原始维修档案填写规范.doc

原始维修档案填写规范（2006年修正版本）原始维修档案作为提供各类维修综合信息的重要历史记录，它包括接车单据、RO单据（即派工单）、配件出库单、结算单，以及首保类别单据、活动类别单据、特殊类别索赔需提供的照片。此次发布的原始维修档案填写规范（2006年修正版本），是在2005版基础上的修正版本，以指导各特约店能够保证该类单据为客户、特约店、北京现代三方提供真实、准确的凭证。接车环节填写规范：接车单据制作流程11客户入厂基本信息111客户入厂基本信息包括车主姓名、送车人姓名、车牌号、VIN号、行驶里程等。112客户入厂基本信息为特约店通过系统检索该用户信息提供了基本检索依据，同时行驶里程也是索赔单据提交时的重要数据，因此要求数据准确无误并真实。车辆行驶里程必须精确到个位数。12客户自我问题描述及填写要求121客户自我问题描述即客户对此次入厂维修的目的及车辆存在问题的记录。122此内容的记录必须包括客户的每一点要求及问题描述，应做到语句言简意赅。13初期诊断项目的确定及填写要求131初期诊断项目即RO单据中的初始项目。它是根据客户的要求及故障现象的描述向车间下达的原始检查方案。132除已经明确的批量维修项目、保养项目、免费活动项目、钣喷项目以外，初期诊断项目必须是对报修故障现象可能涉及的部位或总成的检查项目，前台业务人员无权在接车环节指定具体的维修内容及具体的更换配件信息。14接车内容用户确认141当客户入厂基本信息、客户自我问题描述记录及初期诊断项目制作完毕后，应得到用户的确认并签字。142接车人员对上述单据确认签字后，此流程结束，转入RO单据制作流程。RO单据前台制作流程151 前台业务人员根据接车单中的客户基本信息调阅客户基本档案，在系统内生成RO单据。152对于初次入厂客户，除上述基本信息外，还应准确记录用户的地址、联系电话、车型、颜色、发动机号、车辆销售日期等必要信息，为客户建立档案提供必要依据。153将接车单中的初期诊断项目登入RO单据中并打印。154前台业务人员核对RO单据后，将接车单一并交由车间相关人员。此流程结束，转入RO单据车间制作流程。车间施工环节的填写规范：RO单据车间制作流程16维修内容的填写161维修内容即对前台初期诊断项目的具体维修过程记录。162维修内容必须包括：对初期诊断项目涉及的部位或总成的检查方法、检查过程、检测数据、维修方案、维修依据及更换配件信息。163检测数据即用各类检测仪器对车辆检测时的综合数据及故障代码的记录。164最终维修方案确定后，车间应将接车单与RO单一并转入前台，由前台业务人员告知客户并得到用户确认签字，同时更新系统中RO单据记录的维修项目。165接车单与RO单由车间带回，并按最终维修方案开展维修工作。166最终维修方案不得随意修改或添加。当涉及到索赔项目时，只有与车辆安全性及排放问题相关的索赔项目才可以在最终维修方案确定后进行添加，所有的此类添加项目必须最终得到服务经理确认并签字；对于非索赔项目如需添加时，必须在征得户同意后，由用户在相应的添加项目后确认签字；对于特殊类别的批量索赔，可以用特殊标识在单据中进行记录。167如果此维修过程需事先获得北京现代PWA审批，必须在RO单中注明PWA批准编号。168对于喷漆钣金项目的施工内容必须注明准确的部位，对于需要进行索赔的喷漆、钣金项目必须留有照片。169对于更换前后风挡的维修应在施工前留有照片。1610对于仅涉及到相关部件维修、调整，不涉及配件更换的施工，需准确详实的记录全部维修过程。1611维修内容涉及TT工时的操作，必须要求在RO单据中记录维修开始时间及结束时间。1612当维修内容包含索赔项目时，需要对维修车辆的VIN号进行拓印，并粘贴在RO单据正面下部。（免费检测活动类需按活动具体要求完成拓号）（当途胜、MC因个别原因无法完成拓号时，执行售后支援科关于此问题的相关通知）1613对于首保、免费检测活动两类特殊的维修，相应的检查维修内容应填写在北京现代指定单据内，并且执行相关填写要求。17更换配件信息的填写171在RO单据中必须标注更换配件信息（当发生时）。172配件信息应至少包括准确的配件名称及更换数量。18索赔项目的判定181所有涉及到索赔的项目必须得到索赔人员确认。182索赔人员要对索赔项目逐一进行确认并最终在RO单据上签字。19当全部更换配件信息得到确认后，施工人员凭此RO单据到库房进行领料。配件出库单据制作流程：110库房在接到RO单据确认领用配件信息后，应及时办理出库手续，在系统中对应的RO单中登入领用配件信息并制作出库单。1101出库单应至少包含配件名称、配件编号、单价、领用数量、合计金额、发料人、领料人等必要信息。1102领料人员签字必须为手写签字。1103出库单据应至少一式2份，一份库房保存，一份交领料人带回车间。1104当出库发生错误时，应及时收回相应配件并更新出库单，在退库单据中应标注退库信息。1105当库房发现领用配件暂时缺货时，应第一时间联系订货，并在RO单据相应配件信息后由库房管理人员标注缺货字样及预期到货时间，并通知前台接待人员及时告知用户。RO单据车间竣工环节制作流程：111维修竣工确认1111当全部维修项目结束后，施工人员应在相应的维修项目后进行确认签字。1112检验人员应对全部维修项目及配件更换情况进行逐一确认，并在RO单据中规定位置确认签字。1113没有检验人员的签字视为非竣工车辆，该车辆不得出厂。112全部维修项目结束后，检验人员将接车单、RO单及出库单一并交给前台接待人员。此流程结束，转入结算单制作流程。结算环节的填写规范：结算单制作流程：113前台接待人员在接到车间转来的接车单、RO单据及出库单后为客户办理结算手续。1131前台接待人员应核对出库单与RO单据中配件信息的一致性，当发现不一致时，应第一时间核查此问题，并将系统配件信息更新为最终实际更换的配件信息。1132前台接待人员应核对索赔项目及索赔配件信息，将由索赔人员确认的项目在系统中进行索赔标注。1133前台接待人员应核对RO单中最终维修方案与系统RO单内容一致性。1134所有的最终维修方案涉及的维修项目均需制作结算单，不论是单独的一般维修项目、单独的索赔项目还是两种项目在维修时均发生时。一般维修项目及索赔项目应制作在同一结算单内，如由于系统原因不能制作在同一结算单时，索赔项目可以单独制作结算单，但不得分开保存。 1135结算单中应至少包含：客户基本信息、入厂时间、竣工时间、维修内容、维修内容工时及工时费用、更换配件名称、配件编号、单价、数量、配件金额、前台接待签字、收款人员签字、用户签字。1136结算单制作完毕后，应由客户对全部维修项目及配件更换信息进行确认并签字。如属于分别制作的一般项目结算单和索赔项目结算单，两份均需要用户确认签字。1137结算单应至少一式2份，用户保留一份，原始维修档案保留一份。索赔过程：1141至此全部维修过程结束，前台接待人员应将包含索赔项目的接车单据、RO单据、出库单、结算单一并交由索赔人员进行索赔申请工作。1142索赔人员应将DMS系统中的索赔单编号标注在RO单右上角。1143索赔申请提交后，全部单据一并交由原始维修档案保存管理人员归档。115特殊情况下对单据填写的要求：1151对于PDI维修及索赔，特约店可以省去RO单据前台接车环节及结算单环节。在RO单据客户签字处由服务经理签字确认竣工。1152对于外出救援的维修及索赔，可酌情省去RO单据前台接车环节，但应填写外出救援申请单，保留全部发生费用发票，并在RO单据中注明外出服务字样。1153对于因停电、网络中断、系统故障造成的电算系统无法使用的情况，各特约店应立刻启用手写单据填写方案，北京现代承认因上述原因造成的手写RO单据、出库单及结算单。此类单据各店不得进行后补，保存时必须保存上述手写单据并在单据明显位置标注原因。2原始维修档案的保存：21北京现代要求的原始维修档案包括接车单据、RO单据、出库单据、结算单据、首保检查单、免费活动检查单、外出服务申请单及相关照片。22原始维修档案按单车进行整理，一般维修项目单据、索赔维修项目单据或混合单据应一并保存，不得分置（免费活