(学校汇报材料和工作总结的写作)乐至县教育系统2012年办公室工作暨教育信息工作培训.doc

学校汇报材料和工作总结的写作文字材料是一个单位的脸面。一个单位的材料写好了，就会成为品牌，既可以给单位赢得知名度，增添话语权、增加影响力，获得上级更多的物质和精神支持，又能够不断地促进材料写作人员的文化底蕴的积累、思维境界的开阔、认识水平的提高，是个一举多得的好事。在这里我就学校汇报材料和工作总结的写作两个方面和大家作交流。一、学校汇报材料的写作汇报材料是一个单位的负责人在一些比较正规的场合向上级领导或机关进行工作汇报时所用的文稿，它是上级向学校调查研究、以及和基层学校进行沟通互动的一种重要途径，它直接为上级的决策服务。每个单位每年都会迎接许多检查、调研，特别是年关，各种检查蜂拥而至，有的单位“名利双收”，有的单位“被人遗忘”，还有的单位却是“辛辛苦苦一整年，最后还被抽一鞭”。这当中与软件资料汇报材料撰写，不无关系，学校汇报材料写得好，就能较好地反映汇报主体的工作水平和能力，就能赢得上级领导的支持，所以，写好学校汇报材料至关重要。（一）学校汇报材料的结构学校汇报材料一般包括：工作开展情况、取得的成绩、存在的问题、今后的设想等内容，但整个材料如何布局、怎样安排，先写什么、后说什么，要仔细推敲、精心斟酌，不一定都按上述四部分内容一一排列下来。安排汇报材料的结构层次必须立足工作实际需要。干什么事都要围绕着干这件事情的目的来进行。汇报工作的目的是什么？就是把情况汇报清楚，把成绩汇报充分，给领导留下一个好印象。安排材料的结构一定要有利于达到这个目的，不要只图省事，千篇一律。比如，在诸多汇报主体中，如果你的工作成绩是最突出、最显眼的，就可以采取倒插笔的结构，先写成绩，然后再写取得成绩的措施，这样让领导一听先高兴起来、兴奋起来，然后再往下汇报就会怎么汇报怎么顺当。再如，写工作情况时，要把最吸引人、最突出、最有特色的内容放到最前边，让领导一听先被“抓住”，再往下汇报也就顺当了。如果一开头先把领导说烦了，那往下汇报得再好，在效果上也会打折扣。所以，安排汇报材料的结构，一定要在立足于工作实际的基础上，研究领导的心理，适应领导的心理，抓住领导的心理。这对取得好的汇报效果是很重要的。（二）撰写学校汇报材料的要领一是用观点统帅材料。力求用观点统帅材料，做到主题可以不新鲜，但视角不可不独特。人的头脑是加工厂，没有材料不行，有了材料要经过加工，要产生观点，要用观点统帅材料。观点，就是视角的捕捉物，是这个材料区别那个材料的独特之处。作为汇报材料，要有独特的视角，通过观察，形成自己的观点，用观点引发出有声有色的议论。二是给人深刻印象。力求给人深刻印象，做到内容可以不全面，但细节不可不翔实。文件、文章、讲话是意识形态的表现形式，因此，写文章要有三性：准确、鲜明、生动。有什么办法使人听了不致忘记？首先，开头要鲜明，先声夺人，留下悬念，就连汇报材料的结尾惯有的“要求解决的问题”部分也要表述得精当得体；其次，讲存在的问题，要举事例，不举事例就空洞，就是要有具体形象，没有具体形象，就没有生命，别人就不易懂；再次，观点要能服人。能经得起推敲，让领导接受自己的观点，直接影响领导对自身工作的指导。三是重点突出、要言不烦。力求重点突出、要言不烦，做到篇幅可以不求长，但风格不能不鲜明。语言体现文章的风格，结构体现文章的层次。篇幅一长，面面俱到，反而重点难以突出，暴露出语言的归纳能力弱，使领导强迫受训，浪费宝贵的时间和精力，落了个领导不满意、自己更委屈、任务没完成的结局。所以要对文字不断地进行加工和提炼，去粗取精，去伪存真，“撮其要、删其余，再加润色”，在语言的锤炼上下功夫，最终达到结构紧凑、层次清楚、主题鲜明、重点突出。（三）撰写汇报材料的注意事项撰写材料的人员就是文字美容师。工作时，就要像美容师打造美女帅哥一样精心打理每一篇材料。美女总是“五官精致、身段优美、皮肤白白、头发卷卷”，让人赏心悦目、割舍不下。写作材料也要如此，要有“闻之如是，也不觉神往”的意念，将材料写出“美女”效应。注意事项主要体现为“五要”：一是标题要夺人眼球。就是要做到“五官精致”。大标题、一级标题、二级标题、三级标题就是材料的五官，尤其是大标题和一级标题是材料的眼睛。眼睛是心灵的窗口，脸是性格的版图，也就是说眼睛是对内心的反映，眼睛会说话，脸就生动起来。因此，要把最想表达的意思凝练到标题上来，让领导一目了然，准确理解汇报人最想表达的意见。二是篇幅要长短适中。就是要做到“身段优美”。最忌开头自然段过长，给人以压抑感。要注意各个章节的篇幅基本均匀，不要过短也不要过长，要有比例，做到序次分明。这里要提醒的是写文章有个潜规则，叫“无三不成篇”，就是说写了“一是、二是”，下面就没有了，给人以言犹未尽不完整之感，就是文章的缺憾。三是印制要干净利落。就是要做到“皮肤白白”。最忌发生排版、装订、纸张有污迹等错误，让领导心生厌恶。附件编好号码，列一个详细的目录清单。最好每份单独印制，以便领导翻阅。四是注解要老道充分。就是要做到“头发卷卷”。一般而言汇报材料因为汇报时间有限，篇幅不可能过长，因此，汇报时，还要掌握方法和技巧，要把许多要汇报的内容汇总到附件里去。这样就必须事先准备领导在听取汇报时，对某一问题突然发问，提出一系列问号，为此，必须未雨绸缪，对领导可能要发问的地方，都要做大量详细的注解，细细梳理，条分缕析，条理清晰，以便汇报人从容不迫地对上级领导的发问及时解答释疑。（四）撰写学校汇报材料的“鬼点子”所谓“鬼点子”就是要在基于事实基础上的“投机取巧”。1.围绕主旨，投其所好。一般来说，上级领导听汇报都有一定的目的性，尤其在一些正规的场合听汇报，往往会事先告知。在这种情况下，就一定要按领导的要求准备汇报材料,切忌偏离主题、答非所问或缺漏汇报内容。 2.要研究上级领导的心理。起草汇报材料之前，首先要研究听汇报的人最关心什么、最重视什么、最想听什么，围绕这样的问题作重点汇报，一般容易引起领导的兴趣。如果汇报中再提出自己的思想观点和经验性的东西来，使领导从中受到一些启发，那就会取得比较理想的效果。3.汇报要符合上级领导的思维特点和语言风格。要通过认真领会上级的预先通知、及时和上级有关工作人员联系，尽可能多地了解情况，力求汇报的思路和语言与其更贴近一些。4.汇报要围绕上级领导所分管的工作。汇报的内容要同听汇报者分管的工作相对应，这样，领导听着比较顺耳，汇报也就容易取得好效果。 二、学校工作总结的写作工作进行到一定阶段或告一段落时，需要回过头来对所做的事情认真地分析研究一下，肯定成绩，找出问题，归纳出经验教训，提高认识，明确方向，以便进一步做好工作，把这些用文字表述出来，就叫做工作总结。总结的写作过程，既是对自身工作回顾过程，又是思想认识提高的过程。通过总结，可以把零散的、肤浅的感性认识上升为系统、深刻的理性认识，从而得出科学的结论，以便发扬成绩，克服缺点，吸取经验教训，使今后的工作少走弯路，多出成果。（一）学校工作总结的分类按照不同的分类标准，总结有很多种类型。按照时间分类。可分为月工作总结、季度工作总结、半年工作、年度工作总结等；按照范围分类。可分为科室工作总结、单位工作总结等；按照性质分类。可分为工作总结、教学总结、学习总结、科研总结、思想总结等；按照内容分类。可分为单项工作总结和全面工作总结等。（二）学校工作总结的特点学校工作总结的特点主要表现在本位性、回顾性、客观性、经验性四个方面：一是本位性。总结是对自身社会实践进行回顾的产物，它以自身工作实践为材料，采用的是第一人称写法，其中的成绩、做法、经验、教训等，都有自指性的特征。二是回顾性。这一点总结与计划正好相反。计划是预想未来，对将要开展的工作进行安排。总结是回顾过去，对前一段的工作进行检验，但目的还是为了做好下一段的工作。所以总结和计划这两种文体的关系是十分密切的，一方面，计划是总结的标准和依据，另一方面，总结又是制定下 一步工作计划的重要参考。三是客观性。总结是对前段教育教学活动进行全面回顾、检查的文体，这决定了总结有很强的客观性特征。它是以自身教育教学实践活动为依据的，所列举的事例和数据都必须完全可靠，确凿无误，任何夸大、缩小、随意杜撰、歪曲事实的做法都会使总结失去应有的价值。四是经验性。总结还必须从理论的高度概括经验教训。凡是正确的实践活动，总会产生物质和精神两个方面的成果。作为精神成果的经验教训，从某种意义上说，比物质成果更宝贵，因为它对今后的教育教学工作有着重要的指导作用。这一特性要求总结必须按照实践是检验真理的唯一标准的原则，去正确地反映教育教学的本来面目，找出正反两方面的经验，得出规律性认识，这样才能达到总结的目的。（三）学校工作总结的结构一般全面工作总结由四部分构成，即：一是基本情况。这是对自身情况和形势背景的简略介绍。自身情况包括单位名称、工作性质、基本建制、人员数量、主要工作任务等；形势背景包括国家、省内外教育形势、有关政策、指导思想等。二是成绩和做法。工作取得了哪些主要成绩，采取了哪些方法、措施，收到了什么效果等，这些是工作的主要内容，需要较多事实和数据。三是经验和教训。通过对教育教学过程进行认真的分析，找出经验教训，发现规律性的东西，使感性认识上升到理性认识。四是今后打算。下一步将怎样发扬成绩、纠正错误，准备取得什么样的新成就，不必像计划那样具体，但一般不能少了这些内容。（四）学校工作总结的写法工作总结有很多种类型，也有很多种写法，最基本的要求就是要把工作总结到位，条理清晰，重点突出。1标题。总结的标题分为单标题和双标题两种。 单标题又可分为公文式标题和文章式标题。公文式标题：单位名称时限总结内容文称，乐至县教育局2012年上半年工作总结。如标题下或文末有单位署名，标题可省略单位名称等。当然，全县学校众多，建议直截在标题中写明单位，以便上级归类。文章式标题一般是直接标明总结的基本观点，常用于专题总结，大树参天映苍穹 求真务实结硕果。双标题是同时使用上述两种标题，一般正题用文章式标题；副题采用公文式标题，补充说明单位、时限、内容等。2基本情况。应以简明扼要的文字写明在本总结所包括的期限内的工作根据、指导思想以及对工作成绩的评价等内容。它是工作总结的引言，便于把下面的内容引出来，只要很短的一段文字就行了。比如：一般写“在教育局的正确领导下，在兄弟学校的大力支持下”，这样写是对上级和兄弟学校的客气和尊重，几乎是约定俗成的了，然后再写围绕着工作重心，开展的什么工作，经过共同努力，工作取得了很大成绩，总结如下。3工作回顾。要详细地叙述工作任务、完成的步骤、采取的措施和取得的成效、存在的问题。特别是对步骤和措施，要写得详细、具体，对取得的成效要表达得形象、生动。在写工作回顾的过程中，还要有意识地照应到下一部分的经验教训，使之顺理成章地引出来，不至于造成前后不一的感觉。这里要注意六个方面：首先，要充分占有材料。资料不全仅靠技巧闭门造车写出来的东西不生动。其次，学习上级有关指示，明确指导思想。第三，要归纳梳理提炼材料。把收集到的资料予以分类归口，认真梳理，把繁杂的资料进行精简，提炼有价值材料。第四，要仔细斟酌，设计规划列出提纲。根据具体工作情况和现有资料进行文章的设计规划，按照工作的各个重点部分列出提纲。提纲拉出后，工作就简单多了，下一步就是根据各部分资料丰满文章。第五，多利用数据说话。工作总结就是汇报工作成绩，所以要多利用数据说明问题。第六，注意创新发现亮点。要注意发掘工作中的创新部分和亮点，有时看似普通的工作加以润色和提炼就成了亮点，可以提升工作成绩和单位形象。4经验教训。应从工作回顾中很自然地归纳提炼。一定要写得丰富、充实，并选用具体事例适当地展开议论。使总结出来的经验和教训，有论点，有论据，有血有肉，鲜明生动，确实能给人以启发和教益。有时，也写成工作中存在的困难和问题。“工作中存在的问题”，有的说法是“工作中存在的困难”，写作时要正确把握，提的问题和困难应是本单位不能解决，需要上级关怀的问题，千万不能把本单位自身存在的矛盾，或是因单位自身原因造成的问题写上，这样是要捅漏子的。从理论上说，材料应该是有人把关以后上报的，但一切皆有可能，出问题了会把板子打在写材料人身上的。如果没有明确指示，只要写“学习上还要进一步加强”、“政治理论素质还有待于进一步提高”就可以了，谁也不能说写材料的怎么样。5结语部分。主要写明今后的打算，也只需写很短的一段话。写得长了，反而冲淡了主题。很多工作和思路应该是单位定好后，再写出来的，这样就简单很多，按照既定方针写就是了。现在很多情况是先写出来，再来定。这就对写材料的人提出了很高的要求，既要求熟悉业务，站的高度还要高，对整个工作有个通盘考虑。简单的办法就是：继续加强本单位学习和教育工作；加大本单位将要承担的重点工作任务力度；继续完成本单位承担的重点工作任务；进一步加强本单位承担的工作任务。这里只是在泛泛而谈，具体写作要紧密结合工作实际。6落款。总结正文写完以后，应该在正文的右下方（指横行文字），写上总结单位的名称和总结的具体时间。（五）工作总结写作的注意事项要做好工作总结，必须做到“五忌、五体现”。一忌事无俱细，要体现突出重点的原则。全年工作方方面面，大小事情很多，无需事无俱细地对所有工作进行总结，芝麻西瓜一起抓。重点应该是本单位教育教学任务完成情况，队伍建设情况，以及为完成任务克服困难所采取的措施等。用事实和数字说话，做到有理有据。二忌成绩注水，要体现实事求是的原则。总结成绩必须是事实成果的汇总归类和条理化，既不能人为拔高，注水膨胀，也不能把别人成果拿来共享，把年初工作计划变换口气当成绩来总结，更不能笔下生花，无中生有，闭门造车。三忌简单罗列，要体现依事说理的原则。工作总结不仅仅是工作量的罗列汇总，而是要通过总结上升到理性的高度来认识所做的工作。要通过对全年的工作总结得出一般性规律，形成有益的经验，达成一致的认识，使其对今后工作具有指导作用，对他人具有借鉴作用，没有经验体会的总结是不全面