场地租赁情况的调查报告.docx

场地租赁的调查报告我司地处繁华的建康路和中华路路口，交通便利、人流量大，开业至今又以其独特的建筑与文化风格、较为强大的品牌阵容和丰富的经营业态成为南京休闲消费领域的翘楚之一。场外260平方米的西南外广场、B1水域中央的阳光舞台等已经成为诸多厂商举办品牌推广、宣教咨询等活动的优越区域。公司外广场、阳光舞台及场内其他区域的场地租赁收入是全部归属于行销部的收入预算管理的。对外租赁一般由承租方与行销部相关经办人直接洽谈，场内店铺租赁一般由店铺向所在的营运部门提出承租意向再至行销部具体洽谈。双方意愿达成一致后，由部门经办人填写南京水游城行销活动申请表（以下简称：申请表）完成会签手续，申请表后附填表须知对表格的填写要求、审批流程做出规定，并明确规定完成全部审批手续后方可领取“核准使用”的标贴，张贴于租赁现场的棚架、展台。租赁金额在一万元以上的还需签订南京水游城场地租赁合同（详见附件一，以下简称：租赁合同）。（一）目前外广场租赁的相关情况据该部专门负责外广场租赁的接待、洽谈、报批、合同签订等相关事宜的人员介绍，由于前来洽谈的厂商对南京各商圈的场地租赁情况一般都比较熟悉，而我司目前的收费标准（详见附件二）制定得较高，因此实际接洽过程中并未按收费标准进行报价收费。具体的流程是：根据场地承租的天数及欲举办的项目，再结合南京市其他商圈的场地租赁价格报价，双方议价并确定承租价格后（考虑到场内客户长期合作及资源置换因素，成交价格普遍低于场外客户），经办人以电话或短信形式请示总经理同意，填写申请表及签订合同办理相关会签、交款手续。场外租赁如涉及到市容、公安等多个职能管理部门并须缴纳相关费用时，一般由行销部协助承租方办理相关审批手续，费用由承租方全额承担。今年四月份以来，租用外广场举办推广咨询活动的有：上海星尚传媒有限公司（中高考提优辅导咨询，租期1天租金5000元）、上海沪通贸易有限公司（万宁蜜丝佛陀，租期2天租金15000元）、南京暴雪广告文化传播有限公司（交通银行，租期跨3个月共8天租金64000元）、南京宝蓝科技有限公司（CROCS，租期9天租金72000元），除上海星尚传媒有限公司（中高考提优辅导咨询）因租用面积小、时间短、租赁金额未超过一万元外，其他三家租赁金额均在一万元以上，但只有南京暴雪广告文化传播有限公司（交通银行）因租期跨三个月且分期交纳租金，在交纳首期租金后应财务部门要求，行销部门方与其签订了租赁合同，该份合同也仅送交了财务、内控及总经理签批，未经法务、设施、设备等部门签批。我部还抽查了外广场租赁活动所填写的申请表，发现其填写简单、要素不全、会签手续不齐备，个别申请表甚至未经行销部门长签批。（二）目前场内区域租赁的相关情况行销部负责阳光舞台及场内其他区域的租赁接洽的人员向我部介绍，场内租赁的洽谈一般先根据当年的租赁价格（详见附件三）及场地供求关系报价，最终成交价格均不低于部门及领导核定的底价，报本部门长同意后办理申请表会签手续。因场内租赁的租金总额一般不超过一万元，故均未签订合同。从我部抽查场内租赁所填写的申请表的结果来看，也存在填写简单、要素不全、会签手续不齐备的现象，个别申请表也未经部门长签批。同时我部在抽查中发现，特殊情况下由营运部门商洽的场内租赁事宜所填的申请表填写得比较清楚完整，会签手续也齐备。我部在梳理行销部场地租赁商洽、签批、收款流程中发现如下问题，易形成我司经营与管理风险：1、租赁我司场地举办场内、外场展示推广活动未签订相关合同，如发生现场秩序混乱导致的拥挤踩踏；天气或其他意外原因导致的棚架、展台垮塌；售卖的商品出现质量瑕疵或质量问题导致的退换货及赔偿等一系列事件，其责任无法分清。2、行销部门经办的租赁活动，多数申请表要素填写不全，且未按所附填表须知的规定履行会签手续。3、财务部门收取租赁费用时未将申请表作为收款及开具发票的附件。鉴于上述情况，我部提出如下建议：1、凡涉及场地租赁的行为，均须填写行销活动申请表，要求填写清楚完整，各部门长及公司领导签批手续完备。签批完的申请表一式两份，一份由财务部门收款开票后留存（需在申请表上标注收款方式及开具的发票号码），一份由行销部门留存。2、凡租赁金额在一万元以上或涉及跨期租赁的，无论租金是否一次性交纳，均须与其签订租赁合同，与对应的申请表一并由行销部门归档保存。3、为简化操作流程，我司拟定南京水游城场地租赁须知（明确承租方在租赁期间须履行的义务及发生意外导致赔偿时须承担的责任），凡租赁金额在一万元以下，须要求承租方在租赁须知上签章，与对应的申请表一并由行销部门归档保存。4、场地租赁洽谈工作建议统一归口至行销部门进行，营运部门可参与洽谈并协助其他相关工作的推进。5、建议行销部在洽谈过程中，向承租方申明我司仅负责协助办理场地租赁的审批手续，发生的审批费用由承租方全额承担。此次的流程梳理及调查过程，暴露出个别部门风险防范意识不强，对公司既有规定执行不力的问题，这是要在今后的工作中避免的。水游城作为一个蓬勃发展的新兴商业项目，追求更高的经济效益固然是首要的任务，但为完成长远做强的企业发展目标，建立健全管理机制并严格予以贯彻执行也有着相当重要的意义。我部将会对本次调查过程中出现问题的整改情况予以关注。 内控部：陈曦 二一一年五月十一日附件一：南京水游城场地租赁合同出租人（甲方）：南京四方建设实业有限公司承租方（乙方）：根据中华人民共和国合同法规定，甲乙双方在平等、自愿、公平和诚实信用的基础上，经协商一致，就乙方承租甲方可依法出租的场地从事商业活动并向甲方支付租赁费用事宜，订立本合同。第一条 场地概况甲方将位于南京市建康路1号南京水游城项目 场地提供给乙方从事商业活动。该场地使用面积为 平方米。第二条 租赁期限： 年 月 日 至 年 月 日，共计 天。 第三条 活动内容与安排1、 活动内容： 。2、 活动时间：每日 时至 时。3、 布置时间： 年 月 日 时至 时。4、 撤场时间： 年 月 日 时。第四条 租金及支付方式1、租赁期限内，固定租金一次性支付，采取先付后用的原则付款。乙方须于场地交付使用前3日（即 年 月 日前）将该场地租金计￥ 元（大写：人民币 ）按以下方式支付：汇入甲方对公银行账户：账户名：南京四方建设实业有限公司开户银行：农业银行南京水游城支行银行账号：03361104001040000740现金支付2、该租金不包含乙方办理工商、物价、税务、文化、卫生、质监、消防、治安、市容、公安等审批与审核费用。第五条 甲方权力义务1、按约定提供场地及 设施，保障乙方活动正常进行。2、配备水电管理人员协助、配合乙方在租赁场地搭建临时设施、设备，并为该设施设备搭建活动提供照明用电。3、乙方在活动中需要安装用电设施的，甲方负责提供 KW电源，并将该电源引入租赁场地。4、协助乙方办理工商、物价、税务、文化、卫生、质监、消防、治安等审批与审核手续。第六条 乙方义务1、按照约定用途开展活动，并在整个活动期间（包括进场布置、撤场）遵守甲方各项规章制度及索票索证制度，并服从甲方监督管理。2、在活动前准备好递交工商、物价、税务、文化、卫生、质监、消防、治安、市容、公安等审批与审核的相关书面材料。3、做好活动现场的消防、卫生、安全管理和秩序维护工作，并对相关展品的质量、保管及善后服务负责。4、合理使用场地内各项设施，非经甲方同意不得改变其用途；因乙方原因导致场地内各项设施损坏的，由乙方承担损害赔偿责任。第七条 合同解除1、双方协商一致2、乙方有下列情形之一的，甲方有权解除本合同： 场地租赁期间不具有合法经营资质证明的。2 未按照约定用途使用该租赁场地，经甲方2次书面告知未改正的。3 未经甲方同意擅自将场地转租、转让、转借给第三方使用的。4 违反甲方规章管理制度情节严重或拒不服从甲方管理的。第八条 违约责任1、因乙方违反本合同第六条第3款规定，未做好活动现场消防、卫生、安全管理和秩序维护工作，造成甲乙双方或者第三方人身、财产损害的，乙方承担赔偿责任。因法律规定、法院判决、行政行为使得甲方先行承担责任的，甲方有权就此向乙方追偿。2、因乙方未按照本合同第六条第4款规定合理使用场地设施造成损坏的，应及时修复；甲方自行负责修复的，乙方应支付相应的费用。3、因乙方违反本合同第七条第二款规定导致甲方解除合同的，甲方不承担违约责任。甲方在扣除乙方因使用场地产生的费用后，在合同解除之日起 日内，将余款无息返还给乙方。如乙方因违反本合同第七条第二款规定给甲方造成损失的，应承担赔偿责任。第九条 免责条款1、 因不可抗力，政府批文、审核推迟等不可归责于双方的原因致使合同不能如期履行或者合同目的无法实现时，双方协商一致有如下选择，并且不承担违约责任：合同履行期顺延至致使合同不能履行原因消除之日起的第2日；立即终止本合同。2、 立即解除合同的，甲方将在合同解除之日起 日内，将租金全额无息返还给乙方。第十条 争议解决甲乙双方在履行本合同中出现争议，首先通过友好协商的方式解决。协商不成时，双方有权向合同履行地有管辖权法院提起诉讼。第十一条 其他1、 本合同未尽事宜由双方协商，产生的费用另行计算。2、 本合同自甲乙双方签字或盖章之时成立，自乙方交付租金时生效。本合同若有未尽事宜，经甲乙双方协商须以书面方式补充约定，该补充约定与本合同具有同等法律效力。3、 本合同一式四份，双方各执两份，具有同等效力。签署出租方(甲方)：南京四方建设实业有限公司 承租方(乙方):营业执照编号： 营业执照/身份证件编号：法定/授权代表人 ： 法定/授权代表人 ：地址：南京市建康路1号 地址：邮编：210001 邮编：电话电话： 传真传真：日期： 日期：附件二：外场活动的收费标准（资料截取自：行销部PPT水游城外场宣传）面积正常节假日价格：元特定档期价格：元法定节假日价格：元50平米以下12000150002000050-80平米15000200002500080-100平米250003000035000100平米以上300004000050000附件三：场内租赁收费标准项 目时间2010年收费标准2011年收费标准备注阳光舞台对外租赁周一-周五2000-5000/天不等底价3000/天，报价8000/天馆内店铺可提供音响、灯光支持，其他费用另算。周末8000-20000/天不等底价10000/天，报价30000/天馆内店铺租赁周一-周五0-1000/天不等底价1000/天，报价5000/天周末1000-15000/天不等底价3000/天，报价10000/天SI厅对外租赁周一-周五还未有先例底价1500/天，报价3000/天周末底价1500/天，报价8000/天馆内店铺租赁周