实现ERP系统与固定资产管理有效结合的几点建议.doc

实现系统与固定资产管理有效结合的几点建议固定资产管理功能是企业实施ERP系统的一个重要模块，但目前ERP系统的固定资产管理功能存在着一些问题与不足，需要进行改进。本文针对ERP系统固定资产管理功能的局限性，提出完善ERP系统固定资产管理功能的对策建议，对提高企业固定资产管理水平具有现实意义。一、固定资产管理功能在ERP系统中的体现 ERP系统是站在整个企业的角度来考虑企业应该如何管理、业务流程应当如何优化等问题的一套以生产、计划、物流为核心的集成性的管理信息系统。是企业核心的经营管理系统，是企业主要经营业务集成的信息平台。在这个平台下，固定资产管理只是其中一个分支模块。通过实施ERP系统，借助ERP强大的系统工具，可以实现以下固定资产管理功能：一是外部和内部的凭证和主要报表能够自动生成，实现办公自动化；二是优化业务流程，简化固定资产的核算和管理；三是及时、灵活、全面的固定资产信息查询；四是实现网上审核、签章和无纸化办公；五是建立相关数据之间的链接，建立一定的指标，赋予系统固定资产的分析功能。 目前，企业使用的ERP系统主要包括五大模块：财务会计/管理会计/资金管理(FI/CO/TR)、大型项目系统(PS)、物料管理(MM)、销售分销管理(SD)和物资供应管理(MRO)，其中财务模块包括财务会计(FI)、管理会计(CO)、资金管理(TR)以及大型项目系统(PS)4个子模块，而固定资产管理的模块仅仅是财务会计子模块下的一个三级模块。它在ERP系统中的定位如图1所示。二、ERP系统固定资产管理功能的局限性 固定资产管理是价值管理和实物管理的有机结合。其中，价值管理主要是指固定资产的价值核算。而实物管理则主要是指归口管理与现场管理。基于以上原因，ERP系统仅仅实现了固定资产的核算功能，而管理功能并未得到实现。其局限性主要表现在： (一)ERP系统实现的业务流程功能并不完备 现行的ERP系统已经实现的业务流程包括购入或建造完成资产增加、资产置换、资产捐赠、资产报废、资产调拨、资产报废、资产盘亏、折旧提取等。然而，在这些业务流程中，线上仅仅实现了固定资产数据的增加、减少和修改等信息的录入和核算功能。固定资产的归口管理与现场管理职能所需的数据信息大多数仍在线下采集。由于企业固定资产的种类和数目繁多，线下数据的采集工作存在一定的困难，难以实现面面俱到和及时更新，这就使得企业固定资产管理部门没有全面、可靠的信息可供分析处理。固定资产的管理功能无从实现。 (二)权限设计未实现终端管理，系统的实施并不完善 企业固定资产管理权与使用权分离的现状表明，企业总部拥有固定资产的管理功能，而使用固定资产的是企业的基层单位。因而，对固定资产固定信息录入的终端应该是基层单位的使用者，只有这样才能使得基础信息的录入更加精确，更新更加及时。然而，ERP系统在企业的实施仅仅是企业总部的资产管理部门以及计划部门、生产管理部门等归口管理部门，在基层单位的固定资产管理部门并没有实现，这就造成了固定资产基础数据线上管理、线下采集的现状，数据的精确性、更新的及时性受到限制，给企业固定资产的核算和管理工作造成了困难。 (三)未实现无纸化办公，网上审批功能尚待开发 无纸化办公是指某些固定资产业务数据的网络传递和数字签名，这些资产业务包括资产报废、盘盈、盘亏、调拨、出租、租赁、处置、财产保险以及投资等需要进行审核、审批的资产业务。 对于企业来说，在固定资产的管理过程中，固定资产的盘盈、盘亏、报废等许多管理业务流程均需要提出申请。由主管单位审核和批复后才能准许进行。然而在现有的ERP系统下，实现的仅仅是申请被批复后的账务处理工作，而业务流程的上报、审核、批复、签章等功能则只能在线下实现，这无疑就增加了固定资产管理人员的工作负担，降低了固定资产管理的工作效率，因而，开发固定资产管理的网上审批、签章业务。实现无纸化办公亟待解决。 (四)系统功能的应用受到限制 在企业的ERP系统中，仍存在许多强大的功能未得到很好的应用，主要表现在订单功能的应用上。内部订单主数据是单位用来记录交易费用的临时工具，它具有强大的统计和查询功能。可以根据管理人员的需要通过一定的权限自行设定。目前的ERP系统中，内部订单仅仅被用于生产费用的归集。而没有被用于固定资产的管理。在资产的投资管理中涉及投资订单的概念，但是由于与现有固定资产有关的基础数据难以精确统计，基础数据的维护没有达到足够精确的程度，投资订单仅仅被定义为用在新井的投资增资业务上，而且仅仅是在为以后实现单台设备核算准备基础数据的统计，并没有发挥其最大效能。因此，内部订单的功能亟待开发。 三、完善ERP系统固定资产管理功能的对策建议为提高ERP系统的使用效率，加强ERP系统对固定资产的分析管理功能，实现ERP与固定资产管理的有效结合，需从以下几个方面完善ERP系统的功能和应用： (一)扩大EILP的使用权限，加速基础数据的更新 由于资产的管理权和使用权相分离，以及企业的基层生产单位没有足够的权限对ERP系统的资产基础数据进行实时更新，在固定资产存量管理中，内部调拨问题引发了固定资产账实不符的情况。因此，需要从以下几个方面进行完善： 1、将数据录入权限下放到基层单位 由于企业拥有众多的固定资产，固定资产的信息量太大，基层单位使用的固定资产信息只能每月向资产管理部门上报一次，信息的及时传输和处理受到限制。ERP实施以后，由于ERP系统对信息实行开放式、集成化管理，这就为及时、有效、准确地传输更新企业的固定资产数据提供了必要的平台。因此，应当把固定资产信息的录入权限下放到企业的基层单位。让资产的使用者及时更新固定资产的主数据，使得资产的基础资料更加可靠、及时。ERP权限的适当下放，可以使固定资产基础数据得到及时更新，满足了企业对准确、及时、有效信息的需求，有利于固定资产的管理。 2、做好权限下放的准备工作 ERP系统之所以先进是与其开放性的特点分不开的，数据的终端在固定资产使用者的手中。获得第一手、最准确的资料，对固定资产的核算和管理非常重要。ERP之所以设置层层权限，原因就在于系统的安全维护问题一直都是ERP软件的一个重大问题，企业不愿将ERP系统中固定资产基础数据的录入权限下放到基层单位，是由于担心基层单位员工的业务素质不高，责任心不强。使得固定资产的基础数据录入更加混乱。面对这些矛盾和问题。权限下放前的准备工作必须认真做好。 (1)提高基层单位员工的业务素质。ERP系统是一种先进的管理信息系统，系统的操作也较之原有的信息系统复杂，由于在企业各基层单位的资产管理人员中，身兼数职的人员占很大比例，业务能力相对较差，因此。提高基层员工的业务素质问题要受到格外重视。具体措施主要有：加强对员工的考核力度，通过树立模范典型。激励员工之间的竞争意识，使员工考核结果与绩效挂钩；举办业务技能培训、业务学习交流活动；进行企业文化的熏陶，提高员工的业务责任心。 (2)权限的划分要合理。ERP系统的权限划分问题，是一直困扰企业的一个重要问题，权限的划分是否合理。关系着企业ERP实施的成败。可采用以下划分方法：一是基层单位只有本单位数据的录入权限。企业总部只有数据的使用和查询权限，而没有修改基础数据的权限；二是数据的录入只有一个端口，保证数据的真实可靠；三是用户在ERP系统中的用户名和密码，要严格管理，发生错误时，责任追究到个人。 (二)充分挖掘ERP系统中订单的强大功能 在ERP系统中，订单具有强大的查询和统计功能，可以根据用户的需要来自行设定，内部订单可用于计量某个销售活动的费用，也可用于计量某个项目的支出。目前企业的订单仅仅用来归集成本。订单强大的功能没有得到充分应用。因而在投资项目中。应开发使用投资订单。当新增加一个项目时。如果需要实时监控整个项目的费用，可以通过创建项目投资订单。对项目进行费用监控。当费用支出接近投资预算时，系统会自动发出警告信息，提示操作者；当费用支出达到投资预算时，系统不允许再过账。 合理分配生产设备的成本费用问题是固定资产管理中的一个重要问题。由于各种客观条件不同，每台生产设备的产量与其成本费用难以配比。每台设备所应分配的产量不能相同。应当根据“能者多劳”的经济效益的原则来分配产量指标。只有这样才能使得整个企业达到既定产量时所产生的成本费用是最低的。要达到每台生产设备工作量分配的最经济的组合，要求对每台生产设备的产量、费用以及成本进行评级。并且要做到实时监测指标的变动以使得这个组合在整个流程中都是最优的。 在传统的管理方式下，对每台生产设备的产量、费用、成本等指标的统计及分配，需要耗费很大的财力、物力和人力，不具有可行性。然而，在ERP系统中，内部订单具有强大的作用。企业可以利用内部订单的强大的统计和查询功能来实现单台设备的产量、费用以及成本的归集、统计和评价，并做到实时更新和维护；然后建立订单组对单台设备订单进行综合管理。这种管理模式在ERP系统下是完全可行的。 (三)完善ERP的功能模块，增加其他辅助功能 完善企业ERP的功能模块。需要增加的其他辅助功能主要包括： 1、增资、转资的网上签章 为了完善ERP系统对固定资产的管理功能。开发基于ERP系统的生产管理信息系统进行固定资产的现场管理，主要完成固定资产的网上审核和签章功能，彻底实现无纸化办公。 鉴于固定资产管理中，固定资产的增资、转资没有包括在网上审核的范围之内，在增资和转资过程中同样需要部门的审核和签章，所以，需要把增资和转资的网上审核和签章也纳入新系统的设计之中，以真正实现固定资产管理的全过程无纸化办公，以节省人力、物力和项目等待的时间。 2、固定资产保险功能的完善 对保险功能的完善主要是完善固定资产保险的分析功能，分析固定资产保险的历史资料有两个方面的作用：一是分析投保情况，及时调整投保资产；二是分析理赔情况。积极申请有利于企业的各项政策。完善保险功能的主要内容包括： (1)增加对固定资产保险参数的分析，主要包括： 资产的投保标的额：根据每项资产部分投保或者全部投保的具体情况确定投保的标的额。现行的保险方法要求按照固定资产的原值比例投保，按照净值的比例收取保费。 资产的保险费率：每种财产的保险费率或与保险公司具体商定的金额。 资产的保