[管理学]办公室5s管理培训.ppt

湖南大学 MBA 伍学农 2012,办公室5S管理的目的,为营造干净整洁的办公场所，合理配置，使用各种资源，减少浪费，降低办公成本，提高员工工作热情，塑造良好的企业形象。,5S的收获,在工作中养成好的工作习惯会让我们的工作变得轻松、愉快，高效，让我们共同营造一个舒适、高效、和谐的办公环境！,5S,确定5S的目的 确定5S理念 识别5S的益处 确定5S过程步骤 讨论5S在你办公室中的影响 确定5S实施路线图 回顾5S活动规则,目标,5S 回顾,5S 过程,5S 定义,5S,1 Sort 整理,Seiri,5 Sustain 素养,Shitsuke,2 Set 整頓,Seiton,3 Shine 清扫,Seiso,4 Standardise 清洁,Seiketsu,The 5S,“5S”活动,什么是5S？,5S定义,5S 源于日文术语,5S 说明,5S定义,5S 源于日文术语（续）,5S 说明,5S定义,书籍 公告板 业务表格 名片 橱柜 目录 计算机设备 计算机文件 会议室 来往信件 书柜 桌子 抽屉 电路接线 Email,办公室5S检查表,文档 杂志 收发室 办公设备 纸 个人物品 打印机/传真机 记录 样品 架子 文具 工作台 电话 语音邮件 白板,办公室中的5S机会,5S过程,1S - 清理,2S - 整理,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,1S - 清理,2S - 整理,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,1S定义,SEIRI 整齐、有组织。 是指清理工作区中的全部工具、材料等，并且仅保留必需物品的做法。 其他每件东西都要存放起来或扔掉。 这样就减少了干扰高效率工作的隐患和杂乱无章的情况。,通过清除工作场所中不必要的物品，来揭示这个过程,SORT（清理） 简化工作区。 清楚区分什么是必要的，什么是不必要的，处置不必要的物品,1S揭示真正的过程,5S过程,扔掉你知道可以扔掉的任何东西 通过询问以下问题，识别出真正需要的物品： 它是用来做什么的？ 我为什么有这个东西？ 我多长时间用一次？ 别人也有吗？,1S清理策略,5S过程,1S清理策略（续）,不必要 不能使用,不大可能用到,很少使用,偶尔使用,抛弃或删除,抛弃、删除或捐出来,远距离或电子形式存放,存放在附近，便于取到,使用频度 处置,经常使用,存放在手边，随时能拿到,5S过程,不要忘记你的计算机文件和email！ 尽可能减少个人物品 只留下基本的必需品 将活页夹和书籍扎好，标示“最后使用日期”，识别未来要丢弃或远距离存放的物品 考虑使用书籍和参考资料的公用图书馆（明确确定所有人和过程）,1S清理策略（续）,5S过程,删除不用的图标 卸载不用的程序 删除旧文件或将旧文件存档到CD上,1S实例,5S过程,拿走不必要的物品，空出整个书架（用红标签标识等待处置） 将不必要物品移到归档系统,1S实例,清理前,清理后,5S过程,白板并未发挥它的作用 旧的信息没有擦除,1S实例,清理前,清理后,5S过程,1S - 清理,2S - 整理,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,2S定义,SEITON 整齐。 关注于对有条理的工作场所的需要。 工具、设备和材料必须系统地摆放，使得取用时最容易、效率最高。 每件东西都各得其所、各就其位。,将所有物品和信息放在最佳的位置并进行目视化定位,整理 定位需要的物品，使它们能够被方便地取用和放回,2S提升目视化管理,5S过程,2S策略,确定最佳的布局和工作空间设计，这样就容易使用和理解所有物品 使用提升目视化管理的存放方法（使用1S过程中识别出的频度）进行规整 文件夹方法（首选的纸质文件方法） 能放不到70页的文件夹最好（最多100页） 为每个文件夹指定其自身的存放期 活页夹方法 电子格式（有适当的备份）,5S过程,2S策略（续）,使你命名习惯标准化 文件/文件夹/活页夹的名字就是它的“地址” 为每个类型选择最佳的命名法（地区、主题、代码、日期等） 清楚标识每件东西 执行“在制品”抽屉和/或文件夹，把在用的数据和项目分开 将经常使用的物品直接放在工作区中，不要放在抽屉或橱柜内,5S过程,2S策略（续）,设计你的标准桌面 使用不显眼的标签，如透明小标签 为办公文具创建一个模板或轮廓 避免使用杯子或盒子存放物品 消除不必要的平面 直观标明位置，这样可以放回物品，也很容易识别丢失的物品 张贴照片或标记，清楚解释信息、设备和其他物品，使任何人都能明白,5S过程,2S 不需要物品实例,我需要的图片在哪里？ 文件夹和内容没有有意义的名称,5S过程,2S实例,标识了桌面，为办公文具创建目视化管理 任何人都能很快知道少了什么东西，这件东西应放在哪里,5S过程,2S实例,WIP（在制品）文件夹保持经常使用的信息随时可用 WIP抽屉可用来装正在使用的较大物品，如书籍、活页夹、CD 标准色代码系统将会改进目视化管理,5S过程,2S实例,简单的目视化管理体系清楚显示了归属和是否遗失什么东西。 目视化管理使你能进行“例外管理”,整理前,整理后,照片经GE Money允许复制,5S过程,将这些文件移至远距离存放强制的保存期 文件的取用非常少（如果有） 按有效期分类，这样新文件移入远距离存放时，将过期数据丢弃,2S实例,5S过程,1S - 清理,2S - 整理,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,3S定义,SEISO 清洁工作。 指的是需要保持工作场所清洁和整齐。 在日本公司，清扫是一项日常活动。 每班结束时都要打扫工作区，将每件东西放回原处。,建立清洁的工作场所,SHINE（清洁） 清洁工作场所中所有区域的地面、设备、家具,3S识别和消除不清洁来源,5S过程,3S策略,摆脱清洁用具！ 寻找不清洁的根本原因 “脏东西”来源于何处? 你到底为什么必须要清扫？ 如何预防这种“脏东西”？ 审视需要修理的办公家具、照明、设备 消除任何安全隐患（松动的器件、破损的家具、磨损的电线等） 使你迅速识别“异常情况” 消除“突击大扫除”的思想 保持自律 成为你的常规和日常惯例的一部分 每天开始先花5分钟时间专门用于系统清洁,5S过程,1S - 清理,2S - 整理,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,4S定义,SEIKETSU 标准。 使其得到控制和保持一致。 在工厂中的任何地方都遵守基本的清扫标准。 每个人都准确知道自己的责任是什么。 清扫职责是日常工作程序的一部分。,保持并改进整洁和井井有条的工作场所,STABILIZE（维持） 保持和改进前3个S的标准,4S不仅保持，而且改进已经规整到位的东西,5S过程,4S策略,消灭可能堆积物品的过多存放区和平面 对布置/家具作出改动，使其容易保持整齐干净 使用检查表建立每日的规整和清洁活动（使用循环日历安排提示信息） 进行自我评价 确定防止倒退的方法,5S过程,4S检查表指南,在每个区域张贴检查表 包括“整理后”照片来显示标准 让同事计划突击审核 经常寻求反馈和意见 使用检查表记录改善机会和建议 使用问题解决过程确定根本原因 定期执行纠正措施和改善措施,5S过程,4S检查表实例,建立每日、每周和每月任务，保持前3个S 在日历上安排任务，作为提示信息 评价家具和记录方法的效果,根据你的业务需要量身定做,5S过程,5S评价,编制审核的标准程序 坚持使用表格测量所有工作区域的5S效果 包括对电子/数字过程的回顾 用于自我评价和内部审核,5S过程,1S - 清理,2S - 整理,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,5S定义,SHITUSKE 始终遵守纪律。 是指日复一日、年复一年地遵守标准并保持使工厂安全高效的秩序。,养成清理、整理、清洁和改善你的工作场所的习惯 每个人都接受5S，将其作为个人目标,SUSTAIN（素养） 实现妥当保持正确5S程序的纪律和习惯,5S就是改变你文化的纪律,5S过程,5S策略,自律以维持5S程序 将5S扩大到整个业务范围 互相监督保持可持续性的责任 严以律己，以身作则 管理层必须起带头作用 将标准设为基准 将5S包括在绩效回顾中,5S过程,5S纪律规则,保持简单 使其直观 接受反馈并建设性地提供反馈 立即纠正问题 深挖根本原因，解决无序或垃圾的来源 激励你自己！ 改善需要努力，努力需要热情,5S过程,5S总结,Sort（清理）,Set In Place（整理）,Shine（清洁）,Standardize（维持）,确定什么是必要的，什么是不必要的,各得其所、各就其位,识别不清洁的来源,执行过程以维持/改善前3个S的标准,5S 说明,1S,2S,3S,4S,Sustain（素养）,工作场所中保持和自律的5S文化,5S,5S复习,5S是改