关于报销和借款的管理规定.doc

关于报销和借款的管理规定济财规字【2009】第1号JHGZ-财-01一、报销的管理规定。1、收款收据只能作为收款证明，不能作为费用报销凭据。2、对于报销使用的发票必须是指经税务机关监制并填开项目齐全、内容真实、字迹和加盖印章清楚且非经税务机关通报作废的发票等。特别注意，必须如实填写开票日期和付款单位全称，不得以简称或其他文字、符号等代替。发票不得涂改，金额大小写必须一致且不得涂改。凡不符合规定的发票财务部一律不予报销。报销使用的发票为假发票的，财务人员有权利没收并销毁假发票。3、借款和报销要明确具体经办人，借款单和报销单要由经办人签字。借款和报销时应在财务部支票领用本、支票存根和记帐凭证上登记签字4、购买物资、支付加工费、汽油费、维修费、办公用品、低值易耗品等金额超过500元的必须持增值税专用发票报销。增值税专用发票自开出之日起90天内有效，发票过期由责任人承担无法抵扣的税款。不能取得增值税专用发票的必须提供书面说明，经本部门领导及财务部负责人签字同意后，报财务部备案。5、对报销单据连号五张及以上的，应单独附情况说明并由部门负责人签字。6、定额发票实际支出金额小于票面定额的，应在票据上注明实际支出金额，如出租车票等。报销出租车费应写明上下车地点。二、借款的管理规定1、所有资金支出必须有资金支出计划，财务部必须按资金计划支付，无计划或超计划项目一律不予办理。科研开发支出还必须提供项目立项资金审批表，财务部还必须在立项资金审批表规定的额度内支付。2、各部门每月25日前须向财务部报下个月的资金收支计划，特殊情况不得超过28号，到期未报财务部将视同该部门无下月资金收支计划处理。3、支付下列款项必须向财务部提供合同、协议或董事长批准文件：支付预付款、支付合作经费、购建固定资产、支付房租、支付展览会议费、印刷费、网络服务费、技术服务费、广告费、各类会费、科研部门支付采购款等。4、财务部对借款实行“前款不清，后款不借”的原则进行控制。借款报销期限：支票或电汇业务自借出之日起15日内；现金业务自借出之日起5日内；差旅费借款自返回公司之日起5日内必须到财务部报销。不能按时报销的，必须提供有正当理由的书面说明，经本部门领导及财务部负责人签字同意后，报财务部备案。无书面说明又不按时报销的，每笔借款罚款20元，并按借款金额以每日0.5%加收滞纳金，由财务部填制罚单从责任人工资中扣除。5、各部门人员的借款或报销单据，应先由部门各级主管领导签字审批（参照审批权限表），之后到财务部审查，财务审查通过后到出纳处审核报销。特殊事项必须有各级主管领导针对该事项的签字。6、各部门授权签字限额，需在财务部备案。如有改动，要及时到财务部更正，以确保单据的有效性。8、财务部开出的支票必须填写当天日期。当日支出现金超过2000元者，需提前一天向出纳人员申报数额。9、已确定收款单位的名称、金额的资金支出业务。（1）经办人必须在借款单或费用报销单上详细填写收款单位的全称，办理电汇业务还须正确填写收款单位开户行、帐号等信息。（3）出纳员必须按照单据上列明的收款单位全称和金额，将支票或汇款单填写完整，不得空项。（4）责任人支付已挂帐的应付帐款或合同约定的预付款项以及其他应付款，必须持收款人出具的收款收据办理付款手续，并交财务部作为入帐依据；如无收据可执申请办理付款手续。出纳员受理时必须将收款收据上的印章与借款单上注明的收款单位名称、金额进行核对，验证是否一致，对前后不一致的拒绝受理。对申请的要求：申请中注明收款单位名称、金额。申请中注明无法及时提供收款收据的原因。申请中注明收款收据能交到财务的日期。如申请中对以上几项要求中任意一项未满足，财务部将可拒绝支付；财务部付款后，如未按时将收款收据交回，财务部可拒绝支付提供申请的部门的其他款项。（5）合同规定的付款地与实际付款地必须一致，如不一致，应书面说明原因，并经有关领导批准，报财务部备案，否则财务部可以拒绝付款。三、采购发票报销的规定1、采购人员持发票到财务部报销必须带“采购合同复印件”、 “暂估入库单”，并且先由采购员将发票明细与“暂估入库单”和采购合同核对清楚。2、采购合同应有以下基本内容：供、需方单位名称、双方协商内容及要求、订货数量、单价及金额（均为含税额）、付款方式、付款时间、编号、签定时间、双方合同专用章或公章，其页面应清晰可辩，应为合法有效的正规合同，合同不得涂改，同时合同经过审计部审计并加盖“采购供应部审查专用章”，否则财务部不得办理。3、研发部门凡用于研发项目的所有物料均要办理入库手续，要求同上。金额（含税额）在500元以上的需带订货合同来报销。研发部门在办理出库手续填写单据时，必需填写研发项目编号。4、财务部收到发票后，认真核对合同、发票和暂估入库单列示的各项内容，三者列示的各项内容必须一致后才可办理报销手续，否则财务部不得办理。5、应付帐款没有挂账则应审核采购合同确定为预付款，按合同约定付款。若上次付款未报销，则财务部拒绝付款，并通知责任人在规定时间内必须报销。若拒绝报销，财务部可给予未报销金额10%的罚款。四、对运费发票的管理规定：凡是运输发票原则上都要开具“公路、内河货物运输业统一发票”，有记帐联和抵扣联，记帐联和发货单统一附在凭证后作为报销凭证，抵扣联报销时递交财务人员作为抵税凭证。“公路、内河货物运输业统一发票”，严格按照税法规定填写，注意内容有以下几点：1、 税控码区勿折，否则无法认证；2、 我公司不论是收货人还是发货人，一定要在纳税人识别号前加“+“；3、 必须是机打发票，手写无效；4、 在“运输项目及金额“栏内要将货物名称、数量、运价、里程、金额这几项全部填全，缺一不可，不能写”0“；5、 备注栏内一定要有发站和到站地名。业务人员收到的发票不符合以上五项内容中的任意一项，可拒绝收取发票，要求对方做废重开。否则，给公司造成的损失由相关业务员自己承担。五、承兑收付的规定1、收到承兑的部门，持交款单、承兑原件、承兑复印件（一份）到财务办理交款手续。2、支付承兑的部门，持借款单、财务背书后的承兑复印件、收款收据办理付款业务。六、各部门人员要严格按上述要求执行，对不符合规定的财务有权拒绝受理，给公司造成损失的责任人还要承担赔偿责任。七、财务人员既要“严格执法”，又要“热情服务”。由于审核不严造成公司损失的要承担赔偿责任。八、财务部对外办公时间：每工作日上午8001200