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财务工作办事程序及岗位职责 业务部门的财务工作是培训项目运行的重要组成部分，做好财务工作是对培训项目顺利开展的重要保障和有力支持。根据学院对业务中心财务工作的最新要求和二部财务平台的工作特点，对项目财务工作的流程和财务工作的岗位职责做如下说明：一、财务工作办事程序及工作周期按照目前学院对培训项目运行及核算的有关要求，每个项目都应有专门账号用以核算收支状况（包含无收入论坛类项目）。根据学院的规定，项目财务工作应遵循如下的程序。1设立财务帐号。根据已有的立项信息设立专门的财务帐号，用于项目收支的核算。此项工作需要项目负责人在项目开始前7-10个工作日向财务平台相应人员提交“项目账号设立申请表”（电子版），表中应填妥项目的基本信息，包括立项号、立项名称、开班及结业时间，财务平台应在收到后1-2个工作日内报送院财务办，办理相关手续。2办理学员餐卡借款。对于培训费用中含有学员30元/天以内标准的日常餐费的项目，需要提前办理学员餐卡，餐卡在教服中心的办理周期为2-3个工作日。财务人员需要根据项目负责人提供的学员名单（留财务备案）、餐费标准及餐卡种类（长期餐卡需包含工本费及押金共20元）办理借款手续。在经费使用上，根据学院对支出经费签字权限的要求需由相关领导签字，项目负责人应预留签字手续周转时间1-2个工作日。3确认收入及时入账。此项工作是后期项目运行和费用支付的基础，需项目负责人提前提供项目的相关资料（如委培协议，汇款底单，包含工作单位的学员名单等），收费标准、交费人数及收费方式（汇款、支票、现金、刷卡）财务平台应积极配合项目负责人合理安排收费及收入确认的有关工作，保证项目的顺利运行。4核对收入数据，保证顺利结业。收入按时入账是学员取得结业证书的必要条件，尤其是运行周期较短的委培项目。财务平台应主动配合项目负责人核对确认收入数据，收集交费相关资料（如汇款底单，现金交费凭证，未到账情况说明等），及时开出发票并入账。5课酬发放。在收入确认入账的前提下，项目结束后一周内项目负责人应提交经中心主任签字的教师课酬支取单，如有首次发放的教师需同时提供教师信息表（课酬通过北京银行或建设银行账号发放，可以发放到老师指定的账户，也可根据老师提供的本人身份证号新办存折）。财务平台在收到课酬支取单后3个工作日内完成部长签字及报表提交手续。按目前学院的课酬发放程序，每周一、三交校财务走账，项目负责人应注意校财务办理的周期，及时提交相关资料。6费用报销。根据学院目前的要求，原则上应在项目结束后的第二个自然月内完成项目的全部收支核算工作。据此要求，项目负责人在项目结束后应及时清理项目支出的各种票据，填写相应表格并交中心主任签字后交财务平台工作人员办理报销手续。为了准确核算各项目成本、利润，项目负责人应分别记录不同项目的收支情况，并及时提交到财务平台。对于个人垫付的教师餐费、午休房费等项目支出，无特殊情况财务平台在5-7个工作日内完成报销手续并将款项发放到垫付人员。7部门内及院内经费拨付。对于无收入及培训费未到账的项目（项目推广论坛、个别培训费后付的项目等），需项目负责人提前5-7个工作日提供各类经费使用额度，以便办理内部项目经费拨付手续，保障项目运行。院内教服垫付费用清单，会在项目结束后第二个月十五日下发到中心，请各位项目负责人及时核对确认，以便在每月的二十五日前交回教服办理付款；教管办当月的公共课费用清单及结业证书费用清单会在下月初提供，经项目负责人核对确认签字及中心主任签字后交财务平台进入下一程序。8其他日常经费报销。培训项目以外的日常经费报销，包括手机费、市内业务活动的车、餐费用、差旅费等。手机费每月15日前进行票据汇总，25日前报销完毕；其他日常支出的报销手续和工作周期与项目经费报销相同。二、财务岗位职责根据以上第一大项的财务工作程序，二部财务专员的工作职责如下：1将业务中心主任签字的项目财务账号设立申请单及时提交学院财务办，进行后续操作。2按承诺的工作周期办理项目运行所需的各项经费拨付及借款手续（相关项目人员应提交经中心主任签字的借款单，财务专员负责到校财务办理借款手续）。3根据项目负责人提供的学员名单和汇款底单，银行现金交费凭证及机打发票导入模板，及时将收入入账并为学员开具发票。4在符合学院财务工作规定的前提下，按时完成课酬代发及项目经费报销的各项工作。5整理教服、教管等院内职能部门的费用清单，发放到项目负责人并及时收回，提交。6按学院财务工作要求，与项目负责人配合，及时完成结业项目的财务结算工作。7按承诺的工作周期及时整理日常经费报销票据，完成各项日常报销工作。8根据中心主任的要求提供中心业务收支统计数据及图表。三、关于财务工作职责分工有关问题的说明1、关于收入确认及入账的有关事项A培训总收入超过十万元的委托项目，必须与委托单位签署合作协议，需向校财务室提供签署完毕的协议复印件方可入账。培训费的汇款单位应与协议一致，个人汇款应在协议中体现并在附言中注明发票付款单位。B社会招生项目无单一委托单位，在培训收入确认时需向校财务室提供与实际收费标准一致并已审批通过的立项表复印件。C凡是单位汇款，发票付款单位名称只能是汇款单位名称；财政集中支付的，应在附言中注明是某某单位的培训费或提供填有基层预算单位的支付授权证书。D凡是学员个人汇款或现金交费并分别开具发票的项目，项目负责人需向财务专员提供完整的学员名单并注明发票付款单位名称和汇款、交费金额；汇款的提供汇款底单；刷卡交费可在院内的校财务室完成，如需要到教室刷卡，财务专员可协助借用移动POS机，由项目人员完成刷卡操作；现金由项目人员带领到创新A座一层的中国银行缴纳后将交款凭证交财务专员。E由培训单位工作人员刷卡缴纳所有学员培训费的，需提供缴费人员与培训单位隶属关系的证明。F以支票方式缴费的，需支票到账后（一般不超过10个工作日）方可开具发票。G凡是需要给每位学员分别开具发票的项目，项目负责人应根据项目运行的周期及时确认发票付款单位名称并做好机打发票导入格式电子版，交给财务专员。H所有项目人员均可在学校信息门户网站查询汇款到账情况，查到信息可报给财务专员到财务室认款。（网址：/hkdzk/hkdzk.do）2、关于课酬发放的有关事项A对于首次授课的教师，课酬标准在学院规定额度内的，不需要申报（参见学院OA“培训项目管理流程”中的“首次教师课酬部门主任审批权限”）；对于需按高于标准额度发放课酬的，必须在教师授课前申报并获得批准，课程结束后方按批准的额度支付课酬。在提交首次课酬时，应附教师信息表（需有账户信息及联系方式），需办理存折的还需提供教师身份证正反面复印件。B课酬支取单的相关信息（教师姓名、授课时间、学时等）必须与提交给教学管理办公室的执行课表完全一致，有师资、课程内容及授课时间等变动时请提前向教管办报备。C除有特殊原因并征得授课教师同意之外，凡是合班上课（人数超过70人），需按标准课酬的1.2倍支付。在外地举办的大型活动，4学时授课可按8学时支付课酬，并按学院规定支付外地补贴。3、关于合作单位返款A合作开展的培训项目进行返款前，项目负责人需根据合作协议的规定填写返款卡片，包括返款说明、收费明细、返款协议，一次性返款和最后返款需提供协议原件。交中心主任审批签字后交财务专员审核并转交学院财务办履行各级审批及相关手续。B返款卡片及相关资料审批通过后，财务专员到校财务办理汇款或领取支票。一般情况下，应由合作单位先行提供合作费或培训费（具体内容应与协议完全一致）发票，如不能先行提供的，应根据实际情况限期交回发票办理报销手续。C如合作单位的汇款资料信息（户名，开户行，账号等）发生变化时，应按学院规定及时提供相关证明资料，以便更新汇款资料，正确汇款。4、各类借款、报销项目的办理A垫付餐卡的现金借款及培训费列支的餐卡借款单应由项目人员在学员到校前5-7个工作日提交经中心主任签字的用餐申请单及借款单，并附学员名单（应与最后结业人数相符），以便留出办理财务借款手续及教服购买餐卡（2-3个工作日）的时间，对于应由学员支付的垫付的餐卡费原则上应在学员到校后3个工作日之内归还；差旅费申请及现金借款单应在出发前3-5个工作日由出差人报中心主任审批后交财务专员办理相关借款手续。B各类考察项目的支出报销需附有效的合作协议、合作单位盖章的费用类别明细清单及正式发票。超出规定标准的考察活动，应在考察协议签署前报请主管院长批准。C差旅费的票据一般应在差旅结束后5个工作日内由出差人清理完毕并填写差旅费明细表，在10个工作日内完成报销手续，归还借款。D项目垫付费用及日常费用报销的工作周期一般为5-7个工作日，遇特殊事项则根据具体情况尽快办理。5、部分费用报销要求的说明A餐费报销应附招待用餐申请表；差旅费报销应附出差申请表及差旅费明细表；市内交通费报销应附短途出差报销单及出租车费报销申请明细表，以上各类申请及明细表均需经中心主任签字后提交给财务专员履行下一步的报销手续。B教师午休房费：应在费用发生当天开具发票，报销时在发票背面签字（两人）并注明教师的姓名。C学员用饮水或饮料：应在正规超市或商店购买，发票中应注明数量、单价。D学员用水果及食品：超市及农贸市场购买的水果，应在当时按明细种类开具发票或保留小票复印件。E各类学员拓展、考察活动的支出应附有相应的合作协议及加盖合作单位公章的支出明细清单；发票开具的项目应符合校财务处的要求。F超过1000元的单项费用支出，原则上应使用支票或校内转账。G所有项目支出费用借款或报销时必须附有相应的项目课程表。H如果出现其他不常见支出，为避免支付后报销时遇到障碍，请在业务发生前与财务专员沟通，确认支出及报销方式，财务专员不能确认时，由财务专员向财务管理部门咨询、确认后再做支付。财务工作相关表格及填表说明在以往的日常财务工作中，经常有同事反映不了解各种表格的填写方法。考虑到规范填报及即将启动的学院新办公系统的业务办理流程化需求，现将目前各位项目负责人日常需要填报的各类表格及详细填表说明列示如下，供大家参考。项 目 帐 号 设 立 申 请 表申请单位司法培训中心是否为发放课酬项目是说明:若此项目为发放课酬项目,请填写代发操作员明细表经 办 人陈静申 请 日 期2011年11月30日及 电 话62793912项 目 名 称立 项 编 号项 目 帐 号及开班起止日期注：根据实际需要填写：核算收支。设立项目号核算培训班收支情况用 途项目负责人李家强项目查询人徐婕部门负责人 年 月 日签 字财务管理办公室 年 月 日签 字分管院领导 年 月 日意 见院长批示 年 月 日意 见填表说明：1。项目账号申请表是在项目确定后，用于申请专门项目独立收支核算用账号的明细表格，此表由财务员填报。表格中涉及的内容需要由项目负责人向财务员提前提供（在项目开始汇款之前），此表是一切项目收支活动实现的前提和基础，请各位同事配合财务员尽早做好账号设立工作。 2项目名称：立项时用的项目全称，为避免混淆最好注明地区 3立项编号及开班起止日期：立项编号是教培处审批通过后给出的立项号，起止日期是项目开始上课到结业的日期。 4项目账号：申请在进行财务核算时使用的，以070902开头财务账号，后续的项目收支都在此账号发生清华大学交款凭证填制日期：2011年 11 月 28 日凭证号：摘要项目编号借方科目贷方科目金额附件张数千百十万千百十元角分珠海交警班培训费070902110080￥8610000交款单位公章人民币 （大写）仟 佰 拾 捌 万 陆 仟 零 佰 零 拾 零 元 零 角 零 分款项来源现金 银行转帐负责人章财务员章发 票 抬 头珠海市公安局交通警察支队备注：交款人孙茗填表说明：1学员需刷卡交费或现金交费时，项目负责人可安排学员在银行进行现金交款或在财务室刷卡后填写此表 2填制日期：在财务室（汇款认领、刷卡、现金交至银行）交款的日期 3凭证号：在财务室完成机打发票后生成的交款单号（机打发票和交款凭证号可由财务员填写） 4摘要：填XX班培训费 5项目编号：填交费项目的财务账号（070902开头，后为两位年份，四位顺序号）6金额：在总金额前一位封头加货币符号，小写为￥，大写可以圈内划叉的符号表示，小写为零的大写补零 7款项来源：根据交款形式勾“现金”或“银行”，刷卡在现金栏内注明“刷卡”字样 8发票抬头：填开具发票的确切单位名称 9交款人：填写制表者本人姓名 10交款完成后将此交款凭证与银行交款小条或刷卡时POS打印小条一并交财务审核，由财务员开具发票中国银行现金送款单对方科目：交款日期： 年 月 日收款单位名称开行银行科目账号款 项 来 源金额百十万千百十元角分人民币（大写）券别1005020十五二一五二一五二一合计金额收款银行盖章数额元元元元元元元角角角分分分整把券零张券填表说明：1此表为在创新一层中国银行进行现金交款前应填的表格，现就应填各项及办理流程给予说明 2项目负责人携带现金至银行，请先向值班人员申明是继续教育学院进行现金交款，值班人员会提供一式四份的“中国银行现金送款单”，此单为三联单，有三联可自动复写，不能复写的一联需重新抄录，内容与前三联保持完全一致 3交款日期：填写在银行交款当天的日期（必填） 4款项来源：可填写培训项目的班名或交款单位的名称 5人民币（大写）：填写交款的中文大写总金额 6金额；填写交款总额的小写金额，注意在最高位前以人民币符号（￥）封头 7其他项目：收款单位名称与开户银行科目账号，只要表明交款单位，值班人员会提供填好这项的送款单 8大、小写金额以下部分由银行根据所交款项的币值面额填写 9送款单填妥后交银行审核并凭圆形铜牌及排号机打出的公司出纳序号等候交款（一般在三号窗口）清华大学短途出差车费及伙食补贴报销单出差日期 年 月日起止事由拾元以上张数拾元以下张数合计张数金额金额金额合计金额人民币（大写） ￥单位公章主管签章出差人签章审核人员填表说明：1短途出差车费及伙食补贴报销单用于报销北京市内业务的公交、地铁及出租车费 2出差日期：根据要报销的行程发生的日期（车票上的日期）填写起止日期 3事由：一般可填“市内业务” 4拾元以上：包括单张金额超过（含）十元的出租车票、过路过桥费、机场班车票等 5拾元以下：包括单张金额低于十元的公交、地铁、过路过桥费、燃油附加费等 6合计/合计金额：拾元以上与拾元以下的合计张数和金额，大写注意顶头填写 7出差人：填写发生短途行程者姓名 8单个项目发生的少于五个行程的（含往返）短途车费可只填此表，将行程起止地点写在票据背面 9主管签章：表格各项填写完毕后，经部门主任签字方可报销清华大学继续教育学院出租车费报销申请表部门名称： 序号乘车人日期事由起点终点使用经费： 院管经费 部门经费项目代码审批部门负责人（签字）：审批权人（签字）：备注：填表说明：1短途出差行程较多时，除填写“短途出差车费及伙食补贴报销单”外，需附此明细申请表 2部门名称：司法培训中心 3序号：行程票据顺序号 4乘车人：发生行程者姓名或票据提交者姓名 5日期：票面打打印的日期 6事由：发生行程的原因，如接送学员、教师、委托单位领导及员工个人外出公干等 7起点/终点：行程发生的起、终点，如创新大厦 至 紫荆综合楼等，同地往返行程可填入一行，加双箭头 8在每个行程后（可写在表格外），注明费用金额，行程金额与燃油费分别标注，如15+2 9部门负责人（签字）：填写完毕与相应“短途出差车费及伙食补贴报销单”一并由部门主任签字后报销清华大学继续教育学院出差申请表出差人（签字）：日期： 年 月 日至 年 月 日前往地点和事由：使用经费： 院管经费 部门经费项目代码：审批部门负责人（签字）：审批权人（签字）：备注：清华大学差旅费明细表出差事由：出差地点：出差日期自年月日起至止项 目 职 别车船飞机费伙食补助其他补助公杂费住宿费北 京 市 内 交 通驻 地 市 内 交 通其他合计人金额人 天金额人 天金额合计（大写）￥单位主管出差人公章签章签 章填表说明：1院内员工出京公务、外地教师来京授课或在京教师赴外地授课，需填写出差申请表及差旅费明细表 2出差申请表的“出差人”与差旅费明细表中“出差人”姓名保持一致，同一行程超过一人时需分别签名 3两表中的“出差地点”、“事由”（非特定项目的市场拓展出差一般写“市场调研”）及“出差日期“保持一致 4车船飞机费：填写行程人数及票面总金额，飞机票，票面含有保险费的一并填入此项 5伙食补助：填写人次、天数及总金额，补助标准为每人每天50元，从出发之日到返回到达之日为止 6其他补助、公杂费为空，此项可不填 7住宿费：填写在出差目的地期间的住宿费用总金额，一般员工住宿费报销标准为最高240元/人天 8北京市内交通、驻地市内交通：分别填写在京与京外的市内交通费用，不含燃油、过路过桥费等 9其他：除以上各项以外的燃油附加费、过路过桥费、订票费、行李打包及托运费等 10差旅费总额低于壹万元，由部门主任签字报销，超过壹万元需经部长签字方可报销清华大学继续教育学院招待用餐申请表申请人（签字）：用餐日期：年月日用餐事由：招待对象及人数：陪同人数：使用经费： 院管经费 部门经费项目代码：审批部门负责人（签字）：审批权人（签字）：备注：填表说明：1招待用餐申请表需提前于各种招待用餐前的申报及学员餐卡办理前填报，经相关领导签字方可列支费用 2申请人：项目负责人、班主任或非特定项目的业务发起人，需由教服中心统一结算的，要求有丙名申请人 3用餐日期：招待用餐实际发生日期，学员餐卡可写为填表日期 4用餐事由：填写招待用餐、教师工作餐、学员用餐、加班工作餐等 5招待对象及人数：招待对象填写用餐人来源，如“X X班班委（学员）、X X单位领导”等，人数为客人数 6陪同人数：填写我方陪同用餐的人数 7部门负责人：总金额在壹万元以下的费用由部门主任签字批准8审批权