如何使文章更加规范.doc

学习导航通过学习本课程，你将能够： 掌握数字的使用规范； 避免出现层级序数错误； 学会进行综合校对的方法； 掌握标点符号的使用规范。如何使文章更加规范一、数字使用规范在商务文书写作中，规范性要求首先表现在数字使用上。1.常见使用错误数字使用不规范有很多种表现：数字使用不明确例如，在“对于项目管理人才的需求每年都在增加”中，提到数量增加时应该加入确定数值以明确增幅，可以将其改为“对于项目管理人才的需求正在以每年20%的速度增加”。再例如，在“您的账款已经过期了”中，仅仅提到“账款过期”的事实对客户没有实际意义，应该明确具体的过期时间，可以将其改为“您的账款已经过期40天了”。缺乏比较基准例如，在“本月氯化钾的产量为300吨，增加了8%”中，缺乏产量增加的比较基准期，读者不明白相比何时增加了8%，因此可以将其改为“本月氯化钾产量为300吨，相比去年同期增加了8%”。数字使用不合逻辑例如，在“本公司大专文化程度的员工由过去的54%上升到78%，大本文化程度的员工由过去的29%上升到53%”中，公司人数的比例总和应该是100%，而增长后两类文化程度的员工比重之和却达到了131%，这是不合逻辑的。2.使用注意要点在商务文书中应用数字时，需要遵循以下使用规范和要求：真实准确商务文书具有正式性，因此使用数字的首要规范则是真实准确。在商务文书中，数字通常对实际工作具有极大的指导意义，因此援引的数字必须来自稳妥的出处，保证数字的真实性和准确性。分数之和与总数相等各分数之和应该与总数相等，否则就有弄虚作假的嫌疑，不符合事实与逻辑。因此“分数之和与总数相等”也是运用数字的基本要求之一。要点提示商务文书中数字的使用规范包括：真实准确；分数之和等于总数；统计口径一致；列举数字具有可比性；注意倍数关系；分清汉字数字与阿拉伯数字的适用场合。统计口径一致商务文书中援引数字的统计口径也是非常重要的，只有统计口径一致时才能进行数据对比，统计口径不一致的两组数字根本没有可比性。列举数字具有可比性列举数字如果表示对比关系，则必须标明作对比的标准数字。这时还需注意一点，根据我国公文写作法规规定，“以上”和“以下”都包含界限数字在内。注意倍数关系在商务文书中，数字之间的倍数关系反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等用词上，虽然只是一字之差，表达的意思可能完全不同。例如，“降低70%”与“降低了70%”表达的是同样的倍数关系，即由原来的100%降低为30%；而“降低70%”与“降低到70%”表达的则是不同的倍数关系，一个是降低为30%，一个是降低为70%。分清汉字数字与阿拉伯数字的使用场合商务文书写作中需要注意汉字数字与阿拉伯数字的适用场合，具体规定为：“商务文书中的数字，除成文日期、部分结构层次叙述以及在词组惯用语、缩略语和具有修辞色彩语句中作为词素的情况必须为汉字外，其它情况应当使用阿拉伯数字。”二、结构层次序数使用规范结构层次序数指的是商务文书中嵌套的分层编号，在这一方面，国家标准规范的具体要求如下：结构层次的第一层，其层次编号用“一”、“二”、“三”表示；结构层次的第二层，其层次编号用“（一）”、“（二）”、“（三）”表示；结构层次的第三层，其层次编号可以用阿拉伯数字表示；结构层次的第四层，其层次编号可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”表示。注意不要越级使用各个层次的编号。与此同时，国家标准规范要求商务文书的结构层次最好不要多于四级，避免复杂的逻辑关系给读者带来极大不便。三、计量单位使用规范在国家标准规范中，对计量单位也有明确的要求，详见表1所示：表1计量单位使用规范正确使用错误使用长度单位公里、千米、米、分米、厘米公分、尺功率单位千瓦、瓦马力质量单位千克、公斤、吨、克、毫克斤、两热能单位焦耳千卡体积单位升、毫升公升、立升面积单位公顷、平方米亩、平方丈四、综合校对注意事项在商务文书写作完成之后，还应该对其进行综合校对。在这个过程中，撰写者应该遵循的以下规范要求：1.做旁观者由于思维习惯问题，人们通常对自己撰写的文章感觉非常顺眼，这样的判断存在很大的主观性，容易出现偏差。因此，在综合校对过程中，撰写者应该将自己定位为一个旁观者，对文章进行冷处理和多次审视，以发现和纠正存在的问题。2.做朗读者商务文书的时间要求通常比较紧，但是也不能草草了事，这时就需要找到迅速找出错误的方法。因此，在综合校对过程中，撰写者可以扮演朗读者的角色，反复朗读自己的文章，通过声音刺激发现错误，并随时进行修改和完善。3.做求教者白居易是唐代著名的大诗人，他给作诗定下的标准是易懂，因此每写下一首诗都要交给隔壁阿婆过目，直到阿婆理解了才肯罢休。白居易将自己定位于求教者，反复向别人请求指教，诗词最终名流千古，在商务文书的综合校对阶段，撰写者也应该扮演这样的角色。五、标点符号使用规范标点符号会对文章意思产生重大影响，如果使用不当，很有可能造成理解偏差和歧义，因此撰写商务文书时要规范地使用标点符号。1.常见使用错误在日常文书写作中，经常会出现标点符号使用错误，例如：“严禁中外记者利用采访进行挑唆，煽动性宣传报道”；“一、二十字”，“二、三十年代”，“七、八十岁”；“经营项目有馄饨、饺子、面条等等”；“通过这件事我们深刻体会到：依靠群众、坚持调查研究的重要性”。以上句子和词组中分别出现了使用标点符号的不同类型错误，具体分析如下：第一句话中，“挑唆”和“煽动性”是宾语级别上的并列关系，两词之间应该使用顿号；三个词组中数字间都是顺畅连接的语气，而顿号代表语气停顿，所以应该删除顿号；第三句话中，省略号和“等等”表示的意义重复，应该二者选用其一；第四句话中，“深刻体会到”与后半句话是动宾关系，联系很紧密，不应该用冒号进行句内停顿。2.标点符号的种类标点符号分为点号和标号两大类：点号点号包括两种：第一，句末点号。例如，句号、问号和叹号等，表示停顿语气，并且通常放在句子最后。第二，句内点号。例如，逗号、顿号、分号和冒号等，表示句内停顿。标号标号包括九种：引号，可分为单引号和双引号；括号，可分为小括号、中括号和大括号三种；破折号；省略号；着重号，用于需要突出的内容下做出标记；连接号，用于连接两个同类词语，例如秦岭淮河；间隔号，通常用于西方人名之间，例如迈克尔乔丹；书名号，可分为单书名号和双书名号；专名号，即划在特点文学作品下的横线。3.使用注意要点反问句末尾符号关于在反问句的末尾是使用问号，还是使用感叹号，不同的人持有不同意见。我认为两种选择都可以，只是适用情况并不相同：在反问句中，表现特别强的语气时使用感叹号，表现一般强烈的语气时则使用问号。引号的用法在使用引号的时候，需要注意以下几种情况：强调非法规性文件时用引号而不用书名号，例如，准发省厅“关于人文韩大招生问题的通知”；特定称谓用引号，例如“渤海二号”钻井平台，“神舟六号”等；缩略语可以用引号，例如“农转非”；需要着重的论述对象用引号标识，例如，文章要“有物”，做事要“有序”。括号的用法括号可以表示文件的成熟程度，比如，标识政府文件是试行办法还是最终版本，市人民政府住房公积金管理办法（试行）。省略号的用法省略号表示的是省略引文、省略列举、说话断断续续的状态，需要特别注意的是，省略号不能与“等”以及“等等”一起使用。4.标点符号的点放位置关于标点符号的点放位置，撰写者需要注意以下几点：第一，点号可以放在文字末尾，不可以放在文字开头，换言之，点号要紧跟前面的文字，不能单独放在下一行；第二，标号中的引号、括号和书名号都由两半组成，前半个符号不能放在文字末尾，后半个符号不能放在文字开头；第三，标号中的省略号和破折号在文档中占两个字符，不能分开使用，即不能前一半在上一行文字末尾，后一半在下一行文字开头；第四，引文结尾处的句号和引号，引用语是独立整体则句号在先，反之则句号在后。补充知识：“等”与“等等”的用法在商务文书写作中，还应该特别注意词语的使用规范。其中，“等”和“等等”这两个词的用法尤其需要分辨清楚。1.表示列举未尽且后面再无其他词语的时