办公用品管理制度及登记表.doc

办公用品管理制度第一章 总则为加强公办用品管理，规范办公用品信用程序，提高利用效率，节约办公用品经费，特制定本制度。第二章 办公用品的分类一、易耗品文具类办公用品：如：铅笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、萤光笔、涂改液、钉书钉、复写纸、大头针、纸类印刷品等。生活类办公用品，如：饮用水、卫生纸、洗手液、纸杯、擦桌毛巾、洗衣粉等。二、耐用品指价值200元以下的可循环使用物品，如剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、文件夹、电话机等。三、固定资产价值达到200元及以上办公设备，如办公家具、资料柜、传真机、打印机、空调、计算机、摄像机、照相机、公用车辆以及有关专用软件等。固定资产管理应遵守郑州市爱馨养老集团【2009】16号文件，财务制度中第六条固定资产管理制度。第三章 办公用品的计划申请一、各部门负责人根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月5日前编制并提报下月办公用品领用计划（可参照部门办公用品申请单），报至行政中心。其他时间不受理办公用品申请。二、管理员核对办公用品领用申请表单与办公用品台账库存后，编制办公用品申请购置计划表，经行政经理、行政副总和董事长审批签字后，将采购计划单交由采购人员进行采购。三、固定资产、特殊专用物资及临时急需的办公用品，需由各部门提出书面申请，经行政部审核，报董事长审批签字后由行政部或申购部门自行联系购买，所购物资都必须在行政部备案。四、对于部分使用量大的办公用品，行政部要保证有少量的库存，以备人员增加或变更等需要，确保日常办公的正常运行。第四章 办公用品的采购一、采购人员根据审批签字后的办公用品申请购置计划表实施购买，并于当月18日之前完成。二、采购员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量。三、如市场督查人员查出购买商品同质同牌价格误差在10%以上，费用将由采购人员自行承担。第五章 办公用品的领用与发放一、每月20日固定为办公用品领取时间，各部门派人根据其计划清单领取办公用品，并详细填写办公用品领取登记表。如若领取物品与计划不符，需提交书面说明，由部门经理签字，报行政部审批。二、新入职员工根据办公用品配发标准填写办公用品领取登记表，经相关部门经理签批后方可领取办公用品。三、原则上，签字笔（或圆珠笔）每人每月限领1支，笔墨用完，可换领笔芯。四、可循环使用的办公用品，如若损坏确需重新领取时，必须实行以旧换新。如因人为损坏，应照价赔偿。五、复印文件资料时，需登记复印内容和页数。六、如非特殊要求，尽可能使用二次纸，节约用纸，降低成本。七、一次性大量复印和打印时(60张及以上)，需由主管领导签字，并在行政部签字备案后，在公司指定复印打印店进行操作。第六章 办公用品的保管与使用一、个人使用的办公用品必须认真保管，因人为保管不当造成办公用品损坏或丢失需自己购买。同时，个人需将自己保管和使用的耐用办公用品登记在物品卡上，以备核查。二、各个部门的耐用品和固定资产由各部门负责保管和维护，行政部将定期和不定期进行检查。三、备用办公用品由行政部统一管理，实行定期盘存制。盘存频率为每月一次，行政部将于每月的25号至28号内抽取时间与财务人员共同进行备用办公用品的盘存。第七章 办公设备的借用一、凡使用相机、投影仪等办公设备时，需详细填写物品使用登记单。二、办公设备外借不能影响本单位（部门）的使用。三、被借者有督促归还的权利和义务。四、借用办公设备发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。第八章 办公用品的交接与回收员工因离职、工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接或回收时，应详细填写办公用品交接单，仔细点验。如有毁损的，要求移交人提交书面说明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人（保管人）的责任，另行处理。附表一：部门办公用品申请单 申请部门： 年 月 日编号名称规格单位数量使用人备注附表2：办公用品申请购置计划单 日期： 年 月 日编号物品名称单位规格各部门申请数量合计数量建议数量备 注（）部门（）部门董事长 签批行政副总签批行政经理 签批管理员注：管理员编制购买清单行政经理审核签批行政副总签批行政副总董事长签批采购员采购。附表3：物品使用登记单借出日期物品名称领取部门领取人用途归还日期归还人备注附表4：办公用品领取登记表日期部门物品规格单位数量用途领取人备注/使用人注：此表由办公