 公开性 2. 严肃性 三、作用 1. 告知公众尊重自己的权益。 2. 提醒公众辨明真伪正误，不要上当。,四、种类及特征 声明一般可分为二类。 (1) 重要证件、票据遗失，须通过声明的方式发布在报刊、电台或电视上，言明作废，以防他人冒用。 (2)当自身权益受到侵害，为保障自身合法权益而发布。 声明的作者可以是企事业单位，也可以是个人。个人声明，也有由委托人或律师代为发布的。,五、基本格式及写作方法 (一)标题 一般由单位名称、事由、文种组成。 (二)正文 1.陈述声明的缘由及