在word文档中应用表格.doc

143第八章 在文档中应用表格表格是编辑文档的常见的文字信息组织形式，它的优点就是结构严谨、效果直观。以表格的方式组织和显示信息，可以给人一种清晰、简洁、明了的感觉。8.1 创建表格Word 2003提供了多种创建表格的方法，例如使用“插入表格”按钮、“插入表格”命令或手工绘制表格等。用户在创建表格时可以根据情况选择合适的方法。8.1.1 利用“插入表格”按钮创建表格利用“常用”工具栏中的“插入表格”按钮是创建Word表格的快捷方法。利用“插入表格”按钮创建表格的具体步骤如下：（1）将插入点定位在文档中需要插入表格的位置。（2）在“常用”工具栏中单击“插入表格”按钮 ，此时在屏幕上出现一个网格。按住鼠标左键沿网格左上角向右拖动指定表格的列数，向下拖动指定表格的行数。如图8-1所示即为准备绘制5行6列的表格。（3）松开鼠标，即可在插入点处绘制一个平均分布各行、平均分布各列的规则的表格，如图8-2所示。8.1.2 利用“插入表格”命令创建表格用“插入表格”按钮创建表格虽然方便，但无法设置表格的列宽。利用“表格”对话框创建的表格不受表格行、列数的限制，并且可以同时设置表格的列宽。利用“插入表格”对话框创建表格的具体步骤如下：（1）将插入点定位在要插入表格的位置。（2）单击“表格”“插入”“表格”命令，打开“插入表格”对话框，如图8-3所示。（3）在“列数”文本框中选择或输入表格的列数值“6”，在“行数”文本框中选择或输入行数值“5”。（4）在“自动调整操作”区域中选择“固定列宽”单选按钮，然后在后面的文本框中选择“自动”选项。（5）、单击“确定”按钮，就创建了一个5行6列的表格。在利用对话框创建表格时用户可以根据需要在“自动调整操作”区域对表格的列宽进行设置：n 选择“固定列宽”单选按钮，可以在数值框中输入或选择列的宽度，创建固定列宽的表格。也可以使用默认的“自动”选项让列宽等于正文区宽度除以列数。n 选择“根据窗口调整表格”单选按钮，可以使表格的宽度等于正文区的宽度。n 选择“根据内容调整表格”单选按钮，可以使列宽跟随在每一列中输入的内容而自动调整。n 如果单击“自动套用格式”按钮，则可打开“自动套用格式”对话框，在对话框中用户可以选择为创建的表格自动套用的格式。8.2 编辑表格在表格中输入数据和在表格外的编辑区输入文本的方法一样。首先用鼠标单击某个单元格定位插入点，然后向表格中输入数据。每个单元格都是一个编辑区域，当输入的内容超过单元格的右边界时，文本会自动换行；当输入的内容超过单元格的行数时，会自动增加表格行的高度。按“Enter”键可以在单元格中开始一个新的段落。为了提高工作效率，本节为用户介绍一下如何利用Word 2003，以最优化的方式完成表格的填写。8.2.1 直接输入在单元格中单击鼠标即可将插入点定位在单元格中，然后用户就可以开始在表格中输入数据了。当用户输完一个单元格的内容后，按“Tab”键，插入点移动到下一个单元格，继续输入，然后再按“Tab”键，直至完成所有数据的输入。在单元格中输入文本时如果出现错误，可以按“Backspace”键删除插入点左边的字符，按Delete键则可以删除插入点右边的字符。如果在单元格中输入数据时跃动的幅度较大，用户可以利用键盘来完成移动插入点的操作，具体操作如表8-1所示。表8-1 利用键盘按键在表格中移动插入点键盘按键移动插入点的位置插入点移到当前单元格的上一行插入点移到当前单元格的下一行Tab + Shift插入点移到前一个单元格Tab插入点移到后一个单元格Alt + Page Up插入点移到当前列的第一个单元格Alt + Page Down插入点移到当前列的最后一个单元格Alt + Home插入点移到当前行的第一个单元格Alt + End插入点移到当前行的最后一个单元格利用键盘定位插入点，使用户在操作表格的过程中更加方便。8.2.2 表格与文本之间相互转换在Word 2003中可以方便地进行文本和表格之间的相互转换，这样可以更灵活地使用不同的信息源，或者利用相同的信息源实现不同的目的是十分方便的。1文本转换成表格如果以前用户输入过和表格内容类似的信息，现在可以直接把它变成表格进行分析，这样可以减少重复输入提高工作效率。将文本内容转换为表格的具体步骤如下：（1）首先，在需要转换文本的适当位置添加必要的分隔符，单击“常用”工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮 ，可以查看文本中是否包含适当的分隔符。选中需要转换为表格的文本，如图8-4所示。（2）单击“表格”“转换”“文本转换成表格”命令，打开“将文字转换为表格”对话框，如图8-5所示。（3）在“列数”文本框中显示出系统辨认的列数，用户也可以在“列数”文本框中选择或输入所需的列数。（4）在“行数”文本框中显示的是表格中将要包含的行数。（5）在“自动调整操作”区域中设置适当的列宽。（6）在“文字分隔位置”区域中选择确定列的制表符。（7）单击“确定”按钮，选中的文本将自动转换为一个表格，如图8-6所示。注意：在将文本转换为表格时，“行数”文本框是不可用的。此时的行数由选择内容中所含的分隔符数和选定的列数决定。2表格转换成文本将表格转换为文本的具体步骤如下：（1）将插入点定位在表格中的任意单元格中。（2）单击“表格”“转换”“表格转换成文本”命令，打开“表格转换成文本”对话框，如图8-7所示。（3）在“文字分隔符”区域选中一种文字分隔符，例如选择“制表符”单选按钮。（4）单击“确定”按钮，表格将转化为普通的文本，如图8-8所示。8.3 调整表格结构很显然，用户新创建的表格远远不能符合要求，为了使表格的结构更加合理，用户还需要对表格的结构进行调整。用户可以通过调整表格的行高和列宽，增加单元格、行或列，删除单元格、行或列，合并拆分单元格等操作修改表格结构，使表格的结构更加合理。8.3.1 选定单元格选定单元格是编辑表格的最基本操作之一。在对表格的单元格、行或者列进行操作时必须先选定它们。可以选定表格中相邻的或不相邻的多个单元格，可以选择表格的整行或整列，也可以选定整个表格。在设置表格的属性时应选定整个表格，有一点要注意选定表格和选定表格中的所有单元格在性质是不同的。1利用“选定”命令选定单元格对于计算机操作并不十分熟练的用户，利用“表格”菜单中的“选定”命令来选中表格中的内容是比较容易的。把插入点定位在表格中，单击“表格”“选定”命令，出现一个子菜单，如图8-9所示。用户可以在子菜单中进行选择：n 选择“单元格”则插入点所在的单元格被选中。n 选择“行”（或“列”）则光标所在单元格的整行（整列）被选中。n 选择“表格”则整个表格被选中。2利用鼠标选定单元格Word 2003还提供了利用鼠标直接选中单元格的方法，利用鼠标选定单元格常用的方法如下：n 选择单个单元格：将鼠标移动到单元格左边界与第一个字符之间，当鼠标指针变成 状时单击鼠标可选中该单元格，双击则可选中整行。n 选择多个单元格：如果选择相邻的多个单元格，在表格中按下鼠标左键拖动鼠标，在虚框范围中的单元格被选中。n 选择一行：将鼠标移到该行左边界的外侧，当鼠标变成箭头状时 ，单击鼠标则可选中该行。n 选择一列：将鼠标移到该列顶端的边框上，当鼠标变成一个向下的黑色实心箭头 时，单击鼠标。如果按住“Alt”键的同时单击该列中的任意位置，则整个列也被选中。n 选择多行列：先选定一行列，按住Shift键单击另外一行/列，则两行/列之间的所有行/列被选中。n 选择整个表格：单击表格左上角的 标记可以选中整个表格，如果按住“Alt”键的同时双击该表格中的任意位置也可选中整个表格。8.4 修饰表格表格创建完成后，为了使其更加美观大方，可以对表格进行修饰，例如，为表格添边框和底纹、设置表格中文本的对齐方式、自动套用表格格式等。8.4.1 设置表格中的文本为了使表格看起来更正式，需要设置单元格中文本的格式。设置表格中文本的格式和在普通文档中一样，用户可以采用设置文档中文本格式的方法设置表格中文本的字体、字号、字形等格式。此外用户还可以更改表格中文字的方向和为单元格中的文本设置各种对齐方式。1设置文字方向默认状态下，表格中的文本都是横向排列的，在特殊情况下用户可以更改表格中文字的排列方向。例如，将表格中“姓名”一行的单元格中的文本竖排，具体步骤如下：（1）选中“姓名”一行单元格。（2）单击“格式”“文字方向”命令，打开“文字方向表格单元格”对话框。（3）在方向区域选定如图8-10所示的文字方向样式。 （4）单击“确定”按钮即可完成对文字方向的设置。设置文字方向后的效果，如图8-11所示。8.4.2 设置表格边框和底纹文字可以通过使用Word 2003提供的修饰功能，变得更加漂亮，表格也不例外。颜色、线条、底纹可以随心所欲，任意选择。用户可以为表格中的单元格设置边框，还可以为整个表格添加边框。为了使“学生统计表”更加美观，可以为它设置边框，具体步骤如下：（1）选中整个表格。（2）单击“格式”“边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框，如图8-12所示。（3）在“设置”区域选择“网格”样式，在“线型”列表中为外边框选择“双实线”线型，在“线型”列表中为内边框选择“虚线”线型。（4）在“应用于”下拉列表中选择“表格”。（5）单击“确定”按钮，为表格添加边框的效果，（6）选中第一行表格，打开“底纹”选项卡，在“填充”区域选择茶色底纹。（7）单击“确定”按钮，添加“边框和底纹”效果如图8-13所示，在对话框的“设置”选项区域中系统提供了四种边框样式供用户选择：n 方框：在表格的四周外框设置一个方框，线型可在线型处自定义。n 全部：在表格四周设置一个边框，同时也为表格中行列线条设置格栅线。格栅线的线型和表格边框的线型一致。n 网格：在表格四周设置一个边框，同时也为表格中行列线条设置格栅线。格栅线的型号是默认的，而边框线型是设置的线型。n 自定义：选择自定义时，可以在预览表格中设置任意的边框线和格栅线。注意：用户也可以利用表格和边框工具栏为表格设置设置边框和底纹，选中整个表格或要设置边框的