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文档简介

合同管理办法第一章 总则第一条为了实现依法治理企业,促进公司对外经济活动的开展,规范对外经济行为,防止不必要的经济损失,根据国家有关法律规定,特制定本管理办法。第二条合同作为明确合同双方权利和义务的依据,具有法律约束力,故凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的,应当签订合同。第三条订立合同,必须遵守国家的法律法规,贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。第四条 本办法所指的合同是指以下合同:买卖合同,共用电、水、气、热力合同,租赁合同,加工承揽合同建设工程合同,运输合同,技术合同,保管合同,仓储合同。第五条 除即时清结者外,合同均应采用书面形式,有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。第六条 公司合同统一归综合计划处管理,综合计划处合同管理职责范围:1. 制定修改合同管理办法;2. 审查本公司范围订立的合同,并对总经理负责;3. 参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼准备及善后工作;4. 做好合同保管、审核、监督合同执行及合同章管理工作;5.协助公司做好合同法宣传教育、培训活动;第七条 除公司总经理同意外,一律不得擅自对外单位或个人提供经济担保。第二章 合同的订立第八条与外界达成经济往来意向,经协商一致,应订立书面合同,公司所有需要签订合同的业务必须在业务正式运做前签订合同,业务运做实施中或事后补签的综合计划处一律不予办理。第九条订立合同前,必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况,无经营资格及资信的单位不得与之订立合同。第十条 合同承办人员职责范围:1. 收集、整理合同起草所需资料,包括对方资产、经营状况。2. 起草合同的基本要求:(1) 审查对方合同承办人是否具有签约资格;(2) 内容符合法律法规及有关政策规定;(3) 双方具有履约能力;(4) 没有超越企业经营范围及经办人授权范围;(5) 条款完整,文字准确,不得涂改,签约手续完备;(6) 草案交合同承办人的部门负责人初步审核;3. 凡须有关部门和机关批准、备案的合同,及时上报批准或备案。4. 督促合同的履行并切实执行。5. 向部门负责人通报履约情况。6. 参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼的准备及善后工作。第十一条合同一般包括当事人的名称或者姓名和住所,标的(指货物、劳务、工程项目等),数量和质量,价款或者酬金,履行的期限、地点、方式,违约责任、解决争议的方式等主要条款方可加盖合同章。合同可订立定金、抵押等担保条款,该条款必须经公司总经理同意后方可签订。(管理办法后附有合同必备条款详细说明)第十二条合同文本拟定完毕,凭合同审批单据按规定的流程经各业务部门、合同管理员、律师、分管领导等职能部门负责人(重要合同须经总经理)审核通过后加盖合同专用章方能生效。第十三条公司总经理对合同的订立具有最终决定权。第十四条流程中各审核意见签署于合同审批单据及一份合同正本上,合同审批单据作为合同审核过程中的记录和凭证由合同管理员在合同盖章后留存并及时归档。第十五条对外订立的合同,严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章,不提倡我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章。第十六条单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。第十七条合同草拟完毕经部门负责人审核后,应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记。第十八条非书面合同代用单也视作书面合同,统一予以编号。第十九条合同盖章后,合同正本一份及审批单一同转合同管理员处留存,对于对方未盖章的合同同样留一份合同给合同管理员,待对方盖章后再转正式合同,将留存的一份换走。第三章 合同的履行第二十条合同依法订立后,即具有法律效力,应当实际、全面地履行。第二十一条业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐,每一合同设一台帐,分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。第二十二条合同履约过程发生违约事项,应按合同条款规定处理;合同承办人应及时向公司分管领导汇报并通知律师,不得自行决定免罚。第二十三条财务部门依据合同履行收付款工作,对具有下列情形的业务,应当拒绝付款:1. 应当订立书面合同而未订立书面合同,且未采用非书面合同代用单的;2. 收款单位与合同对方当事人名称不一致的。第二十四条付款单位与合同对方当事人名称不一致的,财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。第二十五条在合同履行过程中,合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员、部门领导、分管领导签字认可,最后经总经理签字同意后,再转财务审核付款。第四章 合同的变更和解除第二十六条在合同签订和执行过程中任何部门或个人无权私自对已经进入签订程序或进入合同执行过程中的合同条款作任何改动,如的确需要对相关条款做调整的必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、律师等相关职能部门负责人和公司分管领导审核通过方可。第二十七条我方变更或解除合同的,应当通知对方在取得对方书面同意后参照订立合同时的审批程序办理,经审核后加盖合同专用章。第二十八条有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向部门负责人、分管领导汇报并通知律师。第二十九条律师协同经办人对合同变更、解除的正式文件、函电做出处理,以书面形式答复。第三十条变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求,挂号寄发或由对方签收,挂号或签收凭证作为合同组成部分交由合同管理员保管。第三十一条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本办法规定的管理范围。第三十二条合同变更后,合同编号不予改变。第三十三条合同订立后,在履行过程中,经办人员应及时掌握合同执行情况,对涉及合同履行中的变更、解除等重要事项应及时汇报并依据合同审批流程履行审批程序。第五章 合同资料的管理第三十四条合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料,对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度,以保证合同的完整性。第三十五条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证,有关人员应保守合同秘密,并及时按机密程度归档。第三十六条合同承办人在合同盖章后将合同正本一份及审批单交由合同管理员处保管。第三十七条各有关人员应妥善保管与合同有关的资料,包括有关的文书、图表、传真件以及合同审批单等。 第三十八条作废的合同应依合同审批流程履行手续,并将所有份数合同随附,最后由综合计划处归档。第三十九条有关合同订立、变更、解除等事宜签字、盖章,以合同审批单上的签字、盖章为准。第六章 其他第四十条业务、财务等部门应当根据所立合同台帐,按公司的要求,定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况,向主管领导汇报。第四十一条各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料(包括有关的文书、图表、传真件以及合同审批单等)按合同编号整理,由律师确认后交档案管理人员存档,不得随意处置、销毁、遗失。第七章 附则 第四十二条 本办法适用于鹏晖公司与合同有关的各部门。第四十三条 本办法解释权归公司综合计划处。第四十四条 本办法自下发之日起生效实施,原有制度(规定)如与本规定相抵触的以本规定为准。附: 合同审批程序1、合同承办人员负责拟定合同,并对包括数量,质量,价款,履行期限、地点、方式,违约责任,解决争议的方式在内的所有条款进行推敲,确保条款内容无疑义。2、部门负责人负责对本部门人员所拟定的合同进行复核,在部门内部对合同内容进行把关,并进行签批。3、属于转帐、顶帐等牵涉财务部门核对数据的,须报财务部门核实并签字,牵涉到其他部门的须经相关部门签字。4、经过部门负责人签批并经相关部门核实后的合同转合同管理员,合同管理员负责对合同进行编号,同时根据公司的计划、操作的可行性以及定价原则等进行把关登记并签字认可,然后由律师从法律的角度对合同条款进行审核并签字。5、各部门对合同中存在的问题提出书面修改意见(写在合同审批单上)业务部门按修改意见修改合同。6、通过多个部门的审核给分管领导提供最后的审批依据,经公司分管领导审批后方可盖章,盖章后的合同正本一份及合同审批单应立即交给合同管理员留存。对于对方未盖章的合同同样留一份合同给合同管理员,待对方盖章后再转正式合同,将留存的一份换走。7、借款合同、抵帐、担保合同、和有定金、抵押、质押条款的合同必须由总经理或常务副总经理签字批准。 8、涉外合同应当附有中文译本。附:合同当中必备的条款合同的内容由当事人约定,一般包括以下条款:当事人的名称或姓名和地址、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点、方式、违约责任、解决争议的方法。1. 当事人的名称或姓名和地址 当事人是合同的主体,属于企业、事业的当事人必须写明当事人名称、地址、法定代表人、电话、税号、帐号和开户银行等,属于自然人的必须有姓名和住所。当事人的资料必须准确清楚;业务部门、合同经办人必须确保当事人资料真实。2. 标的标的是合同成立的必要条件,合同标的包括:有形财产、无形财产、劳务、和工作成果等对于名称、型号、规格、品种、等级、花色等都要约定的准确、清楚,防止差错。特别是对不易确定的无形财产、劳务、工作成果等要尽可能地描述准确无误。订立合同时还应当注意各种方言及习惯称谓的差异,避免不必要的麻烦和纠纷。3. 数量对于有行财产,数量是单位个数、体积、面积、长度、容积、重量等的计量;对于无形财产,数量是个数、件数、字数以及使用范围等多种量度方法;对于劳务,数量为劳动量;对于工作成果,数量是工作量及工作成果。一般而言,合同数量要准确,选择使用共同接受的计量单位、计量方法和计量工具。根据不同情况,要求不同的精度,允许的尾差、磅差、超欠幅度、自然损耗等。4. 质量质量是指指标、技术要求,包括性能、效用、工艺等,一般以品种、型号、规格、等级等体现出来。国家有强制性标准规定的,必须执行规定的标准。有多种质量标准的,要约定其适用的标准。执行国家标准、行业标准必须写明标准号。一个标准中有多个等级的要明确等级。企业标准必须有书面文件。对于合同标的没有以上标准的又难以用书面确切描述的,应当封存样品,由合同双方共同封存,加盖公章或合同章,分别保管。要详细规定质量检验的方法、质量责任的期限和条件、对质量提出异议的条件与期限等。对于取样和检验,要在合同中约定由哪一方、在哪取样、样品的份数及保存,对于取样超过约定标准或国家标准的由哪一家鉴定机构鉴定(如北京矿冶研究院)5. 价款和报酬合同中要明确合同金额、计算标准,结算方式和程序。价格必须明确,要在价格上注明是否为含税价和税率。合同总金额明确的必须明确写明。金额要同时有大、小写,大小写相符。合同金额不能明确的要明确结算数量、计算方法和计算标准。对于运费、保险费、保管费、装卸费、保管费,过磅费以及其他一切可能支出的费用,由谁支付都要规定清楚。6. 履行期限、地点、方法履行期限为明确标的物的为标的物的交付时间,价款(或报酬的)支付时间;标的为劳务、完成工作的为履行完成时间。期限条款尽量明确、具体,或明确规定计算期限的方法。履行地点为合同当事人履行合同义务和对方当事人接受履行的地点。履行地点和履行时间是确定运输风险由谁承担依据。履行地点也是在发生纠纷后确定由哪一地方法院管辖的依据。7.违约责任违约责任是当事人履行合同不符合约定或法律规定应承当的责任。当事人可以在合同中约定定金(如我司作为买方时担心对方违约可以约定,如果我司可能违约最好不约定,另外定金数额不能超过总金额的百分之二十)、违约金、赔偿金以及赔偿金的计算方法等。8.解决争议的方法解决争议的途径有:一是协商解决(俗称私了),二是第三人调解,三是通过仲裁解决,该解决方式必须明确仲裁

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