进出口部工作职责.doc

进出口部标准操作程序出口部主管工作操作程序1. 每日跟进a) 每日对所有邮件进行查阅，对特殊邮件进行处理。如发现邮箱发送接收有问题，则要及时与邮箱管理者及电脑人员协商处理。b) 对网络进行检查，发现网络不正常，则要及时与电脑人员协商处理。c) 每日核实一次出货情况及提醒有关跟单去跟进货期，生产进度，质量等问题，如有问题及疑问，要马上协商处理，如未能处理，则要向上级汇报。d) 密切与板房联系，协助和安排样板的制作。e) 每天追踪生产车间的欠料情况，及时向上级汇报。f) 对部门内所有文件及单据进行审批。g) 到车间，样板，仓库进行巡查了解情况，发现问题及时处理。h) 生产订单及出货明细的录入，以作日后查找及汇总之用2. 日常工作a) 对来访客户接送，样品布置等过进行安排。b) 负责部分人员的招聘，考核及解聘。对过试用期后的人员进行社保申请。c) 对所有电脑配件及打印器材的维护监督与跟进。d) 定期安排人员整理办公室及三楼与四楼的样板房。e) 每月月底安排值班表f) 每月10号前提供上月的业绩考核g) 次年1月整理上年全年的业绩考核汇总及内销汇总报表h) 定期与部门人员开会了解需求，并对问题分析处理。i) 对ISO文件的管理与跟进。每月做出口部质量目标统计表，每年7月做客户满意度调查。j) 对验厂事宜进行协助与跟进。k) 每年5月份要对企业邮箱续费安排。l) 商标的申请与其间的跟进。作好商标文件的保管与整理工作。m) 部门内所有电脑的邮箱，SKYPE，开机密码的管核与记录。n) 离职人员的文件管理。3. 交易会工作a) 根据江门外经发来的申请时间，在广交会官方网面的易捷通上填写申请表b) 并同时开始安排来届的样板制作方案c) 按江门外经发来的文件，参与相关会议，根据会议内容开展相关的款项安排，办证处理。d) 在布展前整理好所有样板，并汇总好报价表，准备所有目录，文具等广交会期间所需样板。e) 广交会回来后，要将客人进行重新分配，以落实跟进。4. 协调工作a) 协调部门内各人员与其它部门之前的合作与协通工作。跟单员工作操作程序1. 根据客人邮件，作相应处理。a) 客人要求制定样板i. 根据客人的要求，制定样板执行通知单，将具体物料及制定要求一一列出，一式三份交板房主管一份，车位组长一份，物料订购员一份。如客人有特殊的色卡，图稿，样板提供的，则也要一并提供给板房主管。ii. 另外，还要每天更新客人样板跟踪单，并提供一式三份给上述三位人员，以方便跟踪样板。iii. 板房将完成样板交给跟单员后，跟单员要对期进行效对与检查，确认无误后，对各样板进行照相归档，并将寄板包装整理，根据客人指定的地址与帐号，填写寄板发票，并致电相关快递公司，通知其来收取货物。留板则交采购部报价员进行报价。b) 客人要求下单i. 根据客人提供的资料，制定PROFORMA INVOICE（形式发票）或销售合同（Sales Contract）提供给客人，由客人签回确认后，并根据付款方式，支付订金（如需要）后，则按客人要求制定生产订单，生产订单制定的具体要求见“生产订单制定” 。交由专人发给相关部门。c) 客人要求报价i. 按实样报价，则将样板交由采购部报价员进行报价，注意要说明客人名称、物料要求、订量、款号、修改部分（如需要）。ii. 看图报价，请将图纸、客人名称、物料要求、款号、订量、修改部分（如需要）注明清楚后，交板房写资料后，由板房交采购部报价员进行报价。d) 客人投拆i. 则制定客户投诉退货处理单，将其交相关人员分析，并将最后总结汇报给客人。2. 生产订单制定a) 生产订单分两种，一种为外销单，订单编号是TC开头，此订单编号由香港船务处要。 另一种为内销单，订单编号是TFC开头，由我们这边编号。b) 订单上必须注明客人名称、款号、数量、颜色、单价、交期、内唛、箱唛、包装方式、客人要求说明。如重要的物料要求，修改部分，必须用显眼的颜色特别显示。c) 下单时要与样板一并提交，每个样板必须要挂上“样办标识卡”，如样板有修改的，必须在“样办标识”上注明。交主管核查后交专人发放给相关部门。d) 注，在下单后，如客人要求修改的，则要制作订单修改通知单，交专人发放给相关部门。3. 生产跟进a) 当物料齐全准备上线前，由本厂车间主管或外发人员，拿生产订单与样板给跟单，跟单根据订单要求，填写产前会议记录，将要注意的问题一一列出，一式两份，交本厂生产主管或外发跟单一份，交专人存档一份。并必须要求本厂或外发厂提供首件（注意首件要含包装）和原样一齐交回跟单，跟单员核查首件是否有问题，并填写首件检查记录表，一式两份，交本厂生产主管或外发跟单一份，交专人存档一份。b) 同时填写检测报告将首件及检测报告交检测人员进行测试。c) 如包装物料在首件回来时未齐的，必须要求外发厂或本厂在包装物料到齐后，先提供一个包装好的样板确认后，方可大批量包装。d) 大货入成品仓后，对大货进行拆箱检查。先是效对箱唛是否正确，再拆箱效对包装，成品质量，如发现有问题的，则要填写验货报告一式两份，交本厂生产主管或外发跟单一份，交专人存档一份。4. 出货安排a) 跟单员在根据订单的出货时间，不定期跟进生产进度，并根据完成时间，提前2个星期提供资料给香港船务进行订仓或订柜的工作，并同时通知本厂船务、报关员相关的出货信息，让其跟进出货事宜，具体提供资料如下：i. 订柜货，要提供客人的FORWARDER资料，柜型，我司订单号，货物完成时间ii. 订散货，要提供客人的FORWARDER资料，装箱单，我司订单号，货物完成时间b) 报关员要对将要出的货物进行商标，物料等的效对，以确保在此货物在报关不会有问题出现。c) 当香港船务收到柜纸或订仓单，将会交给本厂船务跟进。本厂船务要与跟单员确认装柜及散货的出车日期，TC号等，在柜纸或订仓单上注明，分放给相关部门。d) 船务人员同时要求跟单员提供装箱单，并跟进与效对。e) 当装柜及装车前时，船务人员及跟单员要再去跟仓库主管确认一次装箱单资料，以防装错货物。f) 柜货由报关员再跟进报关事宜，散货则由船务人员将相关文件提供一天整理好，交车司机或提前寄给入仓的仓库处理。5. 物料跟进a) 板房申请板料费用清单及物料报销单，跟单员必须对其清单进行续一审核，确认无误后在清单上签名后。再交由部门主管确认签名。b) 生产物料要不定期了解情况，如发现有物料不能及时回来而影响生产进度的，要及时向上汇报。6. 广交会工作a) 平时多观察身边的袋办，在广交会前根据分配的任务进行样板的制作。b) 广交会期间积极与客人沟通，以达到最大的效果。c) 广交会回来后，根据分配积极与留下记录的客人跟进工作。船务文员工作操作程序1. 出货安排a) 根据跟单员提供的出货信息，追踪柜纸与仓纸，协助香港船务相关工作。b) 接收柜纸与仓纸后，填写相关的订单信息，数量，装运时间在上面，并发放给相关部门。与此同时安排拖车与派车的工作。c) 紧密追踪货物的完成情况，以确保车子到来后即可装运出货，不影响报关与因压夜所产生的费用。d) 出货时再与仓库主管确认装运资料，如确保准确无误后，将正确资料反馈给报关员及香港船务。2. 出货后文件跟进a) 根据客人要求申请FORM A 与CO。并将办理好的证书寄给香港船务。b) 追跟商检部门每月的黄单，及时取回提供给财务做帐。c) 与船公司，运输公司进行运输费用的对帐处理报关员工作操作程序1. 出货安排a) 提前对每张订单的样板，LOGO进行审查。如发现样板中有可能为本司不能出的范围，或LOGO有在海关备案的，则要提前提出，以便想出解决方案。b) 根据跟单员提供的出货信息，再次审核订单，以确保此货物能顺利通关。c) 出货当天做好所需单证，及时做好报关手续。2. 其它工作a) 配合财务提交报关数据及资料b) 对部分香港上料的，要做好手册及安排上料等报关事宜c) 每月效对办工室人员工资卡。