外贸跟单注意事项.doc

外贸跟单注意事项1. 色差凡印刷与颜色需对照色卡，尽量集中一供应商印刷，注意要有耐黄测试。彩盒印刷制定同一间印刷厂,根据色卡给数据。不同材质的调色不一样,要注意2. 条形码每个条形码需有货号、合同号与品名；印出后电脑扫描；条形码不可用封箱胶遮住，且要贴在纸箱指定的位置；给验货部的条形码要DOUBLE CHECK，验货员与客人的条形码必须一致; 条码要用彩印机印,水墨纸会不平行。3. 白色材质的商品要做紫外线测试,耐黄测试4. 客人给了PO后,要立刻计算CBM,计算出20寸或40寸的柜是否装得下所有的货物.如发现短装或溢装要及时与客人联系沟通,确定是否加货或者按原数量进行装载.计算CBM的误差值控制在3%-5%之间. 应要求工厂尽快进行试箱,若结果与自己计算的CBM有较大出入,请尽快与客人联系.5. 装箱时注意问题:i. 混装的时候要预松位置 ii. 装箱尽量用长方形,避免用正方形 iii. 纸箱宽度不要超过60cm， 高度一般在宽度的1/2到1/3之间.重量不能超过20公斤,否则要贴警告标志 iv. 胶袋直径超过12公分的,要打气孔v. 某些商品要贴环保标志6. 常规包装无抛箱测试, 邮购盒包装的必须要进行抛箱测试7. 有些国家不允许使用泡泡袋进行包装,要改用纸袋8. 法国规定不能在产品中加防潮剂9. 注意商品的颜色,包装,功能性,安全性. 如喷粉中,要用高温粉,防脱落. 不锈钢产品要进行含镍测试, 产品是否有戒手问题.10. 出货前3个礼拜要给工厂包装资料,最好越早越好,因为有大部分工厂得到包装资料后才进行生产的. 11. 资料或者订单发送给工厂后,要用飞信+e mail+电话+传真询问工厂是否收到发送出的资料.并要求工厂给出完成的时间.在工厂交货前两日用电话进行提醒，若不能如期交货，要做好补救措施。12. 收到PI后, 出合同给工厂时要注意付款条款.注意定金和订金的区别。所谓定金，是指合同当事人为了确保合同的履行，依据法律规定或者当事人双方的约定，由当事人一方在合同订立时或者订立后履行前，按照合同标的额的一定比例（不超过20），预先给付对方当事人的金钱或其替代物。它是作为债权担保的一定数额的货币，它属于一种法律上的担保方式，目的在于促使债务人履行债务，保障债权人的债权得以实现。签合同时，对定金必需以书面形式进行约定，同时还应约定定金的数额和交付期限。给付定金一方如果不履行债务，无权要求另一方返还定金；接受定金的一方如果不履行债务，需向另一方双倍返还债务。债务人履行债务后，依照约定，定金应抵作价款或者收回。若工厂需30%定金，则在PI中注明20%为定金，另外10%为预付款。若违约，定金可翻倍返还。13. 跟单员要进行样板确认,最后给业务经理签字确认.最好尽快通过验货部问工厂拿确认板,并附上图片给验货人员和工厂.净重要DOUBLE CHECK14. 交货前10天要提醒验货人员去验货,查看中期进度.订单大的需要求工厂填写生产进度表,确保按时完成任务15. 当几间工厂同时做同一货品的不同配件时,要判断在哪间工厂拼柜.唛头要向上摆放；验货时要注意拼柜，验货员需有拼柜指引，切勿不可装错柜。装柜时要影相、留样。16. 装柜要求:唛头,商唛,数量,装柜指引,柜号,司机联络电话等资料要给验货部的同事.以防有装错柜的现象.要确认好自己的货是去哪个港口或货仓的,与柜号是否一致.自己以及负责船务的同事的电话要留给船公司.17. 装柜当日一定要将自己的电话号码留给工厂18. 当装柜后,有剩余货物时,一般按一下原则处理:a) ABC厂的货物若运去D厂装,先装ABC的货b) 彩盒优先,价值高的优先c) 客人指定除外19. 一般来说,比较少订单的工厂的货都会拉到较多订单的工厂处装柜20. 若要到公证行验货的,要求工厂提前交货21. 注意同工厂的关系.(1)不要让工厂知道把某些产品给其他工厂做了,在此情况下,要将前者的货拉到后者中装柜(2) 关注工厂的收款期限（准时交货准时付款）。22. 与工厂跟单员沟通期间,若遇问题,最好找其上级,不要胡乱说话,争吵23. 注意发传真时，不可发错。24. 所有合同必须给工厂会签，包括采购合同与外销合同。25. 若然生产样板确认得慢,最好尽快找工厂联系进度,若发现还未开始生产,要考虑是否要找其他工厂生产.26. 一般选择中行与交行做结算。27. 寄快递要标示清楚收件人和发件人的姓名,地址,联系电话,最好用封箱胶封起,同时要记下快递Number并立即告知收件人.在预计收到时间内联系收件人是否收到快递.28. 包装要求请尽早联系买家29. 工厂的交货期由以下几点决定:a) 是否赚钱b) 包装资料是否给得快c) 结算是否快d) 工艺成熟程度e) 沟通良好程度f) 及时礼貌地提醒对方交货30. 跟单人员应对自己所跟产品非常熟悉.31. 配件问题要了解清楚哪些工厂可以独立完成所有配件,哪些工厂只做一些配件,哪些配件由我司提供.32. 选择供应商时主要评估其质量、交货期及价格优势。33. 以下几点必须保密:a) 供应商资料b) 配件工厂资料c) 两工厂间做一样的货品34. 毛重与净重十分重要. 通往俄罗斯及土耳其的货品通常按重量计算.出箱时要过地磅,要与订单要求一致.35. 因关税与货物毛、净重相关，做装箱单时需过地磅；注意集装箱的最大承载量，了解所有尺寸的集装箱的体积,可承载重量.36. CBM短装溢装若事前无同客人沟通,会被客人罚款的.要注意!CBM的计算CBM与包装尺码相关；误差值为3%至5%。装箱宽度不大于60cm，高度大概为宽度的一半，重量不大于20kg。37. 常用警告标志若装箱重量大于20kg，则需有警告标志；胶袋直径超12公分的，需打孔；注意喷粉不可含铅，要用高温粉。38. 当短溢装发生时，要按照实际情况，与客人做好沟通。39. 跟单的总体流程：a) 文件交接b) 样板c) 货期d) 装箱e) 收钱f) 交单出订单：40. 收到客人PO后要出形式发票。要客人回签以确认成立41. 回签后，计算CBM。称毛重。计算CBM包括两个过程。首先系预算。得出结果后，若有多余空间要与客人沟通如何处理。第二阶段是样品出来后，要求工厂进行试箱，检查多次CBM计算结果有无出入。误差值要少于5%。42. 包装不能有松动，外箱与内盒间壁不能太大。凡是彩盒，要在上面封箱胶处加块纸皮（坑纸）作为开戒位。43. 计算出CBM，毛净重后才能出装箱资料44. 条形码记得要试扫描45. 在出装箱单给工厂前，一定要记得试箱。出采购合同：46. 筛选工厂：a) 货期b) 价格c) 质量d) 配合度和诚信47. 关于出合同的排序：货期迟的工厂要优先给合同。48. 若产品为我司产品，则可以选多个供应商49. 若产品为工厂产品，则要依据货期选择。50. 作为跟单员，不要跟工厂谈价钱，应交由业务经理51. 制单制作：可复制旧订单，进行修改52. 制单验货要求：a) 按期完成b) 质量把握c) 抽检53. 产品安全性，功能性第一。外观第二54. 包装箱的长宽高一定要小于肩膀宽。 重量不能超过20公斤55. 采购合同一定要回签，每星期都要跟进工厂进度56. 做陶瓷和树脂的用美金结算57. 出PI后，要有客人的回签。58. 制单，包装资料交验货部59. 报关注意细节。彩盒，零件不是自己定的，要写含彩盒，零件。60. 潮汕，阳江，湛江，河南这些工厂诚信度不高，发票多是假的。一般都跟他们以美元结算61. 所有订单都要验货部认为合格后才能装运62. 注意漏货，少货，装错货63. 装柜时要给一张清晰的装柜单工厂64. 拼柜通知单的格式：若A厂的货送到B厂TO：B厂，关于合同号XXX的装柜通知抄送：A厂正文：货品（数量） 几时几日与你的合同号一齐装货。请把货品放在一起若为我司提货送运，则：TO：A厂，关于合同号XXX的收货通知正文： 我司将于何月何日到贵厂提货。请届时与司机交接好。TO：B厂，关于合同号XXX的发货通知正文： 我司司机将于何月何日把货物放于贵厂仓库。请届时与司机交接好。65. 拼柜工厂筛选：a) 配合度b) 有没有做过送来的货c) 仓库管理66. 装柜事项：a) 优先装从别厂拉过来的货物b