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高校科研经费支出的内部控制制度设计【摘要】近些年,国内对于高校科研经费的投入在不断增加,高校作为集中科技与知识的组织,在科研开发工作中起着重要的作用,因此所需经费也多。但是随着科研经费的额度增大、渠道增多,使得对其的管理出现漏洞,究其因,与不完善的内部控制体系密切相关。为了提高高校科研经费内部控制的水平,相关部门颁发了法律制度并即时开始执行,为我国高校科研经费的管理、加强内部控制、规范其相关制度等都提供了依据。本研究通过相关的调查分析方法研究高校科研经费的内部控制所存在的现状及问题所在,为构建起完善的内控体系贡献力量,进而促使各高校提高对科研经费的内控的意识,进一步降低其使用过程中的风险,提高其使用率。【关键词】高等院校;科研经费;内部控制一、绪论1.1研究背景与意义1.1.1研究的背景 随着时代的发展,我国逐渐加大了对科研、创新技能的重视,对其经费的投入也随之增大,据调查发现,近年来科研方面的投入资金在逐年增加。在整个科研机构中,高校是主要的科技和知识的集中组织,其具有明显的优势,在科研领域中占据重要地位。因此其需要的科研经费是比较多的。 随着科研经费的增加,经费来源途径多元化,各高校对于科研经费的管理机制却跟不上,其弊端也不断被暴露。比如:管理体制和相关制度不完善、科研经费被套取、经费的使用率被限制、经费的收支不合理等。在我们省今年公布的财务审计中,有人因职务之便恶意套取了高达28.36万元的科研经费,报销的车票就有1500多张,是比较严重的徇私舞弊现象。这些问题逐渐成为高校管理科研经费的难点,也成为社会民众和国家相关监管部门的关注点。因此,高校就需要研究管理科研经费的有效措施,本研究结合相关理论和具体实践,在高校科研经费的管理现状之上构建其内部控制体系,进而逐渐完善其内控理论、财务制度等,保证高校整个财务活动能够在相对稳定、完全的环境中运行,为高校财务内控体系的构建提供参考。1.1.2 研究的意义 本研究借鉴国内外关于管理科研经费的研究成果,并在此基础上通过问卷调查对高校的科研经费的内控管理进行分析,探究其问题所在,构建具有针对性的内控体系,进而提出相关体制建立的必要性以及具体举措。研究高校的科研经费内控管理能够揭示内控管理的本质和规律,有助于推动经费的利用合理化、流程规范化,有助于提高高校科研经费的使用效益。1.2文献综述1.2.1 国外高校科研经费内部控制研究 1.2.1.1 内部控制的相关研究 西方国家在20世纪中期就开展了内部控制的相关研究,其中主要研究的重点放在内部牵制阶段,该阶段主要是利用责任来进行分工,进而保证相应的部门或者员工能够协同完成相关事项,而不是单独作业,协同双方可以相互监督或者控制。由此可以看出,内部牵制为我们现代的内控理论的发展奠定了基础,指导着我们现代管理制度的建立和完善。随后又产生了关于内控的概述,有的国家将其界定为:为保证企业财产的完整、安全性,会计资料的准确、可靠性,提高企业的经营效率,促进企业执行既定方针而制订的所有相互协调的方法和措施。在1958年又逐步细化内控,将其划分为内部会计和管理控制,在1988年的时候有明确了内控结构的含义,将整个内控体系分为三种程序,即环境控制、程序控制、会计系统。90年代之后,内控体制就有了新的发展,主要由一些会计专家组合而成的组织针对内控的实践,出具了相关的报告,指出内控主要包括了以下五个方面的内容,即环境控制、活动控制、评估风险、沟通信息以及监督,这一报告具有很深远的意义。随着社会不断发展,内控的环境也在改变,04年的时候,该组织在先前研究的基础上进一步完善了管理风险的理论框架。 经过对相关研究的分析发现,目前国外很多研究都是针对内部控制展开的,较少涉及到高校科研经费管理方面的内控,很多这方面的内控都是参照权威机构所设定的内控制度来仿照执行的。比如美国比较权威的是COSO出具的报告、加拿大的COSO指南、还有英国的HANIPEL和CADBURY报告等。1.2.1.2国外各高校管理科研经费方面的研究现状 一些发达国家的政府部门针对提高高校科研经费的管理水平已经采取了很多强化性措施,比如美国,研究控制高校科研经费的成本已经有60年的时间了,相关部门在1958年就制定并颁布了指导性文件,以指导高校管理科研经费,主要是分摊成本,这是世界上最早的关于控制科研经费的研究。在其颁布的文件中,高校对于科研经费的使用必须按照科研项目的数量进行成本计算,遵守计算的原则,这个过程包括了确定成本、成本的分配、审核、报告等。此外英国的联合指导小组利用成本透明的方式来计算,将成本与定价相结合,该方法随着时代的发展也在不断的改进和完善,积极的将成本融入高校科研经费管理中。 日本政府比较重视管理和控制高校科研经费的预算,良好的控制预算能够充分的调动社会民众的监督积极性,也能大力推广相关审计部门的监督工作,进而督促高校严格的管理科研经费的预算,并且按照计划实施。此外,实施预算的控制,需要结合相应的评价体制以及监督体制,三者的有效结合才能良好的实现高校科研经费的管理。对于前面提到的评价体制,由于日本倾向于开放性的思想,表现在评价主体、评价结果、参照标准等比较开放。但是美国等发达国家则是倾向于利用定量分析和文献综述的方法来合理化内控体系的建构。英国等则倾向于利用定性的方法来展开研究。1.2.2国内针对高校科研经费内部控制的相关研究 1.2.2.1内部控制在国内的发展进程 对于内控的研究我国开始的时间比较晚,在起始阶段也只是注重内控相关理论的阐述,没有创新,即使研究其发展进程也是在审计的基础上来进行的,缺乏相应的规范体系以及协调体制。随着国内市场经济体制的不断完善,20世纪后期一些学者就开始将目光集中到基于我国具体实际上的内控上,从企业的角度出发,研究了内控对规避和防范风险的影响。同时国内也开始制定和颁布关于内控的法律法规,如96年颁布的会计基础工作规范,第一次正式的指出企业应当结合自身情况建立相应的内部牵制体制,其后又对其进行补充,提出了组成内控体系的三大成分,即环境控制、程序控制、会计系统,并且审查内控的主体是注册会计师。会计法的颁布指出了我国各企业或者单位都应当建立、完善其自身的会计监督体制,其后又有相关的法规对内控的基本要求进行细化,再加上2012年我国为了进一步规范相关单位的内控,制定了相关法律文件,从预算管理、采购、收支、资产等方面加强管理。虽然这些都是关于内控体制的理论研究,但也能为我们研究高校科研经费管理的内控提供参考。1.2.2.2 我国针对科研经费管理的研究 国内对于这方面的研究还是很多的,比如有郝立纺等人认为高校对于科研项目的管理,应当从成本控制入手,实行责任制管理;还需要进行科学的预算管理;组织相关部门对科研项目进行监督控制以及成本核算分析等。 姜莉等人认为高校应当制定相关的预算管理办法,有效的管理科研项目的经费支出,进而保证经费的使用按照预算计划执行,对整个执行过程进行全程监督和反映。黄爱华等人认为内部管理是高校从自身实际出发来开展的,全面的成本核算是必不可少的,同时还需要建立和完善激励体制。唐韵等人结合AHP模型,通过问卷调查高校的科研经费的实际使用情况,考核了科研经费的绩效水平。 综上所述,国内很多研究都是关注高校管理科研经费,并结合西方国家相关的管理经验制定出完善措施,这些都为本文的研究奠定了基础。但是国内很多研究都是基于会计实务,或者是对相关国家政策制度的剖析,缺乏实证研究和管理系统方面的研究,给实际操作带来很大的难度。本研究也需要结合相关政策,分析目前高校科研经费内控的现状以及存在的问题,并由此提出解决措施,为相关经费的使用提供保障,也进一步提高高校科研的水平。1.3研究方法与内容1.3.1研究方法 (1)文献综述法:通过对相关内控和科研经费方面的研究的收集和整理,展开对高校科研经费内控体系的多元化研究,结合前人的研究结果,深入分析和总结,丰富研究的思路。 (2)问卷调查:对各高校现目前科研经费的管理情况、使用率等进行问卷调查,可以清楚的了解到其经费的管理现状,有助于找到导致出现问题的原因。1.3.2研究内容 一、绪论。具体阐述本研究的实际意义和相关背景,通过对国内外研究高校科研经费的现状分析,明确了本文的思路以及结构。 二、:主要的明确高校科研经费的含义以及内控的理论基础,对高校科研经费管理实行内控与企业之间进行差异比较,对其结果进行分析,为本研究的展开奠定理论基础。 三、主要是介绍问卷调查法,通过问卷的方式研究高校科研经费的内控现状,对调查结果进行统计分析,探索内控的缺陷,找出原因。 四、针对前面调查出来的问题开展改善工作,并建立相应的内控体系,从管理层和业务层角度出发,具体阐述了内控体制建立的具体方面。 五、结论。二、高校科研经费内部控制相关理论概述2.1高校科研经费管理的概述 有效的管理科研经费是高校开展科研的前提,有助于提高高校科研成效、科研能力以及增强社会效益。因此本部分主要探讨管理科研经费的理论基础。2.1.1基本内涵 2.1.1.1来源和分类 科研经费主要指有既定支出目标,特定项目和用途的专款专用资金。通过对经费的来源与性质的分析,将其分为三类,即纵向、横向、校内经费。当然分类不同其所适合的管理办法也不同。纵向科研经费针对的是政府派发的科研项目,并由财政部门直接拨付的科研经费;而横向科研经费针对的是相关社会组织委托给学校的科研项目,其经费由这些组织支付;而校内科研经费针对的是前两项经费的管理费收取,以及一些剩余经费的基金,这些经费用于高校内部的课题研究。2.1.1.2基本特点 (1)阶段性。高校批准和管理科研项目有明显的阶段性,那么对于其经费的管理也需要结合其阶段特点进行具体化管理。 (2)协调性。对于一些高校管理科研经费的相关因素都集中起来,进行系统化的考察。 (3)主观性。管理科研经费很大程度上受到高校自身特点的影响,呈现明显的主观性和人为性。 (4)复杂性。由于国家相关的法律法规、经济环境以及战略发展等因素的影响,高校科研经费的管理也趋于复杂性。2.2内部控制基本理论概述 (1)控制论 20世纪40年代逐渐形成控制论,根据反馈回路的有无将控制论分为前馈控制和反馈控制,主要是指利用控制信息的相关知识点来分析对经济过程的控制,并进行详述。高校开展的科研活动具有较强的目的性,所采取的控制系统是以财务部位主体的,经费使用情况是信号,而受控的则是项目单位,输出的是信息的整合结果,这样就有助于实现控制目标。 (2)系统论 相关要素结合而成的一个统一整体,各要素之间相互联系、制约。而内控制度则要求这些组成系统的要素需有层次、结构,能为某一目标共同努力。高校为了实现科研目标,就需要坚持系统论的指导,从整体的角度出发,设计和建立科研经费管理的内控体系。 (3)信息论 信息论认为,内控实质上是反馈信息的过程,通过对单位传递收集、加工的信息,促使其实现管理目标。高校在日常的经营活动中会有数据产生,那么在信息论的指导下,就会对这些数据进行收集和加工,进而形成相关的财务报表,帮助高校提高管理科研经费的效率,减少经费使用的不确定性现象。因此,信息的收集和处理是内控的目的和前提条件。 (4)现代管理理念 结合内控理论和现代管理理论,可以充分认识到人的心理和行为等在内控中的重要作用,需要密切关注人、物、财力方面的协调。内控理论会随着环境的改变而不断完善,以上的相关理论为内控理论的产生和发展奠定了基础,高校建立经费内控体系需要充分理解以上的理论,并结合自身的实际进行完善。2.3行政事业单位内部控制规范 行政事业单位可以依据相关的内控规范来提高自身的内控管理水平,其规定了该单位应当制定内控制度,并积极开展执行工作,进而防范该单位的经营活动中的风险。这里说到的经营活动涉及到预算、管理资产、单位的收支、采购、管理合同等方面,而对于风险的防范则首先需要评估所面临的风险进而探寻内控方法。为了能够有效的应对单位经营活动中所面对的风险,单位应当建立有效的评估风险的机制,对风险进行及时有效的评估,主要分为两个层面,一是单位层面,二是经济业务层面的评估。而评估风险的具体程序主要有:设定目标、识别其种类、分析风险、采取应对措施。而采用的应对方法主要是:分离差异岗位、控制审批过程、控制预算、会计控制以及公开内部信息的过程控制等。 在实际运用中,内控的主要内容是单位层次上的内控、业务层次上的内控、内控的监督和评价。在单位层次上,需要构建内控的组织架构;完善内控体制;管理单位的员工和核心岗位;控制财务信息的处理过程。在业务层次上,需要控制预算;管理收支;管理采购;管理资产和合同等,各个环节都必须控制到位。内控的监督与评价,需要单位完善其监督体制,责权分工明确,严格按照准则进行监督,结合实际内控情况进行监控和自评。2.4高校内部控制的特点 高校是一种非营利组织,是培养人才的摇篮,相对于其他组织来说,其有自己独特的特征,主要有以下几点: (1)多种经济实体同时存在于高校之中。有的高校是从事科研、教学的,有的高校倾向于生产服务;而高校的经费来源也多元化,有学费、有服务报酬、有国家的政策性拨款等等,因此进行会计核算会相对复杂。 (2)其内控制度适用范围较广。内控制度的建立不仅服务高校的财务会计工作,也同样适用于其他性质的单位,如医院,因此,内控制度的制度需要结合单位的财务制度和行业制度。 (3)国内市场经济体制的不断完善,会计环境也变化多端,促使高校的内部结构发生了实质性的改变,原来的内控方式以及观念都不再适用于新的经济形式。 (4)由于高校具有非营利的特点,因此比较注重科研与教学,对经营效益和资产等不重视,因此需要通过内控加强对成本效益的考量。三、高校科研经费内部控制现状研究基于问卷调查分析3.1调查问卷设计与分析3.1.1调查的问题 (1)针对高校目前科研经费管理的内控现状进行分析。 作为教育经费的一部分,科研经费的有效支配能够保证该项目的完成效率,也能提高自身的科研水平和培养人才。现目前国内逐渐重视对科研项目的投入,但是在管理这些经费方面存在着很多缺陷。因此,明确其经费的内控现状有助于保证经费得到有效的使用,为实现科学化的管理经费提供依据。 (2)对经费管理过程中出现的问题进行分析,究其因。 影响科研经费的有效使用的因素有很多,首先,最主要的因素就是缺乏完善的高校管理科研经费的相关内控制度;其次,管理科研经费的机制和制度存在自身问题,如制度的设计与国家政策不相符、责权不明确等;还有就是会计核算方面的制度不完善。通过对引发问题的原因进行探寻,有助于提出针对性的建议,提高高校科研经费的有效使用度。 (3)改进建议趋于合理化。结合前面的现状和原因进行分析,有助于为高校的科研经费的管理提供较为合理的参考意见,进而提高其使用率,增强社会经济效益。3.1.2 问卷内容 为了容易被调查对象理解和作答,设计问卷的时候主要借鉴国外相关的问卷设计,再结合自身实际进行修正,最终形成本研究的问卷,涉及以下三个方面:(1)高校管理科研经费的制度和机制;(2)管理科研经费的会计实务;(3)高校经费管理的相关内控问题。3.2样本的基本情况 本研究在本省开展培训高校财务负责人的期间,对其发放140份问卷,其中回收的有115份,而只有91份是有效的,被认定无效的问卷主要是由于调查对象没有科研项目或者内控制度,因此不具备研究的意义,还有的是因为问卷的填写不完整,有效调查的质量。整个调查样本的情况如下:表1 调查对象的性质高校性质重点大学普通高校高职院校其他院校合计数量193532591比例(%)2139355100表2 调查对象的职务职务财务主管财务副处长部门主任会计人员合计数量1217214191比例(%3 近三年,高校科研经费总数经费数额1亿1亿-5000万5000万到2000万2000万合计数量113314691比例(%)1143451100 结合以上的调查数据可以发现,研究的高校有91所,其中有19所重点大学,普通高校有35所,高职院校32所,其他的有5所,这些样本具有研究意义,能够有效的调查出高校科研经费的使用情况和管理现状。此外由于被调查的人员都是各高校的财务专员,数据具有一定的说服力,而在调查近三年的科研经费发现,经费总额大部分集中在5000万以下,与国家政策相一致,也有代表性。3.3关于问卷调查的有关说明 选用问卷调查的主要原因有以下几个方面:(1)问卷调查可信度高,说服力比较强。本研究所填写问卷的对象都是高校的会计专员,他们熟悉各自学校的科研经费的管理,并都有可能参加高校相关财务制度的建立和预算的控制,因此比较容易理解作答;(2)调查所牵涉到的层面较大,据上表1可以看到,调查的院校有91所,这些院校有分类,层次明确;(3)问卷的设计比较严密。本研究所使用的问卷是严格按照科研经费的使用程序来设计的,能够充分满足相关的调查,进而获取有效数据。3.4高校科研经费内部控制问题调查结果及分析3.4.1科研经费管理现状的调查分析表4近期对于科研经费相关管理制度的修订时间年份05年以前2010年以前2011年2012-2013不知道数量73513279比例(%)838143010表5 对科研经费管理条例的了解了解程度比较了解知道准备学习不了解不知道数量17232922比例(%)19263124 2012年,我国有关部门改革了高校的财务体制,颁布了相关条例,需要高校根据自身情况进行适当的调整科研经费的内控管理。但是结合我们上面的问卷调查发现,在2012到2013年间,高校中只有30%根据相关条例调整了科研经费的内控管理措施,其他高校都是依照原先比较落后的模式进行管理。此外关于最新出台的管理经费的办法,高校财务专员只有19%比较了解,接近80%的人都缺乏相关知识,这就间接导致了管理科研经费出现困难。表6 管理科研经费的办法和内控体系的建立管理办法和内控体系两者都有只有科研经费管理办法包括在财务制度中两者都没有数量1739278比例(%)1942309表7 管理经费的具体分工分工种类职责清楚科技处负责财务处负责项目处负责职责不清楚数量4438135比例(%)4842136 结合上表可以看到,高校中有61%仅靠管理办法,而有30%将管理办法纳入相关的内控制度中,并不进行单独的管理。高校作为科研项目的开发地,缺乏单独的管理,相关经费的管理势必会受到影响。虽然61%是进行单独管理,但是这个比例不理想,说明一些高校并不重视对科研经费的管理。对于责任的分工,数据显示有接近一般的高校责任分工明确。3.4.2科研经费的会计核算分析3.4.2.1其预算的管理表8 在预算管理中,财务人员的作用作用财务人员培训讲解不讲解但有人负责不了解政策,不能指导其他原因,无法指导数量13214211比例(%)15244813 相关预算的编制是离不开财务专员的,他们应当承担自身责任,指导科研人员开展经费的预算,但是从上表可以看出,高校很多财务专员较少参与科研填报的指导,甚至有的财务人员对国家相关政策都不了解,更别说指导了。这样就导致预算只是走过场,没办法进行控制和约束。还有的高校财务不了解申报的科研项目,那么就影响对该项目支出费用的审核,不利于后期验证相关费用的合理性。表9 科研项目确定后对其预算经费的管理管理情况单独审核分项目明细单独审核但不明细科研经费作为台面账目不单独核算数量23153715比例(%)26174017 据上表数据显示,高校只有26%在确定科研项目之后对其进行严格的经费管理,对其进行单独核算,并进行项目明细控制。而有接近40%的高校只是将其放置台面账目中进而控制明细,这种现象是比较普遍的,主要是由于这方法比较简单,但是不利于对科研经费进行成本控制和预算管理,进而影响会计核算。甚至还有17%的高校不进行单独核算,其危害就不言而喻了。3.4.2.2管理核算表10 高校科研经费的相关审批制度相关制度项目主管层次职责权限多人审批数量263827比例(%)294130 从上表可以发现,在高校中有41%采取的是分层次的审批制度,但是很多高校的审批环节缺乏相应的控制措施,存在很多缺陷。而有29%采取的是由项目主管进行审批,这样就过分放大了其权利,他由于是负责科研项目的,比较缺乏财务方面的管理知识,对相关的财务政策和制度都不甚了解,往往会出现很多经费支出不合理现象,甚至是违规现象。另外有30%采取的多人审批生效的制度,会造成相互牵制,审批效率降低。表11 经费报销过程中,管理票据的情况管理情况关注相关性虚假内容不予报销纵向横向课题区分合法就报销数量31192224比例(%)32202325 从上表可知,高校中只有32%会在报销经费时对相关票据进行审查,关注两者之间的相关性;而有20%的只是简单的查看票据内容,验证内容是否属实,忽视期间的相关性;而有25%只是关注票据是否合法,拒绝不合法的票据报销。总的来说,很多高校在报销经费时,只是控制预算的额度,只比较报销额度是否超支,是否是合法票据,相应的授予齐全就报销,不考虑其真实性和相关性,这样就严重影响经费的控制。表12 实际支出被允许与预算之间的误差误差范围完全一致正负5%正负10%不控制数量4123819比例(%)4426921表13 解决预算与需求不一致的方式解决方式原程序审批本单位审批调整预算不调整预算按需求使用不了解数量16243021比例(%)18273223 据表12显示,高校中又44%科研经费的支出与预算是趋于一致的,这样的现象说明了预算的重要作用,但是由于科研活动并不是固定的,是比较灵活的,通常会出现一些不相符的地方,出现5%也是恰当的。但是有21%却不监督这个误差范围,比较容易出现超支、超预算等情况,或者是经费结余过多等。这也在一定程度上反映出相应的监督机制比较缺乏,因此需要针对实际支出情况进行恰当的监管和反馈,以及时发现问题。另外,面对不一致的需求时,有82%的高校都没有按照原程序进行审批,不符合国家的相关规定,很多原因会导致这种结果。3.4.2.3管理决算表14 编制决算报表编制依据实际支出预算申请随意编制不了解数量3528226比例(%)3831229表15 经费结余情况和转划情况转划情况结题后及时支付有时候结题不支付经常结题时不支付不了解数量4226194比例(%)4629214 据表14显示,有38%的高校编制结题决算表是按照经费的实际支出情况进行编制的,而有31%是按照原来的预算来编制,脱离实际,有26%甚至不了解如何编制决算表,这样就需要相关部门加强对其培训。对于结账情况,有46%的高校能够及时进行结题结账,大部分的高校都不能达到这一标准,甚至有的学校出现不予结算的现象。这样会导致学校长期把经费长期挂账,无法办理结算手续,直接影响到其管理经费的结余和经费的使用。3.5导致高校科研经费内部控制管理出现问题的原因 (1)缺乏健全的管理科研经费的体制 高校主要是利用单位会计制度来管理科研经费,国内并没有统一的管理条例,虽然有的高校制定了相关制度来管理,但是大多缺乏操作性,执行力度较低。随着国内市场经济体制以及高校的深化改革,现在的科研经费管理体制暴露出很多弊端,如权责不分工、监督不完善、核算不准确,导致很多经费管理脱节,影响高校资产以及科研能力的展现。此外,国内也制定了一些管理办法来管理经费,如“985 工程”专项资金管理办法。面对经费的投入加大,本研究希望高校相关部门能够及时制定相关的经费管理制度,进而指导经费的管理和使用。 (2)财务人员缺乏管理认知 财务人员作为高校管理科研经费的执行者,但是根据调查显示,很多高校的配备的财务人员的思想认知比较落后、素质较低、知识结构比较单一,缺乏对国家相关政策的了解等,间接影响了经费的管理水平。有的财务不按照相关规定进行管理,比如不重视经费报销与其票据之间的相关性,忽视票据的审核,进而导致经费的支出出现混乱的现象。 (3)缺乏严格的预算管理 首先,预算的编制存在不准确性。很多高校根据科研项目的需求来进行预算编制,由科研部门负责,但是他们不熟悉财务,不了解高校的资源、基础设施等实际情况,并且由于自身原因又不能完全投入到这个编制的过程中,使得预算的编制出现不合理,约束力降低。 其次,执行不严格。很多高校的科研项目立项后,都是直接划账,随意性较大,很可能会引起一些项目无法报销,容易出现违法开支经费的情况。 最后,决算缺乏及时性。高校很多财务不熟悉决算的编制,脱离实际;有些高校经常在结题后却不结算经费,这样的现象容易产生挂账影响,降低经费的使用效益。 (4)经费的管理缺乏监督和内控 内控体制不严密,会造成相关部门权责不清,互相推卸,导致内控监管失控。主要体现在:如果缺乏严密的财务内控,会出现经费滥用现象,如有的经费不属于科研项目,却也被报销;缺乏严密的财务内控,会导致经费管理脱节,其只关注项目不审核其经费的报销及使用情况;还会出现套取现象。此外很多高校不重视经费的管理,审计科研项目的结题付费不严格,缺乏相应的绩效考核体系,影响科研经费的有效使用及评价考核。针对以上的问题,我们接下来会从优化内控的角度出发,提出相关的解决措施。四、高校科研经费内部控制系统的优化设计4.1高校科研经费内部控制优化设计的必要性 从上面的数据分析可以看出,高校在管理科研经费方面存在着很多缺陷。在单位层面上,其内控有以下问题:相关管理经费的制度较落后;个部门权责分工不明确;信息缺乏共享性等。在业务层面是,其问题有预算的编制和执行不严;缺乏评析和考核体制;报销票据的审核不严等。这些都是高校科研经费的管理缺乏内控的表现。因此我们认为其内控制度的完善必须从这两方面着手,设计具有针对性的制度,进而提高科研经费的管理水平。 在单位层次上,建立和完善内控需要:了解内控的相关工作;管理执行内控的人员;完善财务信息系统,转变管理科研经费的模式;权责分工进一步明确,为科研经费的合理、正常使用奠定基础。在业务层次是,需要注重资金的流向,对整个科研经费的使用情况进行全程监控,使使用该经费的各个环节都清晰可查;分析经费使用存在的风险,采取有效措施预防和控制风险。4.2高校科研经费内部控制系统设计的目标与原则 该设计主要是为了实现以下几个目标: (1)按照国家相关法律合理使用科研经费,并对取得的相关经费进行审查;对于科研经费的相关申请手续以及收付原始凭证是否合法、完备进行检查,以确保其合法使用。 (2)科研经费的相关信息必须真实、完整。高校必须完善自身的会计信息系统,为科研经费的核算奠定基础,需要确定所申报的科研项目在合理的会计期间记录到相关账户,记录需及时准确;需要将科研经费的相关记录都进行审核,确保这些记录科目准确无误。 (3)实现最大化的科研经费使用效益。高校需要结合实际,优化资源配置,合理的调整科研经费的分配,实现其使用获得最大化效益。此外高校还可以向外界筹集科研经费,走“校企结合”的道路,展现科研的现实意义。 (4)抵制徇私舞弊和腐败 内控制度的建立和完善,需要防止行各部门的舞弊和腐败,及时纠正这些不合法的行为,进而保护高校科研经费的安全、保证科研项目的正常运行。 为了实现以上目标,高校设计内控的过程中需要坚持以下原则: (1)全面性。设计内控制度需要多部门的协同合作,不能单独有一个部门完成,进而有效的控制该经费的使用。因此设计的过程中需要考虑全面,将各部门、工作岗位、环节都融入其中。 (2)协调性和制约性。使用该经费必须协调相关工作岗位和业务环节,其办理手续也是密切联系的,需要相互协调和相互制约,进而保证科研项目高质量的完成。 (3)适应性。设计需要结合国家政策和高校的内外环环境的实际变化情况,根据变化做出合适的调整,以适应不断改变的内控环境。4.3设计高校经费内部控制系统4.3.1 在单位层面上,优化内部控制4.3.1.1 建立和完善高校科研经费管理内控机制 对内控机制的完善时规范相关经费使用的基本策略,需要从这几个方面入手:(1)责任制需要落实。高校各阶层的领导以及部门主管、项目主管等都应当各司其职。(2)管理科研项目的机制需要完善。科研项目涉及到的管理都需要加强,比如申报、科研过程、成果管理等。(3)完善经费的管理体制。高校的统一管理需要将经费的管理进行统一核算,涉及到的相关费用都需要进行核实。(4)监督机制需要完善。总的来说,制定高校科研经费的管理体制必须全面化、系统化要保证其可操作性,进而提升科研开发的潜力,保证转化科研成果。4.3.1.2管理执行内控的职位和人员 管理职位必须分离不相容的岗位,其次还需要控制和监督进行科研项目的部门的相关权责,并对其是否进行轮换进行监督。在人员的管理上,就需要逐步提高管理经费的工作者的能力和认知。面对国家针对经费管理提出的新的技术和能力要求,高校就需要结合自身实际,配置专业的财务人员和管理科研的人才,并定期进行相关业务培训,审核其能力水平,进而保证经费管理的水平。对于工作繁重的项目主管,可以配备助手,以协助完成科研经费的管理过程,其中主要是预算和管理过程中的主要步骤。根据前面的问卷调查发现,很多高校配备的财务人员不能良好的发挥指导作用,那么高校就需要对这些财务人员提出要求,以促使他们运用自身技能和知识去指导相关编制工作,以推动科研经费的审核和管理进程,也有助于保证科研人员发挥其在科研经费管理中的积极作用。4.3.1.3 信息系统的建立与应用 科研经费的管理比较复杂,这就导致了该信息系统是一个复杂的项目库,涉及到很多部门的数据信息,其中包括了财务部门所传递的相关经费审核数据和报表,也包括了资产管理部门配置相关设备、仪器以及一些固定配置的信息;也包含了后勤部所提供的供应信息。信息系统的透明有助于科研项目的主管可以依照财务部规定的结算价格来编制预算报表;还可以提前对后勤部以及资产管理部门申请资源,避免浪费;还有利于财务部的及时记录科研经费的相关收支情况。建立和完善科研信息系统,有助于打破高校各部门之间的垄断资源和信息的现象,信息平台的作用能够得到有效的发挥,通过相关的经费评审,能够向社会大众公开科研经费的使用和管理过程,提高了整个高校科研经费管理的透明性和公开性,有助于该经费管理的科学化和规范化。4.3 2高校业务层面内部控制的优化 4.3.2.1预算管理机制 优化预算管理体制需要从以下几个方面着手: (1)编制预算报表。 高校的管理层需要协调科研项目的申请人根据国家规定的管理经费的办法、结合科研需求,进行合理的、科学的预算编制。在编制的过程中需要充分结合高校的财务人员以及科研项目的工作者、其他管理部门之间的综合信息。此外,高校还需要坚持“自上而下,逐层审查”,为预算的编制提供监督,以保证其正确性和可靠性,如果实力较雄厚的高校就可以设置评审预算的组织机构,主要配置相关职能部门或者是财务专员或者是外界审计机构,使其能够对本校的科研项目提交的预算报表进行审计,审核其完整性和真实性,进而提出可靠的审核意见。具体的程序包括了预算形式的评估、重点评估以及预算报告的形成等。 (2)控制预算的执行。在使用经费的过程中离不开预算的执行,是管理预算的重点。如果经费不按照预算制定的方案执行,那么所编制的预算就失去了意义,那么高校就应当监督预算的执行,逐层分解,落实相关负责人。此外还需要定期对执行预算的实际情况进行检查和分析,其中主要是检查科研经费的支取是否与预算相一致,如果不一致就应当找到导致不一致的原因,必须对这个偏差进行修正,进而保障预算执行的严密性和准确性。 (3)调整预算。对于纵向的预算,在一般情况下是不调整的,如果出现由于预计客观情况不充分导致的需求与预算存在差异,就需要按照国家政策进行调整;而对于横向预算,则需要根据合同双方的约定来进行调整。具体调整规定有:预算额度以及科研项目变更等,需要向财政部和科研部提出调整申请;如果预算额度不变,但是合作课题的单位发生变化,需要按照原程序提交申请;如是费用发生变化,就需要科研负责人向单位提出调整申请,待相关部门检查的时候再进行确认。 (4)考核预算执行情况。主要通过定量和定性指标对预算执行情况进行考核,考核的内容包括了预算的收支、预算执行的成效、相关工作的成效等,通过考核有助于提高高校科研经费使用效率。 4.3.2.2 科研经费决算 对于决算的管理,高校需要根据管理经费的结余的相关条例来建立科研经费预算的编制、监控、绩效评估等体系,逐渐走上“先审计再结款”管理模式,有效管理经费。首先,科研项目的决算报告需要由高校财务部和该项目的负责人共同来编制,经过验收被确认可以结题之后,他们应当将相关的书面文件递交到财务部,然后由财务部根据规定程序来办理该项目的结款手续。如果批准结题了,但是长时间不去办理结款,那么高校就可以按照相关制度直接办理结算手续;或者是由财务部对该项目的成本和相关费用进行分析和结算,避免该经费被长期挂账。对于科研经费的结余管理,高校应当具体问题具体分析,对不同原因造成的结余应当采取不同的管理办法,尽量从根本上来改善结题不结账的现象。4.3.2.3 科研经费收入与支出内部控制设计 (1)建立和完善其收入内控制度 财务部需要对各项经费收入进行审核和监管,收到国家拨付的经费,需要依靠银行结算凭证进行会计处理,转付给科研部就需要单位资金往来的结算票据,严令禁止小金库的设置。科研工作者在获得了科研部的批准之后,可以利用科研经费入账单到财务那里去办理相关的财务手续,而科研处自签订科研合同之后就需要将合同、收入凭证等都递交给财务部门,然后财务部方可据此来进行相关的账务处理以及审批后期材料的配置、监督科研经费的收入和使用情况等,财务部有责任和义务及时完成经费的入账手续,对于那些没有按照合同到账的经费需要查明原因,将责任进行明确,及时催缴。同时高校还需要重视安全的管理,印章、票据都需要保管好,票据的领用、填写、撤销等都需要按照规定严格处理,切实做好保管、登记工作。 (2)建立和完善其支出内控制度 1)管理经费支出的工作岗位需分离。高校需要对管理科研成本的相关部门进行不相容而分离,并且在此基础上明确其分工和责权。如:申请和审批经费支出需要与审批付款和执行付款的部门分离。 2)报销、审批制度需完善。审批制度需要根据科研项目的经费支出实际情况来建立,负责审批的工作人员的相关权限和审批额度需要明确,同时责任也需要明确。对于特别重大的科研项目需要进行特别授权来进行审批和报销。 3)每一个科研项目都需要建立独立的“科研经费报销本”,以作为其报销的原始凭证。 4)规范票据的管理和使用。实质上就是把相关的支出票据进行统一管理和控制,建立需要相关工作人员严格按照规定来使用票据的制度体系,进而确保相关单据报销的合法性以及所报内容与科研项目的相关性。4.3.3对高校科研经费的使用情况实施监督与考核 4.3.3.1建立监督机制 科研经费的监督体制主要涉及以下几个方面:(1)监督该经费的管理制度是否落实,是否建立和执行内控制度;(2)监督该经费的会计核算过程;(3)监督该经费的是否按照预算来执行,是否超预算,是否按规定执行、调整等;(4)监督该经费的收支是否合法、规范;(5)监督资产的管理过程;(6)监督决算和验收情况。整个监督体制包含了审计、监察机构、财政部门、科研部等,既可以按照规定建立健全独立的内部审计体制,还可以聘请注会等外部机构来优化内部审计。内部审计能够利用不定期监察和日常监督来加强对科研经费的监督,有助于高校科研经费的审计工作的开展,有助于对重大科研项目进行全面、全方位的跟踪审计。此外,高校还需要将相关审计信息公开、建立回访制度,将整个科研项目的相关内容都进行公开,如科研人员、预算报表、经费拨付、经费支出等,对于公开制度的建立,有助于整改科研经费管理存在的问题。4.3.3.2建立健全科研经费内部控制考核制度 本研究主要是从内控着手,来指导科研经费的管理,想要了解内控制度执行的成效,就需要对整个内控制度进行考核,实际上就是对该项目的经费的使用情况进行控制,并将其反馈的结果反映到该项目的效益上。但是高校考核管理科研经费的内控有其独特之处,可以借鉴企业的相关内控考核办法,参照其在实践中所采用的考核绩效的指标,从单位层次和业务层次两个方面来对高校的科研经费管理的内控进行分析和考核,再根据相关的参考分数来进行较高层次的考核,即综合性的考核。比如:高校的科研项目在立项前可对经费投入、科研团队、研究条件等情况进行研究与评估,预测研究目标实现可能性的大小。4.3.3.3问责与激励机制 鉴于以上的考核分析,

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