非项目运营会议管理办法.doc

职能管理会议作业指引编号：XY-ZB-WI-012 版号：A/0 大理实力夏都置业有限公司编号：页码：第 1 页 共10页非项目运营会议编制滕薇日期2013年4月16日审核日期批准日期主责部门相关部门修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人第 12 页 共 12 页非项目运营会议编号：页码：第 12 页 共10页1. 目的 为确保公司管理目标的达成，对公司经营指标进行有效监控，充分提高非项目运营会议的效率，特制定本办法。2. 会议类别2.1 管理双周例会2.2 季度经营分析会2.3 年中总结会2.4 年终总结会2.5 管理人员述职会2.6 总经理座谈会2.7 非项目运营跨项目专题研讨会注：上述会议是根据不同目的作出的定义，实际操作中可将有的会议合并召开。3. 名词解释召集人：汇集议题，通知时间、地点和参会人员，审议议题相关资料是否能够达到沟通效果。会议纪要的整理和发布；主持人：对会议的成效负责，控制参会人员范围，控制会议时间，把控会议进度以及形成会议纪要。4. 会议指引4.1 上述会议是公司的指导性文件，对于很多会议议题、内容不作硬性要求，但对于成果在公司层面的处理有一定纪律要求；4.2 该指引的版本管理者为人力行政办，批准人为总经理；4.3 一个会议成功的关键在于：会议的准备、主持人的控制以及成果的处理；4.4 没有初稿、方案、预案的议题尽量不要放在例会的议程之内，只宜放在专题会中的“头脑风暴会”之中；4.5 若某种会议较多的时间总在通报某一信息，则宜将这类信息以电子版本的形式由专人整理定期向相关人员送达；4.6 在会上传达或者展示的信息如果较多，尽量采用PPT的形式；如果传递的信息很专业，或信息很复杂，且又需帮助别人建立场景意境感，则尽量辅以图纸、图表、图片等资料；4.7 应对某一类会议议题的上会资料给出定义、提出要求；4.8 主持人与召集人应谨慎界定参会人员、列席人员范围，尽量避免扩大会议；会议可以连续开，但并非全体人员都必须从头至尾参加，会议通知时召集人应给出预告；4.9 主持人对突发的占用太多时间的议题，应有权及时打断、中止；对一时难以决定的议题，应立即指定专人主持专题会议，且指定反馈时间，并由召集人担任跟踪检查者；10、各部门应对部门某一类会议的纪要定义出模版，给出明确要求；对会议纪要要求落实的事项，除非系统中指定有跟踪检查者，否则主持人应指定跟踪检查者，或召集人自动成为约定的跟踪检查者；11、会议纪要通常要在会后以纸质形式给每位参会人员（特殊情况除外），由召集人送主持人审批后生效（不再多人会签）；12、可以合并召开某些会议，例如将年中总结会与二季度经营分析会合并召开。会议内容管理双周例会会议目的1、实现有效管理，促进公司各部门之间的沟通与合作；2、提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度；3、重大事项的通报；4、除项目运营之外的企业问题研究决策；议题准备1、上一次管理双周例会决议追踪情况；2、如有较大或特殊性议题，由召集人、议题会议负责人通过OA发给参会人员（资料可以采用word/PPT/Project等形式）；召集人总经理或总经理授权人议题审批总经理会议内容1、管理双周例会的决议执行情况滚动追踪；2、部门建设与部门间的协调（包括：对部门内部管理方式及心得、需各部门配合解决的的事务等）；3、公司及各职能部门与外部公共关系的管理；4、人力资源问题（包括：各部门提出的人力资源需求和人力资源调配问题，并讨论解决方法）；5、非项目运营层面的和推荐给公司非项目运营层面的知识管理内容（知识管理内容包括：制度、流程、指引的创建、更新等；）6、例外管理（对公司或部门遇到的突发性，特殊事务的处理方式进行讨论，沉淀管理方法，减少例外发生）；7、传达公司的战略意图及重大决定；8、其他议题；会议时间每两周一次，通常2-3小时备注：可与月度经营分析会和季度指标评价及季度经营分析会合并召开主持人总经理或总经理授权人参会人员总经理、副总经理、各部门负责人；（经总经理批准可扩大到主管或其他临时列席人员）会议成果1、会议纪要（可包含决议、信息通报、对决议执行情况的滚动跟踪）；2、对内文件；3、非项目层面制度、流程、指引、模板的创建和更新；4、推荐给公司非项目知识管理体系的文件；会议成果处理成果整理人力行政部成果审批总经理送达范围参会人员增加送达所需审批总经理送达途径1、OA,邮件；2、OA；3、纸质，OA；4、OA，知识管理会议内容月度经营分析会会议目的通过每月对各部门计划的月度回顾与部署，保障公司整体的管理目标达成。议题准备1、人力行政部：追踪年度计划完成情况；2、各部门负责人：部门月度计划执行情况；召集人人力行政部议题审批总经理会议内容1、人力行政部汇报上月计划执行情况；2、下月计划明确；3、重点、难点问题讨论会议时间每月月初备注：可与双周管理例会及季度经营分析会合并召开主持人公司总经理参会人员公司总经理、副总经理、各部门负责人；（经总经理批准可扩大到主管或其他临时列席人员）会议成果1、 公司运营月报；2、 会议纪要：至少包括下月各部门的计划完成标准；重点、难点问题讨论结果会议成果处理成果整理人力行政部成果审批总经理送达范围参会人员增加送达所需审批总经理送达途径OA会议内容季度指标评价及季度经营分析会会议目的与公司经营管理有关的公司阶段性综合体检议题准备1、人力行政部：汇总各部门定量指标完成情况；2、项目管理办公室：汇总各部门项目计划执行情况，计划偏差预判；2、各部门负责人：部门季度计划执行情况，部门工作总结PPT召集人总经理或总经理授权人议题审批总经理会议内容1、对季度目标及经营计划的回顾；2、对异常数据的根本原因进行分析；3、作出改进计划；4、总结经验、积累知识；5、对季度定性指标进行评价；会议时间每个季度结束后10天左右，通常4-6小时；备注：可与3月，9月月度经营分析会合并召开主持人总经理参会人员总经理、副总经理、各部门负责人；（其他人可根据需要由总经理批准后可以参加）会议成果1、由人力行政部制定指导性模板2、会议纪要（可包含决议、信息通报、对决议执行情况的滚动跟踪、通报表扬、通报批评）；会议成果处理成果整理人力行政部成果审批总经理送达范围参会人员增加送达所需审批总经理送达途径OA 会议内容年中总结会会议目的1、 与公司经营管理有关的公司阶段性综合体检2、 业务信息分享议题准备1、人力行政部：半年度公司及部门指标完成情况；2、各部门负责人：部门半年度计划执行情况，部门工作总结PPT3、其它形式的资料召集人总经理或总经理授权人议题审批总经理会议内容1、公司、部门半年度目标完成情况回顾；2、各部门负责人进行半年度的工作总结；3、调整下半年经营目标及工作计划；4、重点、难点问题讨论（例如各部门协同配合的重点事项讨论）会议时间每年7月10日左右，通常4-6小时备注：可与二季度经营分析会合并召开主持人总经理参会人员总经理、副总经理、各部门负责人；（经总经理批准可扩大到主管或其他临时列席人员）会议成果1、由人力行政办制定指导性模板（含总的指标统计分析、改进计划、积累知识）2、会议纪要（可包含决议、信息通报、对决议执行情况的滚动跟踪、通报表扬、通报批评）；3、对于因外部环境、公司发展战略等客观情况发生改变时，进行的目标调整会议成果处理成果整理人力行政部成果审批总经理送达范围参会人员增加送达所需审批总经理送达途径OA会议内容年终总结会会议目的1、年度工作总结；2、战略部署；3、员工的节日（团队建设、激励士气）议题准备1、总经理综合总结、下一步战略部署PPT；2、其他形式的资料；3、奖品、奖金、证书等；召集人总经理议题审批总经理会议内容1、 总经理做年终工作总结；2、 表彰优秀团队及优秀个人，以及优秀事迹宣讲；3、 表彰年会节目演职人员；4、 集体合影备注：会议内容可根据公司管理要求增减会议时间公司年会结束后10天以内，1-2天主持人总经理参会人员公司全体员工会议成果1、获奖名单及事迹；2、照片；3、影视资料；4、光盘、文字等会议成果处理成果整理人力行政部成果审批总经理送达范围公司全体员工增加送达所需审批总经理送达途径OA 会议内容管理人员述职会议会议目的1、总结本年度各部门工作完成情况；2、对管理人员进行综合评议议题准备1、 人力行政部：述职评分标准2、 副总经理及各部门经理：述职演讲PPT召集人总经理或总经理授权人议题审批总经理会议内容1、 述职人员述职演讲2、回答述职评委提出的问题3、述职评委根据述职人员本年度工作情况进行打分会议时间每年年终主持人总经理参会人员总经理、副总经理、各部门经理、参与评议的员工会议成果奖励与惩罚会议成果处理成果整理人力行政部成果审批总经理送达范围公司全体员工增加送达所需审批总经理送达途径OA 会议内容总经理座谈会会议目的总经理与员工面对面沟通，以减少信息衰减，帮助员工理解企业文化，达成战略共识，更直观了解员工的工作状态，思想状态，增进感情，做到上下思想统一，营造良好的工作氛围议题准备1、如果是有主题的单向式沟通会，高层应有相关PPT或文件2、有主题的互动式沟通，应先将沟通主题告知参会员工；3、若是无主题的互动式沟通，应提前通知员工作出提问准备（在OA提交问题或会上提问）4、奖品备注：可从企业发展、公司管理、工作环境、劳动关系及薪酬、沟通及合作、员工切身利益议题召集人人力行政部议题审批总经理或总经理授权人会议内容1、总经理与员工的互动交流2、为最出色的二位发言人发放奖品会议时间每月中旬主持人总经理或总经理授权人参会人员根据沟通内容和目的以及会议对参会人员的要求由总经理和人力行政部确定会议成果将关键信息整理成书面文字资料或视频资料会议成果处理成果整理人力行政部成果审批总经理送达范围参会人员增加送达所需审批总经理送达途径OA会议内容非项目运营的跨项目专题研讨会会议目的各职能部门就