技术文件管理规定.doc

质量管理体系作业文件 Q/ ZY-006-2011 技术文件管理规定201491发布 201491实施有限责任公司 发 布技术文件管理规定1 范围本文件规定了公司技术文件的种类、编写方法和使用规定及管理、归档要求等。本文件适用于公司在产品研制、生产等活动中对技术文件的管理。2 引用文件 图样管理规定 图样 技术文件签署与发送 更改管理规定3 术语和定义4 直发式文件直发式文件是不需填写发送单或文件工程指令，直接发送到各有关部门的一种文件类型，如更改单、技术单、协调单等。5 间发式文件间发式文件是需要填写发送单或文件工程指令发送的另一种文件类型，如各种技术报告、质量体系文件等。6 技术文件种类技术文件是指产品研制、生产中形成的各类文件和质量体系所控制的文件、管理类文件和其他资料。技术文件名称、代号及内容见表1。表1 技术文件名称、代号及内容序号名 称代号内 容1规定与制度GD针对标准化领域中需协调统一的管理事项1）所制定的一些规定及一些还不能制定成标准而阐述要求的文件。2技术条件JT针对产品及其组成部分和课题研究等编制的制造、安装、试验、验收、包装、保管、运输等方面的技术要求，和图样一起作为制造、验收、使用等的依据。3计算文件JS主要指强度和各种性能计算报告、计算方法、程序、计算任务书等。4试验文件SY针对结构动力、静力试验、系统模拟试验，以及新材料、新结构、新标准、新工艺等试验所编制的试验任务书、试验大纲、试验报告、试验件加工要求等。5测试文件CS对产品的振动频率、设备、仪器、仪表等进行测试所编写的文件。6说明性文件SM针对产品或课题有关设计方案、工作原理、结构概况、操作使用、维护及规范论证报告等的说明文件。7协作文件XZ一个单位委托另一个单位，或两个单位相互之间为完成某项科研技术任务或组织与供方就某项产品而共同签订，并对双方均有约束力的技术文件。如协作合同、委托任务书等。8协议文件XY由上级主管部门下达给下级几个单位共同完成某项任务，各承担单位就各自承担的内容和责任而共同签署的技术文件，如技术协议书。9协调文件XT各部门、专业或与外单位之间进行工作协调所编制的技术文件，如技术协调单。10技术报告JB针对产品研制、引进技术分析等所编写的各种管理报告、技术报告、技术总结等。试验报告、计算报告不用此代号，而分别属于试验文件、计算文件类。11汇总文件HZ指各种技术资料汇编、标准件清册、材料清册、成品清册等汇编性文件。12目录ML除产品各部件的图样分目录之外的所有各种目录类技术文件，如基础标准目录，关键件、重要件目录，材料、锻、铸、焊接件目录，标准件目录。13技术/服务通报NFB由技术部编制，针对出厂产品改装、排故等，发往使用单位的技术文件。 14技术单J处理不涉及图样、技术文件更改，对设计技术问题或针对个别批次产品作出特殊规定的技术文件。15发送更改单G用于发出、更改、换版和作废图样、技术文件的文件。16临时更改单/G用于对图样、技术文件作出不更改底图的临时性文件。17试制问题解决记录W只用于试制现场及时处理设计更改问题的临时性文件。18课题文件KT课题研究所编发的各种技术文件。19质量管理文件ZG在产品研制过程中进行质量管理所编发的作业文件。（列入公司标准代号的除外）20记录ZJL表明产品研制、生产、管理等取得的成果或所完成的各种活动的证据而编写的纪实文件。21技术鉴定文件JD针对产品型号研制和课题研究所作出的鉴定性文件，如鉴定证书等。22会议纪要JY产品研制或管理会议所形成的记录性文件。23技术经济论证JL对承担的产品研制或课题研究及其技改项目在开展前向上级或委托单位所作的技术经济论证。24评审文件PS对产品研制阶段性工作及其他有关工作项目进行评审所编发的文件。如对评审程序、评审要求、评审参加人员、评审结果及评审后续工作所发出的文件，不含被评审项目的技术文件。25规范GF阐述对设计、施工、制造、检验等技术事项所作的一系列统一要求的文件，是标准的一种。26科技、计划管理JG职能部门所编发的科研管理类文件，如计划、通知、指令等。27外场问题答复WD对产品使用过程中出现的问题，给予简单答复，不代替处理问题的正式文件。若对产品进行更改，需按有关规定和程序办理。28培训文件PX培训大纲、培训计划等文件。29附件报告FB4）文件的附件内容较多时，可自成体系，不宜在主报告中编写的内容，但又是主报告的一部分，如大量的试验或检测曲线数据等形成的文件。30工艺指令ZL针对产品加工要求所编发的指令性的文件。31生产工艺说明书YS对生产工艺进行说明的文件。32工艺规程YG工艺流程文件、卡片。33检验记录GJ产品检验记录，含工序间检验和产品最终检验。34更改申请单GS在更改实施前，提出更改意见由授权人批准的运行文件。35图样信息单TX5）用来描述图样的非几何附加信息内容。36企业标准Q/FJD编号、编写要求按ZG125-03执行。39其它技术文件QT上述未包括的其它文件。1管理事项：主要指生产经营管理中设计、生产、工艺、检验、采购等管理与实施技术标准有关的重复性事物和概念。2）该符号加于各类文件代号之前，如试验文件，代号为“SHSY”等。4)文件种类代号放于相应文件的尾注中，使用方法见表2。5） 其编号方法为在基本图号后加TX标识，如E02-0300-100TX。如果图号后有其他字母，则用 “”与其分隔。7 文件的编号8 基本编号9 基本编号形式 产品（工程）代号 顺序号 部门或专业代号文件代号（见表1）部门代号按ZG125-02文件规定执行。10 说明10.1.1.1 产品（工程）代号a) 产品代号一般用3个拼音字母或3个拼音字母和1串数字来表示。如NJ500代表载重500Kg的泥浆机；HGB代表航空用隔离变压器；b) 工程代号一般用4个到5个拼音字母来表示，前面2个到3个拼音字母表示工程的地名或单位名，后面2个拼音字母为GC，表示工程。如试飞院助航灯光系统工程用SFYGC来表示，银川灯光工程用YCGC来表示；c) 课题文件用课题代号代替；d) 通用的技术文件，产品（工程）代号不需注出。10.1.1.2 顺序号a) 顺序号由5位数组成，前2位为年号，后3位为顺序号，例如2009年第1份文件，顺序号为09001，依次类推；b) 技术单、发送单、更改单、技术协调单、试制问题解决记录、临时更改单等直发式技术文件，由主管部门统一编序；c) 质量管理文件，由质量部统一编序；d) 公司标准由公司技术部主管统一编序；e) 除上述外，其它间发式技术文件，均由公司技术部主管统一编序。11 几种技术文件特殊编号12 临时更改单的编号对于图样，按页作临时更改，对于技术文件，则按文件号作临时更改。其编号形式如下：a) 图样 （第页）-BX/G被更改的图样 该页图样被临时更改的次数编号及第页 临时更改单代号被更改的图样版次b) 技术文件 -BX/G 被更改的技 被临时更改的次数 术文件编号 临时更改单代号 被更改的文件版次示例1：当第一次临时更改NJ500-0448-0（第1页）发送版时，其临时更改单编号为：NJ500-0448-0（第1页）/G1；当第3次临时更改其第2版图样时，其编号为：NJ500-0448-0（第1页）-B2/G3；示例2：当第一次临时更改已两次换版的NJ500-JB00-0022时，其临时更改单的编号为：NJ500-JB00-0022-H2/G1。a) c) 一个编号的临时更改单，只能更改一个编号的一页图样或一份技术文件。13 试验文件编号b) 编号的基本形式为： SY / 顺序号试验任务书编号 试验文件附加代号（见表2）表2 试验文件种类及附加代号序号文件种类名称附加代号内容编号形式1试验任务书-SY-.1)2试验大纲/D任务书编号/D. 1)3试验报告/B任务书编号/B4试验总结分析报告/Z任务书编号/Z5试验件加工要求/JG对试验件加工、验收提出的要求任务书编号/JG6试验报告附件/FB仅用于试验数据、曲线、图、表等篇幅较多时任务书编号/FB7试验测试报告/C仅用于试验测试数据、曲线、图、表等篇幅较多时任务书编号/C8试验前检查报告/QJ1)开试前按试验要求检查所编写的报告任务书编号/QJ1)1)当一项试验需编写多份同类试验文件时，可在其编号后加“ ” 再加流水序号，序号从1开始（仅1份时序号不写）。14 课题文件的编号 KT课题代号 顺序号（各部门统一编序）部门或专业代号15 测试（绘）文件的编号 CS /测试任务书编号 顺序号 附加号（见表2 试验文件的附加代号）16 技术通报（服务通报）编号 NFB 顺序号（从01起） 年份 技术通报代号 型号（产品）代号17 对外（单位）产品技术协调单 XTFJD 顺序号型号（产品）代号 公司代号 部门或专业代号18 技术文件的成套性产品在不同的研制、生产阶段内，当具有满足该阶段设计、试验、制造、验收、保管、运输、使用和标准所必须的全部技术文件时，则称该阶段的技术文件具备了成套性。技术文件的成套性要求见表3。表3 技术文件的成套性要求序号名称方案论证（F）研 制 （Y）定型 （D）批生产(P)备注打样设计详细设计试制试验设计定型生产定型1规定与制度2上级下达的型号任务指示及请示批复文件3质量保证大纲4计算文件5试验文件6技术条件7更改文件8技术通报(服务通报)9协议文件10协作文件11说明性文件12协调文件13技术报告14全机图样总目录15全机文件总目录16随机资料目录17标准件选用目录18材料选用目录19成品清册20备件清册21标准件汇总清册22材料清册23关键件、重要件目录24特种检查目录25随机工具地面设备包装箱清册注： 1）“”需要； 2）“”不需要； 3）“”按情况定。19 技术文件的使用、格式及填写要求20 技术单技术单在规定的有效期内与图样、技术文件一起作为生产和验收的依据。其主要用途如下：a) 图样或技术文件已进行3类或3类以上更改，而已制品无法按更改后的图样返修时，使用技术单；b) 由于材料、成品等供应或技术问题引起的与原设计不一致时所作的临时变动，使用技术单处理；c) 对产品提出临时的技术要求；d) 产品返厂修理时，用技术单发出修理用图样；e) 作停产通知用：1) 临时性紧急停产通知，应在其上注明“待接到正式更改文件后，才可按更改后的图样继续生产”，此时应立即办理正式更改文件，并在其上注明“原发停产通知-J-停止生效，按更改单-G-（或临时更改单-/GX）更改后的图样-继续生产”；2) 停产用的技术单，主管人员应作为急件立即晒发。若为永久停产，则说明原因，并用发送更改单作废停产的图样；3) 停产通知须经生产部签署。f) 用技术单发出临时图；g) 技术单不能用来处理超差代料问题；h) 同一问题只能用一份技术单处理；技术单内容需更改、补充和作废时，用发送更改单办理，也可以重发新的技术单代替、作废旧的技术单，但不允许用技术单补充、更改技术单；i) 技术单除要明确规定有效期之外，还要填写“更改类别”；j) 技术单应以部为单位管理，汇总装订成册，产品设计定型以后，要保存备查。技术单的格式见“格式1”，续页见格式8，其中“顾客代表”签署栏按要求设定。21 技术协调通知单22 进行技术问题协调时，提出方应预先同被协调方讨论并统一意见后，整理好协调内容，填写技术协调单。23 当通知某些信息或提供技术数据，不需对方回答时，划掉“技术协调通知单”的“协调”二字，对方不需签字；24 按协调单位的多少，一式数份，除提出方留一份外，分别送有关协调方各一份。25 一份技术协调单只允许处理一个协调问题。26 公司内技术协调通知单的格式见格式2，与其他单位技术协调通知单的格式见格式2a。27 图样技术文件发送更改单图样技术文件发送更改单的格式见格式3，各栏填写要求如下：a) 编号栏（1）填写图样技术文件发送更改单的编号；b) 型别栏（2）填写型号代号，无型号代号时，填写“通用”；c) 图号栏（3）填写被发送（更改、换版、作废）的图样、技术文件的编号和页号；d) 更改次栏（4）按文内规定填写；e) 类别栏（5）按文内规定填写更改类别；f) 批次栏（6）填写适用的批次号；g) 更改内容栏（7）填写发送（更改、换版、作废）内容，并说明对已制品的处理意见，如：1) 按J技术单要求，从批到批已制品返修；2) 已制品报废时，即应明确出厂的、未出厂的已制品的处理情况；3) 控制使用（写明如何控制）；4) 无已制品；h) 更改原因及依据栏（8），填写更改、换版、作废的依据和原因；i) 合并临时更改单、试制问题解决记录时，将其编号填入发送更改单的图号栏（3）内，并在更改内容栏（7）说明合并和作废。填写示例见格式3a。28 临时更改单29 临时更改单的填写编号栏（1）填临时更改单的编号；（2）、（3）、（5）、（6）、（7）、（8）各栏的填写同格式3；工艺签署栏（10）更改涉及工艺时签署；顾客代表签署栏（11）按约定文件规定签署。格式及填写示例见格式4。30 临时更改单的接续a) 临时更改单分页编写，不允许超过5A4，后续每次更改，设计均应在首页上填写编号、日期并签署；续页也应按规定签署；b) 后续临时更改时，编号栏只填写本次临时更改的编号，“共页”处不填，并更改首页右上角的“共X页”处和编号；c) 临时更改单的首页必须用硫酸纸出底图；d) 当临时更改单超过5A4，使用时间超过一年或产品设计定型、鉴定时，应合并到被更改的图样、文件中。31 试制问题解决记录试制问题解决记录的格式见格式5，其填写方法如下：发文单位栏（1）填写发文单位的名称；发文日期栏（2）填写文件的发出日期；编号栏（3）填写试制问题解决记录的编号；图号栏（4）填写被更改图样或技术文件的编号；发给单位栏（5）填写该文件发给单位的名称；合并文件号栏（6）填写该试制问题解决记录的内容已并入的文件号；其余栏同格式4。32 更改申请单 当超出ZG125-03 规定的更改设计输入范围，填写更改申请单，经批准后，才可进行更改。1、2类更改申请单由技术部批准，当更改涉及不同专业或三类、三类以上问题时，由副总经理或总经理批准，见格式6。33 需技术部解答签署的技术文件34 询问单询问单是生产或质量部发出的用以处理非设计原因而造成的不符合图样、技术文件要求的技术问题的文件。如入厂原材料复验不合格以及对图样、技术文件等理解不清楚的问题需要解答等；询问单不能处理超差、代料问题，也不能处理设计更改问题。询问单由技术部直接解答并签字，本部门留一份。35 代料单代料单是生产部用来处理暂缺设计需要的材料而申请代料的文件。申请使用不合格材料，不属代料问题。系统性的代料，由公司统一处理；涉及具体零部件的代料，由生产部与技术部共同处理，设计签署分发单位，由生产部发出。36 其他a) 3类及3类以上问题的技术单、更改单、临时更改单、试制问题解决记录应提交技术部；b) 按本标准规定，公司标准主管在指定计算机上给出模板，模板的格式应与文件要求一致。37 技术文件标识38 阶段标识39 标识符号产品各阶段的标识符号用汉语拼音缩写表示，见表4。表4 标识符号阶段方案阶段研制阶段定型阶段批生产阶段通用1）标识FYDPT1）适用于产品的所有阶段40 标识的使用方法在封面上的打印形式如下： 阶段标识 黑色三角所指标识字母，即为该文件适用产品的阶段，并应与技术文件的名称和范围协调一致；41 不标识阶段标识的文件各种通用的管理文件、标准类文件、行政管理类文件等，不设阶段标识。如：质量手册、程序文件；直发式文件；不直接涉及产品研制的文件。42 密级标识文件如需标识密级，采用“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部”标识；文件如需标识保密期限，标识示例如下：机 密 15年 秘 密 6个月公司内技术文件一般不标注保密期限，解密日期按上级机关规定。共 页第 页西安四维电气有限责任公司技 术 单编号型别图号自 批起至 批止更改类别设计校对审核标准顾客代表批准发送单位：格式1 技术单首页格式共 页第 页西安四维电气有限责任公司技术协 调单编号发文：通 知型别设 计校 对审 核标 准批 准格式2 技术协调通知单公司 25 2号字 密级： 技术协调通知单 共 页 第 页1010申请单位申请单编号发往单位被更改文件编号 65 30 更改内容（更改的原因、必要性，更改后所涉及或受影响项目）：A4幅面 提出单位审批盖章上级机关或协调单位审批盖章88设计 年 月 日设计：批准： 年 月 日校对888审核标准批准 15 35 格式2a 与外单位技术协调通知单的格式共 页第 页西安四维电气有限责任公司图样技术文件发送单编号更改型别图 号更改版次类别批次更 改 内 容旧图处理更改原因及依据设 计校 对审 核标 准批 准顾客代表发送单位： 格式3 图样技术文件发送更改单格式共 页第 页西安四维电气有限责任公