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认真履行职责 当好办公室主任(龚鸿文)2006-10-31 15:44:44善于调动自身的力量,战胜客观困难。第三要具备应变能力。说通俗一点,就叫“见子打子”。在工作中,我们会遇到一些预想不到的问题,这就需要我们头脑清醒,随机应变。身为办公室主任,在喝酒场合中,人人都醉了你不能醉,在把领导安全送回家之前你不能睡,领导休息了可能你还要加班,所以要时刻保持清醒的头脑,千万不要喝醉误事。第四要有沟通协调的能力。办公室主任要尊重上级,尊重下属,尊重平级的同事。还要有较强的表达能力,要能说会道。有人说我们见人说人话,见鬼说鬼话,也不是批评我们,只说明我们说话比较符合听话人的心理,否则说话没人听。除了说以外还要能写,办公室主任要是笔杆子,文字表达能力要强。四是文化知识素养。首先是语言文学听说读写,办公室主任听话要听得很清楚,不能张头冒耳,要是给你交代五件事情,你只记住两件,其他三件你忘了,那就不行。办公室主任要说得明白,读得口齿清楚,还要能写,除语言文学知识外还要有历史知识。有时候,领导或哪个部门给你一篇文章,里面有几个典故,你不懂,拿起笔就给人家改,这样就会闹笑话。鉴古知今,处理工作时就会游刃有余。还要具备法学、哲学、经济学等方面的知识和当办公室主任的业务知识。五就是身体素养。身体很重要,没有好的身体,在办公室工作三下两下你就垮了,因为办公室的工作没有规律,非常紧张,体力和脑力消耗特别大,接待多的时候一天七八拨,大材料来的时候“挑灯夜战”,所以,没有一个好的身体素质是不行的。要注意劳逸结合,注意休息。要能够自我调节,避免过度的劳累,还要预防疾病,锻炼身体。三、办公室主任的工作方法与艺术第一是工作效率和工作方法。要善于安排好工作时间,有许多工作都是需要交叉处理的,比如说一些会议,办公室主任不去不行,但又不是很重要的会议,这样就可以把工作带到会上去做,如修改文章、批阅文件等,这不叫“不务正业”,但是重要的会议不能这样做。要把握开会的技巧,提高开会的效率。办公室主任经常主持会议,要自己给自己节约时间。要用科学技术和管理手段,调动大家的积极性,要把副主任、工作人员的积极性调动起来,不能大权独揽。办公室有五个人,就你办公室主任跳,其他四个不跳,都在给你使冷眼,看你跳,工作就无法开展。领导让你当办公室主任,把你放在一个最磨人的岗位上,其实是在重用你。办公室主任容易进步,所谓“近水楼台先得月”。办公室主任天天在领导的身边,领导许多优秀的东西你很快就学到手了,所以让你到这个岗位上,是信任你,是锻炼你,你要信心百倍。要多听多看少表态,在领导说话的时候要少插话、不插话。办公室主任要有组织协调的艺术。说话要委婉,比如办公室主任最爱讲的一个词是“建议”。“某领导,我建议这个事情这样办”。甚至对待平级都用这种说法,“我看这个事情是不是就这样定了”,其实就这么定,只是换一种说法。批评人时,要注意方法,要注意场合,我要批评一个人,把他叫到我的办公室狠狠地批评,不让大家知道。在大家面前要多表扬人,如果需要在大家面前批评人,尽可能只讲现象,不点名。办公室主任靠什么?靠三寸不烂之舌。不完全有道理,但是有一定道理。办公室就是润滑剂,但不是和稀泥、当老好人。办公室主任在公众场合要多用一些形体语言,如眼色、表情、手势,比如服务员倒水不及时,我指一下杯子暗示一下,或者开会时某个人的手机一直叫,我看他一眼,他就知道怎么一回事。或者我在台上说,下面不听,我脸色严肃一点,也可能收到一定的效果。四、办公室主任的日常工作 一是值班、电话、印章、收发、通信。值班。一到节假日,或有重要活动、发生重要事件,上级就可能会打电话进行抽查,有几个乡镇就是一次电话没人接,结果年终扣了分,扣得书记和乡长心痛了好一阵。因此,办公室主任必须安排好值班工作。电话。办公室接听电话和拨打电话的频率很高,打电话和接电话都是有技巧的。我们打出去,首先要说我是某办公室某人,不能电话拨通就讲,否则讲了半天别人都不知道你是谁。我也遇到过这种情况,电话一打进来感觉一见如故,说了半天你还不好意思问对方是谁。这种时候只有见机行事多说话,看他说话中有无线索,有无什么值得你回忆、让你想得起来的东西。另外就是接电话了。电话铃响了,我们首先要自报家门:“我是政府办, ”,这样可以防止一些人拨错电话而不知。电话打完了,要等对方先挂电话,你先挂,别人会说你气粗,不礼貌。印章。办公室主任一般都管印章。我们在乡镇工作的时候常把印章放在信封里或公文包里随身携带,这是不正确的。印章要严格管理,需要盖章,要请示领导,什么内容,盖几份,什么时候盖的,要作好记录,不能乱盖。文件收发。我记得我到牛场去的时候,有一次想找一个文件,这个文件我记得在政府办的时候就下发了,但是找不到。原因是一位领导来特区开会,顺便把文件带回去,但没有转给办公室登记处理,而是放在自己的抽屉里,其他领导不知道这个文件,时间一长,老鼠一咬,没了。因此,我到牛场第一件事,就是选办公室的人员,把办公室的运转搞规范。现在你们可以去看,2000年以来,牛场乡坚持编发大事记,牛场的副科级以上干部的行踪都有记载,特区、市、省的领导到牛场工作也有记载,翻档案时很好查。以前我在牛场乡处理过一个案子,四年后,上级来复查,所有的资料一应俱全。二是协调和督查工作。协调就不重复讲了,我强调一下督查。现在从中央到地方都很重视督查工作,会议安排的工作要督查,领导交代的事情要督查,目标责任书的执行情况要督查,还有一些临时的重要工作要督查。但是现在有一种情况是,乡里年初安排的事年终就记不得了,安排事情随手就忘记了,到督查时现补材料,措手不及。办公室主任就要记住,有些东西是用一年的,比如目标责任书,到某个阶段,你要提醒领导,这个事情要督查或可能要督查,要提前安排。第三是接待工作。这里我要详细说。接待有三种:高格接待、低格接待和对等接待。上级领导来了,高格接待;基层同志来了,低格接待;平级的同志来了,对等接待。接待又分有约接待和无约接待。政府办的接待,多半是有约接待,比如市督查室的领导来了,先打个电话,或先发个传真,检查什么工作你可作好准备,是有约接待。乡镇往往无约接待比较多。有约接待比较好办,有准备,按部就班。无约接待就要靠灵活机动应变,但是也不要冒然。有时突然来了几个人,我问对方有什么事情,他们说是某个领导的亲戚,今天从他的家乡来,我问他们和这个领导预约了没有,他说没有,并要该领导的电话号码。这说明是挂角亲,领导可以不接待,我可以说,我给你打个电话看看领导在不在,打电话的结果大家都知道,肯定是开会或出差了。如果他确实和领导约过,但也不能直接带到领导的办公室,我先给他倒杯水,说:“请稍等,我给你去办公室看一下。”然后给领导汇报,某地某人因某事找你,领导说见了,我才带他进来,说不见,我还要借故。这是工作中善意的谎言,并不是弄虚作假。无约接待有时候很尴尬,突然来了一拨客人,和领导见面了,相互不认识,我肯定要走上去,来到客人面前,自我介绍,再相互介绍,这样才能缓和局面。 接待工作主要是接待前和接待当中事情比较多,我着重讲这两个方面:接待前的工作。有一次我们办公室的一位秘书给我讲,市政府办打电话来说他们要来五个人,到六枝检查工作,中午11点到。我问:哪个带队,这个人是什么级别,他带来的是哪些人,其中女同志有几个,坐什么车来,走哪条路线,来检查什么,要在六枝待几天,需不需要我们准备汇报材料,需不需要领导出面,是统一管吃住呢,还是要怎么样。一问,我们的秘书就答不上来了。所以说呀接待以前我们要了解清楚,特别是带队的这个人很重要,我不是说一见官就怎么样,首先要知道对方是什么级别,省级干部有省级干部的接待标准,处级干部有处级干部的规格,甚至还要问有没有少数民族,是什么民族,饮食习惯等,都要了解清楚。如果客人已在路上了,要问一问联络员是谁,电话是多少,要随时掌握情况,你不能说11点钟到我就11点等着,那不行,什么工作都要超前安排。再一个就是,把情况摸好后,如有大型接待还要制定接待方案,首先要有个名单,姓名、性别、职务,还有联系电话,走哪条路线,哪些人是住第一个房间,哪些人是住第二个房间,哪些人在第一桌吃饭,哪些人在第二桌吃饭。还有,需要开会的,哪些人坐主席台,哪些人坐下面。如果是圆桌会议,也要安排好座位顺序,来六枝是否要到生态园看看,哪些领导陪,我们在哪里接,要送到哪里,接待方案都要一一明确。还有就是点菜,不知大家有没有这个感觉?我有这个感觉,怕点菜。客人来了要吃饭,吃饭就要点菜,如果我们给宾馆说,你给我准备200块钱的菜,往往菜端上来,很不如人意。点菜是门艺术,要根据对方的身份点菜,如果对方是行政领导,什么长什么长,我就考虑在六枝宾馆接待,出去吃就要考虑一个环境好的地方,这样比较正规,他觉得有面子;如果对方是专业技术人员,来帮我们搞规划论证,什么工程师呀、水利专家呀,这些人吃饭不是很讲究,吃饱,快速吃,吃饱好干工作,酒少喝;如果说是外宾,菜就吃得非常清淡,像日本人、香港人,半锅水,放点盐,黄豆芽放进去,加点植物油,不放味精,上来就是汤,他们就喜欢吃这个,然后多准备几双筷子,一人要两双筷子,一双搭在盘子上,一双在碗里,然后换筷子吃;村干部来了,油荤大一点,要上回锅肉、扣肉这些实实在在的菜;大机关的女同志来了,千万要搞清淡,因为她们不敢放开吃呀,怕影响身材。接待还要考虑我们领导的口味,有的是不吃牛羊肉、狗肉,有的是不吃海鲜,你点了一桌菜,领导不满意,那就是失败的,领导不喜欢到某个餐馆去,你就不能到那里去点菜。领导的口味要了解,饮食习惯要掌握,要油荤搭配,大菜和土菜搭配,特别是外面来的人,要上本地菜,野菜,什么芹菜酸啦、剪刀菜啦等等。一般说来,点两三个大菜,再点一些配菜,既不浪费,又吃得饱,桌面上看得过去。接待当中有哪些工作呢?首先是迎接来宾。人家到了,你要迎接,上级重要来宾、重要领导,我们一般到落别接、或到郎岱、新窑接。例如我们到落别牌坊接,领导下车了,我和蒋区长去接,你不能让蒋区长走在前面,你要先走在前面,然后介绍自己是办公室主任,叫什么名字,这是我们蒋区长,然后站在旁边,蒋区长上去,再介绍对方是什么长什么长。乘车是有规矩的,比如说猎豹车在前面停住了,前排已坐满了,蒋区长坐第二排,我说蒋区长请上车,蒋区长坐上去了,我跟着这个门上去,行不行?大家考虑一下。是不行的呀,你一上去,蒋区长在车上磨来磨去给你让位子呀?正确的方式是:蒋区长上车后,我把门关好,从另一个门上车。还有,坐车规范是后为上前为下,高贵的客人坐后面,级别低的坐在前面,后面一排呢又是右为上左为下,让领导坐车,我请他坐后排的右边,我从后面绕过来坐后排的左侧。上车后要主动搭话,制造一个气氛,不能让领导和客人尴尬,要找些话来说,介绍六枝情况、特产等等。一见冷场我就说几句话,等领导之间说上话以后我就不说了,我的任务完成了。一见领导之间说话断了,我又说几句,拾遗补缺。把领导接到六枝宾馆了,接来以后怎么进大门,怎么坐电梯?下车以后我一定要走在前,让领导在后,我要走在电梯门口,把电梯打开,坐电梯有个规矩,如果是电梯上有专门的管理人员,坐到几楼他给你按键,上楼下楼他给你管,遇到这种电梯,我就要请领导先上,我后上,下电梯的时候领导先下,我后下。如果是六枝宾馆这样没有专人管理的电梯,就不能让领导先上,我就要先上,上来后我就要压住开门键,否则领导走着走着就关门了。到了楼层以后,我就不能先跑,先走门就关了,我就要压住电梯开门键让领导先走,一出电梯后到二楼餐厅,客人不晓得路,领导不晓得在哪个包间,你就要往前面跑带入餐厅。进了餐厅门以后,餐厅椅子是两三张、两三张并在一起的,圆桌一般是十把椅子在一起,你要去把椅子拉开,对着门的这个位置就是主宾位置。比如说我和蒋区长要接待客人了,如果来的是几个县的县长,蒋区长是主陪坐在主宾位上,我是副陪就在门口这个位置,客人坐两边,先右后左。我坐在门口这位置,出入方便,客人坐下来后,你的事就来了,首先要在对方介绍来宾时,你要迅速记住每位的姓和职务,可按一定顺序先记住各位的姓,再慢慢回忆或在别人称呼时补记职务,以便在蒋区长敬酒时我能准确介绍出对方,帮助领导记忆。然后要数一下有多少人,人数和碗是不是一致,多余的撤掉,不够的补上,距离拉好,人和餐具一一对应,然后我就看,餐巾纸够不够。现在服务员是餐巾纸一丢,你就自己去处理,你要把纸巾打开,一般情况是两个领导之间放一包,打开放在桌子上。物品上全后,服务员开始上菜,服务员摆菜有时候她不懂规矩,特别是一些小馆子,服务员上菜是就近放在桌子上了,再来一盘又就近放在桌子上了,她不是给你均匀的摆好,你要把菜均匀的摆好,上到五六个菜时,你就要提醒领导,意思是准备就绪,请领导剪彩。领导剪彩后,在吃的过程中,就要敬酒了,敬酒要领导先敬,蒋区长敬完了,还有王区长,领导敬完了还有客人敬,最后是我们敬,就是我们经常讲的领导先讲话,我后发言。敬酒时如果对象比你的级别高,最好你走在他后面去敬酒,不能隔着桌子:王县长,来,上网。这个话不是你说的,如果你是区长你就可以讲这个话,你在办公室不能讲这话。如果领导的酒量大,那么,“领导,你看如果行的话,我们两个干一杯。”如果酒量小,就不能这么做,只能说:“领导你看,我干完,你能干完的话就更好了。”那么他有时候干完,有时候不能干完也行。在席间,你要密切注意动向,要采取有效措施,确保领导饮酒安全。接待结束,要送客人了。和迎客人一样,要握手,握手也是一门学问,同级都是男同志要主动,握手时要稍微用点力,人家觉得你实在,诚恳,热情;对方是市长,是上级,领导伸手你才能伸手,上级不伸手你不要自作多情;男同志和女同志握手,人家没有那意思你不要乱伸手,握手时要轻,时间要短,你不要握住不放,那是喝酒醉的表现。我们的女同志也要主动和客人握手。另外不能和领导抢镜头,必须要把领导时时刻刻摆在一个突出位置上,领导并排走,边走边交谈,你要走在他们的左后方或右后方或正后方,镜头来的时候你要让开镜头,有些照片上省长市长来了,你的位置比他们的还正中,这就不行。要记住我们是绿叶,是“护花使者”,你看我们秘书长和几办的主任有几个上镜头的?这是规矩。第四是会务工作。要开会,你要把会场布置好。会标要简洁,主题要鲜明,一般不要出现标点符号。会标布置好后还有主席台,主席台座签按照职位高低来摆,职位最高者居中,然后依次从左到右按职务来摆。四大办中,党办在前,请王主任坐在蒋区长左边,我是主角之一,我坐在蒋区长的右边,然后我们陶主任、赵主任依次坐两边,我们政府办两位副主任谦虚点坐两边,开会是从左到右坐,就餐是从右到左坐,不一样。进入会场我们要组织签到,参会人员签到后不知道座位在哪里,我们的工作人员要指引,乡镇领导坐这一组,部门领导坐这一组。有座签比较好,大家都按座签坐,没有座签,大家都往后面坐,主持人要开会了,一看前三排是空的,就要调整布局。调整布局有个艺术,你说后面的同志请到前面一二三排就座,效果好的话有几个人到前面就座,效果不好的话可能一个人都没有,怎么办?必须要点到名字,比如我要请后三排的到前面就座,我就说某局长、某主任这排以及以后的同志请到前面就座,这样他就没办法了,都必须要到前面来坐。调整好后开始开会,一般来说要宣布几条会场纪律,像刚才侯主任讲的什么手机问题、抽烟问题等等。然后开始,我主持会议要有一个开场白呀,为什么开这次会议,会议的任务、目的是什么,是哪些人参加会议呢,我要讲清楚,在主席台上坐的有哪些人,我按级别高低依次介绍,像我们在座的都认识蒋区长了,我就不一一介绍,我就挨着念。如果在座的人有外面的客人,你们一个都不认识,我就要一个一个介绍,介绍完后,我就说这次会议有几个议程,第一干什么,第二干什么,然后依次进行。时间就要掌握好了,不能开长会,如果哪个人话讲得太多了,主持人就要提醒,注意时间,后面还有领导的重要讲话。领导讲完话后,主持人小结会议,有需要通知的事情就通知,没有就散会。如果这个会开得很长,开到12点领导才讲完话,你主持人总结就不要再啰嗦了,两三分钟总结完了就抓紧散会。你想,四五个领导在前面讲,站得很高,讲得很细、很全面了,你还补充什么,还强调什么?没必要重复。下面是一片看表的动作,开手机的声音,装资料的声音,一片混乱,谁还会听你的? 第五是礼宾工作。礼宾这一块简单说一下,有时候我们要参加一些活动,一些正式场合要穿礼服。我们有些同志,穿西装连袖口上的那一块商标布都没有拆下来,错误,还有什么花花公子、神鹰等名牌标志也要拆下来。西装不能太长,西装长裤子短,形象很差,像新闻联播上的中央领导接见外宾,对方是什么颜色我们也是什么颜色,领带的花色基本是一致的。深色西装一定要配黑色的皮鞋,袜子也要是深色的,穿着才得体。男同志的皮带上吊很多东西,一大串钥匙、手机,还有眼镜盒,礼仪上是不允许的,男士腰间要利索。喜庆一点的场合可以穿鲜艳、活跃一点颜色的服装,遇到治丧活动就要穿庄重、素静一点的服装。在办公室,不能穿短裤拖鞋上班,女同志不能穿超短裙及过短的衣服上班,否则一弯腰就露背,一伸手就露脐,上班不能穿这种衣服,指甲不能长,不能涂颜色。第六是办公室的保密工作。要注意文字、通讯的保密,秘密、机密、绝密要分清。第七是信访与调研工作。信访要执行分级管理的原则,要为领导挡驾,上访

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