项目物资资料管理制度.doc

- 5 -第六章 物资成本管理 物 资 资 料 管 理 制 度1公司物资资料管理1.1项目留存资料管理1.1.1项目应在物资采购招标前，由招标组织单位对未在公司物资供应商信息库中的供应商填写物资供应商评审表，并同时将供应商的相关资料（年审通过的营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证明、产品合格证、产品检验报告等）报公司物资商务部审批。1.1.2项目部每年底负责填写物资供应商（）年度考评表，进行当年度合作供应商的年度考评工作。1.1.3公司物资商务部对当年未合作供应商进行资料延续性审核，经查实其营业执照等相关须年检资料未经年检的供应商，将被列为不合格供应商进行管理。1.1.4项目所合作的供应商如发生不合格供应商评价标准的行为，项目部应随时向公司物资商务部上报相关说明材料，经确认后，列为不合格供应商。1.1.5公司物资商务部应对项目的物资需用总计划及计划变更的证实资料或其他情况说明进行存档，并进行统一编号管理。1.1.6公司物资商务部应及时对项目的招、议标资料及物资采购合同资料（包括协议、补充协议等与合同有同等效力的采购文件）进行收集归档，并统一编号。具体资料包括：招标计划表、招标文件评审表、招标文件发放记录、答疑纪要、投标文件接收记录、物资招标采购开标记录、物资采购议标记录、物资集中采购中标单位评审表、项目物资采购中标单位评审表、集中采购物资合同评审表、项目物资采购合同评审表、分供合同副本、样品移交接收单等。1.1.7公司物资商务部应及时对项目的结算资料进行收集归档，并统一编号。具体资料包括：结算计划、供应商月度对账单、月度预结算单、总结算、结算审批表、分供工程结算目录、分供总结算明细、不合格物资记录评审处置表等应扣款明细或其他相关资料的书面及电子版资料。1.1.8公司物资商务部应及时对项目的付款资料进行收集归档，并统一编号。具体资料包括：分供付款单、项目零星物资采购单的书面及电子版资料。1.1.9公司物资商务部负责填制物资采购、支付管理台帐，物资采购、支付管理台帐是项目物资采购、分供结算以及付款统一控制管理的台账，公司物资商务部在签订分供合同后按合同编号的先后顺序登记物资采购、支付管理台账，随时根据预结算、结算、付款情况填写相关供应商的信息，并将相关的书面资料收集归档，统一进行编号。公司物资商务部按月和项目部相关负责人进行台账核对，保证资料的真实性和完整性。1.1.10项目应于每月10日前将项目上月（ ）月份物资收发存盘点统计报表和工程项目材料耗用汇总表的书面及电子版资料报送公司物资商务部。1.1.11公司物资商务部应及时对项目的物资调拨、处置资料进行收集归档，并统一编号，具体资料包括：物资调拨申请表、物资价值评估评审表、物资处置申请表、物资变卖处置记录等。2项目部物资资料管理2.1计划管理：项目部应依据经公司物资商务部审批后的物资需用总计划、招标计划编制物资的月度计划，进场前编制物资需用计划，并对所有计划及变更的资料进行归集、编号。2.2招标、议标资料管理：原则上招标、议标资料应由公司物资商务部统一存档保留，项目上为使用方便可自行留存相关资料。2.3合同资料：原则上合同资料正本应由公司物资商务部统一存档保留，项目上留存副本或复印件，并进行台帐管理，按公司要求统一编号。2.4内业资料： 2.4.1物资送料单是物资内业人员填制物资入库单的原始凭证，送料单应连续编号。物资进场时，项目部物资采购员应会同物资使用单位指定人员根据相关资料对供应商所送货物的数量现场进行清点，确定数量准确无误后与物资使用单位指定人员共同在物资送料单上签字确认。如发现供应商所送货物存在数量短缺或部分货物外观、资质等存在不合格现象，项目部物资采购员应在物资送料单上保留供应商送货的数量，写明实收货物的数量，并与物资使用单位指定人员共同签字确认。2.4.2物资采购入库单和物资采购出库单是编制物资收发存盘点统计报表的有效凭证之一。物资采购员依据物资送料单填写物资入库单，物资库管员负责填写物资出库单，入库单和出库单必须有项目经理签字方为有效。零星物资报销时需附上物资出、入库单的乙联和丙联以及物资收料单；合同物资报销只需附上物资收料单即可。物资出入库单据的其它联应由项目物资采购人员和库管员妥善保管，以方便登帐和查账时使用。2.4.3物资处置申请表、物资处置记录、物资调拨单、物资价值评估评审表是项目进行物资调拨、处置的凭证，项目应将相关资料归档、编号，并按公司要求备案。2.4.4料具出场申报放行单是施工现场所有材料设备（包括我方、分包方以及业主）唯一的出门凭证，需由项目部物资工作人员统一进行编号，并于骑线处加盖项目公章方可生效。该单据一式两份，存根联保存于项目物资管理职能部门（或物资管理负责人），另一联由申请人办理完相关手续后交予现场值班保安签字确认并填写出门时间后自行保存。2.4.5项目物资使用的其他资料应按管理内容分类进行保存，凡不要求进行公司管理资料备案和档案资料备案的，可于工程竣工结算后自行销毁。2.4.6项目物资管理职能部门（或物资管理负责人）根据物资入库、出库情况应编制物资台帐，在每次物资入库、出库时立即对相应物资进行登记，并及时关注物资进场数量是否达到定额数量，如果接近定额数量应及时通知项目经理，引起注意。物资管理人员应同时建立物资结算和支付台账，并严格控制材料付款情况，以防超付情况发生。2.4.7项目部根据各类管理台帐每月编制工程月度物资收发存盘点统计报表和工程月度材料