中标文通文件中心管理系统.doc

24中标文通文件中心管理系统V2.0中标文通文件中心管理系统 北京中标文通信息技术有限公司目 录1 功能介绍42 总体结构43 文档管理系统详细介绍53.1 文档管理系统视图63.2 新建文件夹63.3 编辑文件夹73.4 文件夹权限信息修改83.5 文件夹操作日志查看103.6 文件夹消息定制114 文件114.1 上传文件114.2 文件下载124.3 文件摘要124.4 文件预览144.5 文件编辑144.6 上传附件154.7 文件权限信息154.8 文件历史版本154.9 消息定制164.10 文件发布164.11 文件关联164.12 文件评论175 文件检索185.1 检索区185.2 标签搜索185.3 主题词搜索185.4 范围搜索196 我的工作台196.1 我的工作台消息196.2 我的工作台文档207 系统设置207.1 用户管理207.2 权限组管理217.3 部门管理227.4 岗位管理227.5日志管理227.6 重建索引227.7 主题词227.8 范围247.9 回收站24文档管理系统1 功能介绍通过文档管理系统，单位可以高效，快捷地解决文档的存储、文档的安全防护、文档的查找、文档的协作、文档的在线查看及文档发布问题。各单位日常办公产生的大量文档资料都是以文件形式存在的，即工作文档。工作文档明显的特点：没有固定的组织形式，文档的类型不统一，文档来源分散和存放分散，文档常常与单位内部的业务组织密切相关，需要安全措施保护，文档的查询要求变化不定，文档的共享和协同工作需求迫切。这些特点给各单位的文档管理带来了困难，也正是目前信息化建设过程中迫切需要解决的问题。2 总体结构文档管理系统界面简洁，用户进入文档管理系统，首页左侧界面展示文件夹导航，右侧界面展示文件夹和文件列表。左侧文件夹导航采取分区管理，包括文件中心、共享文档、我的文档。各个区域中的文件夹可根据权限控制。共享文档是个人区或文件中心区发布到共享区域的文件和资料，我的文档是个人在服务器上的可靠存储区。左侧下方有工作列表和剪贴板。工作列表主要存放个人经常访问的一些文档，可进行导出压缩包、导出信息包、粘贴、移动等操作，也可以直接点击工作列表的文件进行访问。剪贴板类似于工作列表的功能，与工作列表的区别是剪切板是临时存放的，只在当前窗口有效。如图【2.1】。我的工作台的内容包括消息、文档、修改密码、我的工作列表、我的文档、共享文档。消息是用户定制的文件或者文件夹在状态改变时的通知，包括修改文件夹或文件的通知，在文件夹下上传文件的通知，评论时的通知等.系统设置的内容包括用户管理，权限组管理，部门管理，岗位管理，日志管理，重建索引，主题词，范围，回收站。3 文档管理系统详细介绍用户输入正确的用户名和密码登录文档管理系统。登录成功后显示主页面。如果忘记密码，输入正确的用户名，然后点击忘记密码链接，会把随机生成密码发送到您设置的邮箱里。为了防止忘记密码，一定要设置自己的邮箱，以便找回密码的时候使用。文档管理系统分三大区域：文件中心、共享文档、我的文档。每个区域是由不同类别的文件夹组成，文件夹是管理文件的基本单位，每个文件夹可以设置由专门的文件夹管理员负责管理。文件夹相互嵌套，形成树状的文件夹结构。文件中心的权限为管理员动态设置的；共享文档默认是全体人员都可以进行查阅文档的，也可以进行权限的划分；我的文档下有属于登录用户自己的文件夹，该文件夹是登录用户的个人区域，可以在该文件夹下建立新的文件或文件夹，也可以授权给其他用户查看。以下内容的介绍都是以管理员身份登录进行全方面的介绍的。3.1 文档管理系统视图文档管理系统提供树型结构导航目录和文件搜索。具有文件夹管理权限的用户可以对文件夹里的文件进行查看、修改、删除等操作。选中某个节点可以对文件夹进行编辑、权限设置、消息制定等操作。如【图3.1.1】3.2 新建文件夹选中文件中心下的任何文件夹，具有创建权限的用户可以对文件夹进行新建操作。点击新建文档如下【图3.2.1】所示的弹出窗口，然后选择文件夹或者文件，该功能只是对文件夹或者文件的单一创建。点击批量上传如【图3.2.2】所示，该功能是批量上传文件的功能，点击选择文件弹出浏览的页面，选择要上传的文件，可以一次选中多个，再点击开始上传，上传完成之后会以红色的字体提醒全部上传完毕。大附件上传主要是针对较大的文件进行上传，其它的任何文件也可以通过大附件上传，大附件上传的另外一个特点是通过系统扫描出唯一标识码，如果该文件内容没有改变在该文件夹下只上传一次，这样防止用户重复上传，并且支持断点续传的功能。大附件上传的如【图3.2.3】所示。如【图3.2.1】如【图3.2.2】选择文件后，点击开始上传点击选择文件出现浏览窗口，可一次选择多个文件如【图3.2.3】上传成功后的提示信息初次使用大附件上传时必须安装ActiveX控件，点击该控件选择允许，然后点击安装即可使用【大附件上传的图说明：点击多文件上传，按Shift可以一次选择多个文件，单文件上传一次只能上传一个文件，最后点击开始上传。支持断点续传的功能，如果某一个文件上传未完成，下次登录后再次选择该文件支持续传的功能。】3.3 编辑文件夹具有文件夹管理员权限的用户可以对文件夹进行修改操作。在左侧的文件夹导航中，选择需要编辑的文件夹，在右侧上方选择选项卡编辑，可以修改文件夹的标题及文件夹的其它属性，标题是文件夹的实际显示名称。如【图3.3.1】3.4 文件夹权限信息修改具有文件夹管理员权限的用户可以对文件夹进行权限信息的修改操作。在左侧的导航栏里选择要修改的文件夹，在右侧上方选择权限信息，进入文件夹权限信息设置页面，权限信息设置包括授权权限和拒绝权限。授权权限就是设置用户具有对文件夹的一些操作权限，拒绝权限是设置指定用户没有对文件夹的一些操作权限。权限控制是采用级别进行控制的，分1级查看权限(可以查看标题和描述)、2级查看权限(1级基础上，可以预览、评注、订阅)、3级查看权限(2级基础上，可以下载原始文件、复制、查看历史版本)、4级查看权限(3级基础上，可以邮件外发)、创建权限、修改权限、删除权限、版本控制(可恢复文件的版本信息)、所有权限(拥有选中文件夹的所有权限，包括给其他用户设置权限)。授权权限与拒绝权限都可以根据人员、部门、权限组进行授权，如【图3.4.3】。授权操作是以最高级的权限计算，例如某个用户设置的授权权限在人员、部门、权限组中同时体现，则以最高级的权限为该用户的授权权限。拒绝权限的操作是以最低级的权限计算，例如某个用户设置的拒绝权限在人员、部门、权限组中同时体现，则以最低级的拒绝权限为该用户的拒绝权限。例如拒绝了该用户的2级查看权限，如果该用户在授权里也3级查看权限，那么该用户只拥有2级权限以下的所有权限。授权权限与拒绝权限的另外一个使用在于给某个部门和某个权限组授权，设置拒绝该部门或权限组里的某个人。如果是文件夹的话，可以选择是否应用于所有的子文件夹或子文件，选择是则该文件夹下的所有文件或文件夹都拥有与该文件夹相同的权限。如果选择否，则该文件夹下的其它文件不生效，只是该文件夹生效。如果某个用户对该文件夹有创建的权限，该用户在该文件夹下创建了新的文件或者文件夹，那么该用户默认是拥有最高的权限，管理员也可去掉该用户的自己创建的文件或者文件夹的最高权限。如图【3.4.1】授予权限设置点击授权弹出授权选择界面如【图3.4.2】拒绝权限设置如【图3.4.3】左侧可以根据人员、部门、权限组进行设置授权或者拒绝的用户，选择某个用户双击或者点击指向右侧的按钮则该用户设置到已选人员里，最后点击确认选择。如果选择全体人员的话直接点击全体人员即可。3.5 文件夹操作日志查看 在左侧的文件导航内选择要查看的文件夹，在右侧上方选择历史版本，可以查看到对文件夹的操作日志记录。任何用户对该文件夹的任何操作都会记录，例如在该文件夹下上传文件、下载该文件夹下的文件、修改该文件夹信息等操作都会记录到操作日志里。如【图3.5.1】3.6 文件夹消息定制文件夹消息定制包括创建时通知、修改时通知、评论时通知。在进行创建、修改、评论等操作时，用户会接收到这些消息通知。这些消息通知可以在我的工作台消息里面进行查看。如【图3.6.1】4 文件4.1 上传文件上传文件操作包括新建、批量上传、大附件上传。新建就是单一的创建文件或者文件夹，批量上传是批量的上传文件，像日常中常用的一些办公资料都可以通过批量上传完成，如果某些文件太大可以选择大附近上传。如果某个用户某个文件夹的拥有创建权限以上的权限，那么该用户选择该文件夹后会显示这三项功能。（1）在左侧的文件夹导航中选择需要上传的目标文件夹，在右侧上方选择新建。如【图4.1.1】，在弹出的对话框中可以选择新建文件夹或者文档（2）选择文件夹，可以创建一个新的文件夹，填写文件夹标题和描述，完成新建操作。如图【4.1.2】（3）在新建的文件夹中可以继续创建文件夹或者上传文档。如【图4.1.3】4.2 文件下载选择需要下载的文档，点击文档后的绿色箭头，可以进行下载文档操作。如【图4.2.1】点击绿色箭头下载4.3 文件摘要 （1）点击要查看的文件名称进入文件详情页面，可以看到该文件的一些详细信息，文件详情的选项卡功能包括文件摘要、预览、编辑、附件、权限信息、历史版本、消息定制、发布、关联、评论。如【图4.3.1】可对该文件加锁可设置该文件的检索标签该文件的评论查看文件的基本属性由上图可以看到文件摘要的内容信息非常全，包括文件内容的描述，文件的一般属性(文件种类、权限、主题词、来源等)，文件的评论信息，可以对该文件添加标签，方面文件的检索，也可以对该文件加锁，防止自己修改的同时别人篡改，也可以设置该文件的关联信息，查询该文件时同时能查看哪些文件，该附件的一些附件上传显示，也可以对该文件进行邮件外发，该文件的最新历史版本。（2）在右侧标签组里面可以添加标签，所添加的标签会在文件导航栏的标签栏显示，在进行文件搜索的时候可以根据标签搜索到该文件。如【图4.3.2】（3）在右侧当前状态栏有未加锁和加锁两种状态。具有管理权限的用户对该文件选择加锁之后，其他用户无法查看该文件的内容，如【图4.3.3】。只有高级管理员可以对该文件进行强制解锁后，如【图4.3.4】，其他用户才可以查看到该文件内容，或者由加锁的人进行解锁后其他用户才可以看到。如【图4.3.3】其它用户点击会提示加锁信息4.4 文件预览（1）选择需要查看的文件，点击文件预览，可以在线查看文件的内容，也可以下载文件。如【图4.4.1】（2）在右侧关注栏，可以点击我要关注或者邀请他人关注。点击我要关注之后，该文件有任何改动，都会通知我。也可以邀请他人关注，点击邀请他人关注，被邀请人同意后，该文件改动时也会通知被邀请的人。4.5 文件编辑选择要编辑的文件，点击编辑，进入文件的编辑页面，输入的主题词和覆盖范围是便于文件的搜索，在首页的主题词和范围里面通过该主题词和范围可以搜索到该文件。文件编辑时更新版本属性包括：跳跃版本增加、增加次要版本、增加主要版本。选择跳跃版本增加，则不包括历史版本。选择增加次要版本，例如原版本是0.1，保存后更新为0.2，就是按小数部分的增加(0.2，0.31.0，1.1)，并且保存的历史版本中的附件信息也是以版本号进行存储的。选择增加主要版本，例如原版本是0.1，保存后更新为1.0，再保存为2.0等等。如【图4.5.1】4.6 上传附件上传附件是为了方便用户对问题加以更详细的说明。如【图4.6.1】点击选择附件，选择要上传的附件，然后点击上传，完成附件上传。上传成功的附件刷新页面后会在上传附件页面下方显示出来。如【图4.6.1】4.7 文件权限信息 文件权限信息设置类似于上面所述的文件夹权限信息设置。也包括授予权限和拒绝权限。4.8 文件历史版本（1）选择要查看的文件，在上方选择历史版本，可以查看到文件的操作日志记录和历史版本信息。如【图4.8.1】(2)点击历史版本信息列表里的查看此版本，可以查看到历史版本记录，即修改的文件信息。也可以对文件进行历史版本的恢复。如【图4.8.2】4.9 消息定制文件消息定制类似文件夹消息定制，在文件创建、修改、或者评论时，用户可以收到消息通知。4.10 文件发布（1）选择文件，点击发布，进入文件发布页面，管理员可以在共享文档中选择发布到不同的子文件夹下，点击发布到这，完成文件发布。如【图4.10.1】（2）在共享文档的子文件夹下就可以查看到发布的文件。其他普通用户也可以查看到该文件。4.11 文件关联用户可以通过文件关联，把相关的文件关联起来，集中存储和管理。利用文件关联功能可以快速找到关联文件。（1）在关联检索里面输入文件名称，可以搜索到相关联的文件列表，如【图4.11.1】（2）选择要设置关联的文件，进入关联设置页面，如【图4.11.2】（3）在关联列表中选择相关文件，点击设置关联，完成关联设置。如【图4.11.3】，然后在文件摘要的关联信息栏可以看到关联的文件列表，点击关联的文件，可以直接查看关联的文件的信息。如【图4.11.4】【图4.11.3】【图4.11.4】4.12 文件评论选择要评论的文件，点击评论，进入到评论页面，可以对文件进行评论以及回复。对文件的评论信息，在文件摘要里面也可以查看到。如【图4.13.1】5 文件检索在首页左侧检索区、标签、主题词、范围区都是用来对文件的检索。5.1 检索区检索区包括两种搜索，一种是全文检索，根据文件名、内容、主题词、描述等内容搜索出相应的文件列表，如【图5.1.1】。第二种是范围检索，根据文件生成时间和到期时间，搜索到某个时间段的文件列表。如【图5.1.2】如【图5.1.1】如【图5.1.2】5.2 标签搜索根据标签名称可以检索到使用该标签的文件列表。如【图5.2.1】5.3 主题词搜索根据主题词可以检索到含有该主题词的文件列表，主题词是在文件编辑时进行设置的。如【图5.3.1】5.4 范围搜索范围搜索对应的是文件编辑的覆盖范围，根据范围可以检索到相应的文件列表。如【图5.4.1】6 我的工作台我的工作台包括消息、文档、修改密码。如【图6.1】6.1 我的工作台消息（1）我的工作台消息包括用户定制的文件夹或文件的消息和被邀请关注的消息，如果定制消息的文件夹或文件修改、评论、创建等，用户会接收到相关的消息。如【图6.1.1】（2）如果用户被邀请关注某个文件，也会接收到消息，用户可以点击文件直接进行查看，如果用户同意关注邀请，会在该文件的关注人里显示出用户的名称，如【图6.1.2】被邀请关注人6.2 我的工作台文档 在我的工作台文档，可以查看最近更新的文件、最近共享的文件。（1）我的工作台文档最近更新的文件可以查看到最近更新的文件列表，在文件列表中，点击查看，可以查看文件的详情。也可以对更新的文件进行下载。如【图6.3.3】（2）我的工作台文档最近共享的文件可以查看到最近共享的文件列表，对于最近共享的文件列表可以进行查看和下载操作。如【图6.3.4】7 系统设置系统设置主要包括用户管理、权限组管理、部门管理、岗位管理、重建索引、主题词、范围、回收站。7.1 用户管理用户管理可以进行用户的添加、修改、删除、角色授权等操作，如【图7.1.1】。角色授权里面的角色名称是在权限组管理进行添加设置