电子衡管理解决方案.doc

电子衡管理解决方案二四年八月1 系统需求分析一直以来，电子衡管理工作在煤炭开采及加工行业、建材行业、大型粮库及粮食加工行业、冶炼行业、火力发电行业以及所有需要电子衡计量物料行业的难题，在手工计量下，如何有效的监控整个计量业务、质检业务、结算业务，防止舞弊行为成为企业领导人十分关心的问题，有的企业采取频繁更换司磅员、安装电子监控设备等办法来监控计量过程、质检过程，但却不能从根本上杜绝舞弊行为。1.1 司磅、结算业务管理难点分析1、 由于通过电子衡计量的货物绝大部分是离散物料，大多采用露天堆放，或筒仓存放，不易二次准确计量，且存在一定的损耗，一旦司磅过程中出现问题，很难及时发现，往往会给企业造成巨大损失。2、 由于司磅业务量巨大，单据繁多，出现问题很难及时进行查找核对。3、 如果根据货物质量进行结算，结算工作量十分巨大，而且易处现差错。4、 运费结算量大。5、 由于司磅数据量巨大，且保存在磅房内，各级领导无法全面监控司磅业务。1.2 司磅、结算业务中的舞弊方式分析在日常司磅业务和材料结算业务中，易出现以下问题：1. 司磅员在计量数量上作弊。2. 一车货物多次称量。3. 司机在车辆皮重上作弊4. 车辆不完全上磅，或两车同时上磅，造成计量数据不准。5. 采样员、制样员、化验员在化验数据上作弊6. 材料结算员在材料结算中作弊（不严格按采购合同条款、化验数据进行结算）7. 销售发货中出现超提单发货，手续不完备发货现象。8. 不过磅而直接出场。1.3 系统需求功能分析通过对司磅业务的管理难点和舞弊行为进行认真分析和研究，以及充分考虑司磅业务与企业整个采购、仓储、销售过程中的关系，我们开发出的电子衡管理系统，通过借助严密的流程设计和先进计算机技术，可以帮助企业实时监控整个司磅过程、彻底堵住司磅业务中存在的漏洞，同时与企业整个采购业务系统、仓储系统、销售系统紧密相联，可以大大减轻司磅人员、库管人员、质检人员、财务结算人员的统计工作量，避免大量人为因素的影响，提高工作效率。电子衡管理系统的应具备以下功能：1、 系统自动从电子衡器仪表中采集车辆毛重、皮重数据，并自动计算出净重，自动打印磅码单。系统不允许司磅员修改计量数据，同时系统自动监控称量数据是否达到最大稳定值，如未达到最大值，系统禁止保存数据、打印磅码单，从而彻底解决了司磅员在司磅数据上的舞弊行为。2、 车皮重量超过其平均数量，系统能够自动报警，从而解决司机在车皮重量上的作弊行为。3、 系统可以自动监控收货过磅整个过程，如果车辆重复称量毛重，系统自动禁止，从而解决一车多过问题。4、 可以与IC卡系统、红外线监磅仪、视频监控系统联用，彻底解决司磅过程中的通过人工无法解决的问题。5、 可以与销售管理系统连接，自动读取销售提货单剩余数量，严格控制发货数量超过开票数量，从而解决超提单发货问题。6、 可以处理提货单剩余重量小于发货数量时，系统允许从其它提货单补足剩余数量。7、 错误修改采用红单冲销方式，能够跟踪整个修改过程。8、 能够处理超电子衡称量额定值计量问题。9、 系统提供采购质量合同管理功能，可以记录合同数量、价格、质量标准、扣罚标准等信息，它作为材料结算的重要依据，系统可以自动根据该合同标准和化验单数据对每一车磅单进行结算。10、 系统通过自动对采样单、化验单进行二次编号，可以使采样员、制样员、化验员无法了解化验数据与供应商、货物品种、车号的对应关系，从而避免作弊行为的发生。11、 能够根据磅单、化验单和采购合同自动计算，形成材料结算单。12、 提供根据磅码单自动生成采购入库单、销售出库单转入库存系统中。13、 系统采用大型网络数据库，数据集中存放，从而使企业整个司磅数据安全可靠，信息共享。14、 提供发货日报表、收货日报表、发货任意统计表，收货任意统计表、磅码单查询、销售提货单查询、材料结算单查询、质量合同查询、化验单查询、运费结算查询等强大的查询和统计功能，使各级领导能够实时了解、监控整个司磅业务全过程。2 整体业务解决方案2.1 发货业务2.1.1 先开票后发货业务流程设计：1. 客户提出购货申请后，由销售部门开具销售提货单，经领导和财务部门审核确认后，提货单数据自动传到磅房管理系统，用于控制发货数量，防止超提单数量发货。2. 空车进厂装货前称量车皮重量时，司磅员输入车辆编号，计算机通过串行通信口可以自动读取车辆皮重，并自动与本车上次皮重或平均皮重进行比较，如果出现异常，系统自动异常，系统自动报警，提醒监磅人员检查车辆是否作弊，如作弊，则重新计量。系统自动保存空车车号、本次称量皮重。3. 车辆装货后称重，计算机自动从称重仪表中读出车辆毛重，并取出本次称量皮重计算出货物净重，司磅员选择客户提货单，系统自动提取该提货单剩余数量与货物净重比较，如果货物重量不大于剩余重量，系统打印磅码单，允许车辆出场。系统自动冲减提货单剩余数量。4. 如果货物重量大于提货单剩余数量，系统不允许打印磅码单。系统提供两种解决方式：一是根据多于数量卸货，直至货物重量不大于提货单剩余数量，系统才允许打印磅码单。二是客户根据多于数量重新交款开具新的提货单（补货单），司磅员再选择补开单，系统自动判断货物重量是否不大于原提货单剩余重量与补开单数量之和，如不大于，则打印磅单，允许车辆出场。系统自动冲减提货单和补开单剩余数量。5. 磅码单必须打印且只允许打印一次。打印后出现操作失误，只能把打印出的磅码单作废，系统自动生成红单冲减出错磅码单，然后重新生成新的磅码单，修改后再重新打印磅码单。管理人员可以通过系统查询出作废磅码单与磅码单打印单据进行核对，防止出现问题。6. 系统可以根据提货单汇总发货量自动生成销售出库单传入库存系统。可以自动生成发货日报表，发货台帐。2.1.2 先过磅后开票业务流程设计1. 空车进厂装货前称量车皮重量时，司磅员输入车辆编号，计算机通过串行通信口自动读取车辆皮重，并自动与本车上次皮重或平均皮重进行比较，如果出现异常，系统自动异常，系统自动报警，提醒监磅人员检查车辆是否作弊，如作弊，则重新计量。系统自动保存空车车号、本次称量皮重。2. 车辆装货后称重，计算机自动从称重仪表中读出车辆毛重，并取出本次称量皮重计算出货物净重。3. 车辆下磅后，客户根据货物重量到销售部门交款开具销售发货单，发货单审核后，发货单数量信息自动传递到磅房中。4. 司磅员选择客户开据的销售发货单，系统自动提取该发货单剩余数量与货物净重比较，如果货物重量不大于剩余重量，系统打印磅码单，允许车辆出场。系统自动冲减提货单剩余数量。5. 如果货物重量大于发货单的数量，系统将禁止打印磅码单，不允许车辆出场。2.2 收货业务2.2.1 收货业务流程设计1. 企业在签订采购合同后，由供货商通过汽车或火车运送到企业。2. 重车入场上磅后，计算机自动通过串口读取称重仪表的显示数据，并记录车辆毛重、货物品种、供货单位名称，车辆编号等信息，并打印卸货通知单。3. 车辆根据卸货通知单进行卸货，采样员根据卸货通知单进行采样，并登记采样编号、采样品种、供应商、车号等信息。4. 采样员监督卸货整过程，如出现水分超标、含有杂质，采样员可以酌情进行扣水、扣杂，并填入卸货通知单。5. 空车上磅后，司磅员根据卸货通知单录入扣水、扣杂数量，系统自动读取车辆皮重，算出实收数量，并打印磅码单。6. 采样人员制样后，把标有采样编号的样品传递给化验室进行化验。7. 化验员化验后，根据采样编号录入化验结果。系统自动屏蔽供应商、车号等信息，化验员无法知道供应商、承运车辆信息，从而避免了化验员作弊。8. 系统根据采样编号自动可以把化验数据信息与磅码单对应起来。9. 系统可以根据货物化验结果及采购合同，自动计算每车的扣重、扣价情况，并按供货单位形成材料结算单，可以大大减轻结算人员的计算工作量，并避免人为因素的影响。10. 库管人员可以根据供应商、仓库等信息生成采购入库单传入库存系统。11. 系统可以自动形成收货日报、收货统计表。2.3 采购质量合同管理质量合同是企业在原料煤采购时，用来与供应商制定的采购价格、数量、质量、索赔等合同条款，以此用来作为与进行原煤结算的依据。2.3.1 业务流程说明1. 点击【增加】按钮，新增一张质量合同。2. 在表头区依次输入签订日期、合同编号、签订部门、签订人、签订单位、货物名称、合同数量、合同单价、合同金额等信息。合同其他条款可以填在备注一和备注二中。签订日期可以精确到某天某时某分。3. 在标题区，点击【增行】按钮，新增一行。4. 点击【】选择质量指标，输入质量指标的上限值、下限值，和超过上下限值时的扣量、扣率数，并指定该指标为扣重还是扣价指标。5. 如果有多项指标，点击【增行】按钮，增加一行，逐项设置。如果不需要点击【删行】按钮删除。6. 输入完毕，点击【存盘】按钮存盘。栏目说明质量指标：签订合同的货物的质量化验项目，该指标随货物品种的不同而不同。例如煤炭的化验指标主要有：全水分、含矸率、灰分、挥发分、含硫、固定碳、灰熔点、焦质层指数、发热量等。上限值：质量指标允许的最高上限值。例如全水分要求上限值10。下限值：质量指标允许的最高下限值。例如发热量要求下限值5000大卡。扣量：扣罚数量。例如发热量每低于1卡，单价扣除0.001元。扣率：扣罚比率。例如全水分每高于1，将扣罚总量的1。扣重/扣价：指定该行记录计算类型。扣重/扣价选项：包括下限扣重、上限扣重、下限扣价、上限扣价四个选项。下面详细介绍计算公式设置：下限扣重：该指标的实际化验结果在上限值和下限值之间时，如果化验结果超过下限值，则扣重公式为：（化验值 下限值）扣量 （化验值 下限值）扣率实际计量值。上限扣重：该指标的实际化验结果在上限值和下限值之间时，如果化验结果低于上限值，则扣重公式为：（上限值化验值）扣量 （上限值化验值）扣率实际计量值。下限扣价：该指标的实际化验结果在上限值和下限值之间时，如果化验结果超过下限值，则扣价公式为：（化验值 下限值）扣量 （化验值 下限值）扣率合同单价。上限扣价：该指标的实际化验结果在上限值和下限值之间时，如果化验结果低于上限值，则扣价公式为：（上限值化验值）扣价 （上限值化验值）扣率合同单价。等级定价：该指标的实际化验结果在上限值和下限值之间时，执行的单价。2.4 质检管理用来记录原料的各项质量指标的实际检验值，系统允许根据不同品种定义不同的化验单格式。本化验单与质量合同合用，可以根据检验结果自动进行扣重、扣价计算，从而避免手工进行扣重、扣价存在的问题2.4.1 业务流程2.4.2 业务流程说明：1、 送货单位的货物经过初验合格后，上磅计量，计算机自动生成采样单号。采样单号由七位数字组成，前两位为送货单位和货物的代码，后五位为采样单顺序号。同一送货单位和货物的当天代码相同，但隔天随机更换。同一车辆的采样流水号每天随机更换。2、 司磅员打印 “卸货、采样通知单”（一联：左边卸货信息联，右边采样编号联）。采样编号联只打印后五位流水号。3、司磅员把卸货、采样通知单的右半联（采样单号）密封后交给司机。4、采样员在煤场根据采样规则对每车原煤进行采样，把司机随行“卸货、采样通知单”的密封采样编号联撕下放入采样袋。5、 采样员把采样袋送到制样室。6、 编号人员在计算机内把前两位相同的采样单号根据混样规则随机挑选进行二次编码，形成正式化验单号。7、 编号员打印出混样通知单传送给制样室。8、 制样室根据混样通知单中采样编号核对煤样袋中的采样编号联，然后根据制样规程把同一化验单号中所包含的煤样进行混样、制样。9、 制样员把化验单号写到样品标签上后，送到化验室。化验员化验后，根据化验单号把化验结果录入计算机。10、结算员可以看到完整的化验单信息，但是不能修改化验数据。2.5 材料结算材料结算主要根据货物的质量合同和实际化验结果，自动计算出每一车磅单货物扣重值、扣价值，并按供应商形成材料结算单。2.5.1 结算业务流程1、 点击【增加】按钮，新增一张材料结算单。2、 在表头区依次输入要结算的截止日期，结算单位。系统自动形成结算单号。3、 点击【参照】按钮，系统弹出磅码单选择窗口，系统自动根据结算单位、结算日期列出所有未结算的磅码单。4、 选择要结算的磅码单，可以使用【全选】全部选中所有单据，使用【不选】取消所有选中单据，使用【过滤】通过设置条件选择符合条件的磅码单。5、 点击【确认】按钮，系统自动按照司磅日期、货物品种、结算单位匹配质量合同和化验单。并按货物品种、化验单、质量合同汇总货物的应收数量、实收数量、其他扣重、合同单价。6、 系统也允许手工选择质量合同、化验单。7、 点击【结算】按钮，系统自动根据质量合同、化验单结果计算出该货物的扣重量、结算单价，并计算出结算数量，结算金额，并明细显示出扣重、扣价的原因。8、 点击【存盘】按钮进行数据存盘。点击【审核】按钮进行审核。点击【打印】按钮进行打印材料结算单。2.6 运费结算运费结算主要根据货物的到货地点（发货地点），可以按照收发货单位、运输单位、运输车辆进行汇总，形成运费结算单。2.6.1 操作流程1、 点击【增加】按钮，新增一张运费结算单。2、 在表头区依次输入要结算的截止日期，选择要结算依据（按车号、承运单位、结算单位），例如如果按照车号进行结算，输入要结算的车号。3、 点击【参照】按钮，系统弹出磅码单选择窗口，系统自动根据结算依据、结算日期列出所有未结算的磅码单。4、 选择要结算的磅码单，可以使用【全选】全部选中所有单据，使用【不选】取消所有选中单据，使用【过滤】通过设置条件选择符合条件的磅码单。5、 点击【确认】按钮，系统自动汇总出货物的数量、运费单价、亏吨扣款、运费金额。6、 点击【存盘】按钮进行数据存盘。点击【审核】按钮进行审核。点击【打印】按钮进行打印运费结算单。2.7 数据接口本系统可以与用友软件U8系统的销售模块、库存模块实现自动数据传输。1、 用友u8系统销售管理模块中录入的销售订单，或销售发货单经过审核后，可以自动传递到电子衡管理系统中，作为实时控制发货计量的依据。2、 电子衡管理系统中的收货、发货过磅数据可以自动生成u8系统中的采购入库单、销售出库单数据。3、 电子衡管理系统共享u8系统的客户、供应商、存货档案、仓库、部门、人员等基础信息数据。3 领导查询1、 领导可以在办公室内动态掌控磅房计量情况、实时了解每一车司磅详细情况，当天、当月、当年的材料进场数量、产品的销售出场数量。2、 可以动态掌握所有销售订单（或销售发货单）的每日发货数量、剩余数量情况。3、 可以动态掌握所有原料采购合同的每日收货数量、结算情况。4、 可以动态掌握每一家供应商每日、每月的原料质量情况。5、 可以动态掌握每家供应商材料结算详细信息。6、可以动态掌握每家承运单位的运费结算情况。4 网络拓扑图5 数据存储解决方案5.1 网络数据存储方案针对司磅业务不能间断的特点，为了保证在网络出现故障情况下能够不间断司磅业务，系统将提供以下解决方案：1. 在中央机房数据库服务器中建立一大型数据库，用于集中存储网络中所有电子衡计量数据。2. 各司磅地点建立一套单机数据库，用于存储本地数据。3. 在司磅过程中，系统同时把数据写入两套数据库系统中，保持两套数据库的当日数据的一致性。4. 在网络正常的情况下，以网络数据库为主，单机数据库作为备份。5. 在某一台电子磅或所有电子磅网络出现问题时，直接切换到单机数据库继续过磅。6. 网络恢复后，立即执行【数据同步】功能把单机数据库的数据上传到网络数据库，使网络数据库的数据与单机数据库的数据相同。7. 再切换到网络版数据库继续进行司磅。8. 每日自动定时对网络版数据库进行备份。5.2 单机数据存储方案在一些企业的磅房地点距离中心机房太远，无法进行联网情况下，可以采用以下解决方案：1. 在各磅房建立单机数据库，用于存储当地数据。2. 在中心机房建立一网络数据库。3. 各磅房在每日司磅结束后把当日的司磅数据通过软盘或电子邮件的方式上传到中心机房。4. 中心机房每日把上报的数据导入到网络数据库中。5. 领导可以查询到上一日以前的所有司磅地点的司磅情况。6. 各司磅地点每日对当地数据库进行备份。6 应用效果分析1、可以有效堵塞司磅、质检、结算过程中的漏洞，降低企业损失。 某100万吨焦化厂年司磅业务可能造成企业损失预估值： 150万原煤200元/吨0.1%