分类编号操作规范.doc

*/SOP/*/*/* *版 2/3石药集团河北中诚医药有限公司公司(小四黑体)文件名称(三号黑体加粗)Document Name(小四黑体)（均为单倍行距）文件编号Document No.小四黑体版本号Version小四黑体执行日期Effective Date小四黑体分发序号Control No.小四黑体（表格整体宽度17厘米）（文件首页中加设目录，具体包含内容见文件形式中的要求，每项前的序号为大写数字，页码为小写数字，文件的起草、审核、批准均可由多部门签字）目录 Table of Contents（小四黑体）一、目的Objective -X二、范围Scope -X三、定义Responsibilities-X四、职责Definition -X五、内容Contents -X六、相关文件Related Documents-X七、相关记录Related Records-X八、修订历史Revision History -X九、附录Appendix -X项目(小四黑体)Items(小四黑体)起草人Prepared by审核人Reviewed by批准人Approved by部门（岗位）Department签字Signature日期Date文件发放范围Distribution Scope：公司副总经理及以上人员、各相关部门（此处不改）【目的】为加强公司档案标准化、现代化管理，促进档案工作的整体建设，更好的为公司经营管理服务，特制定本规范.【范围】适用于中诚医药物流及大药房文书档案、科技档案及会计档案的收集、分类、整理、组织案卷和排架管理.【定义】. 【职责】 【内容】 档案分类原则、方法、标识符号、类目设置及基本收集范围。1档案分类原则： 以公司全部档案为对象，结合公司档案的构成及形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与综合开发利用。2 档案的类目设置：2.1 档案一级类目分为六个：1、文书档案；2、基建档案；3、设备档案；4、会计档案；5、声像档案；6实物档案。2.2 档案二级及二级以下类目的设置方法：2.2.1 文书档案以件为单位，使用“年度保管期限”二级类目分类法，结合机构（问题）进行整理。2.2.2 基建档案二级类目按建筑性质分类设置。2.2.3 设备档案二级类目按设备所属部门及设备性质分类设置。2.2.4 会计档案二级类目按文件形成设置（名称）设置。2.2.5 声像档案二级类目按内容性质设置。2.2.6 实物档案仅设置一级类目。3 档案分类编号操作规范：3.1 文书档案分类编号操作规范：3.1.1 文书档案的分类：以件为单位，使用“年度保管期限”二级类目分类法，结合机构（问题）进行整理。归档文件的保管期限分为永久、30年、10年。3.1.2文书档案的排列：在同一年度、同一保管期限，结合同一机构（问题）按归档文件的形成时间进行排列。会议文件、统计报表、简报等成套性文件集中排列。3.1.3 文书档案的归档范围及保管期限：3.1.3.1经营管理类文书档案的归档范围及保管期限：序号基本范围保管期限13.1.3.2行政管理类文书档案的归档范围及保管期限：序号基本范围保管期限1行政事务1.1上级机关办法的本企业应执行的有关文件30年1.2上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料1.2.1重要的永久1.2.2一般的10年 1.3行政工作计划、总结等永久1.4经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等永久1.5企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同永久1.6工商行政管理方面的材料30年1.7企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印摸等方面的文件永久1.8企业文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件1.8.1重要的30年1.8.2一般的10年1.9企业编史修志方面的文件1.9.1大事记、机构沿革等永久1.9.2工作简报、情况反映、工作信息等30年2安全保卫工作2.1上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件10年2.2企业安全保卫、民兵工作的计划、总结、报告、报表等30年2.3对本企业及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表30年2.4武装保卫、民兵、预备役人员名单及有关机构设置、干部任免文件30年2.5自然灾害防范、交通管理方面的文件2.5.1重要的30年2.5.2一般的10年2.6重大事故调查的处理文件永久3法律事务3.1法律事务管理与协调工作3.1.1法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件永久3.1.2一般法律事务工作文件30年3.2案件、纠纷及公证事务中结论性材料永久3.3案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件30年4审计稽查工作4.1上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件30年4.2审计意见、审计报告及批复等永久4.3审计工作会议纪录、纪要、计划、报告、总结、调查材料、方法、一般的请示与批复等30年4.4专项审计通知、报告、批复、评价书（结论）、调查与证明等材料4.4.1重要的永久4.4.2一般的30年4.5下级单位报送的审计工作文件10年5劳动人事与人力资源管理5.1上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件30年5.2企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等永久5.3内部机构设置、名称更改、组织简则、印信启用和作废、人员编制等方面的有关文件永久5.4干部需职工的任免与招聘、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面的文件永久5.5人事调动介绍信及存根、工资转移证等30年5.6老干部、职工离退休、停薪留职、抚恤、剩余人员与复转退军人安置等有关材料永久5.7职工名册、劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等永久5.8劳动保护、职业安全卫士、计划生育、保险的方针、政策、规定、统计报表等永久5.9职工奖励、处分工作形成的文件、劳动合同管理、劳动工资和社会保险文件、医疗、工伤保险、住房公积金永久5.10劳资纠纷、仲裁方面的文件永久6教育培训工作6.1上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件10年6.2企业教育培训工作的计划、总结30年6.3企业制定教育培训工作规章制度、请示与批复、决定等30年6.4企业教育培训工作统计报表等30年6.5企业干部职工进修培训名单、合同等30年7外事工作7.1发表的公告、签订的协议、接待来访等外事活动、出访审批文件永久7.2出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、出访审批文件30年7.3出口审批手续、执行日程安排、考察报告等一般性文件30年3.1.3.3党群管理类文书档案的归档范围及保管期限：序号基本范围保管期限1党务工作1.1党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议1.1.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久1.1.2发言、简报、小组会议记录10年1.2党务综合性工作1.2.1工作计划、总结、重要专项活动工作报告、重要的调研材料、党务工作大事记永久1.2.2情况反映、工作简报及一般材料10年1.3上级机关关于党务工作的文件1.3.1针对本企业重大问题的指示、批示文件永久1.3.2对企业一般性、普发性的文件10年1.4对下属单位关于党务工作的文件30年1.5各项规章制度、管理办法与条例等30年2组织工作2.1党员干部考察、考核、任免、政审决定等永久2.2入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册永久2.3党委（总支、支部）组织工作的规章制度30年2.4党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知30年2.5党费收支与党组织关系介绍信及存根30年2.6党员学习教育等活动形成的文件2.6.1重要的永久2.6.2一般的10年2.7党员统计年报、计划总结、组织发展计划30年3宣传统战工作3.1企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结材料、各民主党派人员名单登记、活动记录3.1.1重要的30年3.1.2一般的10年3.2单位编辑的出版物样本与定稿3.2.1重要的永久3.2.2一般的30年3.3反映本企业活动的报刊、广播稿30年3.4企业文化建设方面的文件（包括社会公益事业、慈善事业的参与、投入的记录；赈灾、扶贫、献血、拥军优属、精神文明建设方面的文件）3.4.1重要的30年3.4.2一般的10年4纪检与监察工作4.1纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结、请示报告及上级批复永久4.2违纪案件调查处理材料4.2.1重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料永久4.2.2一般案件的调查处理材料30年4.3纪检与监察工作统计报表30年5工会工作5.1工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录30年5.2职工代表大会及有关会议文件5.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久5.2.2发言、简报、小组会议记录等10年5.3工会会员名册永久5.4民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利、职工维权方面的文件30年5.5女工工作、文体活动等方面的文件、计划生育5.5.1重要的30年5.5.2一般的10年5.6工会会费与财务管理材料30年5.7工作统计报表5.7.1重要的30年5.7.2一般的10年6共青团工作6.1共青团工作规划、总结30年6.2团代会、团委（常委、扩大）会会议文件6.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久6.2.2发言、简报、小组会议记录等10年6.3团员及团组织管理方面的决定、通知、批复30年6.4团费收据与团组织关系介绍信及存根30年6.5共青团工作统计报表6.5.1重要的30年6.5.2一般的10年7民间团体工作7.1专业学会、协会、群众团体活动方面的文件7.1.1重要的30年7.1.2一般的10年3.2 基建档案分类编号操作规范：3.2.1 基建档案分类： 基建档案按二级类目设置，详见基建档案类目代号表。基建档案类目代号表一级类目二级类目类名类号类名类号基本建设类档案J基础性建筑1辅助性建筑23.2.2 基建档案分类编号的结构形式：基本建设类档案的编号结构的形式采用三段制编码，如下：J 其中J为一级类目代号，第一个*为二级类目代号，第二个*为案卷号，按基建档案分类大流水编号。3.2.3 基建档案的归档范围及保管期限：序号基本范围保管期限1综合1.1建设项目管理制度、标准、方案、办法、规定等30年1.2建设项目发展规划、计划、报告、会议记录、纪要永久1.3征、租用土地（单独项目的除外）申请、报告、批复、合同、协议、说明材料永久1.4厂区平面图、地下管线图永久1.5统计报表30年2项目准备阶段2.1立项文件：项目建议书、项目建议书审批意见及前期工作通知书、可行性研究报告审批意见、与立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、调查资料及项目评估研究材料永久2.2建设用地、征地、拆迁文件：选址申请及选址规划意见通知书，用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书、红线图，拆迁安置意见、协议、方案等，建设用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件，国有土地使用证，土地出让合同、土地有偿使用合同永久2.3勘察、测绘、设计及审批文件2.3.1工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查，申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久2.3.2初步设计图纸和说明、技术设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见30年2.3.3有关行政主管部门(人防、环保、节能、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等)批准文件或取得的有关协议、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久2.3.4施工图及其说明、设计计算书30年2.4招投标文件与合同2.4.1勘察设计、施工及工程监理招投标中标文件30年2.4.2勘察设计、施工及工程监理招投标第一未中标文件10年2.4.3勘察设计、施工承包及监理委托合同30年2.5开工审批文件2.5.1建设项目列入年度计划的申报文件、批复文件或年度计划项目表，规划审批申报表及报送的文件和图纸，建设项目规划许可证及其附件，建设项目开工审查表，建设项目施工许可证永久2.5.2投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明，工作质量监督30年2.6建设项目管理机构（项目经理部）、监理机构（项目监理部）、施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单30年3项目建设阶段3.1项目管理文件3.1.1规程、规范、标准、规划、方案、规定30年3.1.2投资、进度、质量、安全、合同控制文件30年3.1.3投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正书永久3.1.4合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件永久3.1.5环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防永久3.1.6水、暖、电、气、通信、排水等供应协议以及原料、材料、燃料供应协议30年3.2建筑、设备、管线、电气、仪表安装施工3.2.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要30年3.2.2建筑与结构工程地基处理记录、图纸变更记录、工程质量事故处理记录、工程质量检验记录永久3.2.3设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单及备忘录永久3.2.4施工定位测量、符合记录、地质勘探永久3.2.5施工技术准备，施工现场准备，设计变更、洽商记录，原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告，施工试验记录，施工记录30年3.2.6焊接试验记录、施工检验、探伤记录10年3.2.7隐蔽工程检查