百洋集团公文处理办法.doc

百洋集团公文处理暂行办法（征求意见稿）第一章 总 则第一条 为使集团公司公文处理工作标准化、制度化、程序化，提高公文处理工作的效率和公文质量，结合本集团公司实际制定本办法。第二条 本办法所称公文是指集团公司及下属公司在经营管理等活动中形成的或国家机关、社会团体、企事业单位传送给集团公司及下属公司的各类正规和非正规公务文书。第三条 公文处理工作的主要目的是通过规范公文处理流程，使各种公文在集团公司、下属公司内部及与其创收有关单位之间合理地流转，各种信息能及时、准确、安全地送达，保证公司各项经营活动顺利进行。第四条 集团总部办公室负责管理和协调集团系统的公文处理工作，主要任务是：拟定集团公司公文处理具体细则并对集团公司系统公文处理工作进行指导，组织公文处理工作的业务交流和培训；接收集团公司系统以外单位发送给集团公司总部所有公文，并提出拟办意见；负责所有公文的收发和归档工作；负责以集团公司名义发文的核稿、报批、缮印、盖章、发送、立卷、归档工作。集团总部各部门指定专人负责对本部门职责权限内公文的处理工作。下属公司办公室负责管理本单位的公文处理工作，根据本办法制定、实施本单位公文处理各项工作的具体规章、制度。第五条 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全、保密。第二章 公文种类第六条 常用公文按其性质和收者与发者的地位关系主要分为三类、十二种：（一）上行文1、请示：适用于向监管部门、上级单位或领导请求指示和批准。2、报告：适用于向监管部门、上级单位或领导汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级单位查询等。（二）下行文1、通知：适用于发布公司规章制度、人事任免、转发有关单位的公文、批转下级单位的公文、传达要求下单位周知或者执行的事项。2、批复：适用于答复请示事项。3、规定：适用于对某一具体事项作出的安排，要求有关部门、人员遵照执行。4、决定：适用于公司对重要事项或重大行动作出的决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。5、决议：适用于公司经会议讨论通过的重要决策事项。6、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法，阐明工作活动的指导原则。7、通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况、介绍工作经验等。8、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项、主要精神、要求与会单位共同遵守、执行。会议议定事项如涉及机构、编制、人事任免、工资福利、表彰、重大项目的审批等事项，须用其他公文种类行文。（三）平行文 1、函：适用于公司内部各单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向业务协作关系单位提出要求或答复。2、合同、协议：集团公司、下属公司或被授权的业务部门按合同法等有关法规，与公民、法人和其他组织签署的应承担民事责任的法律公文。第七条 前述公文均为正规公文。非正规公文指不采用红色文头、发文字号、印制版记等固定格式、不需加盖公章的公文，如公司内部使用的工作签报、工作协调书、工作反馈书、审批表单、文件阅办单等。第八条 对于不需要以正规公文形式提出，但需报请有关领导批示的工作请示，以工作签报方式或各类专用审批表单等非正规公文办理，原则上一事一报；需要立项的项目，原则上也采取工作签报方式上报，一事一报。第三章 公文格式第九条 公文纸型采用GB / T 148中规定的A4型纸（长297毫米，宽210毫米）。其中，天头37+1毫米，地脚35+1毫米，翻口26+1毫米，订口28+1毫米，图文区长225毫米，宽156毫米（不含页码）。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第十条 正规公文格式一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄报抄送单位、印发日期等部分组成。（一）涉及公司秘密的公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”及保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。秘密等级用3号黑体字，顶格标注在版心左上角第1行，两字之间空1字；如需同时标注秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标注在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。紧急程度应用3号黑体字，顶格标注在秘密等级和保密期限的下一行，两字之间空1字。（三）发文单位标识应当写全称或者规范化简称。推荐使用红色小标宋体字，且应小于22毫米15毫米；平行公文和下行文的发文单位标识上边缘至版心上边缘25毫米，上行文的发文单位标识上边缘至版心上边缘为80毫米。（四）发文字号由发文单位代字、年份、序号组成。发文单位标识下空2行，用3号仿宋体居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位，不加“第”字。发文字号之下4毫米处印一条长156毫米、宽0。5毫米的红色反线，作为发文字号与标题的界线。函件的发文字号标注在横线下方右侧。（五）上报的文件应将签发人姓名平行于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标注签发人姓名。如有会签单位，主办单位签发人姓名置于第1行，其他会签人姓名在主办单位签发人姓名之下按发文单位顺序依次顺排。（六）公文标题要准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文单位，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章制度名称加书名号外，一般不用标号符号。标题在红色反线下空2行，用2号小标宋体字分一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称。在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标注，回行时仍顶格，最后一个单位后标全角冒号。（八）正文在主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行；正文用3号仿宋字。（九）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。在正文下空一行左空2字用3号仿宋体标注“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号应使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。附件应于公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标注“附件”，有序号时标注序号，其序号和名称前后标注应一致；如有特殊情况不能与正文一起装订，应在附件左上角第1行顶格标注公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。若直接转发的文件，附件可不在成文时间以上再列。（十）成文日期以负责人签发的日期为准；会议通过的文件以通过日期为准。单一单位制发的公文在落款处不署发文单位的各称，只标识成文时间，成文时间右空4字。（十一）正规公文除“会议纪要”和以电子文档形式发出外，应加盖印章。印章加盖在成文日期之上。加盖印章应上距正文2毫米4毫米，端正、居中下压成文时间，印章用红色。（十二）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（十三）公文如有附注，应用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标注在成文日期下一行。（十四）公文应当标注主题词。上报的文件应按照上级单位的要求标注主题词；主题词的标引按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，最多不超过5个词汇。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。（十五）抄报送单位指除主送单位需要知晓公文内容的其他单位，应当使用全称或规范化简称。用3号仿宋体字在主题词下一行左空1字处标注；单位间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐，并在最后一个抄送单位后标句号。（十六）在抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下）应用3号仿宋体字标明发文单位及部门和印发时间，发文单位左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标注。（十七）版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。（十八）页码用4号半角白体阿拉伯数码标注，置于版心下边缘之下一行，数码左右各一条4号一字线，一字线距版心下边缘7毫米。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标页码。（十九）公文如需附表，对横排A4纸型表格，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。对A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。（二十）会议纪要标识由发文单位全称或规范化简称后加“会议纪要”组成。发文单位标识推荐使用红色小标宋体字，字号以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22毫米15毫米。其标识上边缘至版心上边缘为25毫米。会议纪要一般不加盖印章。其他要素同本细则中相关要素说明。第十一条 上报地方政府或职能部门的文件，按照中共中央机关公文处理办法执行。与本实施细则的不同之处如下：（一）发文单位标识由发文单位全称或规范化简称加括号标明文种组成，括号内“文种”应用2号楷体字。（二）上报地方党委的公文应将发文单位标识下的红色反线从中间断开，并在断开处点缀实心红五星。（三）有密级的公文必须标明份号，份号标注于公文首页的左上角。（四）秘密等级标注在公文首页左上角、份号下方位置。（五）紧急程度标注在公文首页左上方份号下面，与密级并排列出，用间隔号相连。（六）应在正文右下方，成文日期之上标注发文单位全称或者规范化简称。成文日期用阿拉伯数字标注。（七）印制版记由公文印发单位名称、印了日期和份数组成，位于公文末端。一般在公文末尾印两条横线，横线中间左侧注明印发单位名称，右侧注明印发日期 ，底线下面右侧加括号注明印制份数。第十二条 工作签报、工作反馈表、专用审批单、文件阅办单等非正规公文由公司办公室或其他相关部门统一制定专用格式。第十三条 公司制定的规章制度等规范性文件（由于篇幅长，不按上述公文格式排版），文件标题统一采用二号加黑宋体字，正文内容采用四号仿宋体，版蕊（天头、地角和左右留边）同正式的红头文件格式。第四章 行文规则第十四条 行文应当确有必要，注重实效。第十五条 向上级单位行文，一般只写一个主送单位或主管负责领导，上行文一般不得越级报送，因情况紧急必须越级行文时，应同时抄报被越级过的上级主管单位或分领导。第十六条 向上级单位或分领导的请示，不可同时发送下级单位或下级个人；报告一般不下发，特殊需要才可抄送同级或下级有关单位或个人。向下级单位的重要行文，可抄报分管领导和相关单位。第十七条 “请示”应当一文一事。“报告”不得夹带“请示”的内容。第十八条 下属公司给集团总部的上行文，必须以正规公文形式行文；请示要同时附上文件处理笺，供总部审核。第十九条 向集团系统外单位行文，必须以公司名义或公司办公室名义发文，由办公室按发文程序发出。第五章 发文办理第二十条 发文办理指制发公文的过程，一般包括草拟、审核、签发、复核、缮印、登记、分发等程序。第二十一条 草拟公文应做到：（一）公文内容应符合国家的法律、法规及公司有关规定。符合上级有关单位的批示，并同现行有关规章制度相衔接。如提出新的规定，要切实可行并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精练，字词规范，标点明确，篇幅力求简短。（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。（四）公文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，第五层为“”。（五）公文应当使用国家法定计量单位。（六）文内使用非规范化简称，应当先用全称，再加以说明。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字外，应一律使用阿拉伯数字。（八）文稿送签时，若有需要向领导说明的事项，应另外附简要的说明，随文稿一并送审。第二十二条 拟制公文，对涉及公司内部其它单位职权范围内的事项，主办单位应事先主动与其他有关单位协商并会签；若有不同意见，主办单位的负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，可以列明各方理据，报请主管领导裁定。对于不同意见未协商一致、又未经主管领导协调裁决的问题，一律不得上报、下发公文。第二十三条 集团总部各部门、下属公司应建立发文核稿制度。（一）办公室核稿主要就是否需要行文，行文方式是否妥当，是否会商（或会签）有关单位、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，以及文字表述、文种使用、公文格式、印发范围是否准确、规范进行把关。（二）主办单位负责人主要负责审核文稿数据、事实的准确性和所提措施是否切实可行，以及是否写清楚要说明的问题，避免言不及义、文种错用、该协商的未予协商。（三）签发人主要负责审查办文是否有此必要、是否符合国家的法规和政策、是否符合行文意图。（四）公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。第二十四条 经复核需要对文稿进行实质性修改的应按程序复审。第二十五条 公文拟稿后，按以下规定签发：（一）董事会名义发文，由董事会董事长或其授权委托人签发。（二）以集团公司名义发文，由集团总裁或其授权人按授权范围签发。（三）以公司名义发文，由总经理或副总经理授权人签发。（四）以部门名义签发，由部门负责人签发。第二十六条 签发人在批签时，应表明同意与否，并签署姓名和日期。其他审批人签阅，则视为同意。第二十七条 正规公文均应编号。按发文单位分类，有以下编号：以董事会名义发文，采用“百洋董字 号”；以集团公司名义发文，采用“百洋字 号”；涉及人力资源管理并由董事会签发的重大人事任免，采用“百洋董人字 号”；涉及人力资源管理的一般人事任免，采用“百洋人力字 号”；以其他部门名义发文，采用“百洋字 号”；以致函方式发文，采用“百洋函字 号”；其中方括号内的“”为年份，“号”的“”为发文单位按时间顺序编号的号码，“百洋字 号”中的“”填部门规范化代称。为了区分百洋集团公司与百洋食品有限公司与百洋饲料有限公司等的发文单位标识，百洋食品有限公司的发文单位标识用“百洋食字”；南宁百洋饲料有限公司用“百洋饲字”；其他下属企业以此类推。鉴于下属公司上报的涉及人力资源、财务、养殖、采购、技改等的请示、报告和会议纪要较多，为便于分类管理，对上述公文单独列发文字号：请示类：人力请 号、财请 号、养请 号，采请 号，技请 号，其它用请 号。报告类：人力报 号、财报 号、养报 号，采报 号，技报 号，其它用报 号。会议纪要：由于会议讨论决定的事项一般涉及的内容较多，故不作详细分类，仅用纪要 号。第二十八条 发文范围1级：涉及董事会不宜公开的会议决策；集团公司关于财务、销售等秘密、机密、绝密的文件，由董事会或总裁阅批，按阅批范围送相关集团高层领导圈阅后，按秘密等级存档；2级：仅供集团高层领导知悉的重要文件，分送各位集团高层领导阅存；3级：仅涉及某一部门的文件，其它部门不需知悉，复印分送相关部门；4级：仅供集团总部和下属公司中层以上领导知悉的文件，复印分送各级领导；5级：集团及下属员工均应知悉的文件，复印分发至集团和下属公司各部门，由各部门向员工传达。发文等级范围由办公室负责人初定，签发文件领导最后确定，在文件处理笺和公文附注上标明。第六章收文办理第二十九条 收文办理指对收到公文的办理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。第三十条 收文时应以签字或盖章的方式签收并登记。第三十一条 集团总部收到下属公司上报的需要办理的公文，办公室文秘应当进行审核。审核的重点是：（一）是否符合行文规则；（二）内容是否符合国家法律、法规和公司制度规定；（三）涉及公司内部其他单位职权的事项是否已协商、会签；（四）文种的使用、公文格式是否规范。第三十二条 经审核，对条例本办法规定的公文，办公室文秘应提出拟办意见，依次送办公室负责人、分管领导批示或批转有关部门办理。紧急公文，应当提出时限。对需多位领导审批的公文，一般应按领导排序由后向前递送。对不符合本办法规定的公文，经单位负责人批准后，可以退回号报单位并说明理由。第三十三条 收到监管部门、上级单位下发或交办的公文，收文单位文秘应当及时对收文提出拟办意见送办公室负责人、分管领导批示或批交有关单位办理。第三十四条 承办单位收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明，对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的单位并说明理由。第三十五条 公文办理中遇有涉及其他单位职权的事项，主办单位应主动与有关单位协商。第三十六条 对传阅的公文、资料，应速传速阅，一般不得超过2天，并注明传出时间。加急件应随到、随传、随阅，必要时可以集体阅读。对需多位领导传阅的公文，文秘部门应按领导排序由前向后递送。第三十七条 办理公文传阅、传批的相关人员应随时掌握公文去向并予以记录。第三十八条 审批公文时，对具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签名视为同意； 第七章公文流转程序第三十九条 总部正式公文发文的程序是：主办部门拟稿者起草公文、填写发文处理笺，如有必要，有关部门会签部门负责人审核办公室核稿分管领导签发拟稿者将定稿后的电子文档发给办公室文秘人员文秘人员核对、排版出清样、缮印盖章、归档发文。第四十条 总部工作签报、文件阅办单位作为非正规公文，按以下程序办理：起草者填写有关表单，如有必要，送有关单位会签部门负责人签字办公室审核、签字送分管领导指示或有关单位办理相关单位归档。第四十一条 总部收文办理程序为：请示：办公室文秘收文登记编号填写收文处理笺办公室负责人签署意见分管领导批示按批示交有关部门办理文秘催办办理完毕归档。一般的请示，领导批示后将原件返还请示单位执行，不再行文批复；重大业务或人事任免请示，才正式行文批复。第四十二条 下属公司向集团总部报文程序：各部门拟稿者起草公文、填写发文处理笺，如有必要，有关单位会签部门负责人签署意见办公室核稿总经理或其受权人签发拟稿者将定稿后的电子文档发给办公室文秘人员文秘人员核对、排版出清样、缮印盖章、归档报文。第四十三条 下属公司其它公文办理程序比照上述程序制定并执行。（见附件4）第四十四条 总部收文处理情况登记表、发文处理笺、发文登记表、内部工作签报登记表、内部工作签报单及下属公司上报请示及总部审批（合并）处理笺见附件。第四十五条集团总部公文处理发文流程图、集团总部公文处理收文流程图、下属公司上报请示流程图见附件。第四十六条 公文用印按照公司印章管理规定执行。第八章 公文归档与管理第四十七条 公文办理完毕后，应当根据国家有关法规和公司档案管理制度的规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。第四十八条 归档范围内的公文，应当根据其相互关系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管、查找和利用。第四十九条 公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖单位公章证明，视同正式文件妥善保管。第五十条 集团总部人事档案、财务档案归相关职能部门保管，其他档案、资料等由办公室存档，合同档案按合同管理办法规定保管。第五十一条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别和公司主管领导人批准，可以销毁。销毁公文，应当进行登记，销毁秘密公文由二人监销，保证不丢失、不漏销。公司其它制度规定等指导性文件修改、换版或作废时，要按发文数量收回，除各留档一份备案外，其余一律予以销毁。第五十二条 工作人员离开工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第九章附则第五十三条 公文处理中涉及电子文件的有关规则及管理办法，将参照本办法，另行制订。第五十四条 下属公司应依照本办法制订本单位的公文处理办法。第五十五条 本办法由办公室负责解释。第五十六条 本办法自颁布之日起施行。附件1：集团总部公文处理发文流程图承办部门拟稿并填写发文处理笺，拟稿人签名，如需会签由承办部门组织会签办公室督办原件及正本两用人才份由文秘人员留存并按规定时间移交档案室文秘人员编号、编写主题词、排版、打样稿、校对、签字、印刷、盖章主管领导签发办公室负责人核稿、签字办公室文秘人员审核，确定发文范围、主送、抄送、附件、印发份数是否规范部门负责人审核、签字退拟文部门修 改否附件2：集团总部公文处理收文流程图文秘人员签收下属公司上报的文件，签收和启封外来文件、通知、传真及有关材料重大业务或人事任免请示，交承办部门承办（并进行督办），正式行文批复，将批复与请示原文返还请示单位执行文秘人员留存并按规定时间经办公室主管领导审核后移交档案室文秘人员对下属公司不需要以正式公文答复的简单请示，将领导批示后的原件盖章，返还请示单位主管领导签署批办意见文秘人员呈主管领导指示送办公家负责人审核、阅批文秘人员录入收文管理数据库、填写来文处理笺或文件传阅笺，分类夹入文件夹附件3：集团总部内部工公文签报流程图主办部门拟稿者起草公文，并填写内部工作签报单，拟稿人签名，如需会签由主办部门组织会签部门负责人审核、签字分管、主管领导签发文秘送有关部门办理相关部门存档（涉及财务，由财务部存档；其余由行政办文秘存档）办公室负责人审核、签字办公室督办附件4：下属公司向集团总部报文流程图部门拟稿者起草公文并填写报文处理笺，拟稿人签名，如需会签由承办部门组织会签拟稿者将定稿的电子文档发至办公室文秘文秘核对、排版出清样、盖章、归档相关分管领导签发办公室负责人核稿、签字部门负责人审核、签字文秘向总部报文并按发文范围抄送有关领导和部门原件及正本两份由文秘人员留存并按规定时间移交档案室退拟文部