鼎丰汽车租赁管理系统使用说明.doc

鼎丰汽车租赁管理系统使用说明一、系统登录：系统登录需要输入管理员为用户分配的用户编号，及登录密码方可登录软件。登录后，系统将根据管理员为用户分配的权限，来控制用户对软件功能的使用。二、系统管理系统管理菜单下的选项是系统的基本设置功能，多数为一次性设置，不需要重复设置。1、 门店设置：门店设置是通过添加、修改、删除等功能键来设置门店信息的模块，门店信息属于软件的基本信息设置。门店信息会与每个软件用户相关联，用户登录后将通过门店信息来归属数据的来源。2、 用户类型：用户类型是通过添加、修改、删除等功能键来设置用户类型的模块，可以根据软件使用单位的具体情况来设置不同的用户类型，并为各个类型分配相应的权限。3、 用户管理：用户管理是通过添加、修改、删除等功能键来设置软件用户的模块，根据使用人员的具体情况设置相应的软件用户，为用户分配登录编号，登录密码，并通过对用户类型的选择，为各个软件用户分配相应的权限，来控制用户对数据操作范围。4、背景设置： 背景设置是对软件主界面上背景图片进行设置的功能模块，分以下两个操作： A、自选背景：会弹出图片选择对话框，用户可以从计算机硬盘上选择自己喜欢的图片作为背景； B、默认背景：背景将恢复到软件初始状态的背景图片；5、提醒设置：提醒设置是对租赁到期、验车、保养、支付到期、保险到期等相关数据提醒设置提醒条件的模块。在对应的提醒设置里输入相应的条件，为提醒设置数据范围。如在【软件启动时自动提醒】的选项上打勾，则对应的提醒，在满足提醒条件的数据部位空时，每次启动软件都会弹出对应的提醒界面。6、违章押金设置： 违章押金设置是对违章押金的一个预置操作。用户可以根据自己的实际情况进行设置。如果用户需要在客户还车的时候支付违章押金，可以在启用违章押金选框上打钩，并设置违章押金的金额；该金额针对一辆车，如果合同里牵扯多车情况，系统会在还车结算模块里根据车辆数目自动累加计算应付的违章押金金额。如果客户不需要收取客户违章押金，可以将启用违章押金选框上选中钩去掉；此设置完成后，当进入还车结算操作模块时，对应的违章押金信息显示会根据此处的设置显示不同的状态。7、数据库配置：数据库配置是软件选择数据库类型，并接入服务器的功能设置。次设置为基本设置，设置完毕后，在服务器地址没有变化的状态下，应禁止重复配置操作。管理员应该慎重设置此权限，以避免误操作带来的数据丢失。数据库配置功能的使用方法，可参见软件附带的数据库配置说明。三、车辆管理：1、基本设置： 基本设置是通过添加、修改、删除等功能键，对车辆相关属性，包括：品牌、型号、车型、厂商、车配、颜色、燃油标号的设置。设置这些属性后，在录入车辆的时候无需对这些属性重复录入，只需要从对应的列表中选择即可。2、车辆入库： 车辆入库是对车辆进行录入的功能模块，通过添加、修改、删除来处理车辆数据，编辑窗体下，带有星号的字段为必填字段，如果置空，系统会做出相应的提示。车辆档案的录入支持图片保存，如果存储图片，图片大小应尽量保持在30K以下，以保证在对该车进行租赁操作时的数据传输速度。该模块下同时提供查询，及对查询数据打印或者导出EXLCEL数据的功能。更换状态是对待租车辆进行状态调整的操作，可转换待租状态为送修、待修、公务等，为租车操作时明确了可用车辆的范围。 校验状态，是在由于发生断电、死机等突发状况引起的车辆状态混乱时，纠正车辆状态的功能操作。3、租金设置： 租金设置是为入库车辆设置租金、租车押金、超程费、超时费等金额信息的功能模块。其总租金分日租金，以天为单位计算租金；月租金、年租金则以月为计算单位。 租金设置有两种方式，一种是指定某一车辆进行设置，具体操作是：选中按牌号制定金额，在列表中选中要设置的车辆，或者在录入框内直接输入所要设置车辆的车牌号，在对应的金额录入框内输入相应的金额，点保存，即完成操作；另一种是指定某一类型的车，统一设置，具体操作是：选中指定车型制定金额，在选择框内或者列表里选择一个车型，然后在对应的金额录入框内输入相应的金额，点保存，即完成操作。要注意的是，当选择指定车型制定金额时，如果该类型车里已有设置过金额的车辆，列表中显示的金额信息，应该是对应该类型车辆数量所产生的平均值，重新输入金额信息，保存后，隶属该类型的所有车辆将会更新为当前输入金额设置；反之，如果按车牌制定金额，只会影响到所选车辆的金额信息，不会对其他车辆造成影响。4、车辆保险： 车辆保险是对车辆保险相关数据进行录入的功能模块；5、车辆保养： 车辆保养是对车辆保养相关数据进行录入的功能模块；录入里程时，会根据里程数与车辆档案中对应车辆里程数进行对比，当此时录入里程大于档案里程将会更新档案里程值。6、车辆加油： 车辆加油是为车辆加油数据进行录入的功能模块；录入里程时，会根据里程数与车辆档案中对应车辆里程数进行对比，当此时录入里程大于档案里程将会更新档案里程值。4、 车辆维修：车辆维修是对车辆维修数据进行录入的功能模块；录入里程时，会根据里程数与车辆档案中对应车辆里程数进行对比，当此时录入里程大于档案里程将会更新档案里程值。该数据将是车辆送修率的统计依据。5、 里程更新：里程更新是实现车辆长租时，通过客户回访更新车辆档案中里程的功能。10、违章等级： 违章登记是记录车辆违章数据的功能模块；该数据将是统计客户违章率的依据。11、事故登记： 事故登记是记录车辆出险事故数据的功能模块；该数据将是统计客户事故率的依 据。四、人员管理1、司机档案： 司机档案是用来录入公司配备的司机人员的档案信息的功能模块，通过添加、修改、删除等功能对司机的档案信息进行编辑。此档案信息会在租车操作中体现，租车操作中可以直接选取已录入的档案信息的司机，无需重复录入，并在合同打印中体现司机的相关档案数据。 2、客户档案： 客户档案是用来记录个人普通客户信息的功能模块，进入此模块可以通过添加、修改、删除等功能，对个人普通客户的档案信息进行编辑。此档案信息会在租车操作中体现，租车操作中可以直接选取已录入的个人普通客户信息的客户，无需重复录入，并在合同打印中体现个人普通客户的相关档案数据。 3、会员档案： 会员档案用来记录个人会员客户信息的功能模块，进入此模块可以通过添加、修改、删除等功能，对个人会员客户的档案信息进行编辑。此档案信息会在租车操作中体现，租车操作中可以直接选取已录入的个人会员客户的客户，无需重复录入，并在合同打印中体现个人会员客户的相关档案数据 4、企业客户： 企业客户是用来记录普通企业客户和会员企业客户信息的功能模块，进入此模块可以通过添加、修改、删除等功能，对企业客户信息进行编辑。此档案信息会在租车操作中体现，租车操作中可以直接选取已录入企业客户信息的企业客户，无需重复录入，并在合同打印中体现企业客户的相关档案数据。五、租车管理 1、预订管理： 预订管理是记录车辆预订信息的功能模块，在进行车辆预订操作后，相关的预订数据信息将在此功能模块里体现。用户可以通过此模块中提供的查询功能，对预订数据进行多条件检索，同时可以通过打印和EXCEL导出等功能，对检索的数据进行导出。 2、出租管理： 出租管理是记录车辆出租信息的功能模块，在进行车辆出租操作后，相关的租赁数据信息将在此功能模块里体现。用户可以通过此模块中提供的查询功能，对预订数据进行多条件检索，同时可以通过打印和EXCEL导出等功能，对检索的数据进行导出。此模块提供合同撤销功能，选中某一租赁数据后，点合同撤销，此数据将会被删除，同时与此合同相关联的所有其他数据也将恢复到添加该租车数据前的状态。此功能用在租车信息录入发生错误时使用，对录入错误的租车信息进行撤销合同操作后，可以重新录入。 3、车辆出租： 车辆出租是记录车辆出租的录入车辆出租及生成合同信息的操作模块。如果出租车辆是有预订而来，可以直在已预订选项框上打钩，打钩后预订编号录入框被激活，可以从下拉框菜单里选择预订编号或者直接手工输入预订编号，选择或者输入完预订编号后，点击输入框后的查找按钮，或者按下回车键，系统将会将预订信息自动生成在租车模块的对应信息栏里。如果是非预订车辆出租，需要在此操作界面上选择和填写对应的租赁信息： A、合同号的输入：系统将会每个合同自动分配一个13位数字的合同号，其组合规则为当天8位年月日（例如：20080808）+5位当天流水号（例如：00001）；如果用户希望自己定义合同编号，而不适用系统自动分配的合同号，可以在自定义合同号选框上打钩，在其后对应的录入框内录入自己定义的合同编号；因为合同号必须是唯一的，所以系统在保存数据前会自动检测该合同号是否已经被使用，如果已使用将会提示用户输入一个新的合同号；B、 承租人信息：选择对应的客户类别：普通客户（个人）、会员客户（个人）、企业客户（普通或会员），之后可以通过添加、修改、选择等操作添加承租人信息(添加和修改操作只能在选择普通客户（个人）类型时，才会被激活，对于会员客户和企业客户需要先在软件主界面的人员管理下拉菜单下对应的会员档案或者企业客户模块里添加相应的客户信息后，才可以在车辆出租界面下，按选择键进行选择添加)。当添加完承租人信息后，会自动弹出该客户的信誉统计，统计数据包括：预订次数、预订撤销次数（包括主动撤销、被动撤销、总计撤销次数的统计）、预订成次数、历史租车次数、违章次数、事故次数；也可以通过点查看按钮查看当前选择客户的信誉统计；C、 租赁模式：包括日租、月租和年租三种模式。在选择车辆的时候系统会根据所选的模式生调用各个模式的租金标准。其中日租是租金标准以天为单位，即每天应支付的租金；月租和年租则的租金标准以月为单位，即每月应支付的租金；D、 租车时间：包括发车时间和还车时间，系统会根据输入的时间，过滤可选择的车辆（这些车辆包括以待租、预订、租出的车辆，系统会根据当前输入的租赁时间范围，显示可选择的车辆）；同时也会根据输入的租赁时间来计算应收的租金总计；E、 司机配备：如果承租人需要司机配备，可以通过改操添加所配备的司机信息；通过选择按钮，来选择在案的司机（此处的司机信息为在司机档案里添加的司机信息）；F、 担保人信息：如果租车需要记录中间担保人信息，可以在此处填写输入；G、 车辆信息：可以直接在标注有车牌号字样后的录入框里直接输入车牌号，然后点查找按钮或者回车键，来添加车辆信息；或者直接点查找按钮，在弹出的车辆列表中选择车辆来添加车辆信息；如果选择车辆有误，可以在已添加的车辆列表选中有误车辆，点删除按钮可以对其删除；如果要修改车辆的租金标准或者押金标准，可以在已添加的车辆列表选中所需要修改的车辆，然后点修改租金按钮进行修改（此功能需要登录用户用有修改租金押金的权限才可以使用，如果当前登录的用户无此权限，将会弹出一个用户编号和用户密码输入的窗体，需要拥有修改租金押金权限的用户在此输入自己的用户编号及登录密码，确定后，当前的用户可以执行一次修改当前选中车辆租金标准及押金标准的操作）；在已添加的车辆列表中选中列表中某个车辆，可以在列表中“限程/天”对应的列中修改选中车辆的日限里程数，在“发车里程”对应的列中修改发车里程数；H、 变更记录、特别预定、备注是填写相关字符信息（包括汉字、数字、字母和符号）的输入框，用户可以根据自己的需求填写相关信息，其中变更信息和特别预订信息会生成在合同报表中；I、 金额信息：根据当前录入填写的相关信息（包括承租人信息、租车时间、车辆信息）自动生成相应的押金、租金信息，如果预付租金，可以在预付租金选框上打钩，然后在其后对应的金额录入框内输入预付的租金金额；如果除租金外需要预付一些以其他费用，可以在预付其他费用选框上打钩，然后在其后对应的金额录入框内输入预付其他费用的金额，并在标注有费用说明对应的录入框里选择或者输入相关信息；J、 支付方式：根据实际情况在对应的支付方式选框上打钩，并在其后对应的金额录入框内输入支付的金额即可；如果是多种方式支付，可以在多方式支付选框上打钩，此时对应的支付方式选框可以多选，在所需要的支付方式选框上打钩，并在支付方式后对应的金额录入框里输入各个支付方式所对应的金额即可；（注：支付方式中储值支付金额选框只有在选择的客户类型为会员类型时才会被激活，因为只有会员可以预先储蓄租金）；如果需要将当前所有填写的数据置空，重新录入，可以点重置按钮实现此目的；在填写或者选择完所有的与租车相关的信息后，点完成按钮即完成了车辆出租的数据录入与存储；之后会弹出是否打印合同的对话框，选择是将弹出合同报表的预览界面，点预览页面左上角的打印按钮即可打印合同；选择否则关闭对话框，但此时打印合同按钮已被激活，在关闭车辆租赁窗体，或者点继续按钮（原重置按钮，在点完成后，此按钮上的文字标识将由“重置”变为“继续”）之前，可以点打印合同按钮弹出合同预览界面，同样可点预览页面左上角的打印按钮来打印合同。点继续按钮，车辆出租各个录入框将被初始化清空，可以继续进行新的租车信息的录入。4、还车结算： 还车结算是归还车辆及结算合同的操作模块。在结算合同号对应的录入框里输入或者在下拉框里选择需要结算的合同号，点对应的查询按钮，或者在其他查询条件里输入车牌号等合同相关信息，点对应的查询按钮可以调出对应的合同信息，与合同相关的数据会显示在对应的列表或者录入框内；如果客户还车时间超过了应还时间，可以在修改实际还车时间选框上打钩，然后时间录入框将会被激活，输入客户的实际还车时间，系统会根据对应车辆租金设置中设置的超程费自动计算客户需要支付的超程费，并在租赁车辆列表和金额信息显示出来；对于车辆信息中显示的车辆，还车结算时，需要对列表中显示的非更换车辆输入还车里程，系统会根据此处填写的里程，联系该车的日限里程数及租期自动判断客户是否超程，如果超程，将会根据该车对应的超程费标准自动计算应付的超程费，并在租赁车辆列表和金额信息显示出来；如果需要支付为长押金，在违章押金选框上打钩，并在对应的金额录入框内输入所支付的违章押金金额（违章押金可以事先在系统管理下的违章押金设置里设置，还车结算模块调用时会默认显示违章押金设置的状态，可参见为长押金设置的说明）。根据实际情况输入和金额信息里显示的数据，在支付选项中输入对应的数据，点结算即可完成此操作(支付方式与车辆出租模块下的填写方式一致，可参见车辆出租说明中对支付方式的介绍)，完成此操作后，对应的租赁合同信息将变为已结算状态，所涉及的车辆状态也会变为非租出状态。如果调出的合同信息有误，可以点重置按钮，则所有显示的信息将会被清空，可以重新输入条件调出所需要的信息。 6、 提前还车：提前还车是当客户在合同未到期的情况下提前还车发生时需要进行的操作模块。该模块与还车结算操作基本相同，只是多了违约金填写项目，系统默认违约金的金额为应退客户租金的20，用户也可以根据自己的情况自主填写违约金金额；如果不需要客户支付违约金，可以在违约金选框上将选中钩去掉。7、 收车：收车操作针对客户还车但不结算租赁合同的情况而设置的操作模块。该模块下只需调出租赁信息（可参见还车结算下调出租赁信息的介绍），点下收车按钮即可完成操作。此操作后，对应的租赁合同信息仍保持未结算状态，但所设置的车辆状态将会由租出状态更新为非租出状态。如果调出的合同信息有误，可以点重置按钮，则所有显示的信息将会被清空，可以重新输入条件调出所需要的信息。 8、 分期结算：分期结算是针对长租客户分期支付租金而设置的操作模块。调出相应的合同信息，在标注“本次支付”的组里输入本期支付金额及下次支付日期，然后在支付方式对应的组里填写好支付信息，点结算按钮即可完成操作。9、 车辆更换：车辆更换是针对客户所租车辆出现故障需要更换的情况而设置的操作模块。调出合同信息后，先在原有车辆列表中，对所要更换的车辆打钩，并在“还车里程”列对应处输入更换时此车的里程，在“车辆状态”列对应处选择此时被换车辆状态，然后在选择更换车辆组里选择更换车辆，选择后在车辆列表中“发车里程”列中输入此车当前里程（注：被更换车辆与更换车辆应保持租金标准及日限里程的一致，如果所选车辆的租金标准与被更换车辆不同可以点修改金额按钮来重新设置该车的租金标准，在“限驶公里/天”对应列中修改日限里程数，如果此处两车的租金标准及日限里程数不一致，则在结算的时候会出现结算金额的误差）。相关数据填写或者选择完成后，点完成按钮即完成此操作。如果调出的合同信息有误，可以点重置按钮，则所有显示的信息将会被清空，可以重新输入条件调出所需要的信息。 10、车辆续租： 车辆续租是针对客户要延长租期的情况而设置的操作。调出合同信息后，先要输入延长租期后的还车时间，在有“续租到”文字标识后的日期时间录入框内输入；然后输入下次付款日期（该日期默认为延长租期后的还车日期）；此时系统会计算出续租后应补交的租金金额，并显示在金额信息组里；如果客户当前支付租金，可在支付信息组里，本次支付金额对应的金额录入框内输入客户所支付的金额，并在支付方式组中填写好支付信息，点确定按钮即完成操作；如果客户此时未支付续租租金，则直接点确定按钮即完成操作；如果调出的合同信息有误，可以点重置按钮，则所有显示的信息将会被清空，可以重新输入条件调出所需要的信息。 11、车辆预订： 车辆预订是记录客户预订租赁车辆信息的操作模块。在此操作界面上选择和填写对应的租赁信息：A、 预订编号的输入：系统将会每个预定信息自动分配一个13位数字的预订编号，其组合规则为当天8位年月日（例如：20080808）+5位当天流水号（例如：00001）；如果用户希望自己定义预订编号，而不适用系统自动分配的预订编号，可以在自定义预订编号选框上打钩，在其后对应的录入框内录入自己定义的预订编号；因为预订编号必须是唯一的，所以系统在保存数据前会自动检测该预订编号是否已经被使用，如果已使用将会提示用户输入一个新的预订编号；B、 预订人信息：选择对应的客户类别：普通客户（个人）、会员客户（个人）、企业客户（普通或会员），之后可以通过添加、修改、选择等操作添加承租人信息(添加和修改操作只能在选择普通客户（个人）类型时，才会被激活，对于会员客户和企业客户需要先在软件主界面的人员管理下拉菜单下对应的会员档案或者企业客户模块里添加相应的客户信息后，才可以在车辆出租界面下，按选择键进行选择添加)。当添加完预订人信息后，会自动弹出该客户的信誉统计，统计数据包括：预订次数、预订撤销次数（包括主动撤销、被动撤销、总计撤销次数的统计）、预订成次数、历史租车次数、违章次数、事故次数；也可以通过点查看按钮查看当前选择客户的信誉统计；C、 租赁模式：包括日租、月租和年租三种模式。在选择车辆的时候系统会根据所选的模式生调用各个模式的租金标准。其中日租是租金标准以天为单位，即每天应支付的租金；月租和年租则的租金标准以月为单位，即每月应支付的租金；D、 租车时间：包括发车时间和还车时间，系统会根据输入的时间，过滤可选择的车辆（这些车辆包括以待租、预订、租出的车辆，系统会根据当前输入的租赁时间范围，显示可选择的车辆）；同时也会根据输入的租赁时间来计算应收的租金总计；E、 司机配备：如果承租人需要司机配备，可以通过改操添加所配备的司机信息；通过选择按钮，来选择在案的司机（此处的司机信息为在司机档案里添加的司机信息）； F、 车辆信息：1、按车型预订：选中此项后点添加按钮，会显示当前各个车型可租车辆的数量，按客户需求选择对应的车型即可；2、按车牌预订：选中此项后点添加按钮，会显示当前可租车辆信息，按客户需求选择对应的车辆即可；如果选择有误，可以在已添加的车辆列表选中有误的信息，点删除按钮可以对其删除； G、 指定门店：从“指定门店”对应的下拉框里选择客户要取车的门店，添加此信息，便于对预订信息的查询；H、 金额信息：根据当前录入填写的相关信息（包括预订人信息、预订时间、车辆信息）自动生成相应的押金、租金信息，如果预付订金，可以在预付订金选框上打钩，然后在其后对应的金额录入框内输入预付的订金金额； I、 支付方式：根据实际情况在对应的支付方式选框上打钩，并在其后对应的金额录入框内输入支付的金额即可；如果是多种方式支付，可以在多方式支付选框上打钩，此时对应的支付方式选框可以多选，在所需要的支付方式选框上打钩，并在支付方式后对应的金额录入框里输入各个支付方式所对应的金额即可；（注：支付方式中储值支付金额选框只有在选择的客户类型为会员类型时才会被激活，因为只有会员可以预先储蓄租金）；如果需要将当前所有填写的数据置空，重新录入，可以点重置按钮实现此目的；在填写或者选择完所有的与车辆预订相关的信息后，点预订按钮即完成了车辆预订的数据录入与存储；点继续按钮（原重置按钮，在点完成后，此按钮上的文字标识将由“重置”变为“继续”）可初始化录入界面，继续添加下一个车辆预订信息。12、预订撤销： 预订撤销是针对客户预订需求终结或者预订租车时间内客户没有取车完成车辆租赁过程情况的操作模块。这辆两种情况分别被归类于主动撤销和被动撤销，主动撤销是客户主动联系商家取消预订，被动撤销是客户没有主动联系商家取消预订，但在预订租车期限内又没有完成租车过程，由商家被迫撤销预订信息；这辆中情况将会被统计在客户信誉信息里；预定撤销的操作步骤是先输入预订编号或者预订车辆车牌等信息调出预订详细信息，选择撤销方式（主动撤销或者被动撤销），根据情况在退还订金组内输入是否退还订金的信息，然后点撤销按钮即可完成此操作。如果调出的预订信息有误，可以点重置按钮，则所有显示的信息将会被清空，可以重新输入条件调出所需要的信息。13、押金处理： 押金处理是对客户押交纳的金进行退还或者扣除的操作模块。操作分对租车押金（租车时交纳的租车押金）和违章押金（还车时交纳的违章押金）两种押金的操作，用户可以根据实际情况进行选择；输入所要处理的押金涉及的合同号或者车牌号，调出相应的租赁信息，根据实际情况选择扣除或者是退还；如要扣除，在押金扣除选框上打钩，然后在其后对应的金额录入框内输入要扣除的金额，在扣除说明里填写或者选择预置的扣除原因，然后点确定按钮即完成操作。14、公务用车： 公务用车是公务收发车操作的模块。进入模块后，选择对应的操作方式：公务用车发车，或者公务用车收车；然后在车辆信息组内填写对应的信息。当选择公务用车发车时，返回时间及返回公里数输入框锁定，相反如果选择公务用车还车，其他录入框将被锁定，只有返回时间及返回公里数输入框被激活，其他录入框将被锁定。在选择公务车发车时，车牌号对应的下来框会预载可用车辆的车牌号，用户可以直接在下拉框内选择车牌号，也可以手工输入；当选择公务车收车时，车牌号对应的下拉框内会预载已公务外出的车牌号，可以选择或者手工输入车牌号，当输入完成后，会将相应的公务外出车辆的信息调出。此功能模块下，输入完相应的数据后点确定就可以完成此操作；15、到期提醒： 到期提醒是一个提醒模块，包括：租赁到期、支付到期、验车到期、尾气检验到期、车辆保养到期及车辆保险到期的提醒，系统会根据用户设置的提醒条件（系统管理下拉菜单中，提醒设置里设置的提醒条件，可参见对提醒设置的说明）对相关数据过滤并显示出来，同时可以将根据提醒条件过滤显示出来的相关数据打印成纸。六、查询统计：1、查询模块的使用： 每一个对应的查询模块都有一个查询操作，进入某一查询模块后，左上方标注“查找”的按钮，即弹出一个查询窗体如下（以出租明细查询为例）：查询项目组中将会自动列出该查询模块列表中所有的字段，选中所要提供查询条件字段，双击鼠标左键或者点单指向条件列表的单箭头按钮，即可将此字段添加到条件列表中；反之在条件列表中选中一条查询项，双击鼠标左键或者点指向查询项目的单箭头按钮，则会在条件列表中删除此查询项；点指向查询列表的双箭头按钮，将会一次添加所有查询项目里的字段到条件列表中；点指向查询项目的双箭头按钮