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文档简介

编号:HR-ZD-201201-01深圳市傲基电子商务有限公司公文规范管理制度版本号:第 1 版拟订时间:2012.01第一章 总则1、 为规范公司文件管理,明确文件收文、行文、发文及管理等流程,充分发挥公文在公司各项工作中的指导作用,特制定本制度。2、 本规定适用于公司各部门。3、 公司类文件的收发、综合处理由人力资源部负责,文件处理必须及时、准确、安全、保密。第二章 公司内部发文规范4、 发文是指以公司或部门的名义行文并发至相关部门的文件。5、 文件分类5.1 按级别分为:公司级文件和部门级文件。具体界定如下:5.1.1 以公司名义行文并发布的文件,简称公司级文件。主要包括:涉及重大决策、机构调整、部门负责人以上人员的人事任免、总经理奖惩、重要制度、重要奖惩、重要精神等重大事项的文件;5.1.2 以部门名义行文并发布的文件,简称部门级文件。5.2 按文件性质分为:制度类和非制度类文件。具体界定如下:5.2.1制度类:以公司或部门名义行文并发布,要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。受文对象为全体员工,且所有员工需遵守并执行文件内容,不可随意改动、持续性使用、规范性操作的文件。5.2.2非制度类:以公司或总部相关部门名义行文并发布,除制度类以外的文件。如:关于工作安排的通知、关于的任免决定等文件。5.2.3 制度类和非制度类的确定由行文部门、人力资源部确定。5.3 文件分类说明:以级别分类和以性质分类,互为交集。即文件分为两类,制度类、非制度类。第三章 文件管理归口明确6、 各部门在拟订内部文件时,不能与公司框架性制度相冲突。若发生冲突时,以公司制度为准。7、 制度类文件管理人力资源部负责公司制度的统筹规划及管理,公司制度发布均须报辖管总监复核,总经理签批,否则视为无效;8、 非制度类文件管理非制度类由人力资源部负责的统筹规划及管理,非制度类文件发布均须报总监复核、人力资源部复核、总经理审批,否则视为无效。第四章 文件签批规范9、 文件签批规范9.1公司级文件签批流程:拟文审核批准复核签发发文9.2 部门级文件签批流程:拟文审核批准复核发文9.3如文件的受文对象涉及到多个部门时,由拟定部门决定应组织会签。会签格式见附件四。10、 各类文件签批责任人 签批流程文件分类 拟文人部门负责人直属总监或直属副总总经理发布公司级制度类公司级非制度类部门级制度类部门级非制度类备注: 是指必须签批环节, 是指非必须签批环节。11、 各级签批责任人职责11.1 拟文:拟文人根据业务或管理需要,拟制文件。拟定时应符合公司章程、制度、行文规范;并负责呈送给各级领导签批。11.2 审核:部门负责人审核、检查文件的符合性、有效性、适宜性,并与拟文人修正文件;11.3 复核:直属总监或副总与人力资源部确定文件内容是否符合公司规章制度、是否符合公司文化、是否符合文件的行文规范等;涉及制度类和奖惩类统一由人力资源部复核;11.4 批准/签发:是指对文件的内容及发布表示同意;11.5 发文:文件统一由人力资源部发布。第五章 文件行文规范12、 文件用纸规范12.1 公司级文件:使用“深圳市傲基电子商务有限公司文件”专用红头文件格式(文件模板详见附件一)12.2 部门级文件:使用“深圳市傲基电子商务有限公司普通文件”格式(文件模板详见附件二)12.2 具体行文规范: 13、 公文名命名规范13.1 制度类公文,应明确的制度、规定、办法、章程等制度命名;非制度类管理公文订为关于的通知,或根据公文的实际内容,明确命名。13.2 如公文为初建版本,应该注明第X版,拟定时间,格式为年月;如公文为更改修订版本,更改版本号,注明修订时间,格式为年月。(版本号用阿位伯数字1、2、3表示),第六章 公文的发布及存档14、 公文的发布及存档:14.1 公文以完成纸质版本的形式进行发布,发布时应注意签批纸质内容与电子版保持一致;在文尾部分只显示拟文、审核、批准的名字,不显示复核以及会签人员的名字。14.2 公司发文归口:公文统一由人力资源部发布、编号、管理;14.3 公文存档:公司级及部门级制度类非制度类公文原件统一由人力资源部存档,公司级制度类保存复印件;14.4 公文公共平台上传14.4.1 公文统一由人力资源部进行发布,制度文件发放复印及予各部门,部门进行签收,并在公告栏及公共平台进行发布; 14.4.2 在公共平台发布时应分门别类,制度类管理统一发布到制度类管理的相关部门公文夹,非制度类管理分别上传到非制度类管理的相关部门公文夹。第七章 外来公文管理15、 外来公文管理:15.1 外部公文统一由人力资源部查收、登记,其它部门收到外部公文后应送交人力资源部。业务类外部公文由业务部门自行处理。15.2 人力资源部收到来文后进行登记,并送交相关领导或部门处理。15.3 各类来文由人力资源部初审,并根据公文内容提出处理意见,由专人提交各部门具体阅处、承办。必要时报相关领导阅处。15.4 承办人收到公文须办理签收,及时阅处。处理完毕的公文交还人力资源部存档。如有需要,可自行复印保存,原件交还人力资源部。第八章 公文的保管、借阅及办理16、 发布公文原件由专人进行分类存档,保证档案的齐全、完整。个人不得擅自留 存、销毁公文。17、 没有归档和保存价值的公文,经过鉴别和相关负责人批准,可以定期进行销毁。销毁时应粉碎彻底销毁或使用碎纸机销毁,并在监销人的监督下进行销毁,以确保公文不丢失、信息不泄露。18、 员工经部门负责人批准可查阅公文,但原则上公文原件不予借出,特殊情况必须借出时,应办理公文借阅手续,定期归还。 19、 各部门负责人必须保证公文精神在三个工作日内传达到每位员工,并对员工的任何疑问做好 解释或说明工作。如不能解释的,应即时与发文部门联系。如果公文要求反馈意见,各级员工应积极配合按要求做出反馈。20、 对公司发文具有承办任务的部门,部门负责人或指定的专人必须抓紧办理,不得延误、推诿。涉及与其它部门协作的,主办部门应主动与有关部门协商。协商有分歧的,由人力资源部进行协调,共同解决。第七章 附则21、 本制度发文之日起执行。22、 本制度由人力资源

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