档案分类编号规定.doc

档案分类编号规定一、总则为了科学地管理本公司的档案，使之便于查找利用，充分发挥档案的信息作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本规定。二、档案分类本公司档案按照各项业务活动中形成的文件材料内容，具体特征结合分类，本着保持档案材料有机联系和便于保管利用的原则，根据本公司的具体情况，特将公司全部档案分为八大类进行保管。序号名 称代号1合 同 类H2行政管理类G3会计档案类K4资 产 类Z5声 像 类S6荣誉证书类R7项目管理类X8图书管理类T三、档案编号方法本公司档案编号由企业代号，档案分类号，档案属类号、年代号及案卷顺序号五部分组成。公司代号与档案代号用“/”隔开，各级属类代号、年代号与案卷顺序号之间用“”隔开。“J&A”为公司代号，即为“深圳市姜峰室内设计有限公司”英文名称的缩写。档案保管期限的代号：永久卷用“A”表示；长期卷用“B”表示；短期卷用“C”表示，标在挡案袋的封面上。四、公司各类档案编号模式：1、合同类：J&A /HXXXXXXXX年代号案卷顺序号属类号合同类属类号分为：S设计类；T其他类。2、行政管理类：J&A /G XXXXXXXX案卷顺序号年代号 属类号行政管理类属类号分为：Z政务综合；R人事管理以及培训计划；H会议纪要、总结汇报； D档案信息管理。 3、会计档案类：J&A /KXXXXXXXX案卷顺序号年代号属类号会计档案类属类号分为：P凭证类；Z帐簿类；B报表类；H综合类。4、资 产 类：J&A /ZXXXX案卷顺序号 属类号 资产类属类号分为：D电器类；J家具类；S设备类。5、声 像 类：J&A /SXXXXXXXX案卷顺序号年代号属类号声像类属类号分为：L录象带类；Z照片类；P反转片类；G光盘类。6、荣誉证书类：J&A /RXXXX案卷顺序号 属类号 荣誉证书类属类号分为：Z证书类；B奖杯类。7、项目管理类：J&A /MXXXXXXXXXX案卷顺序号年代号 项目名称8、图书管理类：J&A /TXXXXX 编码 属类号 图书管理类属类号：建筑工具书JG；其他工具书QG；建筑书JH；美术书MS；购买杂志GZ；订杂志DZ。五、档案编号示例：J&A /H S 2006 026上述编号的文件是：深圳市姜峰室内设计有限公司2006年合同档案设计类第026号文件。附件一：归档范围及保管期限表名称属类号归 档 范 围保 管 期 限（H）合同类ST1、设计合同2、其它类合同永久长期（G）行政管理类（Z）政务综合1、筹建本公司的可行性报告，申请与政府批文。2、营业执照、资质证书3、公司验资报告4、公司的经营目标、长期规划以及总体发展规划。5、本公司董事会议（1）会议纪要、记录、重要的汇报材料。（2）一般性文件。6、本公司颁发的决定、决议、指示、条例、规定、通知、通报等。（1）重要的（2）一般的7、公司关于企业管理的各项规章制度，以及各职能部门的职责范围和岗位责任制。8、公司的设计部的各种工作流程、出图制度以及质量控制管理的相关规定。9、公司的财务的基本情况报表。（1）年度的；（2）季度和月份的。永久永久永久永久永久长期永久长期长期长期永久永久（H）会总议结纪汇要报1、本公司的各种工作计划、总结、报告。（1）年度或年度以上的。（2）季度、月份的。2、本公司各职能部门形成的工作计划、总结。3、公司会议形成的重要文件、记录。4、公司年度活动计划。长期长期或短期长期或短期长期长期（D）档案信息管理1、本公司概况，大事记及反映本公司重要活动的各种文件材料。2、本公司编印的简报。3、本公司档案管理各种规章制度和办法。4、本公司档案验收文件以及交接清单。5、档案目录、销毁清册、凭证。6、本公司财产、物资等的交接凭证、清册。永久长期永久永久长期长期名称属类号归 档 范 围保 管 期 限（R）人事管理培训计划1、本公司对职工任免、升级、调资、技术职称聘任的文件资料。2、本公司人事劳资方面的各项规章制度。3、本公司对职工奖励、处分的文件资料。4、本公司录用、转正、定级、调资的文件材料。5、本公司工资条例及标准。6、员工花名册。7、公司对先进个人的表彰和奖励的文件资料。8、员工教育培训计划、方案的有关材料。（1）重要的。（2）一般的。长期长期长期长期永久长期长期长期短期（K）会计档案类（P）会计凭证1、原始凭证、记帐凭证。2、银行存款对帐单、银行存款余额调节表。长期长期（Z）会计帐簿1、总分类帐、明细分类帐。2、银行日记帐、现金日记帐。3、固定资产明细帐、固定资产卡片。4、辅助帐簿。永久永久永久永久（B）会计报表1、年度财务报告。2、月、季、年财务报表及财务分析。3、公司内部各种统计报告永久或长期短期短期（H）会计综合类1、会计移交清册。2、会计档案保管清册。3、会计档案销毁清册。长期长期长期（Z）资产类家具（J）电器（D）设备（S）1、各种办公家具统计表。2、各种电器维修保养手册以及统计表。3、各种设备的维修保养手册以及统计表。永久永久永久（R）荣誉证书类证书（Z）奖杯（B）1、本公司荣获颁发的奖状和证书。2、登载本公司作品的报刊、杂志。3、各种奖品事物。永久长期永久名称属类号归 档 范 围保 管 期 限（S）声像档案类光盘（G）照片（Z）反转片 （P）录像带 （L）1、反映公司发展过程的录象带、照片、剪报。2、公司举办各种集体活动，文体活动的照片。3、公司召开重要会议的照片、录象带。4、领导及贵宾来本单位视察、参观时形成的照片、录象带等材料。5、外出开会参观、考察带回来的有查考保存价值的照片、录象带。6、公司获得的奖状、奖杯、奖品、奖章和证书的照片。7、公司职工教育、员工培训情况的照片、录象带。8、公司一般性会议形成的照片。9、各类工程实景照片、反转片以及光盘。永久永久永久永久永久永久永久长期长期（X）项目管理类（WL）往来函件1、 图文传真、联系函、各类通知以及会议纪要等。2、 设计变更、补疑、澄清。3、 招投标文件。4、 施工检查、图片以及对应图纸长期长期长期长期（FA）方案设计1、 方案设计图册。2、 效果图。长期长期（SG）施工图设计1、 施工图蓝图、硫酸图。2、 竣工图蓝图、硫酸图长期长期（DZ）电子文档1、 往来函件。2、 方案设计成果。3、 施工图设计成果。长期长期长期（T）图书管理类JGQGJHMSGZDZ1、 建筑工具书。2、 其他工具书。3、 建筑书。4、 美术书。5、 购买杂志。6、 订杂志。长期长期长期长期长期长期档案管理制度汇编一、档案管理制度二、档案分类编号规定三、归档范围及保管期限表四、档案分类一览表五、档案管理职责划分二OO六年十二月档案管理职责划分 一、行政总监档案管理职责划分：1、 设计合同原件归