人力资源管理基础知识-04-入职及人事档案管理.docx

人力资源管理基础知识-04入职及人事档案管理一、 入职程序 入职程序目录1.简介2.程序3.责任4.验证5.测量1.简介1.1目的本程序旨在订立系统综合的方法来，以此指导新员工的入职事宜，并使新员工在新环境里感觉亲切舒适，以最短的时间使他们融入公司，成为公司的一员。1.2范围 适用于ABCD公司的所有新员工。 1.3 缩写与定义：DOJ入职时间EE ID 员工识别号码HR人力资源部NEO新员工入职培训在雇佣员工时，员工分为全职、兼职两种类型。员工类型的划归遵照基于国家法律制度的工作分类标准来进行。2.程序2.1 就业分类总体而言，员工被分为全职，兼职两种类型。员工的类型不同，在进入公司时所需完成的文档也有所不同。全职员工：一名员工被安排每周至少正常工作40小时。ABCD公司会在特定的时期聘用临时员工以应对工作量不足或者某一特定项目的完成。员工在这一基础下被雇佣被规定为兼职员工。工作任务，工作时间表，和职位由管理者个人决定。一般此类员工的雇佣时间不超过6个月。如聘用信中没有注明，则兼职员工没有享受福利的资格。*在ABCD中国区，兼职员工主要为实习生，主要来源是还在接受教育尚未毕业的大学生，这在兼职员工入职程序中会有所显示。2.2 入职程序2.2.1全职员工入职程序：1)当录用部门拟定录用的候选人以邮件的形式表达接收聘任书的时候，入职程序启动。招聘专员将向支持录用部门人力资源事务的人力资源专员发出正式的邮件，并抄送人力资源部经理、录用部门经理，提请人力资源专员开始为该候选人创建全球同步号码。该邮件中应正确、清楚地列出候选人的姓名、录用部门的代码以及录用部门、招聘专员与候选人拟定的入职日期；同时，邮件中应以附件的形式将经过录用部门经理批准的录用申请表、招聘专员发给候选人的聘任书以及被录用候选人接收聘任书的邮件回复一并提交人力资源部作为这一请求的支持性文件。2)根据招聘专员提出的要求，人力资源专员将进行以下程序：核实录用信息，确保其正确、清楚，复核支持性文件，保证手续齐全、无遗漏根据招聘专员提供的信息，在人力资源数据库人事系统中为该候选人生成全球同步号码以邮件形式回复招聘专员，列明生成的全球同步号码以及其他根据招聘专员要求在人事系统中填写的信息，并抄送人力资源部经理和录用部门经理。3)招聘专员应在候选人入职日至少提前两天的时间内将该候选人的以下相关文件以纸介质的形式提交给人力资源专员：职位申请表简历（中文及英文版本）面试试题（专业测试及人格测试，如果候选人曾参与过）4)人力资源专员在收到招聘专员提交的候选人相关文档后需要完成以下两项程序：核对文档及相关信息，保证文档齐全、无遗漏根据文档中的信息准备候选人入职当天所需的人力资源相关文档5)入职当天，以新员工身份报到的候选人可乘坐公司班车或以其他交通方式到达公司，但必须确保在上午09:00之前到人力资源部报到6)人力资源部门接待新员工并将新员工入职指南交给该新员工，以便其了解入职程序中的各项手续7)新员工根据公司要求提供的以下全部文件（加“*”的文件根据新员工实际情况决定，有些并不需要提交），保证文件真实、齐全：身份证原件及复印件学历、学位证原件及复印件外语证书原件及复印件*计算机证书原件及复印件与原单位解除劳动关系证明原件户口簿首页及本人户口页复印件*就、失业证（非天津户口不需提供）*养老保险手册（曾在天津参加过社会保险，则必须提供）一寸彩照6张及彩照电子版人力资源部核查以上文件，确认文件真实、齐全后将以下文件交给员工填写：ABCD员工个人信息表ABCD门禁卡申请表 ABCD工作场所准则ABCD计算机使用准则ABCD保密协议ABCD 班车乘坐承诺书（不需要乘坐班车的新同事可以不填）ABCD员工工龄及社保状态统计表ABCD工会申请单及中华全国总工会会员申请单开发区人事关系登记表(天津适用)综合工时意见确认函(天津适用)8)新员工应真实、完整填写以上表格9)人力资源部核查新员工所填表格并确定无任何问题后，将劳动合同和聘任书（一式三份）交给新员工填写。10)新员工应仔细阅读合同、聘任书条款，确认无疑问后用黑色水笔准确、清楚签署合同。11)检查劳动合同及聘任书，确保填写符合要求提请总经理签字盖章留存两份劳动合同及聘任书，将余下一份连同员工手册一并交给新员工并由其签收。12)人力资源部将该新员工带至部门经理处报到13)人力资源部激活新员工在人力资源数据库中的信息14)人力资源部向相关部门发出邮件，通知新员工入职事宜并提供相关信息15)人力资源部将所有文档统一归档，并存入公司员工档案库。16)在新员工自愿公开信息的情况下，人力资源部将向公司全体员工发送新员工的欢迎信。2.2.2兼职员工入职程序：1) 当录用部门拟定录用的候选人以邮件的形式表达接收聘任书的时候，入职程序启动。招聘专员将向支持录用部门人力资源事务的人力资源专员发出正式的邮件，并抄送人力资源部经理、录用部门经理，提请人力资源专员开始为该候选人创建全球同步号码。该邮件中应正确、清楚地列出候选人的姓名、录用部门的代码以及录用部门、招聘专员与候选人拟定的入职日期；同时，邮件中应以附件的形式将经过录用部门经理批准的录用申请表、招聘专员发给候选人的聘任书以及被录用候选人接收聘任书的邮件回复一并提交人力资源部作为这一请求的支持性文件。2)根据招聘专员提出的要求，人力资源专员将进行以下程序：核实录用信息，确保其正确、清楚，复核支持性文件，保证手续齐全、无遗漏根据招聘专员提供的信息，在人力资源数据库人事系统中为该候选人生成全球同步号码以邮件形式回复招聘专员，列明生成的全球同步号码以及其他根据招聘专员要求在人事系统中填写的信息，并抄送人力资源部经理和录用部门经理。3)招聘专员应在候选人入职日至少提前两天的时间内将该候选人的以下相关文件以纸介质的形式提交给人力资源专员：职位申请表简历（中文及英文版本）面试试题（专业测试及人格测试，如果候选人曾参与过）4)人力资源专员在收到招聘专员提交的候选人相关文档后需要完成以下两项程序：核对文档及相关信息，保证文档齐全、无遗漏根据文档中的信息准备候选人入职当天所需的人力资源相关文档5)入职当天，以新员工身份报到的候选人可乘坐公司班车或以其他交通方式到达公司，但必须确保在上午09:00之前到人力资源部报到6)人力资源部门接待新员工并将新员工入职指南交给该新员工，以便其了解入职程序中的各项手续。7)新员工根据公司要求提供的以下全部文件（加“*”的文件根据新员工实际情况决定，有些并不需要提交），保证文件真实、齐全：身份证原件及复印件学历、学位证原件及复印件外语证书原件及复印件*计算机证书原件及复印件在学证明原件 学生证原件及复印件y一寸彩照6张及彩照电子版人力资源部核查以上文件，确认文件真实、齐全后将以下文件交给员工填写：ABCD员工个人信息表ABCD门禁卡申请表 ABCD工作场所准则ABCD计算机使用准则ABCD保密协议ABCD 班车乘坐承诺书（不需要乘坐班车的新同事可以不填）8)新员工应真实、完整填写以上表格9)人力资源部核查新员工所填表格并确定无任何问题后，将实习协议（一式两份）交给新员工填写。10)新员工应仔细阅读实习协议书条款，确认无疑问后用黑色水笔准确、清楚签署合同。11)检查实习协议，确保填写符合要求提请总经理签字盖章留存一份实习协议，将余下一份连同员工手册一并交给新员工并由其签收。12)人力资源部将该新员工带至部门经理处报到13)人力资源部激活新员工在人力资源数据库中的信息14)人力资源部向相关部门发出邮件，通知新员工入职事宜并提供相关信息15)人力资源部将所有文档统一归档，并存入公司员工档案库。16)在新员工自愿公开信息的情况下，人力资源部将向公司全体员工发送新员工的欢迎信。3.责任3.1 招聘者专员将所有相关文件交与人力资源部门以启动入职手续办理。3.2人力资源专员完成新进员工的入职手续办理将新员工移交至各自的业务经理以及管理者处。组织新进员工帮助指导活动关注所有员工的需求3.3业务经理重新审查新员工入职手续办理的完成情况。 向相关管理者和同事介绍新员工。 确保新员工尽早参加新员工入职培训 负责新员工各自业务部门的文件递交和报告。4.验证人力资源部门审查和帮助员工完成入职程序。审查核实该入职行是否符合公司的政策和价值观，并审查是否符合相关的规章制度，有关文档资料部门的正常运作和程序是否被执行。 5.测量所有规定的入职手续按照本程序的规定完成在入职完成以后的两个月中，每个员工都应参加新员工入职培训二、 人事档案管理人事档案管理办法1.目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。2.档案管理内容2.1.员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。2.2员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。2.3绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。2.4员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。3.档案相关规定 3.1基础管理 3.1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。3.1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。3.1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于入职员工人事档案登记(见附件一)离职员工人事档案登记(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。3.1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。3.1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。3.1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。3.1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。3.1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。3.1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。员工档案编号表编号姓名部门备注T001张三生产T002李四生产T003王五销售T004李六销售T005陈七服务3.2档案的查、借阅3.2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写查、借阅人事档案单(附件三)，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。 3.2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。3.2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。3.2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。3.2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在人事档案借阅登记本签字登记(登记表样本见下图)。人事档案借阅登记表姓 名性 别单 位档案借阅原因：档案借阅时间： 年 月 日 星期档案借阅归还时间： 年 月 日 星期公司经理签字：主管经理签字：档案管理负责人签字：归还档案检查情况：33查、借阅档案注意事项3.3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。3.3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。3.3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。3.4档案的销毁3.4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。3.4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写公司员工人事