浙江房地产企业合同管理制度.doc

浙江房地产企业合同管理制度目 录总 则 合同管理制度总表第一篇 合同计划管理第一章 合同签订计划第二章 合同履行计划第二篇 合同签订管理第一章 合同签订原则第二章 合同签订流程第三章 合同权限管理第四章 合同编号管理第五章 格式合同管理第六章 合同注意事项第三篇 合同履行管理第一章 合同跟踪管理第二章 合同履行跟踪第三章 对外文书管理第四篇 合同考评管理第一章 部门合同考评第二章 资产合同考评第三章 财务合同考评第四章 法务合同考评附 则 各类附表及附件总 则 合同的主要作用在于防范和控制企业交易和投资的风险，对于企业运营的整个过程起着非常关键的作用；而合同管理则是规范合同签订、降低合同风险、保证合同目的实现(包括达到既定的成果质量标准和确保收付款项无误)的主要控制和保障手段，是公司内部管理系统的重要组成部分。公司的合同管理系统主要包括四大内容：合同计划管理、合同签订管理、合同履行管理及合同考评管理。 合同计划管理的主要目的在于做好合同签订及履行的规划和预见工作，确保按计划、有序地安排合同的签订及履行工作，避免出现遗漏或无序状况。合同签订管理的主要目的在于做好客户信誉和综合能力的评估、明确标的物的质量控制内容、优化合同价款及付款方式以及规范合同条款的拟订，确保不因客户论证不到位、质量控制内容不完整、不准确或合同条款表述方面的差错而给合同履行或救济造成困难。 合同履行管理的主要目的在于做好合同签订完毕实际履行过程中的各项成果验收和收付款内容的把关和跟踪工作，确保合同标的达到既定的质量标准，收付款项无差错，实现合同目的。 为了规范合同履行的跟踪工作，公司特别出台了合同跟踪内容审批流程，并配合该流程要求制作了信息化管理系统，以确保合同跟踪内容完整无遗漏，通过系统实时反映合同的真实履行情况。另一方面，为了确保合同履行过程中各项书面依据的规范性和有效性，公司特别针对法务类对外文书的出台了对外文书(法务类)管理办法。 合同考评管理的主要目的在于确保各责任人遵循合同管理各项已生效的制度及流程，自觉把好合同签订及合同履行中的各道关卡，确保合同目的的实现。 为了便于统观整个合同签订、合同履行及合同考评的流程及内容，特制定了合同管理制度总表，以供相关人员简单查阅流程，但具体要求尚须查阅具体各篇及各章节内容。 法务部作为公司法律风险防范和法律纠纷处理的责任部门，负责与合同管理相关的所有制度的制订及监督执行，并对本制度汇编享有最终解释权。合同管理制度总表类 目关键环节适用流程质量标准考评办法合同计划25日报月计划12月报年计划部门指定人员制表部门负责人审核各项目经理审核计划交资产、法务、财务审查备案按时上报年度及月度合同签订计划、履行计划，并确保上报的计划内容完整、时间合理、状态真实逾期上报计划的，每逾期一天扣0.1分；上报计划不完整或错误的，每一项扣0.1分；计划的签订时间不合理的，每次扣0.1分；履行状态不真实的，每次扣0.5分。合同签订招标/报价流程1目标执行(考核价格)批准流程OA系统中各类“目标执行批准流程”(具体流程按质量部、财务部要求执行)确保目标执行批准书中各项要求（包括成果内容及品质，完成时间以及对客户的约束要求等）完整、准确，满足合同起草要求目标执行批准书内容不完整，不满足合同起草要求的，每少一项扣0.1分(其他具体要求由质量部、财务部实施考评)2招标文件(报价信息)批准流程(OA系统中“自由流程”，须关联“目标执行批准流程”)主办部门或法务部起草招标文件(报价信息)技术责任人、财务责任人、资产责任人同步审核返回发文者按修改意见修改(OA系统中“招标文件批准流程”，须关联“目标执行批准流程”及前一“自由流程”) 部门负责人审核项目总经理审核法务主管审核执行董事审批确保招标文件/报价信息内容满足项目实际需求，文字表述无误，不因内容或文字表述差错而造成损失。招标文件或报价信息内容或文字表述存在明显差错而被指正的，每次扣0.1分；因内容或文字表述差错而造成公司损失的，每2万元扣1分。审核人逾期完成审核而影响项目进度的，每影响一天扣0.1分(以下环节中涉及审核的，则考评标准与此相同)。3客户批准流程OA系统中的“客户批准流程” (具体流程按资产采购部要求执行) 确保所报客户具备实现合同目的的综合实力和信用等级。签订合同的单位无实际履约能力或信用程度不够的，扣0.5分；因此造成公司损失的，每2万元扣1分。(客户及中标单位批准过程中发生的其他如客户数量提供不足、资料不准确、中标价格不合理等的考核由资产管理中心及执行董事实施考评)4评标办法审批流程具体流程、质量标准及考评办法按资产采购部要求执行5中标单位批准流程OA系统中“中标单位批准流程” (具体流程按资产采购部要求执行)确保中标单位具备实现合同目的的综合实力和信用程度。6合同批准流程(OA系统中“自由流程”，须关联“中标单位批准流程”)主办部门或法务部起草合同技术责任人、财务责任人、资产责任人同步审核返回发文者按修改意见修改(OA系统中“合同批准流程”，须关联“中标单位批准流程”及前一“自由流程”) 部门负责人审核项目总经理审核法务主管审核董事会审批(具体审批权限请查阅合同审批权限一览表)确保合同内容符合评标结果，满足项目实际需求，文字表述无误，合同条款符合专业法律及规范要求，不因内容或文字表述差错而造成损失。合同内容或文字表述存在明显差错或与评标结果不符而被指正，每次扣0.1分；因内容或文字表述差错而造成公司损失的，每2万元扣1分；合同条款存在不符合专业法律及规范要求的，则每处扣0.1分。价格批准流程1目标执行批准流程OA系统中的“目标执行批准书”(具体流程按质量部要求执行)确保目标执行批准书中各项要求（包括成果内容及品质，完成时间以及对客户的约束要求等）完整、准确，满足合同起草要求目标执行批准书内容不完整，不满足合同起草要求的，每少一项扣0.1分2考核价格批准流程OA系统中的“考核价格批准书” (按财务要求执行)按财务部要求由财务实施具体考评3执行价格批准流程OA系统中的“执行价格批准书”(按财务要求执行)按财务部要求4合同批准流程(OA系统中的“合同批准流程”，须关联“目标执行批准书”、“考核价格批准书”和“执行价格批准书”)：主办部门或法务部起草合同部门负责人审核项目总经理审核法务主管审核董事会审核(具体审批权限请查阅合同审批权限一览表)确保合同内容、价格及付款方式符合目标执行及价格批准结果，合同条款符合专业法律及规范要求，不因内容或文字表述差错而造成损失。合同内容、价格及付款方式未经批准即报批合同，扣0.1分；合同内容、价格及付款方式与目标执行及价格批准结果不一致，每处扣0.1分；合同条款存在不符合专业法律及规范要求的，每处扣0.1分；合同条款因表述存在明显差错而被指正的，每处扣0.1分；因表述的差错而造成公司损失的每2万元扣1分特殊合同批准流程(OA系统中的“特殊合同批准流程”)部门/项目经理提交特殊合同签订申请表及合同文本董事长批准特殊合同签订申请表法务主管审核合同文本董事长批准合同文本确保合同内容满足项目实际需求，文字表述无误，合同条款符合专业法律及规范要求，不因内容或文字表述差错而造成损失。合同内容或文字表述存在明显差错或与评标结果不符而被指正，每次扣0.1分；因内容或文字表述差错而造成公司损失的，每2万元扣1分；合同条款存在不符合专业法律及规范要求的，则每处扣0.1分。合同履行1 跟踪内容的整理、录入及跟踪(OA系统中的“合同跟踪内容批准流程”)部门行政助理在合同签订完毕后1个工作日内完成跟踪内容 (包括合同成果验收、收付款和与成果验收、收付款相对应的事务)的整理及报批部门负责人审核财务部经理审核法务主管复核行政助理录入项目管理系统法务主管和财务部经理批准部门日常跟踪系统自动生成的报表准确反映合同履行情况在项目管理系统中完成合同跟踪内容的录入与批准，并通过管理系统真实反映合同的具体履行情况。逾期完成整理、录入的，每逾期1天扣0.1分；主要成果、收付款内容及与之相对应的事务有遗漏的，每遗漏一条扣0.1分；所录内容与合同约定或批准不相符的，每条扣0.5分；未通过项目管理系统反映合同履行情况的，每次扣0.1分。2合同履行过程中的往来函件及回执的原件须及时存档，发往对方的函件按对外文书要求执行。考评办法参见对外文书部分内容3合同履行过程中合同各方中任何一方发生违约行为，必须立即采取弥补或救济措施，确保合同目的的实现。未实现合同目的或因弥补救济措施不及时而造成公司损失的，每2万元扣1分。对外文书1广告文书(OA系统中“广告发布内容批准流程”)：发文策划部经理审核项目总经理审核法务主管审核分管副总审核董事长审批须符合广告法及房地产广告管理规定等相关法律法规若适用流程有误或未达到前述要求的，每次扣0.1分；因此造成在诉讼或仲裁过程中缺少证据而造成公司损失的，每2万元扣1分。2催款通知单(OA系统中“催款通知批准流程”)：主办会计发文财务经理审核项目总经理审核资金部审核法务主管审核董事长审批确保文书表述无误，且能达到发文目标，文书送达对方后必须取得有效回执并存档，回执须对方有权签字人签收(或以特快专递形式送达，须在邮件详情单的“内件品名”一栏中注明函告的关键内容)，以确保证据效力3其他文书(OA系统中“对外文书审批流程”)：发文部门经理审核财务审核(如不涉及财务内容，则可跳过) 总经理审核(如同属多个项目或不属任一项目，则可跳过)法务审核分管领导审核其 他1在合同签订及履行过程中，按要求落实每份合同的各责任人，并根据实际情况及时调整相应的责任人。若未落实责任人的，每次扣0.1分；原责任人因离职、换岗等原因需调整新责任人而未及时调整的，每次扣0.1分。2遵循已批准的合同管理制度中的其他规定。违反一次，根据严重程度扣0.1分及以上不等。第一篇 合同计划管理第一章 合同签订计划 一、合同签订计划的目的为了统筹合理地安排合同签订各环节的时间，不影响合同的正常签订，特要求各公司、各部门按年度及月度分别上报合同签订计划，要求完整、合理、准确。二、合同签订计划上报流程1需求部门于每年的12月份上报下年度合同签订计划；于每月的25日前上报下月合同签订计划(年度合同签订计划表和月度合同签订计划表详见附表1、2)；2需求部门负责人审核；3子公司负责人审核；4法务部及资产采购部备案。第二章 合同履行计划一、合同履行计划的目的为了确保合同签订后各项义务的正常履行，避免合同各方发生违约行为，特要求各公司、各部门按月上报合同履行计划，要求完整、准确，符合合同约定及项目实际进度需求，以便按月有计划地履行。二、合同履行计划上报流程1需求部门于每月的25日前上报下月合同履行计划(详见附表3)；2需求部门负责人审核；3子公司负责人审核；4法务部、财务部及资产采购部备案。第二篇 合同签订管理第一章 合同签订原则一、合同签订的前提公司所有合同签订前，必须经过客户论证和公开招标(报价)或价格批准(本制度有特殊规定的除外)，确保合同签订的对象具备实现合同目的的综合实力和信用等级，同时，在满足质量及技术要求的前提下，获得最佳的合同价款和付款方式。二、合同签订过程中四大主要责任部门及其基本分工1需求部门(子公司)：负责客户资料的收集和客户综合实力的论证；负责标的物相关质量、技术标准的论证及技术标的评定；负责招标文件（报价信息）及合同文本的起草（如需求部门/子公司认为有需要，则在目标执行批准书内容完整明确和招投标资料、评标结果完整明确的前提下，可委托法务部起草招标文件/报价书或合同文本）；需求部门对合同签订的整个过程及其引起的后果承担主要责任。2资产管理中心：负责发布招标(报价)信息，公开、公平、公正地组织招标(报价)的全程活动；负责客户及其资料的补充及再论证；负责如实反映开标、询标、评标过程中的真实情况。3法务部：负责招标文件(报价信息)及合同的法律审核；在接受需求部门（子公司）委托后，负责招标文件（报价信息）及合同文本的起草、报批（在需求部门/子公司所提交的目标执行批准书、评标结果、招投标资料完整明确的前提下，不得拒绝需求部门/子公司的委托）。4财务部：负责商务条款的审查及商务标的评定。三、合同签订过程中的各类责任人1主责任人：由部门(子公司)负责人或其指定人员担任。2技术责任人：由合同所涉业务的专业技术人员担任。其中，设计合同的技术责任人为产品研发部所派设计负责人，房产材料、设备采购合同的技术责任人为产品研发部所派专项技术人员或工程部专项技术人员；工程承包合同的技术责任人为房产工程部所派负责人；营销策划类合同的技术责任人为营销策划部指定的本部门专业人员。若某些合同不涉及专业技术条款的，则该类合同无需设技术责任人。3财务责任人：由各部门(子公司)的主办会计担任。4资产责任人：由资产管理中心采购工程师担任。四、确定中标单位的基本原则在满足质量及技术要求的前提下，最低标中标。五、特别说明在所有招标或报价之前，资产管理中心需知会各股东，股东有权在既定的投标/报价截止日前，推荐符合条件的单位参加投标/报价，需求部门(子公司)不得拒绝；同时，股东有权在招标或报价过程中派员参与其中的任一环节。但是，流程一旦启动，任何人（包括股东）均不得干预流程的正常执行，如在流程执行过程中确须变更操作方式或终止流程执行的，则必须有明确的书面指示，并对该项变更或终止决定所引起的后果承担相应的责任。六、各审核责任人必须按照批准的流程、权限行使权利、承担义务，且验收、审核环节缺一不可。如若违反，则违反人员按照已签订的“重要岗位经济责任书”及公司的考评制度承担相应责任。第二章 合同签订流程一、支出类合同的招标/报价流程1目标执行(考核价格)批准(具体按质量部、财务部要求的流程执行)2招标文件(报价信息)批准(1) 需求部门行政助理或需求部门委托法务专员起草招标文件(或报价信息)；(2) 起草人将招标文件(或报价信息)分别提交技术责任人、财务责任人、资产责任人进行审核： 技术责任人审核确认招标文件(或报价信息)所涉质量技术要求(包括验收、服务等内容)是否完整、准确； 财务责任人审核确认所有商务条款是否清晰准确、付款控制方面是否合理； 资产责任人审核确认招标文件(或报价信息)内容是否符合招标要求，评标办法是否公平、公正、合理；(3) 起草人整合各责任人的合理修改意见，并形成新的招标文件(或报价信息)文本；(4) 部门负责人审核确认所有合理意见是否均已得到落实，招标文件(或报价信息)能否满足项目需求；(5) 子公司负责人审核确认招标文件(或报价信息)能否满足项目需求；(6) 法务主管审核确认招标文件(或报价信息)整体表述是否准确、合法；(7) 执行董事审核批准。3客户批准流程(具体按资产采购部要求的流程执行)。注：本环节可与招标文件(报价信息)批准环节同步进行。4评标办法批准流程(具体按资产采购部要求的流程执行)。5中标单位批准流程(具体按资产采购部要求的流程执行)。6合同批准流程(1) 需求部门行政助理或由需求部门委托法务部法务专员根据评标结果起草合同文本；(2) 起草人将合同文本分别提交技术责任人、财务责任人、资产责任人进行审核： 技术责任人审核确认合同文本所涉质量技术要求(包括验收、服务等内容)是否完整、准确且与招标/报价结果一致； 财务责任人审核确认合同价款、付款方式是否合理且与招标/报价结果一致，财务数据相差表述是否准确无差错，合同所涉税务条款是否符合国家、省、市现行法务法规； 资产责任人审核确认合同文本是否符合招标/报价结果。(3) 起草人整合各责任人的合理修改意见，并形成新的合同文本；(4) 部门负责人审核确认所有合理意见是否均已得到落实，确认合同文本能否实现合同目的；(5) 子公司总经理审核确认合同文本能否实现合同目的；(6) 法务主管审核确认合同文本整体表述是否准确、合法；(7) 董事会审核批准合同文本。 合同批准的权限详见本篇第三章内容。7签订合同。合同文本批准后，法务部、资产管理中心应与需求部门(子公司)做好相关交接工作，并由需求部门(子公司)安排客户签订合同。在合同文本交证章管理员盖章前，必须确保合同文本中所有应填写的内容均已准确填写完毕，包括合同签订时间、地点、代表签字(我方由需求部门负责人代表签署合同)、联系方式及其他签署页中所有要求填写的内容(若合同对方为个人，则必须写明其身份证号码)。8合同文本及招标全套资料存档。由需求部门(子公司)行政助理负责将合同文本及招标全套资料存档。二、支出类合同的非招标/报价类流程(即价格批准流程)1目标执行(考核价格)批准(具体按行政中心质量部要求的流程执行)2执行价格批准(具体按财务部要求的流程执行)3合同批准(1) 需求部门行政助理或由需求部门委托法务部法务专员根据评标结果起草合同文本；(2) 需求部门负责人审核确认合同文本所涉质量技术要求(包括验收、服务等内容)是否完整、准确且与招标/报价结果一致；(3) 子公司总经理审核确认所有合理意见是否均已得到落实，确认合同文本能否实现合同目的；(4) 法务主管审核确认合同文本整体表述是否准确、合法；(5) 董事会审核批准合同文本。合同批准的权限详见本篇第三章内容。三、特殊合同批准流程所谓特殊合同是指需与政府职能部门推荐客户或公司董事会指定客户签订的合同，凡各部门、子公司需签订该类合同的，均可适用本流程。流程简述：部门/项目经理提交特殊合同签订申请表(详见附表4)及合同文本董事长批准特殊合同签订申请表法务主管审核合同文本董事长批准合同文本证章管理员核对无误后用章档案室存档系统通知财务部经理、资金部阅知并落实合同跟踪内容注：特殊合同的报批权限归属部门及子公司负责人，即“特殊合同批准流程”为需授权的流程，仅部门及子公司负责人才能启动该流程。四、销售类合同的签订流程根据公司目前的业务类别，所涉及的销售类合同主要有房屋销售合同(房产公司)、砂石销售合同(航运公司)和苗木销售合同(三景园艺公司)。(一) 房屋销售合同相关流程任何项目在房屋销售开始前，必须形成规范的格式合同文本（意向书）。格式合同（意向书）由项目公司起草，或由项目公司提出合同内容的基本要求，委托法务部负责起草（要求提出及文本起草工作必须比开始销售至少提前一至两个月），以便各审核人有充足的审核时间。格式文本批准后必须报证章管理员处备案，以备在盖章前与需签订的文本核对，确认已经各审批人批准且与格式文本核对无误后方可加盖公章。1合同(意向书)格式文本的审批流程(1) 销售部指定人员或法务专员起草合同(意向书)格式文本；(2) 销售经理审核合同内容的完整性及准确性；(3) 财务责任人审核价格及付款方式；(4) 项目总经理审核合同内容的完整性及准确性；(5) 法务主管审核合同条款表述的准确性及合法性；(6) 董事长审批；(7) 证章管理员处备案。2合同(意向书)的签订流程(1) 销售人员根据已批准的范本填写合同文本(填写规范详见合同填写规范)；(2) 销售经理审核合同条款是否符合已批准的范本及其他各项批准要求；(3) 财务审核价格及付款方式是否符合已批准的价格及付款方式要求，数据是否准确；如合同价格低于公司已批准的价格标准，则须提交销售价格的最终批准权限人审核；(4) 证章管理员核对文本(与已批准的格式文本核对)无误且以上责任人审核批准后加盖公章；如与已批准的格式文本核对不一致，则须提交法务审核；(5) 存档。 (二) 砂石销售合同签订流程砂石销售合同必须按公司批准的格式文本签订，目前已经批准的格式文本详见附件24，砂石销售合同的格式文本由航运公司证章管理员保管备案，以备在盖章前与需签订的文本核对，确认已经各审批人批准且与格式文本核对无误后方可加盖公章。1砂石销售合同格式文本的审批流程如下：(1) 航运公司行政助理或法务专员起草合同格式文本；(2) 航运公司财务经理审核；(3) 航运公司总经理审核合同内容的完整性及准确性；(4) 法务主管审核合同条款表述的准确性及合法性；(5) 执行董事审批；(6) 证章管理员处备案。2砂石销售合同的具体签订流程如下：(1) 销售主责任人按格式文本制作合同文本，对于格式文本已确定的内容不得修改；(2) 航运公司财务经理审核，销售基价、结算及付款方式等是否符合公司已批准的标准；(3) 总经理审核，合同文本、销售基价、结算及付款方式等是否符合公司已批准的范本及标准；(4) 证章管理员核对文本(与已批准的格式文本核对)无误且以上责任人审核批准后加盖公章；如与已批准的格式文本核对不一致，则须提交法务审核；(5) 存档。(三) 苗木销售合同签订流程苗木销售合同原则上须按公司批准的格式文本签订，目前已经批准的格式文本详见附件25，苗木销售合同的格式文本由三景园艺公司证章管理员保管备案，以备在盖章前与需签订的文本核对，确认已经各审批人批准且与格式文本核对无误后方可加盖公章。1苗木销售合同格式文本的审批流程如下：(1) 三景园艺公司行政助理或法务专员起草合同格式文本；(2) 三景园艺公司财务经理审核商务条款表述的准确性及合理性；(3) 三景园艺公司总经理审核合同内容的完整性及准确性；(4) 法务主管审核合同条款表述的准确性及合法性；(5) 执行董事审批；(6) 证章管理员处备案。2苗木销售合同的具体签订审批流程如下：(1) 销售主责任人按格式文本填写合同文本，对于格式文本已确定的内容不得修改；(2) 三景园艺公司财务经理审核合同价格及付款方式能否保障公司利益，财务数据是否准确；(3) 三景园艺公司总经理审核合同整体内容能否保障公司利益；(4) 执行董事审批。(5) 证章管理员核对文本(与已批准的格式文本核对)无误且以上责任人审核批准后加盖公章；如与已批准的格式文本核对不一致，则须提交法务审核；(6) 存档。五、土地出让合同签订流程1经办人提交合同文本；2前期技术部经理审核，确认土地使用权出让年限、土地技术参数等是否与相关规定及招标文件相符，是否同意合同整体内容；3财务部经理审核，确认土地出让金金额及付款方式是否准确，且与招标文件相符；4项目总经理审核，确认土地使用权出让年限、土地技术参数等是否与相关规定及招标文件相符，是否同意合同整体内容；(如尚未确定项目经理，则该步骤略)5法务主管审核，确保合同整体内容是否与招标文件相符，文字表述是否有误；6董事长审批。六、大型房屋租赁合同的签订流程 1主办部门/项目指定人员提交合同文本； 2技术部门负责人审核，确保合同中所涉技术条款与项目实际相符； 3财务部负责人审核，确保合同价格及付款方式合理、财务数据准确； 4项目总经理审核，确保合同整体内容满足项目实际需求； 5法务主管审核，确保合同整体内容合法，文字表述准确； 6董事长审批； 7盖章，确保盖章的文本与批准的文本一致； 8存档。 七、基地房屋租赁合同的签订流程 1主办部门指定人员起草合同文本； 2天地建设负责人审核，确保合同整体内容满足项目实际需求； 3财务部负责人审核，确保合同价格及付款方式合理、财务数据准确； 4法务主管审核，确保合同整体内容合法，文字表述准确； 5执行董事审批； 6盖章，确保盖章的文本与批准的文本一致； 7存档。第三章 合同权限管理合同审批权限一览表合同类别合同最终批准权限归属控股法务主管控股执行董事控股董事长设计类合同总价在50万以内(含)总价在50万-200万(含)总价在200万以上前期类合同总价在50万以内(含)总价在50万-200万(含)总价在200万以上策划类合同总价在50万以内(含)总价在50万-200万(含)总价在200万以上工程类合同均属执行董事采购类合同均属执行董事基地房屋租赁合同均属执行董事大型房屋租赁合同均属董事长土地出让合同均属董事长顾问类合同均属董事长借款合同均属董事长担保合同均属董事长按揭合作合同均属董事长大型项目合作合同均属董事长其他合同总价在50万以内(含)总价在50万-200万(含)总价在200万以上销售类合同销售类合同根据公司目前经营业务类别可分为商品房销售合同、砂石销售合同、苗木销售合同三类，一般都采用已经公司批准的格式合同，格式合同的最终批准权属控股公司董事长；实际签订销售合同时，如采用已批准的格式合同且销售价格在公司已批准的范围内的，则商品房销售合同由销售主管和主办会计审批；砂石销售合同和苗木销售合同由子公司财务经理、总经理(及执行董事)审批；如实际签订销售合同时，对已批准的格式合同有变更的，则除以上审批环节外，须由控股公司法务主管批准；如实际签订销售合同时，销售价格低于公司已批准的销售价格的，则除以上审批环节外，合同须由销售价格的最终批准权限人批准。注：以上审批权限仅仅说明了合同的最终批准人，在实际报批合同时，合同管理制度中规定的各专业审批环节仍缺一不可，各部门、子公司须按OA系统中最新的固定流程执行。如任何合同须执行“特殊合同批准流程”的，则最终审批权均归属控股公司董事长。第四章 合同编号管理一、合同编号原则合同编号共12位，编号中包含公司拼音缩写(4位)、提交审批的年月数字(6位)、序号数字(2位)。二、合同编号方法1合同编号的前四位为签订公司名称拼音字母的缩写，具体如下：天地控股为：“GYKG” 天地房产为：“GYFC” 天地建设为：“GYJS” *科技为：“GGKJ” *实业为：“JJSY” * 为：“SSGD” 天地航运为：“GYGY” *材料为：“JCCL” *置业为：“HXZY”*房产为：“ZYFC” *园艺为：“SJYY”2合同编号的第五位至第十位编号为合同提交审批的年月。3合同编号的末两位是当月以该公司(项目部)名义签订的合同的序号。例如：2002年11月，*有限公司共签订了10份合同，则第三份合同的编号为：YHSY20021103。4若有新增公司，则编号方法同上。5合同签订前几个环节文件(如目标执行批准书、招标文件、客户批准书、中标单位批准书、考核价格批准书、执行价格批准书等)的编号方法与合同编号方法相同，即同一份合同的各签订环节中文件的编号均为同一编号。三、合同编号管理合同编号由法务部统一管理(其中天地建设及梦想置业的编号分别由该两个公司的行政助理统一管理)，各部门须使用编号的，均须至法务专员(或相应的行政助理)处索取，法务专员(相应的行政助理)需做好统一管理、登记及发放，避免错误编号及重复编号。第五章 格式合同管理一、格式合同定义本制度所指的格式合同是指使用频率较高且合同条款较为确定(即合同签订过程中所需另行填写的不固定内容较少)的一种规范合同。二、格式合同审批流程格式合同由最常使用部门(子公司)起草，或由最常使用部门(子公司)上报需求，提出主要内容及要求，由法务专员负责起草，经技术责任人、财务责任人(若不涉及技术专业性条款或具体商务条款的，则无需经技术责任人或财务责任人审核)、部门(子公司)负责人及法务主管审核通过后生效，并在生效之日，将空白格式合同一份交证章管理员备案。三、现有格式合同 公司现有已批准使用的格式文本有： 采购类合同：材料采购合同(附件10)、设备采购合同(附件11)、设备采购及安装合同(附件12)、钢筋供货合同(附件13)、水泥供货合同(附件14)、预拌混凝土供货合同(附件15)、钢管轧头租赁合同(附件16) 工程类合同：工程施工承包合同(适用于天地房产与天地建设内部总包合同，附件17)、包工包料工程承包合同(附件18)、建设工程内部承包责任书(适用于天地建设与项目经理签订的合同，附件19)、清工班组工程承包责任书(适用于项目部与清工班组承包人签订的承包责任书，附件20) 设计类合同：景观设计合同(附件21)、内装修设计合同(附件22)、弱电设计及施工合同(附件23) 策划类合同：广告全案策划服务合同(附件24)、展位设计制作合同(附件25)、礼品(宣传册等)设计制作合同(附件26)、广告发布承揽合同(附件27) 销售类合同：销售代理合同(附件28)、购房意向书(附件29)、砂石销售合同(附件30)苗木销售合同(附件31) 租赁类合同：大型房屋租赁合同(附件32)、基地房屋租赁合同(附件33)第六章 合同注意事项 一、合同用章要求合同主办部门在将合同文本提交证章管理员加盖公章之前，必须保证合同文本中所有须填写的内容已填写完整，尤其是合同签订时间、地点、代表签字等内容，所有已具备的附件均与合同正文一起交证章管理员盖章(需双方盖章)，对于经批准后同意在合同原文本上作修改的，则必须在修改处加盖双方修正章或公章。证章管理员在加盖公章之前必须核对须加盖公章的合同文本与经批准的合同文本是否一致，合同文本中所有须填写的内容是否已填写完整，尤其是合同签订时间、地点、代表签字等内容，所有附件是否均已提供，核对无误后方可加盖公章；对于合同文本页数在两页以上的合同，除需在签署页上加盖公章之外，还需加盖骑缝章；对于合同文本中有涂改之处的，经相关流程批准确认是经合同双方认可所做的修改，则必须加盖双方修正章(若无修正章，则可以公章代替)，同时提醒主责任人要求合同对方单位加盖修正章(若无修正章，则可以公章代替)。 二、系统命名规则为了规范OA系统中合同签订各环节流程的命名，以便今后查寻，特明确规则如下： 1命名必须完整简要，且能体现整个流程的关键性内容，杜绝出现“词不达意”或“题不对文”等现象。合同签订过程中相关环节流程的文件标题中必须明确如下几个要素：(1) 项目名称 (2) 标的名称(3) 发文目的2以11号项目电梯合同为例，各环节流程的命名应如下： (1) 招标文件(报价书)批准流程的文件标题：11号项目电梯招标文件审批； (2) 合同批准流程的文件标题应为：11号项目电梯供货合同审批。第三篇 合同跟踪管理第一章 合同跟踪管理一、合同跟踪内容审批流程为了确保每份合同签订后需跟踪内容的完整性及准确性，特制订了合同跟踪内容审批流程。本流程分两个阶段执行，首先为书面整理及审批阶段，其次为系统录入及审批阶段，适用于各公司、各项目、各部门所有合同跟踪内容的整理、录入及审批。 1合同跟踪内容的书面整理及审批阶段(1) 部门行政助理整理合同跟踪内容合同签订后1个工作日内，部门行政助理在部门负责人的指导下根据合同跟踪内容表(附表5)要求完成合同跟踪内容的整理，并通过OA系统的“合同跟踪内容审批流程”提交审批，要求款项名称、金额、收付款方式、收支部门和对应的成果验收内容准确完整。 (2) 部门负责人审核收付款对应的成果验收 部门负责人在1个工作时内完成合同跟踪内容的审核，确保每项收付款对应的成果验收内容完整无遗漏。 (3) 财务部经理审核款项金额和对应的收付款方式 财务部经理在1个工作时内完成合同跟踪内容的审核，确保每项款项名称、金额、收付款方式和收支部门准确无误。 (4) 法务部主管复核 法务部主管在1个工作时内完成合同跟踪内容的复核，确保每项款项名称、金额、收付款方式及对应的成果验收内容与合同约定相符。 2合同跟踪内容的系统录入及审批阶段 (1) 部门行政助理在1个工作时内将已经最终批准的收付款内容录入项目管理系统，将每项成果验收内容作为一项事务录入项目管理系统，并将每笔收付款与对应的各项成果验收事务相关联，然后分别通知财务部经理及法务部主管审核已录入系统的合同跟踪内容。 (2) 财务部经理及法务部主管在1个工作时内分别核对款项名称、金额、收付款方式、收支部门等是否与合同约定和最终批准的跟踪内容相符以及每项收付款是否已与各项成果验收对应的事务相关联，核对无误后分别点击“审核”键。 注：房屋销售合同(意向书)的跟踪在房产销售软件系统中实施。 二、合同跟踪内容录入注意事项1合同概况中的“合同号”指按本制度汇编第一篇第四章要求编写的便于公司内部查询所用的合同编号，若最终合同文本上采用对方单位所提供的编号的，仍须按本制度要求进行内部的合同编号并录入系统；录入系统的合同号必须编写正确，一旦保存即无法更改；“批准流程”指合同的批准流程，明确该流程是为了便于在今后的合同跟踪过程中查询合同整体内容；“关联项目”指合同所属的项目及部门，若某份合同同属于某一项项目和某一个部门，则必须同时关联该项目及该部门，以便通过项目及部门均可查询该合同。2合同收付款项是合同跟踪内容的关键组成部分，即合同跟踪的核心内容。在录入时必须遵循以下原则：除预付款、定金等到期即付的款项外，其余每笔收付款均需对应一项或多项成果验收内容(至少一项)，可通过“添加成果”键添加对应的成果内容；成果添加完毕后，还需将该项收付款内容与成果验收内容对应的目标进行关联，以便通过项目管理系统实时反映成果内容完成情况；收付款项的“预计日期”即预计收付款日期，合同跟踪人必须定期维护，务必使日期合理、准确，如果日期不合理、准确，将影响该项收付款项资金计划的报批。3如有部分合同义务不属于任何一项与合同收付款项对应的成果验收内容，但其对合同的履行起到关键作用的，则该类义务需在“主要义务”栏内摘录，并关联与该项义务相对应的事务；“我方联系人”即该项义务的主要责任人，由部门(子公司)负责人指定；开始日期及结束日期均应予以明确，以便查阅、跟踪、预警之用；“说明”栏中须填写合同主要义务内容及未履行义务的违约责任。第二章 合同履行跟踪合同跟踪内容录入管理系统且经批准后，各项收付款及成果验收的责任人及参与人员可通过项目管理系统查询自己负责的合同相关工作内容，作为提示做好本项工作及查询各项工作进展的辅助手段。一、质量控制1合同履行过程中，部门(子公司)负责人及相关责任人必须共同就对方所提供的各项阶段性成果或合同履行过程中的各关键环节进行严格的质量把关，并按各类成果验收单的验收内容、流程及权限进行验收，确保对方所提交的最终成果满足我方要求。同时，所有在合同履行过程中发生的关键性事务(相关事项的请示、内外文书的审批、阶段性环节论证、成果验收及存档等)均应通过管理系统在成果验收或合同义务相对应的事务项下进行反应，以确保通过管理系统向总公司全面反映合同的具体履行情况。2合同履行过程中，若合同对方到期未履行其应履行的义务(成果)的，则部门(子公司)负责人必须在该项义务(成果)届期之日启动催告程序，即向对方送达要求限期履行该项义务并(或)承担相应违约责任的函告。3合同履行过程中，我方向对方交付的任何成果、资料或函件必须经对方书面确认或签收(具体要求见本篇第三章内容)，以确保证据效力。二、收款控制1部门(子公司)负责人及相关责任人可以通过管理系统及时查询每笔收款是否到达应收时间，是否具备收款条件；2对于已经达到应收时间、但由于我方义务未履行造成无法收款的，部门(子公司)负责人应督促该项义务的责任人及时履行相应义务，并与对方单位做好沟通工作，情况严重的应协同相关部门共同商议处理方案；3对于收款期限已到、我方相应义务履行完成的，应及时向对方单位收款。对于相应的义务履行完毕必须有相应的书面依据加以证明的，则部门(子公司)负责人应督促该项义务具体履行责任人在付款期限到达之前取得该项书面依据，并提交财务责任人处；财务责任人必须于收款期限到达之前向对方送达付款通知单，并将成果的书面依据作为付款通知单的附件，要求对方在付款期限内付款。具体要求详见收入流程和环节控制办法。4某项收款已完成或经批准不再收取的，则由该项合同主办部门的行政助理负责在一个工作日内点击该款项的“完成”或“中止”键，以确保准确反映收款状态。三、付款控制1合同主责任人、财务责任人及相关人员可以通过管理系统及时查询每笔付款是否到达应付时间，付款条件是否具备；2对于已经达到付款时间，但对方相应的义务仍未履行完毕的，参照本章第一条第2款执行。3对于不设条件的付款(即到期即须付款的，如定金、预付款等)，按公司内部付款流程审批同意后可付款；对于设条件的付款，则必须经成果验收程序，确保与该项付款相应的条件已成就后方可付款，保证做到无成果验收合格证明及付款批准书不予付款。具体要求详见项目预算、资金计划与资金使用管理办法。4某项付款已完成或经确认无须再支付的，则由该项合同主办部门的行政助理负责在一个工作日内点击该款项的“完成”或“中止”键，以确保准确反映付款状态。 四、合同履行结果评估 每份合同履行完毕，公司均由两个职能部门(质量部、财务部)对该份合同的履行结果联合作出评估，其中质量部负责评估合同约定的每项成果是否均已验收合格且达到质量目标要求，财务部负责评估合同的履行结果有无给公司造成经济损失，由法务部统一负责向两个部门征询评估结果，并根据该评估表内容对主责任部门的月度及年度法务目标作出考评。评估表格式见附表6。第三章 对外文书管理本办法所称对外文书主要指法务类对外文书，即由公司相应职能部门拟写或制作的发往业务单位(个人)或政府部门的对某项合同的履行或对公司运行产生某种法律后果或影响的文书。为了规范该类文书的对外发放行为，防范公司法律风险，特制定本办法。一、法务类对外文书类型类 型文书及格式适用格式及流程备 注催告型文书1要求履行某项义务的函告，一般采用工作联系函格式(附件6)；付款通知采用付款通知单格式(附件7)付款通知适用OA系统中“付款通知批准流程”；其他适用OA系统中“对外文书审批流程”该类文书主要指在在合同约定的条件成就或某项义务即将届期或已经届期（逾期）的情况下，为了达到以下目的而发送的文书：明确某项义务的具体履行要求；提醒对方按约定履行某项义务；告知对方已违约并要求限期整改；告知对方已违约并按约终止合同；等等。送达时须有经对方签收的用以证明送达的回执。2要求限期整改的函告，采用工作联系函格式适用OA系统中“对外文书审批流程”3终止合同的函告，采用工作联系函格式适用OA系统中“对外文书审批流程”确认型文书1成果交付确认书适用OA系统中“对外文书审批流程”该类文书指在我方向对方交付某项成果（资产、资料等）或要求对方确认某项事项的情况下，要求对方书面确认以示完成、送达或认可的文书。该类文书必须经双方或多方盖章确认。2其他内容的确认书适用OA系统中“对外文书审批流程”承诺型文书1承诺书适用OA系统中“对外文书审批流程”该类文书指我方在要求业务单位行使某项职责的情况下，应业务单位要求，就对应的某些事项作出承诺的文书。该类文书不以送达回执为必要条件。广告型文书1广告图文适用OA系统中“广告发布内容审批流程”该类文书在一般情况下为要约邀请，但是若其中就商品房开发规划范围内的房屋及相关设施作出了明确的说明和允诺，并对商品房买卖合同的订立以及房屋价格的确定有重大影响的，则视为要约。该说明和允诺即使未载入商品房买卖合同，亦应当视为合同内容，若有违反，应当承担违约责任。二、非法务类对外文书类型非法务类对外文书类型主要包括行政类文书(因行政职能关系而发生的向政府部门作出的请示、报告、承诺等、技术类文书等)、技术类文书(工程、设计等方面的纯技术内容的文书)及其他普通文书等。三、对外文书审批流程的原则(一) 因非法务类对外文书与法务类对外文书因在实际区分过程中存在一定困难，所以在实际用章审批过程中大部分非法务类文书也归属法务部管辖(即须经过法务部审核)，为了便于区分，现就对外文书按发文对象进行区分，可分为发往政府职能部门的文书和发往业务单位的文书两类，现就该两类文书的审批流程原则确定如下： 1发往政府职能部门的文书 发往政府职能部门的法务类文书(指因合同关系而发生的对合同的履行结果会产生影响的文书)和行政类文书(因行政职能关系而发生的向政府部门作出的请示、报告、承诺等)须按OA流程中的“对外文书审批流程”执行，即必须通过法务部审核。发往政府职能部门技术文书、证照年检申请、财务报表、人事报表(评定)或其他按政府部门固定格式填写的表单等非法务、行政类文书无须通过法务部审核，适用资产类的“用章审批流程”。 2发往业