中银国际采购管理办法(2013年版)[1].docx

中银国际采购管理办法（2013年版）第一章 总则第一条 为规范和加强中银国际控股有限公司及其全资附属公司、代表处的（以下统称“中银国际”）采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，合理降低采购成本，依据总行相关规章制度，制定本办法。第二条 本办法所称采购，是指以合同或协议方式有偿取得货物、工程和服务的行为。中银国际采购分为集中采购和日常采购。采购项目如单笔（单批）采购金额高于30万港元（或等值人民币、外币）为集中采购项目，由相关部门提出采购程序、方法建议和供应商评估结果，再由集中采购委员会最后审批。采购金额不超过30万港元（或等值人民币、外币）为日常采购项目，无需经集中采购委员会审批。对于初次采购金额未超过30万港元，但一年之内因后续需求变更等原因导致采购总金额超过30万港元的项目，应视作集中采购项目。对于经常性支出的采购项目，除非需求部门明确要求只需使用一段时间，否则至少以一年为起点计算项目采购金额。采购应遵循公平、公正、公开、竞争和效益的原则。第三条 中银国际采购实行“集中管理、分级负责、有效制衡、保障服务”的管理体制。集中管理，是指集中采购委员会负责统一和规范公司采购的制度和流程。分级负责，是指各部门根据权限和职责在采购实施及管理过程中各负其责。有效制衡，是指在采购的组织架构和流程设计中应体现不相容岗位分离、相互制约的内控原则。保障服务，是指采购工作应在依法合规的前提下，保证采购的质量、效率。第四条 以下事项不适用本办法：（一） 因自然灾害、意外事故、突发事件等不可预见因素实施的紧急采购任务；（二） 由政府定价或有关政策文件规定的税费、公共事业费用支出；涉及工程项目的土地出让金、拆迁补偿金等各类补偿性支出；（三） 公益、赞助及竞标项目；（四） 经总裁室集体批准的特殊采购任务。第二章 采购范围第五条 采购范围主要包括：资讯科技类：软硬件产品、系统和设备维护、项目或系统实施和推广等；工程类：房屋建筑（含营业用房、非营业用房）的购建、改建、扩建、租赁、装饰装修及其附属或配套设施（线路、管道、设备、材料）的购置和安装等；专业服务类：中介或外包服务（咨询、审计、律师、监理、广告代理、租赁等）；营销宣传类：营销宣传品、印刷及业务会议相关采购等；其他类：消耗品如办公用品、交通工具、其他服务项目支出等。第六条 资讯科技类由资讯科技部负责实施采购，工程类和其他类由办公室负责实施采购，专业服务类和营销宣传类由需求部门自行负责实施采购，如采购项目涉及跨部门，则有关部门之间应共同协商并一起组织实施采购。第七条 集中采购限额（含）以上的采购项目应通过集中采购委员会审批。集中采购限额，是指需要报请集中采购委员会审批的最低金额标准，最低限额为单笔（单批）30万港元（或等值人民币、外币）（经批准的特殊项目除外）。第八条 下列事项可不履行集中采购审批程序：（一）涉及公司重大保密事项的采购项目。（二）总行有明文规定，属中国银行集团业务范畴的项目，可不必经集中采购委员会审批，但须事先向集中采购委员会报备。（三）对于与中国银行集团有关机构的联动项目，可不必经集中采购委员会审批，但须事先向集中采购委员会报备。（四）中银国际租用（续租）中国银行海内外分支机构的办公大楼（或拥有的物业），可不必经集中采购委员会审批，但须事先向集中采购委员会报备。（五）对于总行统一安排的采购项目，可不必经集中采购委员会审批，但须事先向集中采购委员会报备。（六）对于配合政府、监管机构和交易所要求进行采购并且对方指定单一供应商的，可不必经集中采购委员会审批，但须事先向集中采购委员会报备。（七）续约类项目拟采购的产品或服务明显属于独家供应的，可不必经集中采购委员会审批，但须事先向集中采购委员会报备。（八）明显属于独家供应的采购项目，如彭博、路透资讯终端标准化采购，可不必经集中采购委员会审批，但须事先向集中采购委员会报备。（九）其他特殊原因需要向集中采购委员会申请豁免审批的，采购部门应提交报告呈集中采购委员会审批，审批通过予以豁免的集中采购项目应事先向集中采购委员会报备。第九条 集中采购限额以下及本办法第八条所列的采购项目应实施日常采购。第三章 采购职责分工第十条 采购涉及的部门和组织主要包括采购部门、需求部门和集中采购委员会。如采购部门和需求部门为同一个部门，则该部门一并承担第十一条和第十二条的工作职责。第十一条 采购部门，是指负责统筹管理和组织实施采购工作的部门。其主要职责为：（一）汇总需求部门的采购计划，对计划的执行情况进行管理和监督；（二）负责采购项目立项，落实项目预算；（三）统筹采购需求，并对需求的合理性、完整性和规范性负责；（四）组织实施采购项目，参与采购合同的制定，监督采购合同的签订和履行，保证采购结果与合同的一致性；（五）对供应商进行选聘和管理；（六）落实集中采购委员会意见。第十二条 需求部门，是指根据本部门工作发展和职责权限，提出采购需求的部门。需求部门的主要职责为：（一）提出完整的采购需求；（二）向采购部门提交采购计划；（三）根据需要参与实施采购工作；（四）协助起草采购合同，履行合同义务；（五）按照合同内容做好验收工作；（六）协助采购部门对供应商进行选聘及管理。第十三条 集中采购委员会，是指审批集中采购项目的组织，其主要职责为：（一）负责制定和完善中银国际采购工作各项规章制度及内控措施，对采购工作进行指导、监督和检查。（二）审批集中采购项目之采购申请。第四章 采购方式第十四条 中银国际的采购方式主要包括：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源、协议供货等。第十五条 实施采购的部门应当在依法合规的前提下，兼顾采购效率和成本，可按采购项目的情况建议采用何种采购方式，由集中采购委员会审批。第十六条 对于集中采购金额超过100万港元以上（含）的项目，招标方式（可公开招标或邀请招标）和竞争性谈判为优先选择，未采用招标和竞争性谈判的应说明理由。对于集中采购金额超过1000万港元以上（含）的项目，应采用招标方式，因特殊情况未采用公开招标方式的应充分说明理由。第十七条 选择合理的采购方式。（一） 公开招标是指实施采购的部门或其委托的采购招标代理机构，通过发布招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。（二） 邀请招标是指实施采购的部门或其委托的采购招标代理机构以投标邀请书的方式邀请三家以上特定的供应商参加投标的采购方式。（三） 竞争性谈判是指实施采购的部门原则上邀请三家以上（含三家）的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。（四） 询价是指对两家以上（含两家）供应商的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。（五） 单一来源是指向唯一供应商直接谈判购买货物、工程或服务的采购方式。（六） 协议供货是指在协议有效期内向确定的供应商按照统一协商的价格（或优惠幅度）和服务条件采购的一种采购方式。第十八条 对于竞争性谈判、单一来源、询价、协议供货采购方式的选择应参照以下内容：（一）竞争性谈判：符合下列情形之一的，可采用竞争性谈判方式采购：1、招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成功的；2、技术复杂或者性质特殊的；3、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4、不能事先计算出价格总额的。（二）单一来源：符合下列情形之一的，可采用单一来源方式：1、只能从唯一供应商处采购的；2、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的。（三）询价：同时符合下列条件的，可以采用询价方式：1、采购金额较小；2、产品规格标准统一；3、产品供应市场竞争充分；4、价格透明度高且变化幅度小。30万港元以下（或等值人民币、外币）之采购项目不需报价证明；30万港元及以上但不超过100万港元（或等值人民币、外币）的采购项目需要两个报价证明；高于100万港元之采购项目需要三个报价证明。对于单批由不同供应商提供产品或服务的采购，报价证明数量应依据每个供应商合计的项目金额来计算 举例如下。如果总的采购金额为180万港元，且由三类不同的供应商提供，其中拟向供应商A采购的项目金额合计为20万港元，拟向供应商B采购的项目金额合计为50万港元，拟向供应商C采购的项目金额合计为110万港元，则拟向供应商A采购的项目至少为一个报价证明，拟向供应商B采购的项目至少需两个报价证明，拟向供应商C采购的项目至少需三个报价证明。采购部门应综合考虑需求和报价，向集中采购委员会建议授予合同供应商，由集中采购委员会审批。（四）协议供货：1、同时具备下列条件的，可采用协议供货方式采购：（1）产品相对标准化、价格浮动不大、容易清算的产品；或型号单一，仅配置存在部分差异、优惠幅度变化不大的产品；（2）短时间内需要进行多次大宗采购；（3）拟选取的供货商具有良好的商业信誉和优质的服务能力。2、采用中国银行总行或中国银行（香港）有限公司供货单位，预计可有效降低采购成本而不会显著影响货品质量的。第五章 采购基本程序第十九条 中银国际采购的基本程序包括采购立项、采购实施、采购结果审批、采购结果通知和采购项目文件归档。具体的采购程序参考中银国际集中采购操作规程。第二十条 日常采购基本程序（一）采购部门统筹管理的日常采购项目应履行以下基本程序：1、采购实施采购部门负责采购实施，职责与履行集中采购基本程序时相同。2、采购结果审批采购部门应自行组织尽职调查和内部评审工作，履行相应的审批程序。3、采购项目文件归档采购项目文件由采购部门负责归档，采购项目档案应反映采购全过程。（二）对于未纳入集中采购委员会评审范围的采购项目或其他日常采购项目，可参照由采购部门统筹管理的日常采购项目基本程序或中银国际相关规定组织实施。第六章 采购合同管理第二十一条 合同的签署采购部门原则上应在接到采购结果之日起三十日内，按照采购结果确定的内容与供应商签订采购合同。第二十二条 合同的履行（一）需求部门及采购部门负责按职责分工履行合同中规定的义务，采购部门跟进监督供应商的合同履行情况。（二）采购部门应密切关注交易对手风险，如出现供应商破产等突发事件时，采购部门应立刻报告集中采购委员会，委员会主席视情况召开会议或以其它方式决定处理意见。（三）采购部门应密切关注产品质量风险，合同履行过程中出现与合同实质性条款不符的重大变更时，采购部门必须立刻报告集中采购委员会，委员会主席视情况召开会议或其它方式决定处理意见。（四）采购部门应密切关注合同中潜在的或隐藏的费用负担，并对合同所有可能产生的费用有清醒的认识。（五）采购部门应按集中采购委员会秘书的要求及时反馈供应商的履约情况。第二十三条 采购部门负责对合同履约情况进行定期或不定期检查，并督促相关部门按时完成合同履约工作。第七章 选型入围管理第二十四条 选型入围，是指对一种货物或服务的多个品牌或多个潜在供应商进行筛选，最终确定适量供应商作为既定时间内产品或服务采购项目的入围供应商。第二十五条 选型入围应本着竞争择优的原则实施。第二十六条 纳入总行选型范围的货物或服务，由总行集中采购中心组织选型。经有关职能委员会审批后，中银国际可直接采用中国银行总行和中国银行（香港）有限公司选型入围的供应商。采购部门可以根据业务需要，组织实施选型入围工作。第八章 供应商管理第二十七条 供应商是指符合中银国际相关准入条件，具备按要求提供产品或服务能力的单位或个人。第二十八条 供应商管理内容主要包括供应商的准入、分类、评价、退出及其它日常管理工作。第二十九条 资讯科技供应商管理监督检查由资讯科技工作委员会负责，相关事项报备集中采购委员会。第三十条 采购部门应建立其相关采购的供应商管理机制。资讯科技部、办公室等频繁实施采购的部门应建立供应商管理规章制度，并报备集中采购委员会（资讯科技类），或报集中采购委员会审批（其他类别）。第九章 业务外包管理第三十一条 业务外包，是指中银国际委托供应商持续处理应由中银国际现在或将来承担的业务和经营管理活动。供应商可为独立的第三方，也可为与中银国际存在关联关系的机构。第三十二条 采购部门负责根据中银国际相关外包管理规定判断采购项目是否属于业务外包，对业务外包项目可行性、必要性以及风险评估的综合论证，并依据风险评估结果，制定相应的风险控制措施以规避或缓释风险。第三十三条 业务外包不得影响中银国际向监管部门履行相关义务，不得妨碍或削弱其有效监管该项业务（或经营管理活动）的能力。业务外包不得影响中银国际向客户履行相关的服务义务。第十章 质疑处理第三十四条 质疑，是指参加中银国际采购活动的供应商和其他利害关系人认为采购文件、采购过程、采购结果使自己的合法权益受到损害，依法向中银国际或接受中银国际委托的招标代理机构提出疑问、主张权利的行为。提出质疑的供应商和其他利害关系人称为质疑人。第三十五条 质疑处理遵循“谁采购、谁管理、谁负责”的原则，原则上由实施采购的部门牵头，法律合规部以及其它相关部门共同负责。第三十六条 质疑处理分为受理、调查和处理三个阶段。第三十七条 实施采购的部门收到质疑后，应根据相关情况做出是否受理的决定。第三十八条 实施采购的部门受理质疑后，应当调取、查阅有关文件，调查核实有关情况，出具处理意见。处理意见应事先向集中采购委员会报告。第三十九条 对于质疑处理结果，应根据质疑受理情况，向质疑人和相关部门、机构回复或通报。第四十条 实施采购的部门应妥善保存质疑调查核实的相关材料，建立专门档案进行管理。第十一章 采购信息管理第四十一条 采购信息主要包括反映项目进展、供应商及产品的相关信息、资料以及规范采购活动的法规、规章和其他规范性文件。第四十二条 采购部门负责维护采购信息，确保采购信息的真实性和准确性。第四十三条 采购部门、需求部门及其它相关部门负责配合集中采购委员会秘书提供相关采购信息。第十二章 监督管理第四十四条 实施采购的部门应建立健全内部控制和监督管理制度，防范采购过程中