信息化综合项目管理系统运行管理制度.doc

综合项目管理系统运行管理制度第一条 信息中心协调财务部、市场管理部、安全项目管理部及工程技术部对综合项目管理系统进行共同管理。第二条 综合项目管理系统各岗位人员的职责除有公司有特殊规定外，均按本制度执行。综合项目管理系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司目标考核体系。一、 责任部门、岗位及职责第三条 综合项目管理项目实施由常务副总经理任组长，分公司经理、各部门经理组成项目领导小组，对项目的实施负领导责任，通过调配和协调各项资源为系统实施成功提供保障。第四条公司综合项目管理系统分为市场经营管理、项目级项目管理（综合规划、进度管理、成本管理、合同管理、材料管理、周转材管理、技术质量管理、安全生产管理、竣工管理、风险管理、机械设备管理、劳动力管理、分包管理、资金管理）及企业级项目管理（综合项目核心管控、工程信息统计、用工管理、材料管理、周转材管理、机械管理、技术质量、资金管理、技术质量报表）等模块。根据系统职能的设置，对各模块责任部门及岗位进行界定，具体附表1：第五条 部门职责1、总部各部门职责：负责本部门责任模块的应用，制定责任模块业务管理流程，确认责任模块用户的权限，完善责任模块功能，编制信息编码，建立、更新和维护公司总部级系统基础数据，协调配合解决涉及多部门的工作，对各分公司进行责任模块应用的培训、指导、监督及考核；2、分公司各科室职责：负责本科室责任模块的应用，建立、更新和维护分公司级系统基础数据，收集、整理系统存在的功能性缺陷，为公司总部完善系统模块功能提供依据；组织对项目部进行综合项目管理系统应用的培训、指导、监督及考核；3、项目部职责：负责综合项目管理系统应用数据的收集、整理、录入和维护，对系统的使用情况进行自查、自纠，结合项目管理的实际，在应用中总结整理系统存在的功能性缺陷，提出完善系统功能的合理化建议；第六条 岗位职责：1、部门经理职责：各部门经理是本部门责任模块的负责人，负责联络综合项目管理系统管理员解决本模块数据输入人员提出的与系统有关的所有问题。各部门经理必须结合本部门情况，建立、更新和维护本模块运行所需的基础数据库，组织制定出本模块操作手册，说明本模块主要业务流程、操作步骤、操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。2、数据输入人员职责：数据输入人员按照专业工作岗位及赋予的权限负责相应责任模块数据的录入，具体如下：2.1项目级项目管理（1）市场经营管理模块：市场管理部组织对项目的招投标、合同商恰及签约进行管控与评审。分公司经营科收集录入项目的业主信息、项目招标信息，并将上述信息发起流程提交各级人员评审，对分包商、分供商信息进行管理；录入投标信息，发起流程供各级管理部门或人员评审；将开标信息录入系统，并将中标工程的合同提交公司评审。（2）综合规划模块：集团公司市场管理部、安全项目管理部及工程技术部和分公司经营科、安全项目管理科及技术质量科对项目的组织机构、项目的目标进行管控。项目部造价、安全及质量管理员参与项目工期、进度、经济、质量及安全指标的制定，并将相关信息上传系统。（3）合同管理模块：集团公司市场管理部和分公司经营科对项目的合同清单及执行进行过程管控。项目造价员建立合同基本信息、台账，编制录入合同清单，发起合同评审流程，对工程施工中的变更、索赔进行签证管理并建立合同变更信息，对合同执行过程中完成的工作量、合同支付进行登记并发起审批流程。（4）成本管理模块：集团公司市场管理部、财务部和分公司经营科、财务科对项目的成本控制情况进行管控。项本目造价员建立项目成本管理单元，根据设计、投标文件等编制预算，参与制定项目的目标成本、计划成本，同时将预算、目标及计划成本信息及时录入系统，进行项目成本分析并进行三算对比；（5）进度管理模块：集团公司安全项目管理部及分公司安全项目管理科对项目的进度执行情况进行管控。项目施工员建立由项目部制定的进度总计划、年度或月度期间计划，通过横道图进行网络进度计划显示，根据工程进展对期间实际进度时间进行登记维护和调整，并与进度计划对比分析，利用进度风险预警功能对进度实施控制。（6）技术质量管理模块：集团公司工程技术部和分公司技术质量科对项目的质量管理情况进行管控。项目质量员录入技术质量目标、质量策划或创优计划，组织质量过程监视测量活动，参加项目工程师组织的每周质量检查，并对检查中发现的问题组织整改，协助项目工程师对集团公司、分公司检查中发现的问题进行整改，将相关质量控制文件、检查与整改信息录入系统并发起汇报流程。（7）安全管理模块：集团公司安全项目管理部及分公司安全项目管理科对项目的安全管理情况进行管控。项目安全员录入项目安全管理目标、安全管理网络，参加对项目各类人员进行安全培训教育，组织项目实施过程中的安全监督及检查，对检查中发现的问题组织整改，协助项目安全负责人对集团公司、分公司检查中发现的问题进行整改，将相关安全控制文件、检查与整改信息录入系统并发起汇报流程，录入项目经理对项目管理人员的安全考核信息。（8）资金管理模块：集团公司财务部和分公司财务科对项目的资金收入、支出进行过程管控。项目会计编制期间收入、支出计划，对计划的平衡情况进行分析，提起借款申请和落实相应的还款，对资金支付发起支付申请，同时将上述事务的信息录入系统。（9）劳动力管理模块：集团公司市场管理部和分公司经营科对项目的劳动力使用进行过程管控。项目施工员根据进度计划编制录入劳动力总需求及阶段性的劳动力期间需求计划，录入班组及工人信息，计划录入劳动力的进退场等信息。（10）分包管理模块：集团公司市场管理部和分公司经营科对项目的分包情况进行过程管控。项目造价员建立分包合同信息及合同台账，发起合同审批流程，编制分包预结算，针对分包工程中的合同变更、索赔等进行签证录入，对对分包合同支付发起审批流程。（11）物资管理模块：集团公司市场管理部和分公司经营科对项目的合同清单及执行进行过程管控。项目材料员根据预算编制录入材料总需求计划，根据工程进度计划，编制录入材料月需求计划，建立材料采购合同台账及合同信息，参加材料进场的验收，与仓库保管员办理材料的入库、出库或调拨手续并定期进行库存材料的清点，办理报损或废旧材料处理手续，并将上述相关信息录入系统。（12）周转材管理模块：集团公司市场管理部和分公司经营科对项目周转材的使用进行过程管控。项目材料员根据预算结合工程实际编制周转材需求或租赁计划，建立租赁、自购合同台账及信息并发起租赁审批流程，同时对周转材的进、退场信息进行录入。（13）机械设备管理模块：集团公司安全项目管理部和分公司安全项目管理科对项目的设备使用进行过程管控。项目机管员根据施工组织计划编制设备需求计划，建立外租、自购设备及合同的台账信息，并发起相关审批流程，对设备的进、退场信息进行维护管理，对设备的维修、保养、检定等进行管理和信息录入。（14）竣工管理模块：集团公司工程技术部和分公司技术质量科对项目的合同清单及执行进行过程管控。项目资料员在施工过程中收集录入反映工程施工验收情况的资料，并对竣工资料进行分类管理，工程竣工后将资料实施归档。2.2企业级项目管理（1）周转材管理模块：集团或分公司经营业务员根据项目需求编制、录入周转材采购计划，录入采购合同台账及合同信息，与仓库保管员办理并录入周转材入库、出库、调拨、退场等手续及信息，对周转材的损耗信息予以确认。（2）机械管理模块：集团或分公司安全管理员根据项目需求编制、录入机械设备采购计划，录入采购合同台账及合同信息，对自购设备建立台账及相应信息，办理并录入设备调拨、退场等手续及信息，与仓库保管员办理并录入设备备件入库、出库手续，定期进行盘点并录入相关信息。（3）技术质量模块：集团或分公司技术质量管理人员将总部或分公司所获工法、专利、QC成果、新技术应用示范工程、科研成果及规范标准、论文等随时录入系统。2.3工程施工管理中的所有数据资料必须在发生的当天全部录入系统，数据资料的录入必须准确、真实、完整，必要时解答数据使用者提出的质疑；如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；2.4各岗位数据输入人员使用上层数据时，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决，直至数据正确。2.5 数据输入人员在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门经理和系统管理员解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。2.6各岗位数据输入人员要根据工程的进度或工作的变化等对原录入系统的数据进行维护和更新。3、数据审核（审批）人员职责：数据审核人员按照专业工作岗位负责相应责任模块数据的审核（审批），工程施工管理中的所有数据必须在录入系统的次日全部审核（审批）完成；对审核（审批）中发现的问题，必须及时与数据输入人员沟通，要求予以解答、澄清或纠正，直至数据正确。所有数据审核（审批）人员不得知错不报、将错就错，使错误扩散。4、系统管理员职责：系统管理员负责协调解决综合项目管理系统各模块运作过程中遇到的各种问题，为项目的实施提供技术支持和保障；负责系统权限分配；负责系统日常管理、维护和备份；负责解答其它用户按程序提交的技术性问题；协助其它部门主管制定各种方案、制度；协调公司内部资源，配合各部门经理推进系统实施；二、 系统维护管理第七条 系统管理员负责系统的管理维护。负责系统权限分配、系统日常管理、维护和备份，解答其它用户按程序提交的技术性问题，协助其它部门主管制定各种方案、制度，配合各部门主管推进系统实施；第八条 各责任部门及岗位人员有义务收集整理系统使用过程中发现的功能性缺陷，并对系统功能性缺陷制定科学合理的解决方案，交由系统开发商予以实施；对系统Bug，要及时联系系统开发商予以解决；第九条 在发生系统故障或突发事件发生时，各相关职能部门在收到系统管理员故障或突发事件通知后，必须组织本部门相关人员就有关事项做出安排，手工处理与系统有关数据单据，待系统恢复正常运行后将手工数据重新输入到系统；第十条 任何人员不得擅自对系统文件进行删除或修改，定期对系统进行病毒检查；综合项目管理系统所涉及到的相关部门对于业务流程中的不知道如何处理的突发事件，与其他部门业务衔接、沟通问题时，应及时反应给系统管理员；三、 用户权限维护第十一条 系统管理员负责综合项目管理系统用户权限的管理和维护； 第十二条 各部门、分公司及项目部新增用户、用户权限变更，应提出书面申请，经主管部门领导签认后，报系统管理员进行设置；各单位在进行人员调整时，调整人员在离开之前必须做好系统交接工作，并收回被调离人员原有的所有权限。第十三条 综合项目管理系统用户不能办理业务时，由本单位领导指定专人代理行使权限时，必须做好用户名、密码交接记录。指定代理人应按相应的岗位职责进行操作，用户返回岗位时，应及时将用户收回，并修改相应密码； 四、 系统运行记录第十四条 系统管理员要运行综合项目管理系统日志程序，记录下所有用户使用系统的情形，包括最近登录时间、使用的账号、进行的活动等。日志程序定期生成报表，通过对报表进行分析，了解掌握系统运行是否有异常现象。五、 安全措施第十五条 综合项目管理系统各岗位人员账号和密码进行管理是保证系统安全非常重要的措施，用户第一次登录系统后，必须修改个人的初始密码，密码的位数不得少于6位，且不得设置成自己的名字、出生日期等容易猜测的密码在使用过程中应不定期的修改个人密码，不得将用户名和密码借他人使用。第十六条 综合项目管理系统各岗位人员应保管好自己的帐号和密码，不能向任何人透露，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承担。第十七条 各部门的电脑要绝对禁止外来人员或本部门的无关人员使用，综合项目管理系统各岗位人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免账号被他人使用。第十八条 综合项目管理系统各级相关人员，均应严格遵守本制度各项规定。附表-1综合项目管理系统模块责任部门及岗位界定模块责任部门责任岗位（数据输入）责任岗位（数据审核）总部分公司项目部总部分公司项目部项目部分公司总部市场经营管理市场管理部经营科经营科科长总经、市场管理部经理项目级项目管理综合规划市场管理部安全项目部工程技术部经营科，安全项目科、技术质量科协助相关专业管理组造价员安全员技术员项目经理项目工程师经营科科长安全项目科长技术质量科长总经、市场管理部经理安全副总、安全项目部经理总工、工程技术部经理合同管理市场管理部经营科造价员项目经理经营科科长总经、市场管理部经理进度管理安全项目部安全项目科施工员项目经理项目工程师安全项目科长安全副总、安全项目部经理成本管理市场管理部经营科造价员项目经理经营科科长总经、市场管理部经理资金管理财务审计部财务科会计项目经理财务科科长总会、财务审计部经理分包管理市场管理部经营科造价员项目经理经营科科长总经、市场管理部经理劳动力管理市场管理部经营科施工员项目经理经营科科长总经、市场管理部经理质量管理工程技术部技术质量科质量员项目经理项目工程师技术质量科长总工、工程技术部经理材料管理市场管理部经营科材料员项目经理经营科科长总经、市场管理部经理周转材管理市场管理部经营科材料员项目经理经营科科长总经、市场管理部经理安全生产管理安全项目部安全项目科安全员项目经理安全项目科长安全副总、安全项目