关于公司网购管理方案.docx

太行化工科技有限公司 太行化工科技有限公司 编制： 综合部 审核： 冯金柱 批准： 拟订日期： 2016年06月02日【网络采购流程】 草拟版太行化工科技有限公司网络采购管理流程（建议）第1章 总则第一条 目的接公司领导指示，即日起我公司所有计划网购的物品能从通过网络采购的，必须从网上采购。为充分利用网络优势，规范网络采购管理，以及时快速采购到质优价廉的物资，有效的降低采购成本，提高企业竞争力，完成公司既定经济目标，制定本管理办法。第二条 原则一、遵守国家法律、法规原则。二、公开、公平选择供应商原则。三、充分询价，广开渠道原则。四、快速及时，保质保量原则。第三条 名词释义一、网购：是指以网络媒体和网络技术为载体，通过大型、正规网络商城询价，采取网上交易的形式，在现实交易中完成采购的行为。二、网购平台：指基于互联网，为促成买卖双发交易而建立的平台。如淘宝、阿里巴巴、京东商城、天猫直营店、苏宁易购等。三、网购专员：指太行化工科技有限公司供应部专门负责网络采购的人员。如采购任务繁重，一人无法完成时，可增设（申购员）。四、申购员：是根据采购计划单在网络平台上搜索询价比对谈判，确定购买后将链接发送给网购专员。负责办理预支款、验收物资、报销等方面的工作。第四条 适用范围本办法适用于所有通过网络能够采购到的物品。第2章 网络采购范围办公用品、耗材、固定资产、五金、工具、劳保等一、低值易耗品。如U盘、鼠标、键盘等电脑配件；纸张、墨粉、墨盒、硒鼓等打复印物品；洗涤剂、檀香等清洁用品。二、办公用品。如：签字笔、计算器、电池、订书机、直尺、垃圾桶、剪刀等日常办公用品等物品。三、固定资产。如电脑、办公家具、打印机、复印机、电视机、水壶等。四、五金工具、电气、劳保等。如轴承、内丝等五金，老虎钳、螺丝刀、扳手等工具，电气配件，线手套、肥皂、口罩等劳保用品等物品。五、其他杂项。可以在网上以更优惠的价格采购的其他各类杂项物品。第三章 组织分工第一条 采购实施 公司供应部负责公司需网络采购物资的网络采购及采购账号管理。第二条 支付管理 公司财务部负责网络采购的款项支付、支付账号管理。第三条 监督考核公司财务部、综合部负责对网络采购进行监督考核。第4章 网络采购流程第一条 账号管理由公司财务部负责在网络购物平台上以企业实名申请注册一个买家账号，制定专门银行账户开通网上银行支付，办理企业网银USBKEY，在付款时使用。供应部在网络平台上申请一个网络采购账号，委派专人负责管理，并报公司财务部备案。第2条 申购审批申购需求部门根据物料需求状况、使用数量等要求，填写申购单。申购单应注明物料名称、规格、数量、及注意事项，经审批后统一交网购专员（或申购员）进行网络查询，实施采购。急需物品经常务副总批准直接至本地供应商处采购。网购平台搜索不到或网络最低价格仍比本地供应商报价高的的物品在采购计划单上签字注明转给负责本地采购的采购员，由本地采购员负责采购。第3条 网络采购实施一、询价比选网购专员根据申购单注明的网络物资需求，在网络平台上进行询价比选，具体原则如下： （一）网购物资1、网购物资（尤其有质保期的商品）必须注明生产日期。2、网购物资的供货方式、费用、时间；3、网购物资应提供合法、有效的发票。（二）网购供应商1、网络采购时选择信誉度在五钻（五星）以上、评分在4.8分以上的网络电商；2、采购量大的知名商品时，应优选直接生产厂商，以降低成本；3、做好网络供应商价格的信息统计工作，建立健全网络供应商数据库。网络采购时应优先在已建立的供应商信息库中挑选供应商，以提高采购效率，保证采购质量。二、采购实施（一）网购专员与供应商落实好网购物资相关条件后，使用网络采购账号通过网络平台发起采购。（二）网购专员根据购物所需钱款填写借款单，按借款流程进行借款审批。（三）借款审批完成后，网购专员进行正式购买，并在付款中选择“找人代付”，指定付款人为公司财务部的企业实名卖家账号。（四）公司财务部出纳收到审批过的“借款单”，即可登录“公司实名买家账号”进行付款。（五）购买物资到货后，网购专员验货无误后签字。然后在所购网站上“确认收货”。（六）完成网络采购后，按照公司货物验收、入库、报销等流程完成整个操作流程手续。（七）因商品质量问题退换货时，网购专员必须在验货时确定，并立即通知网购供应商问题原因，当天发给供应商（退换货所产生的运输费由网购供应商负责），若为退货，网购专员须当天登录购买网站账户，选择该项商品的“申请退款”，并通知公司财务部出纳；因我方原因造成换货，网购专员必须与采买需求人在验货时确定，并立即通知网购供应商问题原因，当天发还给网购供应商（换货所产生的运输费由我方负责）。第四条 网络采购合同一、网络采购中如采购金额在5万元以上或成套采购件数在10套以上的，物资在使用过程中有安全要求和售后服务等，需与网络供应商签订购销合同。二、双方在网络上进行沟通联系，商定好一切细节，以传真、电子邮件的方式签订合同，将正本的合同盖好章后邮寄给对方。同时必须保存聊天记录，作为以后合同条款谈判的证据。第五条 发票及付款一、在网络采购中，尽可能要求货到付款。二、在收货时看到发票并验真伪后才能进行付款，若发现无发票或假发票询问商家情况，要求申请延时付款或退货并将此网购供应商剔除“网购供应商信息库”。第六条 长期服务 尽可能寻找有全国联保的供应商或代理商，网络采购需售后服务物资时，应于供应商签订合同，明确责任。第七条 报销冲账网购专员持签字后的入库单据、发票或收据等有效凭证，按财务报销流程进行审批报销、冲账；采购前，临时预借的物资款，必须经领导签字批准方可借款；物资采购完毕，需及时报销手续冲销借款，超过2个月将缓发工资，待借款冲销办理完毕后，按财务流程办理补发工资。第5章 激励与处罚第一条 处罚一、供应部在每月27日前将本月、交至财务部，否则罚款200元。二、网络采购金额按每季度考核，要求网络采购金额要占物资采购总金额的15%（待定）。三、对于采购账号上的积分、返利供应部要严格管理。第二条 激励每年底，由财务部组织综合部及相关人员根据节约成本、网购比率、执行情况等进行综合考虑，评选出网购专项奖励。第6章 购物申请单1、 所有申购物品必须填写购物申请单，一切均以购物申请单为准，不接受口头指令或口述。2、 申