餐饮服务公司采购规定-1213.doc

北航后勤集团餐饮服务公司食品原材料采购工作规定一、总则：1、目的为使餐饮服务公司食品原材料采购工作走上制度化、规范化管理,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,餐饮服务公司依据学校、集团有关采购工作的规定和要求，并结合餐饮服务公司的实际工作情况，特制定公司食品原材料采购工作规定。2、适用范围本规定适用于公司对食品原材料采购过程和所提供服务的管理与控制，以及对采购合格供方进行选择、评价的方式。二、采购管理部门公司设立专职采购组，隶属供应加工部管理，负责公司食堂（餐厅）所需食品原材料的采购及配送工作。接受集团相关部门及公司采购工作领导小组、质检部和食堂（餐厅）的监督。三、采购组工作基本要求1、所有食品原材料采购的物品，应根据各食堂（餐厅）填写的请购单进行采购，且供货商必须在高校联合采购中心提供的合格供方及公司确认并备案的合格供货商名录内选择，不得擅自采购未经确认的供货商的货物。、采购组应对所采购物品的价格、质量负责，满足食堂（餐厅）的使用要求。、采购组负责对所购食品原材料物品的配送工作，保证供货的及时性。、采购组负责所购食品原材料物品的月末账款支付事宜，对到期的应付账款,应及时支付,以建立公司良好形象,维护公司财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利。、采购组应通过多种渠道，对食品原材料市场进行调研，获取公司食堂（餐厅）使用的各类物品的价格信息及变化趋势,以书面形式汇报给公司采购工作领导小组。6、采购组负责协助公司采购工作领导小组，做好供货商的确认工作，保证相关资质、证明的真实性。7、采购组负责定期对供货商进行评审，并将评审结果上交公司合同管理员备案。、采购组在采购过程中，应遵守法律法规及学校、集团对采购工作的相关要求，全面履行集团关于廉政合作协议的规定。四、食品原材料采购的分类1、分类原则按照学校、集团关于餐饮采购工作的具体要求，公司根据食品原材料实际采购情况及采购金额，本着保障食品安全，保证采购原材料质量，控制成本，提高采购工作效率的原则，餐饮服务公司将食品原材料采购工作划分为四类采购。2、具体分类（1）大宗食品原材料联合采购指通过北京市高校联合采购中心举办的招标采购平台进行，由学校予以监督确认的统一采购。本类采购涉及的物品主要为各食堂（餐厅）经营必需的食品原材料。（2）蔬菜采购蔬菜采购通过招标形式进行，由学校、集团相关部门及餐饮公司共同组成评标小组，对所有参加投标的供货商依据招标原则进行评标，公开选择符合条件的合格供货商。本类采购涉及的物品主要为各食堂（餐厅）经营所必需的时令性蔬菜。 （3）辅助食品原材料采购此类采购是指由集团进行监督、公司采购工作领导小组成员通过共同评议确认的辅助食品原材料采购。本类采购涉及的物品主要为各食堂（餐厅）经营所必需的辅助食品原材料（包括生鲜类、水产类、乳制品、饮料、水果、特殊调料及其它类别）。（4）特殊情况采购指当市场出现重大商机，即单批物品在食品质量、安全得到保障，且单价明显低于市场采购价格，但其供货商既未列入高校联合采购中心合格供方名录，又未纳入公司合格供方名录内的非正常采购（在订货时，需缴纳预付款）。本类采购由集团相关部门负责监督，餐饮公司采购领导小组共同确认，采购人员在第一时间予以现场采购的特殊采购形式。3、合格供方的选择与确认（1）选择与确认原则公司将高校联合采购中心确认的合格供方名录内的供货商视为合格供方，公司可以与其签订合同，直接进行采购，其名录应在集团经营管理部、财务部备案；对某些高校联合采购中心不能提供的辅助食品原材料采购项目，公司将另行组织选择、确认合格供方。合格供方在选择、确认时，应本着公开、公正、公平的原则，通过集体决策的方式，在符合生产、加工、配送相关条件，信誉良好，资质齐全的供货商中，依据综合价格最低，能提供最佳售后服务，满足供货要求，同时食品原材料经试用满足使用方要求为原则予以选择、确认，并将确认结果上报集团经营管理部备案。（2）选择与确认形式a. 针对联合采购项目：公司邀请学校、集团相关的职能部门及学生代表共同参加北京市高校联合采购中心举办的联合招标活动，学校相关部门监督招标活动过程和结果。公司采购工作领导小组汇同集团相关部门根据实际工作需求，现场评定、选择供货商，并签订合同，同时形成备案书，上报集团经营管理部存档备案。 b针对蔬菜采购项目：公司邀请学校和集团职能部门及餐饮公司代表、学生代表组成评委，对蔬菜采购工作进行招标，依据选择与确认原则，在投标单位中选择合格供方并形成备案书。备案书由上述评委签字确认后，上报集团经营管理部存档备案。c针对辅助食品原材料采购项目： 为保证此类辅助食品原材料的正常采购，公司采用确认方式，从能够提供此类辅助食品原材料的供货商中进行选择。确认过程为：由餐饮公司采购工作领导小组对供货商的资质、服务承诺及报价等依据选择和确认的原则进行确认，确认过程由集团予以监督，确认结果形成备案书，备案书经评委签字确认后，上报集团经营管理部存档备案。d针对供货商增补，在保证食堂正常供货的情况下，应由餐饮服务公司采购领导小组确认，上报集团备案。e. 针对特殊情况采购：为及时抓住商机，降低成本，让就餐者得到实惠，由公司采购部门获得相关信息后，第一时间告知公司采购工作领导小组予以确认并形成报告（报告须由公司总经理、主管采购副总经理、供应加工部主任等三人以上签字确认）。采购金额低于十万元（不含）时，公司将报告上报集团经营管理部及财务部主任，由集团经营管理部及财务部主任签字或以电话形式予以确认后，公司采购人员按照集团财务工作程序，领取支票及时购买，采购完毕后，按照有关审批规定形成备案书，同报告一起上报集团经营管理部存档备案。采购金额在十万元至二十万元（不含）时，公司将报告上报集团分管领导（或集团副总经理级领导），由集团分管领导（或集团副总经理级领导）签字或以电话形式予以确认后，通知集团经营管理部及财务部，公司采购人员按照集团财务工作程序，领取支票及时购买，采购完毕后，按照有关审批规定形成备案书，同报告一并上报集团经营管理部存档备案。采购金额在二十万元以上时，公司将报告上报集团总经理，由集团总经理予以确认，集团总经理签字或以电话形式确认后，通知集团经营管理部及财务部，公司采购人员按照集团财务工作程序，领取支票及时购买，采购完毕后，按照有关审批规定形成备案书，同报告一并上报集团经营管理部存档备案。f.合一厅部分特殊原材料采购有别于食堂采购，不在本规定范围内的公司另行补充规定，补充规定须经集团主管领导同意并上报集团经营管理部和财务部备案。五、合同的签订公司须与全部合格供方签订供货合同，关于合同签订的有关事宜应严格按照集团下发的关于北京航空航天大学后勤集团合同管理规定中第三章有关“合同的签订”条款予以执行，同时还应遵照集团关于落实廉政合作制度等的通知（集团经字20074号文件）的要求，与合格供方签订业务责权告知书、廉政合作协议，同时做好合作单位廉政资质记录与所签合同一并归档。六、合同的履行与监督在合同履行过程中，公司应严格按照集团下发的关于北京航空航天大学后勤集团合同管理规定中第二章有关“合同管理的办法及责任”及第六章有关“合同履行的监控”予以监督，同时还应对货物价格实施重点监控，除保留每批货物单价及总价备查外，供应加工部每月前往主要供货市场了解情况，以期掌握食品原材料价格及市场行情第一手资料，对合同履行情况和价格予以监督，监督形式、内容和责任主体包括：1.外聘专家监督内容：对大宗物品采购是否在高校联合采购中心所提供的合格供方名录中进行选择，以及价格是否合理进行监督。责任主体：高校联合采购中心专家组两位成员2.公司监督内容：主要针对蔬菜农残含量和蔬菜价格，价格每月和周边两所院校进行一次对比。责任主体：质检部、供应加工部3.食堂监督内容：针对敏感原材料的价格每月进行两次市场调研。责任主体：公司每年确定两位食堂经理4.学生监督内容：针对主要食品原材料的价格每周公示一次。责任主体：学生会5.集团监督内容：主要针对所有采购程序、合同签订、结账手续等进行监督。责任主体：集团经营管理部、财务部七、合同的变更、解除和中止关于合同的变更、解除和中止，公司应严格按照集团下发的北京航空航天大学后勤集团合同管理规定中第七章中有关“合同的变更、解除和中止”予以实施。八、结算方式1、已签订合同的供货商对于已签订合同的供货商所提供的合同内规定的货物，经验收、使用无质量问题后，采购人员凭借双方确认签字的发票，经公司总经理审核签字确认后，采购人员按照集团财务部门付款程序在每月底统一结清货款。2、未签订合同，需进行试用确认的供货商由于餐饮行业的特殊性，在确认合格供方前除重点了解供货商的实力，相关资质，货物来源，价格、质量及其以往业绩与目前的供货状况外，还需经样品测试或小批量试用，期限不超过一个月，测试前，须向集团财务部提供经公司总经理签字并加盖公司公章的试用证明，试用合格后，参照合格供方的选择与确认程序予以确认。供货商在试用期间的货款在结账时，由采购人员凭借经公司总经理签字确认的发票，与前期上报的试用证明经集团财务部核对无误后，按照集团财务部门付款程序结清所供货物的货款。 3、对于特殊采购情况特殊采购根据货款的金额，按照制定的特殊情况下的采购办理，由采购人员去集团财务部办理支票业务，领取支票后，汇同相关职能部门去现场直接采购。九、合格供货商的监督管理：1、从事食品原材料供应的供货商须持有健康证明。所送食品原材料，必须出示食品卫生、质量检测报告（县、市级）。2、公司采购工作领导小组应对供货商或者生产厂家的生产经营环境、卫生条件、配送设施等综合实力进行考察。对其不符合食品卫生要求的，取消其供货商资格。3、供货商未经供应加工部同意向公司下属食堂（餐厅）送货和现已送货的供货商未经批准任意添加品种的，供应加工部有权不予结账。4、为了保障全校教职员工的身体健康，所有供货商必须协助供应加工部采购人员验收所送货物，严禁在货物中弄虚作假，以次充好，蒙混过关。对违反规定的供货商供应加工部采购人员有权拒收所有货物，并处以当月货款10的