公文的格式规范(四号字).doc

公文的格式规范一、行政机关公文格式（一）用纸、排版及装订规则（1）公文采用A4型纸，幅面尺寸为：210mm297mm。（2）公文用纸天头（即上页边）37mm1mm；用纸订口（左白边）28mm1mm。版心尺寸156mm225mm（不含页码）。（3）公文的版心上边沿至发文机关标识的距离，除函为零之外，命令为20mm，请示、报告为80mm，其它为25mm。用以标注公文份数序号、秘密等级和紧急程度。（4）公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。正文中如遇空白处不能盖下印章时，应调整正文字距、行距，务使正文与印章同处一页，不能出现“此页无正文”字样。公文从左至右横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字。少数民族文字按其习惯书写、排版。（5）公文要双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。（6）公文应左侧装订，不掉页。封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm。（二）行政机关公文的文面格式新的国家行政机关公文格式（以下简称为公文格式）将公文划分为眉首、主体、版记3部分18个要素。分述如下：1、眉首部分即公文的版头部分，位于公文首页红色反线以上。（1）公文份数序号行政公文办法规定，绝密、机密级公文应标明份数序号。公文份数序号简称份号，即同一文件份数的顺序编号，其作用是便于登记、分发、核查和统计文件。序号用7位（不够7位时前面用0）阿拉伯数顶格标识在版心左上角第一行。（2）秘密等级和保密期限凡有保密要求的公文，应当在版心右上角第一行标明密级。秘密分绝密、机密、秘密三级。标识时用3号黑体字，顶格标在版心右上角第1行，两字间空1字（无保密期限情况下）。2001年1月发布的国务院办公厅关于实施具体问题的处理意见规定：“涉及国家秘密的公文应注明保密期限。”如公文需标明保密期限，应在密级程度和保密期限之间用“”隔开，而秘密等级的两字之间不空字距，如“秘密6个月”，“机密1年”，“绝密26年”等。特殊情况下，保密期限为长期的，可标为“绝密长期”。还有一种免标保密期限的，如“绝密”，则表示按该密级的最长保密期限处理（绝密30年、机密20年、秘密10年）。（3）紧急程度这是对公文送达时间的要求，分“特急”、“急件”，电报分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。顶格标在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级标在第1行，紧急程度则标在第2行。公文份数序号、秘密等级、保密期限与紧急程度视文件需要而标识。（4）发文机关标识发文机关标识又称文件名称，位于公文首页眉首中央，一般采用红色套印，所以正式公文俗称为“红头文件”。发文机关标识通常由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。如国务院文件，上海市政府文件等，主要用于发布方针、政策和重要的工作部署、批转下级机关的重要来文，以及转发上级机关的公文等。用小标宋体，字号以醒目、美观为原则，但应小于22mm15mm。发文机关标识另有其它三种标写方法：只写发文机关名称（全称或规范化简称）。如国务院办公厅，省政府等，主要用于通知重要事项、批复下级机关的请示、发布任免通知等。发文机关名称（全称或规范化简称）加文种名称。如中华人民共和国国务院令、国务院任免通知等，主要用于命（令）、任免通知、会议纪要等少数几个文种。有一些报告、请示和某些事务性公文、发函等，可在发文机关后面加上用圆括弧括起来的文种，如商业局（请示）、公司（函）等。如是联合行文，标识发文机关时应使主办机关名称在前，“文件”两字置于发文机关名称右侧，上下居中排列；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。（5）发文字号发文字号是一份公文特定的代号。联合行文时，只标明主办机关发文字号。如果是“命令”类公文，则按司令者任职期间发文的“流水号”为发文字号。发文字号用3号仿宋标注在发文机关标识正下方，空2行红色反线之上4mm处。在没有签发人标识时，居中排布；有签发人标识时，发文字号居左空1格，签发人居右空1字排布。它由发文机关代字、年份和序号三个要素组成。如“国办发20015号”、“沪府发20021号”等。机关代字应选用代表本机关名称特点的字构成，尽量简短，一般不超过五个字。可分为三个层次：第一层次是发文机关的代字，即文件是以什么机关的名义发出的，“国办”就是表示该文件以“国务院办公厅”的名义发出；第二层次是部门代字，如文件是由发文机关内部的某一部门主办的，则可以在机关代字后面加上部门代字，如“国办秘”就是表示该文件是“国务院办公厅秘书局”主办的；第三层次是文件类型或文种代字，如“国办发”就表示是国务院办公厅的普发性文件；“国办批”就表示是国务院办公厅的批复；“国办函”就表示是国务院办公厅的函件，等等。年份应标全称，不应简化，用阿拉伯数字书写，并用六角括号“”括入。序号是按年度统一编制的发文流水号，用阿拉伯数码标识，前面不加“第字”和虚位“0”字。（6）上行文签发人凡上报的公文，应当标注核准并签发文稿的机关负责人姓名，以示公文的具体责任者，即“签发人”，是该公文开始生效并对其负责的标志。新的公文处理办法规定，上行文应注明签发人、会签人姓名，其中“请示”应在附注中注明联系人姓名和电话。“签发人”三字用3号仿宋体，后标全角冒号，姓名用3号楷体，与发文字号并行居右空1字排布。联合发文时有多个签发人，则主办单位签发人的姓名标识于第一行，其他签发人姓名按发文机关顺序，从第二行起上下依次排列，同时下移发文字号，使之与最后一个签发人姓名处在同一行；红色反线也同时下移，与发文字号的间距仍保持4mm。签发人姓名可用铅印或打印，不必亲署。（7）红色反线发文字号与签发人之下4mm处印一条与版心等宽（即156mm）的红色反线。2、主体部分反映公文的主要内容，位于首页红色反线以下，末页主题词（不含）以上。（1）公文标题标题在红色反线下空2行，用2号小标宋体居中排布，可一行或多行；回行时，要词意完整（不要将双音节词或固定词组拆开；也不要将“的”字排在行首）、排列对称、间距适当。如果标题行数过多，可将标题上移1至2行，即减少与红色反线之间的空行或不空行，以保证正文在首页出现。标题应准确概括公文的主要内容并标明文种。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题有三种形式：一是完全式。由发文机关、事由、文种三部分构成。如国务院关于发布的通知。二是省略式。有三种情况。一是省略发文单位，一般用于单位内部行文，如关于同志任职的通知；二是省略事由，一般用于内容单一、正文较短，使人一目了然的发文，如中华人民共和国主席令；三是省略发文单位和事由，主要用于公布性公文，如公告、通告。三是附加式。即在文种前加附加语。如国务院批转发改委关于制止电站无序建设意见的紧急通知。发布性公文还要在标题下标明该文件通过的形式和日期，外加括号。可称之为“题注”。（2）主送机关。主送机关指公文的主要受理机关，也称受文机关或收文机关。应使用全称或者规范化简称、统称。主送机关置标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关后标全角冒号。公布性公文，如命令、通告、公告，以及会议通过的公文，可不标主送机关。主送机关称谓可有下列几种写法：单称或特称。用于向一个特定的机关行文。跨地区、跨单位行文，以及上行文的主送机关，应该写明单位全称，如“山东省人民政府”。只有在本地区、本单位，才可使用规范化的简称，如“省政府”、“市政府”。统称。用于发至下一级多个机关的行文。如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委”、“各直属机构”、“各人民团体”等。递降称。用于多级下行文，如“各市、区、县人民政府”。并称或转称。用于同时向两个以上的机关行文。如“党中央、国务院”、“财政局并报税务局”、“市政府并转报省政府”。（3）公文正文正文是公文表现主题的核心部分，一般包括导语、主体、结语三部分。具体写法将在各文种中详述。正文置主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文一般每面排22行，每行排28字，选用3号仿宋体字为宜。（4）附件说明附件是用来说明正文的文件，应视为主件正文内容的组成部分，它与公文主件具有同等效力。公文如有附件，应在主件正文之后注明附件的序号和名称。写法是在正文结束后，下空一行左空2字用3号仿宋体标识，如“附件：”；附件有两份或两份以上时，应用阿拉伯数码标明序号，如“附件：1.2.”（分行排列）；附件名称不用加书名号，后面也不加句号。公文如有附件，一般与主件分页印制，但应在主件正文之后注明附件的序号和名称。附件应与公文主件一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”二字，有序号时还应标识序号。凡是正文中写明上报、下发、批转、转发、转报、发布的文件，不必再在正文之下标明“附件”两字。附件视文件需要而标注。（5）成文日期成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后机关负责人签发的日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准；法律法规的公文，以批准日期为准；电报以发出日期为准。成文日期用3号仿宋，用汉字小字写“、一、二、三”。（6）印章发文机关在落款处不署名，只盖章。印章是表示发文单位对公文生效和确认无误的一种凭证，盖在年月日中间。公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，均应加盖印章。联合上报的公文，由主办单位盖印章；联合下发的公文，发文机关都应盖印章。盖章方法有如下几种：一是当单一机关发文时，印章应当端正盖在成文日期上方，做到上不压正文，下面骑年盖月，即端正、居中，下压成文日期年、月、日约4-7个字，印章一律用红色。落款处不署发文机关名，发文日期居版心右空4字位置；加盖印章应上距正文2mm-4mm，用红色印章。当印章下弧无文字时，用下套方式，下弧压成文日期上；当印章下弧有文字时，用中套方式，中心线压在成文日期上。二是当联合行文盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两印均压成文日期，互不相交或相切。两印相距不超过3mm。盖章的具体方式应当相同，即或都采用下套方式，或都采用中套方式。当印章下弧无文字时，用下套方式，下弧压成文日期上；当印章下弧有文字时，用中套方式，中心线压在成文日期上。三是当联合行文需盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文日期和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间 互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。（7）附注附注是需要说明的其他事项，包括文件限定的阅读和印发传达范围、公文使用的注意事项的说明及“请示”联系人姓名及电话的注明，如是否可以登报，翻印等，如“此件发至县级”，“此件不得翻印”等等。附注位于成文时间和印章下一行，左空2字，用圆括号括入。不应把附注理解为对公文内容作出的解释或注释。附注视文件需要而标注。3、版记部分即公文的文尾部分，位于公文末页下部。（1）主题词主题词是指能准确概括该公文主题的名词或名词性词组。现在执行的是1997年12月20日国务院办公厅秘书局的国务院公文主题词表，该表共15个区域词，57个类别词，1049个类属词（参照文后附录）。标注时，先标该公文的类别词，再标类属词，再标文种，三类组合即为该公文的主题词。公文处理方法规定，上行文应按上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体，居左顶格，后标全角冒号；词目用3号小标宋体，词目之间空1字，不加标点，词目一般3-5个，位于版记部分反线之上。（2）抄送抄送指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，使用全称或规范化简称。公文如有抄送，置主题词下一行；左空1字用3号仿宋标“抄送”，后标全角冒号；回行时应与冒号后的机关名对齐；机关名之间用逗号，最后一个机关名后用句号。抄送不可以是主送机关的上级机关，可以是主送机关的上级机关的办公室（厅）。可以是主送机关的平行机关或下级机关。如抄送的机关较多，在安排顺序上应当上级机关在前，不相隶属机关和下级机关在后。当主送机关太多，而使正文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至主题词之下，抄送之上，中间应加一条反线，以与抄送机关隔开。标识方法于抄送机关相同。（3）印发机关和印发日期印发机关是指具体负责印制公文的主管部门，一般是发文单位的办公厅（室）或文秘部门；印发日期指公文起印的日期。印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关时直接位于主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体。印发机关左空1字，日期右空1字，用阿拉伯数码标识，后加“印发”两字。公文如需翻印，还应当在“印发机关和印发时间”之下标识翻印机关的名称和翻印日期，其方法同上，但翻印日期后要标明“翻印”两字。（4）版记反线。版记各要素之下均加一条与版心等宽的反线，叫版记反线。“版记”各要素必须置于公文的最后一页的最后一行以上。下页边距离版记反线是35mm，但函是20 mm。二、党的公文的格式（一）党的公文的构成中国共产党机关公文处理条例（以下简称党的公文处理条例）第三章规定，党的公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印刷版记等17个要素组