外贸英语邮件注意事项(必看).docx

外贸英语邮件注意事项（必看）外贸邮件的标题首当其冲，一个好的标题就是成功的一半。外贸邮件标题或者叫主题，是整封邮件的灵魂，一个好的标题会起到事半功倍的效果，特别是未与客户建立任何业务往来之前。那么，我们该如何来写外贸邮件标题呢？1)标题一定要简洁鲜明，尽量避免类似于推销信的主题。比如客户的询盘要求我们发电脑包的价格单，一般人会写成“Price list of laptop bag”。如果客户长期采购或者进口，他的邮件地址一定会被很多公司搜索到，每天会收到很多类似邮件。如果我们把标题改成“The/Your requiredprice list of laptop bag”，效果肯定要稍好。2)标题不要全部用大写，这样很容易进入垃圾邮箱。3)标题尽量不要出现标点符号。邮件正文。外贸邮件几乎体现了我们作为一个业务员的所有专业、技术水平，业务水平。甚至我们自己的性格，修养等等。所以要尽量严格要求自己，不断提升。1.针对性。请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。如果无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs”or“Dear Sir or Madam”。2.邮件正文字体大小，颜色要统一。且尽量使用国际上比较通用的字体。想要突出的重点部分可用粗体、斜体、鲜明颜色等标示出来。邮件不要全部用大写字母。不要为了显示个性，或者美观，选一些不常用字体。因为你无法判断客户是否也使用相同的操作系统或者软件，如果客户电脑无此字体，一般会乱码。3.邮件要简洁朴实，不需要华丽。几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的，千万别写两句，省掉一切能省的废话(不包括适当礼貌性用语)。邮件中尽量不要出现生僻的单词。4.少用第一人称，少用主动语态，多用被动语态，多用虚拟语气，目的是陈述事件，而不是一看到邮件就我/我们怎么怎么样。多用短句，少用长句，一句话最好只出现一个从句，尽量不要从句里面含着从句，英语毕竟不是我们的母语，句子太长，读起来不顺口，而且还容易产生歧义。尽量用“WE”，“OUR”而不是“I”, “MY”因为业务员代表的是公司，而不仅仅是个人。举个特殊的例子，比如我们要写“经与老板协商后做的决定”，“As discussed with my boss”，这样写在很多国家都不会有问题，但有些国家理解My boss是顶头上司的意思，而不一定是老板，客户会觉得这个决定是不是不靠谱，或者还有回旋余地。如果写成“As discussed with our boss.”，就不会有任何问题。5.语气不要过于生硬。比如我们经常催客户付款，“Did you make the payment?”，面对面，或者在电话中我们应该这样讲。但如果在邮件中，如果写成“When can we expect to get your payment?”这样不管有没有付，客户会比较好回答。6.用词。有些词尽量不要全篇都一样，比如“如果”，如果全篇都是“If”，影响不大，但读起来会有些生硬，可以用其它的，如“Whether”“In case”“Provided that”等。但有些词必须全部统一，比如说电脑内胆包，如果我们开始用了“Laptop sleeve”，在后面就不要再用像“Laptop cover”“Computer sleeve”等之类的。虽然意思一样，但有可能客户会觉得我们是不是再说两种不同的产品。7.如果客户的邮件长篇大论，问了很多问题，回复时最好直接在客户问的每个问题下面直接作答，字体和颜色要区分出来，因为这样客户看起来会非常方便。如果全部写在邮件上方，可能客户要一条一条先看下面问题，再看上面答复。8.精确。当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。9.外贸邮件不要写的过长。人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的right person，你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？10.公司介绍不要太多，最好一笔带过。客人一般不会有太大兴趣去看的。只有等他对你的产品，价格各方面都有兴趣，他才会要了解一下我们是什么样的公司，什么规模之类的。当然也有客户先要从公司基本信息了解开始，这样就越详细越好了。11.如果样板单或订单经过了很长时间的谈判，来往邮件也很多，尤其是前前后后改了很多细节，最后确认的时候，写一封总结邮件，详细列出所有细节。同样，与客户电话沟通或者面对面谈的东西先记下来，事后马上写一封总结邮件过去。千万别让客户自己写过来。这样既可以避免以后不必要的纠纷，也让客户觉得我们服务做得好。如一美国客户确认订单的时候写的，Here I would like to sum up the details of your order as below,1. Overall size is as per your sample.2. Color is from #11 in K38.3. Woven label and washing label are as per your sample.,4. No HS iron logo.5. A 2.75”X5” tag is as per your artwork.6. The strap comes off at 45 degree angel, and the length is 37.5”7. A poly bag with printing mentioned. Please correct me if any point wrong or missed.12.价格问题。客户一般会一轮一轮砍价，为自己争取最大利益。“It is too expensive”，或者“Your price is too high”很多客户会这样写。回复时不妨这样写，“I think thats a little expensive, but.” 先同意客户的观点，表示价格的确有那么一点点贵，但是。客户说too，我们说a little，这样一来，先同意客户的观点，气氛不会那么紧张。也留有谈判余地。就算以后再降价，也不至于降太多。然后等转折以后，再解释给客户听，我们的产品为什么要卖这个价钱，差别在哪里，优势在哪里。如果还嫌贵，可以在改动某些材料、配件等把价格降下来。也可以调整一些细节，比如延长出货期，改包装等等，要给客户一种现在的价格是作了改动才有的感觉。价格谈判的核心就是双方都能接受。当然这只是一个大概处理办法，很多情况可能要具体去分析。13.为了缩短样板或订单整个周期，在往来邮件中，主动帮客户去解决问题。有疑问的，尽量给不同建议让客户选择，而不是简简单单再问客户该如何处理。这样既可以节省时间，也让客户觉得我们专业，服务也好。14.邮件回复一般当天完成。如果当天无法回复，特别是老客户邮件，最好能给个反馈信息，什么时候能给予答复，比如“We are checking, and will get reply to you by.”。询盘最好能当天回复，尤其是在工作时间收到的询盘，如果即该回复，越快越好，客户一般会反馈。15.我们可能经常碰到无理的客户邮件写得很Aggressive,回复邮件时，我们最好保持我们的风度，显示出我们是来自大公司的高素质的销售人员。不管单成与不成，尽量去营造一个和谐的气氛。16.如果某个业务员与客户处于比较焦灼状态，可以让其它业务员，或者经理以上司或者老板名义暂时协调一下，能取得不错效果。17.邮件写完后一定要再花几分钟反复检查，是否有语法错误、拼写错误，是否有遗漏内容或者附件，甚至本身的一些人为错误，如价格，出货期等。18.平时多琢磨客人的邮件，尤其是那些写得比较好的。有意识去模仿他们的行文方式和遣词