大宗物资采购工作制度.doc

大宗物资采购工作制度1、总则：1.1为保证公司及各产业采购过程高效、透明，采购的物资优质、价廉，切实降低采购成本。1.2大宗物资采购工作按照总体控制分级管理的原则，采取股份公司与产业两级控制的模式。1.3大宗物资采购工作采用比价与招投标相结合的工作方法。1.4招投标工作办法详见招投标管理细则。2、范围：大宗物资采购主要指采购物资一次性支付金额较大或年累计采购量较大，需谨慎对待的采购行为。具体范围的确认如下：2.1股份公司参与比价范围：2.1.1公司总部：一次性采购价值超过两千元或一次性采购低于两千元但全年累计采购超过三万元的采购行为。2.1.2各产业：基本建设、设备及技术改造、固定资产购置、海运和整车运输，以及一次性采购价值超过一万元或一次性采购低于一万元但全年累计采购超过十万元的采购行为。2.1.3果蔬公司采购果品原料、石材公司外协荒料及板材可以先不履行比价手续，但应报备股份公司，由股份公司采购比价员进行事后监督、检查。2.2各产业自行比价范围：2.2.1各产业一次性采购价值高于五百元但低于一万元的。2.2.2各产业一次性采购低于五百元，但全年累计采购超过一万元低于十万元的。2.3上述范围内符合招标条件的,按照招投标管理细则实行招标。3、组织机构：3.1股份公司成立招投标工作小组和采购比价工作小组。3.2招投标工作小组，直接参与股份公司及产业的招投标工作。3.3采购比价工作小组由股份公司采购比价员和产业比价员组成，股份公司采购比价员，负责股份公司及各产业的大额采购比价工作；产业比价员由各产业财务人员兼任，对股份公司管理范围以外的本产业物资采购进行比价和监督。4、工作方式：4.1比 价：电话询价、网络询价、市场调查4.2招投标：公开招标（竞标）、邀请招标（竞标）5、职责：5.1采购人员必须严格履行自己的职责，牢固树立企业主人翁思想，经常自觉学习业务知识，提高商务工作的能力。做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利，保证及时、保质、保量地做好物资采购工作。5.2股份公司在采购工作中的职责：5.2.1股份公司比价员审核采购部门上报的采购计划，确定比价方式。5.2.2 充分利用各种渠道，了解市场行情，协助购部门寻找合格的供应商。5.2.3在充分听取采购部门和技术人员的意见后，最终确定采购厂家和采购价格。5.2.4负责招投标规则的制定，参与招标采购的全过程。5.2.5对各产业采购工作进行必要的采购指导。5.2.6对各产业采购过程和结果进行监督、检查。5.3各产业采购比价员在采购工作中职责：5.3.1审核各部门上报的采购计划，确定比价方式。5.3.2充分利用各种渠道，了解市场行情，确定采购厂家和价格。5.3.3对各部门采购工作有采购指导的责任。5.3.4发现采购中的问题及时上报公司。5.3.5整理、保管公司及产业签批的大宗物资采购申请单。5.4各产业采购部门在采购工作中职责：5.4.1根据年初预算制定年度大宗物资采购计划。5.4.2负责本单位物资采购供应商的信息收集、评价和选择，建立供应商信息档案。5.4.3广泛搜集商品信息，建立采购商品信息档案，及时掌握最新市场行情。5.4.4及时、准确的向比价人员提供采购商品信息和供应商信息。5.4.5负责采购工作的招标、谈判等具体运作。5.4.6严格自律，努力降低采购成本。6、工作程序：6.1工作时效：6.1.1一般性大宗物资采购各部门及产业应提前三天上报，采购比价员应在两个工作日内给予回复。6.1.2符合招标条件的大宗物资采购应提前十天上报，采购比价员应在两个工作日内给予回复，并上报招标工作小组进入招投标工作程序。6.1.3紧急或临时性采购随时上报，采购比价员应在0.5个工作日内回复。6.2大宗物资采购要在合格供应商的范围内选定，具备招标采购条件的，应尽量实行招标采购。6.3采购人员在采购时应至少两人以上共同操作，做到采购过程公开化、透明化。对合格供应商需要赴厂考察的，采购比价员可以单独考察，也可以会同有关单位的采购人员共同考察。6.4采购比价工作程序：6.4.1采购部门根据年度生产计划做出物资批量采购计划，并广泛寻找供应商，对供应商按质量手册等相关采购控制程序进行综合评价，建立合格供应商名录。6.4.2采购部门提报采购计划报总经理批准，附合格供应商的详细资料和价格情况等说明报送采购比价员，如采购比价员认为采购部门提供的合格厂商不能完全说明市场情况时，可自行搜寻并增加供应商。6.4.3采购比价员根据年度预算审核采购计划，在预算内的进入比价程序，预算外的需报经总裁批准方可执行。6.4.4采购比价员根据采购物品的性质确定比价方式，即比价或招投标，同时协助采购部门寻找合格供应商。6.4.5采用比价方式的，采购部门应向比价员报送三家以上合格供应商的详细资料和价格情况等说明，比价员通过网络、电话、市场调查等手段进行寻价，最终本着质优、价廉、实用的原则确定厂家及价格。6.4.6特殊情况下（如仅有唯一供应商或企业生产经营有特殊要求），价格谈判超过最高限价，需报总裁批准后方可执行。6.4.7通知采购部门根据比价或招投标结果与厂商签订合同。6.4.8采购和财务部门依据合同执行。6.5产业比价员工作程序：（工作程序同股份公司比价程序）7、结算制度：7.1大宗物资采购必须经过采购比价员签批，未经采购比价员签批的采购计划，各单位不得擅自实施，财务部门不得结算货款。7.2大宗物资采购必须签订采购合同，采购人员签订合同应本着权利主动的原则。7.3采购部门要求财务付款时，在报送付款申请单时应同时将比价员签字的采购申请单报财务部门留存，财务部门应妥善保管，并注明对应的付款凭证号码以备检查。7.4大宗物资采购付款方式需经财务中心同意，财务部门付款要严格审查采购合同，凭验收合格证明才能够付款，款项结算应采用票据的结算方式，避免现金交易。具体要求如下：7.4.1长期合作的供应商，应与其建立良好的信用关系，款项结算可以按次、按季度、半年分次进行。7.4.2临时供应商的款项结算按照合同的约定执行。7.4.3对于货款金额在5万元以上的款项应尽量采用承兑汇票的结算方式。8、审计制度：8.1审计部门不定期对物资采购的过程、结果进行监督检查，包括股份公司参与的比价和产业自行比价的执行情况；8.2大宗物资采购预算执行情况；8.3大宗物资采购的采购标准、采购方式和采购程序的执行情况；8.4大宗物资采购的采购价格与同类物资的业内价格水平比较情况、公司财务部门测算的对外最高限价的执行情况；8.5大宗物资采购的采购合同的履行情况；9、罚则：9.1审计部门要对发现的采购违规违纪问题提出处罚建议，报经人力资源中心审后处理。9.2对于利用职权徇私舞弊、假公济私、中饱私囊、贪污受贿、吃回扣的责任人，一律给予开除处分；造成经济损失的，责令赔偿全部损失，同时，给予单位负责人、部门负责人警告以上处分。9.3对于检查中发现采购价格明显高于直接询价的（同等品质情况下），造成损失金额轻微的，给予单位负责人、部门负责人及直接责任人警告以上处分；造成损失金额较大的扣发单位负责人、部门负责人及直接责任人一个月业绩工资，直接责任人调离采购部门；对于经采购比价员签批的采购计划，采购比价员同担处罚责任。9.4大宗物资采