商业发票填写规则.doc

商业发票（COMMERCIAL INVOICE）又称为发票，是出口贸易结算单据中最重要的单据之一，所有其他单据都应以它为中心来缮制。因此，在制单顺序上，往往首先缮制商业发票。商业发票是卖方对装运货物的全面情况（包括：品质、数量、价格，有时还有包装）详细列述的一种货款价目的清单。它常常是卖方陈述、申明、证明和提示某些事宜的书面文件；另外，商业发票也是作为进口国确定征收进口关税的基本资料。一般来说，发票无正副本之分。来证要求几份，制单时在此基础之上多制一份供议付行使用。如需正本，加打ORIGIN。不同发票的名称表示不同用途，要严格根据信用证的规定制作发票名称。一般发票都印有INVOICE字样，前面不加修饰语，如信用证规定用COMMERCIAL INVOICE、SHIPPING INVOICE、TRADE INVOICE或INVOICE，均可作商业发票理解。信用证如规定DETAILED INVOICE是指详细发票，则应加打DETAILED INVOICE字样，而且发票内容中的货物名称、规格、数量、单价、价格条件、总值等应一一详细列出。来证如要求CERTIFIED INVOICE证实发票，则发票名称为CERTIFIED INVOICE。同时，在发票内注明We hereby certify that the contents of invoice herein are true & correct。当然，发票下端通常印就的E. &. O. E.(有错当查)应去掉。来证如要求MANUFACTURES INVOICE厂商发票，则可在发票内加注We hereby certify that we are actual manufacturer of the goods invoice。同时，要用人民币表示国内市场价，此价应低于出口FOB价。此外，又有RECEIPT INVOICE(钱货两讫发票)、SAMPLE INVOICE(样品发票)、CONSIGNMENT INVOICE(寄售发票)等。出票人(Issuer)填写出票人(即出口商)的英文名称和地址，在信用证支付方式下，应与信用证受益人的名称和地址保持一致。一般来说，出票人名称和地址是相对固定的，因此有许多出口商在印刷空白发票时就印刷上这一内容。但当公司更名或搬迁后，应及时印刷新的发票，以免造成单证不符。当来证规定用公司新名称、地址时，采用新发票；而当来证规定用公司旧名称、地址时，应用旧发票。受票人(To)也称抬头人，此项必须与信用证中所规定的严格一致。多数情况下填写进口商的名称和地址，且应与信用证开证申请人的名称和地址一致。如信用证无规定，即将信用证的申请人或收货人的名称、地址填入此项。如信用证中无申请人名字则用汇票付款人。在其他支付方式下，可以按合同规定列入买方名址。发票号(No.)一般由出口企业自行编制。发票号码可以代表整套单据的号码，如出口报关单的申报单位编号、汇票的号码、托运单的号码、箱单及其他一系列同笔合同项下的单据编号都可用发票号码代替，因此发票号码尤其重要。有时，有些地区为使结汇不致混乱，也使用银行编制的统一编号。应注意的是，每一张发票的号码应与同一批货物的出口报关单的号码一致。发票日期(Date)在全套单据中，发票是签发日最早的单据。它只要不早于合同的签订日期，不迟于提单的签发日期即可。一般都是在信用证开证日期之后、信用证有效期之前。运输说明(Transport Details)填写运输工具或运输方式，一般还加上运输工具的名称；运输航线要严格与信用证一致。如果在中途转运，在信用证允许的条件下，应表示转运及其地点。如：From Shanghai to London on July 1, 2004, Thence Transshipped to Rotterdam By Vessel.（所有货物于2004年7月1日通过海运，从上海港运往伦敦港，中途在鹿特丹港口转船。）合同号(S/C No.)发票的出具都有买卖合同作为依据，但买卖合同不都以S/C为名称。有时出现order、P.O.、contract等。因此，当合同的名称不是S/C时，应将本项的名称修改后，再填写该合同的号码。信用证号(L/C No.)信用证方式下的发票需填列信用证号码，作为出具该发票的依据。若不是信用证方式付款，本项留空。支付条款(Term of Payment)填写支付方式，如：T/T、L/C、D/P、D/A。唛头及件数编号(Marks and numbers)唛头即运输标志，既要与实际货物一致，还应与提单一致，并符合信用证的规定。如信用证没有规定，可按买卖双方和厂商订的方案或由受益人自定。无唛头时，应注N/M或No Mark。如为裸装货，则注明NAKED或散装In Bulk。如来证规定唛头文字过长，用/将独立意思的文字彼此隔开，可以向下错行。即使无线相隔，也可酌情错开。件数有两种表示方法，一是直接写出 x x 件，二是在发票中记载诸如We hereby declare that the number of shipping marks on each packages is 110, but we actually shipped 10 cases of goods.(兹申明，每件货物的唛头号码是从110，实际装运货物为10箱。)之类的文句。货物描述、包装种类和件数(Number and kind of packages, description of goods)是发票的主要部分，包括商品的名称、规格、包装、数量、价格等内容。品名规格应该严格按照信用证的规定或描述填写。货物的数量应该与实际装运货物相符，同是符合信用证的要求，如信用证没有详细的规定，必要时可以按照合同注明货物数量，但不能与来证内容有抵触。根据UCP500规定，发票的商品名称不得使用统称，必须完全与信用证相符。有些国家开来的信用证中，商品名称以英语以外的第三国文字表述（如法文、德文、西班牙文等），则发票（包括其他单据）亦应严格按信用证以该文字照抄。尤其是法国来证，法国海关要求收货人进口清关时必须提供法文发票，因此应至少以法文注明商品名称。如：800 CARTONS (EIGHT HUNDRED CARTONS ONLY) OF CANNED SWEET CORN3060Gx6TINS/CTN数量(Quantity)货物的数量，与计量单位连用，如：PC。注意该数量和计量单位既要与实际装运货物情况一致，又要与信用证要求一致。单价(Unit Price)单价由四个部分组成：计价货币、计量单位、单位数额和价格术语。如果信用证有规定，应与信用证保持一致；若信用证没规定，则应与合同保持一致。本栏填写方法与合同中的相关内容相同，说明如下：1. 贸易术语：请填于上方空白栏中，填写格式为：FOB后加“启运港或出口国家名称；CFR或CIF加目的港或进口国家名称。2. 计价货币与单价金额：依双方约定填写。其中选择计价货币时需参考SimTrade中“淘金网”的银行页面的外汇币种与汇率。如：CIF Canada（或CIF Toronto）USD 18.75金额小计(Amount)列明币种及各项商品总金额（总金额单价数量）。除非信用证上另有规定，货物总值不能超过信用证金额。若信用证没规定，则应与合同保持一致。实际制单时，若来证要求在发票中扣除佣金，则必须扣除。折扣与佣金的处理方法相同。有时证内无扣除佣金规定，但金额正好是减佣后的金额，发票应显示减佣，否则发票金额超证。有时合同规定佣金，但来证金额内未扣除，而且证内也未提及佣金事宜，则发票不宜显示，待货款收回后另行汇给买方。另外，在CFR和CIF价格条件下，佣金一般应按扣除运费和保险费之后的FOB价计算。 SAY TOTAL以大写文字写明发票总金额，必须与数字表示的货物总金额一致。如：U.S.DOLLARS EIGHTY NINE THOUSAND SIX HUNDRED ONLY。特殊条款(Special terms)在相当多的信用证中，都出现要求在发票中证明某些事项的条款，譬如发票内容正确、真实、货物产地等证明，均应照信用证要求办理。签名(Signature