集团非生产物资采购管理办法.doc

广 东 精 进 能 源 有 限 公 司集团非生产物资采购管理办法一、 目的为规范集团及各分公司生产企业的非生产物资采购工作，加强内部控制，明确责任，保障采购质量和绩效，降低采购风险，确保公司生产经营的持续稳定发展，特制订本管理办法。二、 适用范围本制度适用于集团公司及各分公司生产企业的非生产消耗物资采购活动。包括各公司的设备及其备件、工装夹具、劳保用品、办公用品、食材、生活用品、电脑耗材物料等采购，同时还包括委外加工业务、施工工程业务等。生产物资采购按集团采购管理办法执行三、 定义1、 设备及其备件：2、 工装夹具：3、 委外加工： 4、 工程施工： 四、 职责1、 总公司采购部： 负责设备、备件、工装夹具2、 分公司采购部：3、 分公司总经理： 4、 各公司品质部：5、 总公司研发部：6、 各技术工艺部：。7、 各公司制造部：。8、 各公司仓库：。9、 总公司财务部：10、 分公司财务部：。11、集团公司审核部：。五、 操作流程1、 设备及其备件、工装夹具采购。按涉及金额大小，分总公司采购部统一采购和分公司自行采购两种模式。各公司设备配件采购人员评估对于单次申购超（具体金额待讨论）万，由报由总公司采购部统一采购，评估单次申购金额低于（具体金额待讨论）万的，则由各采购部自行采购。1.1总公司采购部统一采购流程。1.1.1各公司采购部在接到有效申购单时，评估出超过（具体金额待讨论）万金额的设备或备件、工装夹具，则向总公司采购部下达采购订单，报经各公司采购负责人审核后传递至总公司采购部。1.1.2总公司采购部相关采购人员接到采购订单时，与各公司确认好有效辅助信息（包括技术参数、设计图纸、供应商信息等）。1.1.3对于金额超（100待讨论）万的大型设备采购，由相关采购人员组织成立总公司招标项目。1.1.3.1项目成员包括但不限于采购部领导、设备采购人员、总公司财务人员、审计部门、总公司总经理或指定相关领导、技术人员。1.1.3.2采购员组织专题会议明确标书内容、项目职责分工、项目进程。1.1.3.3采购员向被选择有实力的供应商发放标书，收集供应商投标书。投标文件包括：投标书、投标价及数量、投标供应商资质文件、投标供应商法人授权、投标保证金、偏差说明、承诺的售后服务等。收集回来的投标书必须是密封完好并有投标单位签章押封的。1.1.3.4采购员按项目进程在收集完投标书后，组织项目成员统一开标、评标、定标。开标、评标时，要求项目所有成员务必同时到场，由项目组最终领导定标中标供应商。1.1.3.5采购员与确认中标的供应商进一步进行商谈，并确定最终价格（必要时），签定大型设备采购合同，履行保证金交纳事宜等。1.1.3.6采购员整理项目资料，编制项目报告交总公司采购总监审核，项目组成员会签，总公司总经理批准后存档总采购部，同时备案审核部门，以备审计监查。1.1.3.7采购人员跟踪供应商交货进程，并执行采购合同相关规定。1.1.4采购金额不足（100待讨论）万的设备、备件、工装夹具采购。1.1.4.1采购员根据收集的市场信息，组织至少三家以上有实力的供应商按我司要求进行明细报价。1.1.4.2在规定的时间内收回报价表后，交核价员或指定人员进行价格核定。1.1.4.3总公司采购总监根据三家报价对比结果，确定采购供应商。必要时，采购员组织相关技术或使用人员前往供应商处进行现场评估，并形成评估报告交采购总监。1.1.4.4采购员要求供应商提供但不限于以下资料营业执照、税务登记记、一般纳税人资格证、组织机构代码证、体系认证证书，如有特殊要求的物料，还需提供相关最新认证证书，如SGS认证证书等。1.1.4.5供应商资料提供齐全后，由采购员组织签订设备采购合同。按采购合同执行到货跟踪。1.2评估单次申购金额低于（具体金额待讨论）万的，则由各采购部自行采购.具体操作流程按各自公司规定执行，集团公司不再作统一规范。但总公司采购部有责任和义务配合集团审计部门对各分公司所有的采购活动进行审核监查。1.3（本条规定适用顺德精进）采购员接到申购单，按1.1.4.1-1.1.4.5条执行。2、 劳保、办公用品、食材、生活用品、电脑耗材等采购。本条规定适用顺德精进，因地域采购环境差异，其它公司劳保、办公用品、食材、生活用品、电脑耗材等采购，由各分公司自行制订相关规定。2.1对于经常有申购能定点采购的物资，必须遵循定点采购原则。原则上此类物料采取月结模式，如需现金采购的，按财务部相关规定执行。2.1.1采购员按就近原则，至少每类物资选择有实力的供尖商各5家，按我司固定格式进行报价。2.1.2由核价员对报价单位进行价格比对，选择其中的2家为合格供应商报采购负责人审核，采购总监批准。2.1.3采购员组织供应商提供但不限于以下资料营业执照、税务登记记、一般纳税人资格证等资料，入选采购部合格供应商名录。2.1.4采购员根据申购单向供应商下达采购订单，跟踪到货。在到货时，必要情况下，需由使用或申购人员确认到货品质、型号规格等符不符合申购人员需求。2.1.5仓管员核对供应商送货单、采购订单作采购入库。2.1.6采购员组织供应商月末对帐、付款、月末评价等， 操作流程同生产物资相关流程。2.2不能定点采购，或不经常使用的，且需现金采购的物资。2.2.1采购员至少选择三家有实力的供应商进行报价。2.2.2采购部指定负责人审核报价单并确定供应商。2.2.3必须要采购员联系供应商提供营业执照、税务登记记、一般纳税人资格证等资料，只作为付款凭证，此类供应商可不作入选合格供应商名录依据，并与供应商签定零星采购合同。2.2.4采购员下达采购订单，并按相关规定申请付款，组织到货。必要情况下，需由使用或申购人员确认到货品质、型号规格等符不符合申购人员需求。2.2.5采购员月末统计此类现金采购物资明细信息，报采购主管人员审核、采购总监批准备案备审核监查。3、委外加工。根据使用性质不同，分为生产用物资委外加工，设备或仪器委外鉴定、维修、保养，设备或备件、工装模具委外加工。在决定是否委外加工时，应考虑下列各因素：本公司的生产能力不足时；须利用本公司所没有的设备、技术时；特殊零件无法购得，又不能自行加工时；委外加工品质更好时；委外加工成本更低时。3.1生产用物资委外加工，包括客户成品委外加工和零部件委外加工。3.1.1客户成品委外加工。3.1.1.1制造部平衡当期生产计划，提出委外加工书面申请报告，报告中需明确委外加工原因、物料名称、规格、数量、交货期、预算等有效信息，报经相关领导审核、总经理（或指定人员）批准后交采购部实施采购。3.1.1.2采购部接到有效申购单时，按采购相关管理规定组织采购活动。3.1.1.3相关部门按规定配合执行。3.1.2零部件委外加工。指的是因受采购条件或采购回的物料不能直接满足使用要求，需委托外单位二次加工后使用在生产的产品中。3.1.2.1供应商的开发、加工费核价流程同集团采购管理办法。3.1.2.2采购员下达委外采购订单，报采购负责人审核，采购总监批准。3.1.2.3仓库按订单开具出仓单发出需加工的合格物料给供应商。3.1.2.4后流程同集团采购管理办法。3.2模具委外加工、设备工具委外维修、保养流程。3.2.1需求部门填写委外加工单，模具外发加工需附图纸，图纸需注明加工要求、公差尺寸、工件名称等有效信息。如图样简单，则可直接在委托单上制作，以作为核价依据；设备、工具委外维修需注明维修项目等有效信息。3.2.1采购员按相关管理规定开发供应商，签订相关合同、协议，并由供应商提供相关资料入选合格供应商名录。原则上，采购员应定点选择有实力的供应商进行月结外加工。3.2.2核价员按规定格式核定加工价格。3.2.3申请人将委托单及图纸、加工工件交仓库，同时传递一联委托单至采购部，由采购部通知供应商取回需加工工件。采购员跟踪加工进度。3.2.4仓库依据委外加工申请单，将图纸和加工