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实习报告 学 校: 贵 师 大 职 院 班 级: 2010 级文秘班 学 号: 102116010048 姓 名: 赵 兢 指导老师: 吴皓 冷继冰 目 录第一部分 实习目的 .2第二部分 实习时间 .2第三部分 实习地点 .2第四部分 实习内容 .2第一节 现代网络办公 .2 一、网络云储存的作用 .2 二、有道云笔记的功能及其作用 .3 三、EVERNOTE在办公自动化中的作用.3 四、浏览器IE、FOXFIRE、CHROME、遨游等的区别 .4 五、数码照相机的日常使用技巧.4 第二节 WORD实训 . .5 一、报纸排版.6 二、WORD的使用技巧与方法.8第三节 EXCEL实训 . 9 有关EXCEL .11第四节 POWERPOINT实训.11 一、班级POWERPOINT的制作 .11 二、有关POWERPOINT . 13第五节 现代办公设备的使用.14 一、打印机的使用.14 二、复印机的使用.15 三、扫描仪的使用.16 四、投影仪的使用.17第五部分 实习总结.17办公自动化实习报告第一部分 实习目的实习是高职教育的重要组成部分，是综合的实践性教学环节，它对确保学生的培养规格具有特殊的功能。通过实习，让学生巩固所学的理论知识，做到理论联系实际、培养实际动手能力和开拓创新能力，具体问题具体分析，在实践中体味理论的乐趣；也培养了实际动手能力和开拓创新能力以及动脑、动手相结合的能力，为毕业后从事具体工作打下了坚实的基础，为更好地与时俱进埋下了基石，只要我们本事学好了，无论社会怎样发展，无论竞争如何激烈，只要能不断更新知识，不断学习，培养自身的综合实践能力，我们就能走在时代的最前端，不落伍，永远不被淘汰！所以，实习是为了更好地为将来的工作打下基础，更好的适应社会的发展。第二部分 实习时间从2012年6月18日至2012年6月29日，两个周第三部分 实习地点贵州师范大学机电大楼和二教第四部分 实习内容第一节 现代网络办公 一、网络云储存的作用 在这一个内容中我们学习了使用云储存帮助现代办公，使用了一系列的云储存盘，比如115网盘、金山快盘、金山酷盘、163邮箱网盘、百度网盘 、DBank网盘、126网盘 QQ网盘等等，这对于办公自动化无疑是一大进步。下面就以金山快盘为例，说说云储存的作用，总结出来有以下几点：1、实时数据备份，保障文档安全。文件高强度加密传输，金山独有分布式的密钥存储 系统，连续、实时备份数据，时刻保障您的文档安全。服务器多重，多地点备份，以防系统崩溃带来的数据丢失。2、快速同步数据。您经常使用U盘、Email或IM工具同步数据吗？这种方式速度慢、操作又繁琐。使用快盘，您可以将需要同步的任何电脑或移动设备填加到同一个账户上。只要一台电脑上文档进行了修改将立刻同步到其他电脑或移动设备。3、随时随地和你的团队分享文档。在团队工作中，大家集思广益可以收获更好的解决方案。只要您连接网络或拥有一台智能手机，您便拥有了一个移动Office。所有的文档触手可得，一键轻松分享，与其他同事编辑处理同一个文件，即使在不同的地方。4、移动设备直接获取资料。可以在ipad、Andro id、ipone平台下的免费快盘应用，让您在移动平台上也可以方便的获取文件并分享给您的朋友。5、共享文件夹，协作更高效。快盘通过共享文件夹使您与团队的协作更简单。您可以允许对方访问多个文档或子文件夹，设置文档的编辑权限。同时快盘将自动保存、同步且备份您任意文件的前1个最新版本，以解决您因误操作进行的文档保存。二、有道云笔记的功能及作用1、回到家，不用带电脑，只要登录有道云笔记，就能一键同步工作文档，轻松实现多地点办公。 2、开会时，使用有道云笔记的手写功能快速记录想法，轻松同步至电脑。 3、制定好了工作计划，使用有道云笔记的邮件功能，轻松分享给他人。 4、浏览任意网页时，看到有用的资料，使用网页剪报，就能把所有内容保存到有道云笔记中，而不只是链接。 4、使用笔记本，对各条笔记进行分类整理，让您知识资料组织有序。还能使用搜索功能，快速搜索定位。 5、开会时的投影、黑板上的板书、杂志里的文章，都可以使用拍照功能存入笔记，还可以对歪斜图像进行自动纠偏。 6、出门旅行，路线信息、景点介绍和游记攻略，通过电脑放进有道云笔记，就可以在旅途中通过手机查看。 7、证件号码，帐号信息，存入有道云笔记随时随地查看，急需用时不再忙乱。 8、菜谱存入有道云笔记，在厨房边做菜边用手机查看，享受烹饪乐趣。 三、EVERNOTE在办公自动化中的作用1.一切保持同步：印象笔记让你在所有电脑和手机上，保存笔记、网页摘录、文件和图片，随时随地使用。2.记住喜欢的事物：保存在网站和生活中看到的有价值的和新奇的东西。拍一张照片，录一段语音，一生一世不忘。3.剪辑有价值的网页：用网页剪辑插件保存完整的网页到印象笔记帐户里。文字、图片和链接全都可以保存下来。4.全面的信息整理：把从不同来源的信息保存到一个位置。不论是文字笔记、网页、文件或快照，一切都垂手可得。5.方便的添加文件：轻易地把文件放进印象笔记里，配合你所有其他点子、任务和工作项目使用它们。6.计划精彩的旅行：把所有行程、扫描的护照原件、地图、餐厅和酒店都保存在一起，轻松的开始旅程。四、浏览器IE、FOXFIRE、CHROME、遨游等的区别 1、IE浏览器：图形视频更流畅，网站响应更及时，加载速度更迅速支持 HTML5、CSS3 等最新网络标准，网页细节更丰富！，完美结合 Windows 7，只需锁定网站图标，即可一键打开常用网站每天为全球网民抵御 300 万次恶意攻击，实时威胁拦截率高达 99%！。浏览搜索合二为一，界面更简洁，浏览空间更大！2、FOXFIRE：在恢复上次浏览的标签页时，用户可以只选择部分标签页进行加载，从而提高启动速度。用户将会收到一个一次性的提示来审视和确认那些他们希望保留、禁用或是删除的第三方扩展。地址栏中显示的地址，高亮其网站的域名，方便用户识别，从而更好的防止伪装地址等钓鱼网站产生的安全隐患。提供标签组（Panorama）功能的基础上，启动时只加载当前活跃的标签组中的标签页，从而为使用标签组的用户提供更快的启动速度、并减少内存占用。功能强大的 Sync（同步）内置到 Firefox 里了！在桌面电脑、笔记本、手机等多种终端设备中，方便的同步您的设置、密码、书签、历史记录、打开的标签页以及其它自定制信息。并在传输数据前进行了加密，确保同步更加安全。在新版 Firefox 中，我们提供了全新的扩展管理器，更容易的管理火狐扩展，更容易寻找和安全新扩展。扩展管理器从原来的对话框转移到了新的标签页，更大的操作范围和更加便捷、易用的操作方式，让您可以更方便的使用扩展。3、CHROME：A、超快 启动快，打开网页快，浏览快；直接从地址栏进行搜索。B、稳定 多进程设计，大幅提升浏览器的稳定性。特的沙盒和自动更新技术，防御网上诱骗和恶意软件的攻击。无论是办公、娱乐还是研发，应用插件应有尽有4、遨游：傲游的使命是整合所有的在线应用，联系起网络终端背后的每一个人，为人们的沟通、分享和服务的获取创造更加便利的方式，通过推动人的力量其本身，促进社会的进步。 五、数码照相机的日常使用技巧 数码照相机是现代办公自动化过程中一个必备的工具，掌握它的日常使用技巧是非常有必要的，下图是一些主要部件名称，得熟练掌握，才能够很好的使用照相机： 1、 常规图像拍摄方法：打开相机，双手握住相机，是目标位于屏幕方框中央一下以便调焦距，部分按下快门并保持不动，完全按下快门，此时听见哗的一声，拍摄完成，指示灯熄灭时你可以拍摄下一张照片。2、 使用应注意的事项： 防震防击 ，防水防雾 ，防冷防热 ，勿摄强光 ，防尘防灰 ，远离磁场和电场 ，及时清洁镜头 ，养成良好使用习惯 。第2节 WORD实训 一、报纸的排版： 在本次实习过程中，其中一个非常重要的任务就是制作报纸。老师给我们安排的作业是自己设计一张报纸，内容和主题自选，版式自己设计，制作一页（左右2面）报纸。在这次制作报纸的过程中，我认真按照要求，制作了一张报，我的主题是乌蒙旅游报，我的报纸主要从旅游方面介绍了一些贵州乌蒙地区主要风景名胜区的相关新闻内容，个性化地介绍了乌蒙地区的一些景点，如贵州屋脊赫章韭菜坪、夜郎遗址赫章可乐、威宁草海、百里杜鹃、织金洞、大方九洞天等等旅游景点，这是第一页的内容，我自己感觉还是可以的，图文并茂，基本达到了老师的要求。第二页是副刊美丽的毕节主要就是通过图片和文字说明的等方法交相配映，展示了毕节地区景点迷人的特色，真正让人体会到了不一样的毕节王国，可能图片稍微多一些，但是我觉得这正是旅游报的特色。虽然记者都是我们班上的来自相应地方同学，是一个假设，但是也体现出报纸排版的一些基本技巧，从排版过程中我发现了自己在办公自动化方面的知识结构还很欠缺，需要进一步学习加强。我在制作过程中，通过向老师请教、和同学交流学习，完成了我的报纸制作，从中也学到了好多东西，我在办公自动化方面的技能技巧也得到了加强与提升，也把平时学到的理论知识运用到其中，做到了理论联系实际，学以致用的目的，也达到了实习的要求，完成了实习任务，相信是我未来走上工作岗位的重要基石。 下面是我总结出的一些报纸排版的方法和技巧：1、 文字的密排、疏排与紧排 ：在传统排版中,正文有密排(正常排)和疏排之分。在电子排版中,还增加了一种特殊的排法紧排。三种排法产生不同的效果。 密排是正常的排法,就是字与字之间无间隔挨着排列。在一些系统中,字与字之间的距离可以通过参数设定,密排时字间距为零。疏排就是字与字之间有均匀的间隔。疏排常用于儿童读物、小学课本等特殊排版。在电子排版中,只要指定字间距参数,就可方便地实现文字的疏排。 紧排就是让字与字之间的排列有一点重叠,是电子排版的特殊功能。紧排可能造成字与字之间笔划的相连。一般很少使用这种排法,只用于报刊排版中,正文剩下少量文字排不下时的“挤版”,或者按正常排显得过于稀疏的外文字符的特殊处理。 2、 横排与竖排 ：印刷品排版中有横排和竖排之分,竖排也叫直排。我国历史上的出版物都是采用竖排方式,横排方式则是后来从外引进的。在字处理中,横排、竖排只是排列方式不 同,横排与竖排之间的转换非常方便,往往一个操作或命令就可以实现全部或局部的竖排。就版面而言,竖排与横排之间相当于坐标系顺时针旋转90度,行间距与 字间距之间刚好倒个。 竖排时,有许多排版规则和标点符号的使用与横排不同。如文章竖排时标题一般不居中,标点符号应自动换成竖排。横排转竖排的这种转换一般由字处理软件自动进 行,无需用户考虑,但对有些功能不全的系统,也要注意检查。一些由国外引进的字处理软件或者排版软件往往不支持竖排,或者排出来的结果常常不符合要求,使 用中要注意。竖排中如果有中西文混排,要注意外文字母和阿拉伯数字的排法。按我国大陆的规定,应当是竖放,即“头朝右、脚朝左”,而在我国的港、台地区, 也有横放形式的。 3、 字行左齐、居中、右齐与撑满 ：横排文字都是左边对齐排。文字转到下一行(也叫回行),有换行与换段之分，换行则文字回行后靠左边顶头排;换段则文字回行后左边空两个字排,也叫“缩头排”。西文排版的换段形式比较多样,有些缩进一个或两个字符排版,也有换段后空一行顶格排的。除此之外,字行的排列还有右齐、居中和撑满的形式。 字行居中。字行排在一行的中央位置,叫“居中”。排版中的标题、表格中的数据一般都居中排。在科技公式排版时,居中排也是一条基本原则。居中有左右居中和上下居中两种形式。（2）字行撑满。“撑满”排也叫“匀空排”,就是字与字之间均匀拉开距离,字行占满指定的宽度,如4个字占8个字的宽度。数量不相等的两行字,当需要左右对齐排列时,往往就需要撑满排。 4、 基线对齐与中线对齐 在电子排版中,大小不同的字排列在一行时,有下线对齐排列(基线对齐)和中线对齐排列两种方法。 基线对齐。“基线”是指一行字横排时下沿的基础线。大多数情况下,文字都是沿基线排列,竖排时,基线在字行的右侧。 中线对齐。排数学公式、化学公式时,各种符号应当采用沿中线对齐排列,整体结构上也应当沿中线排列。 5、通栏与分栏 ：排版时正文文字的行长与版心的宽度相等,称为“通栏”。 分栏就是将版面分割成二部分(双栏)或多部分(多栏)。分栏的目的是为了方便阅读、丰富版面的变化或节省版面,分栏是报纸、期刊及工具书中常见的文字排列形式。分栏时,栏与栏之间要空几个字,叫“栏空”。栏空处加一分隔线叫“栏线”。 分栏的形式大多为等距分栏(栏与栏之间宽度一致),也有少量不等距分栏。分栏排时,应力求各栏最后“拉平”,防止结束时各栏行数不一致。 经过上述的编排过程后,如没有特殊的要求,就可以保存并打印出赏心悦目的文档了。 字不要用一般宋体,而应当使用标题宋体,如小标宋体,否则排出的版面不美观,标题不突出,显得“题压不住文”。 6、正文排版中的行距 ：文字的行与行之间必须留出一定的间隔才方便阅读,这种行与行之间的空白间隔就叫“行距”。版面正文之间的行距应当选择适当。行距过大显得版面稀疏,行距过小则阅读困难。行距一般是根据正文字号来选定,可以得出如下的经验数据。 公文行距正文字的231 ，图书行距正文字的1223 ，工具书、辞书行距正文字的1412 ，报纸行距正文字的1413 ，一般排版的行距参数都在此范围之内选择。 7、字行左齐、居中、右齐与撑满 ：横排文字都是左边对齐排。文字转到下一行(也叫回行),有换行与换段之分，行则文字回行后靠左边顶头排;换段则文字回行后左边空两个字排,也叫“缩头排”。西文排版的换段形式比较多样,有些缩进一个或两个字符排版,也有换段后空一行顶格排的。除此之外,字行的排列还有右齐、居中和撑满的形式。 字行居中。字行排在一行的中央位置,叫“居中”。排版中的标题、表格中的数据一般都居中排。在科技公式排版时,居中排也是一条基本原则。居中有左右居中和上下居中两种形式。 字行右齐。有时文字内容需要靠右边对齐排,叫“右齐”,如目录的页码等内容。 字行撑满。“撑满”排也叫“匀空排”,就是字与字之间均匀拉开距离,字行占满指定的宽度,如4个字占8个字的宽度。数量不相等的两行字,当需要左右对齐排列时,往往就需要撑满排。 8、基线对齐与中线对齐 ：在电子排版中,大小不同的字排列在一行时,有下线对齐排列(基线对齐)和中线对齐排列两种方法。 基线对齐。“基线”是指一行字横排时下沿的基础线。大多数情况下,文字都是沿基线排列,竖排时,基线在字行的右侧。 中线对齐。排数学公式、化学公式时,各种符号应当采用沿中线对齐排列,整体结构上也应当沿中线排列。 2、 word常用方法和技巧1、去除默认的输入法： 打开选项窗口，点击其中的“编辑”选项卡，去除最下面的“输入法控制处于活动状态”前的对号，点击确定。重新启动Word后，就会发现微软拼音不会一起启动了。 2、翻译文字：先要安装好字典库，连线上网，通过网上资源翻译。选择准备翻译的文字，然后点选Word菜单栏“工具”“信息检索”；界面右边将出现“信息检索”版面。在“搜索”栏选择“翻译”，再在“翻译”栏选择“将”哪国语言“翻译为”哪国语言，结果马上就会显示出来。要快速翻译下一个词，可以按住Alt键不放，然后点选生词。 3、快速显示文档中的图片： 如果一篇Word文档中有好多图片，打开后显示比较慢。但我们打开文档时，快速点击“打印预览”按钮，图片就会立刻清晰的显示出来，然后关闭打印预览窗口，所有插入的图片都会快速显示出来了。 4、给图片注解文字：选定要添加说明的图片，单击鼠标右键，在快捷功能菜单中选“题注”，以打开题注窗口；然后在“标签”栏选择“公式”、“表格”或“图表”；最后在“题注”栏输入注解文字，再点“确定”按钮结束。此时，注解文字会自动显示在图片下方。注解文字可以随时更改，如改变字体大小，或者删除等等。 5、制作水印： Word2003具有添加文字和图片两种类型水印的功能，而且能够随意设置大小、位置等等。在Word菜单栏点击“格式”“背景”“水印”。在“水印”对话框中选择“文字水印”，然后在“文字”栏选择合适的字句，或另外输入文字;或在“水印”对话框中选择“图片水印”，然后找到要作为水印图案的图片。最后按“确定”，水印就会出现在文字后面。 6、自动更正错误词组：可以通过Word2003自动更正写错的词组。比如“为虎作伥”容易写成“为虎做伥”，依次点击“工具自动更正选项”菜单，在弹出的“自动更正”窗口中选择“自动更正”标签项，在下面的替换文本框中输入“为虎做伥”，然后在替换为文本框中输入“为虎作伥”，点击确定。这样以后如果在文章中再次输入“为虎做伥”的时候，Word就会自动更正为“为虎作伥”。用同样的办法我们可以把容易混淆的一些词组或是成语添加到自动更正中，让你的Word识别词组能力更强、更智能化。 7、轻松统计文档字数：打开Word文档，然后依次点击“工具字数统计”菜单，就可以清楚的看到这篇文档的统计信息，也可以通过打开文档属性窗口，接着选择“摘要”标签，然后点击“高级”按钮，这时也可以看到该文档的详细统计信息。 但是需要统计多篇文档的总字数，这样一篇篇的统计，也就太慢了，效率也很低。可以先打开其中任意一篇文档，然后依次点击“插入文件”菜单，然后把其它文档全部插入进来，合并成一篇文档，然后再点击“字数统计”菜单项，就可以轻松的查看所有文档的总字数了。 8、一版多页显示：先按“预览打印”图标，或点击“文件”“打印预览”，Word将处于“预览”模式；在工具栏上单击鼠标右键，选择“常用”。这时，Word的菜单栏下一排会出现“常用”工具栏。再在工具栏上右击鼠标，选择“自定义”，进入自定义设置状态；现在，将“打印预览”工具栏上的“多页”按钮拖到“常用”工具栏上。关闭“自定义”窗口，再关闭“预览”模式；以后，点击Word“常用”工具栏上的“多页”按钮，就可以选择一页显示多少个版面了。 9、加载稿纸：到微软网站上下载稿纸加载项，安装后在Word2003的“格式”菜单下就可以看到“稿纸设置”命令，选择后在设置对话框“启用稿纸隔线”，然后我们设定每格的尺寸、网格样式、网格颜色、纸张大小等，确定后Word中的就自动应用稿纸样式，文字被放到稿纸的每个格子上。第三节 EXCEL实训 EXCEL的熟悉运用，对于办公自动化来说是非常重要的，本次实习，老师安排了一些具体练习，我根据要求完成了相关作业，但是我深深体会的到，还需要进一步加强和学习，在接下来的学习中，要多下点功夫，因为在 EXCEL这一块，我还有相当的不足。 下面是本次在本次实习中总结的一些技巧和方法：1、让不同类型数据用不同颜色显示 （1）打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。 （2）按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。 （3）设置完成后，按下“确定”按钮。 2、 建立分类下拉列表填充项 （1）在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。 （2）选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。 （3）切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。 再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。 （4）选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。 3、 建立“常用文档”新菜单 （1）在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。 按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。 （2）再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。 （3）选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。 （4）以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。 4、 在Excel中自定义函数 Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数： （1）执行“工具宏Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开Visual Basic编辑窗口。 （2）在窗口中，执行“插入模块”菜单命令，插入一个新的模块模块1。 （3）在右边的“代码窗口”中输入以下代码： Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function 。（4）关闭窗口，自定义函数完成。 5、 常用函数：DAVERAGE、DCOUNT、DCOUNTA、DGET、DMAX、DMIN、DPRODUCT、DSTDEV、DSTDEVP、DSUM、DVAR、DVARP、GETPIVOTDATA、 DATE 。第四节POWERPOINT实训 一、班级ppt制作：POWERPOINT的实习主要任务是通过制作一个介绍本班的POWERPOINT，学会制作ppt，掌握相关知识，应该说这一块是我本次实训花费功夫最多的一个，我也从中收获了很多，是比较成功的一块，通过实训，我懂得了许多东西。我制作的是一个名叫贵州师范大学专业技术学院幽灵级文秘帮的ppt，我通过对班上每一个同学的个性角色的假设，介绍了我们班，角色的名字虽然是假的，但是图片是真实的，假想了一个个性十足的文秘班，属于个性ppt。二、从中我也学到了一些关于ppt制作的方法和技巧：1、PowerPoint中插入视频的三种方法（1）直接播放视频，这种播放方法是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片中，该方法是最简单、最直观的一种方法，使用这种方法将视频文件插入到幻灯片中后，PowerPoint只提供简单的暂停和继续播放控制，而没有其他更多的操作按钮供选择。因此这种方法特别适合PowerPoint初学者，以下是具体的操作步骤：a. 运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。b. 将鼠标移动到菜单栏中，单击其中的“插入”选项，从打开的下拉菜单中执行“插入影片文件”命令。c. 在随后弹出的文件选择对话框中，将事先准备好的视频文件选中，并单击添加按钮，这样就能将视频文件插入到幻灯片中了。d. 用鼠标选中视频文件，并将它移动到合适的位置，然后根据屏幕的提示直接点选播放按钮来播放视频，或者选中自动播放方式。e. 在播放过程中，可以将鼠标移动到视频窗口中，单击一下，视频就能暂停播放。如果想继续播放，再用鼠标单击一下即可。(2)插入控件播放视频:这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的，然后通过修改控件属性，达到播放视频的目的。使用这种方法，有多种可供选择的操作按钮，播放进程可以完全自己控制，更加方便、灵活。该方法更适合PowerPoint课件中图片、文字、视频在同一页面的情况。a. 运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。b. 将鼠标移动到菜单栏，单击其中的“视图”选项，从打开的下拉菜单中选中“控件工具箱”，再从下级菜单中选中其他控件按钮。c. 在随后打开的控件选项界面中，选择“Windows Media Player”选项，再将鼠标移动到PowerPoint的编辑区域中，画出一个合适大小的矩形区域，随后该区域就会自动变为Windows Media Player的播放界面。d. 用鼠标选中该播放界面，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开该媒体播放界面的“属性”窗口。e. 在“属性”窗口中，在“File Name”设置项处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详细路径及文件名。这样在打开幻灯片时，就能通过播放控制按钮来播放指定的视频了。f. 为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起，还可以修改“属性”设置界面中控制栏、播放滑块条以及视频属性栏的位置。g. 在播放过程中，可以通过媒体播放器中的播放、停止、暂停和调节音量等按钮对视频进行控制。(3)插入对象播放视频:这种方法是将视频文件作为对象插入到幻灯片中的，与以上两种方法不同的是，它可以随心所欲地选择实际需要播放的视频片段，然后再播放。实现步骤为：a. 打开需要插入视频文件的幻灯片，单击“插入/对象”命令，打开“插入对象”对话框。b. 选中“新建”选项后，再在对应的“对象类型”设置栏处选中“视频剪辑”选项，单击确定按钮。c. PowerPoint自动切换到视频属性设置状态，执行“插入剪辑/Windows视频”命令，将事先准备好的视频文件插入到幻灯片中。d. 执行“编辑/选项”命令，打开选项设置框，在其中设置视频是否需要循环播放，或者是播放结束后是否要倒退等，单击确定返回到视频属性设置界面。e. 点选工具栏中的视频入点按钮和出点按钮，重新设置视频文件的播放起始点和结束点，从而达到随心所欲地选择需要播放视频片段的目的。f. 用鼠标左键单击设置界面的空白区域，就可以退出视频设置的界面，从而返回到幻灯片的编辑状态。还可以使用预览命令，检查视频的编辑效果。2、PowerPoint中使用动作设置功能 在PowerPoint中存有大量设计模板，使用它可以使你轻松制作出漂亮的幻灯片。但也有一个缺陷，即采用一种模板后，在所有的幻灯片中，都是一样的背景和图案，显得过于单调。 有一种变通的办法：将近似的内容采用一种设计模板制作在一个幻灯片文件中，例如为参加某会议提交的论文需要制作幻灯片，可将论文标题、摘要、正文、结论、参考文献等 分别采用一种设计模板制作存储为不同的幻灯片文件，这样的幻灯片看起来就富于变化了。但在幻灯片放映时有一个问题，一个个的幻灯片文件需多次打开，太麻烦了！这时我们可以使用PowerPoint的“动作设置”功能很方便地解决。首先按照需要根据个人的喜好分类采用不同的设计模板制作并存储为若干个不同的幻灯片文件，如WJ1、WJ2等。在第一个文件如WJ1的最后一幅幻灯片上，可以选中一段文字，也可以选中一幅卡通画，在“幻灯片放映”中点击“动作设置”。也可以首先在“幻灯片放映”中点击“动作按钮”，在幻灯片合适的位置设置一个按钮，设置完成后自动进入“动作设置”。根据个人的习惯，选取“单击鼠标”或“鼠标移过”，动作则选中“超级链接到”，再选取“其它PowerPoint演示文稿”。在“超级链接到其它PowerPoint演示文稿”弹出选单中，输入第二个幻灯片文件名如WJ2。为了在第二个幻灯片文件放映完毕后能顺利返回到调用它的幻灯片或再转到其它的幻灯片，同样方法在该幻灯片的最后一幅适当位置选中文字或设置按钮，超级链接到其它PowerPoint演示文稿或返回。3、PPT格式转换 经过大量的比较和摸索，我发现了一个能解决这个问题的软件PresenterSoft PowerVideoMaker。PowerVideoMaker虽然也是采用屏幕捕捉的原理来转换PPT文档，但它可以同步捕捉视频和声音，而且捕捉的质量非常高。该软件在进行转换时可直接调用PowerPoint来播放PPT文档，并在播放的同时进行高质量的视频捕捉，生成AVI和WMV视频文件。先将PPT转换成WMV及AVI文件。.运行PowerVideoMaker后，首先在其主界面单击“PowerPoint Source File”后的“Browse”按钮，导入来转换的PPT源文件。接下来在“Output Folder”处设置视频文件的输出位置，如果要生成AVI格式的视频文件，它会占用很大的硬盘空间，所以你必须保证有足够剩余空间来存放它。在右边的“Video Resolution”栏中可选择视频文件的分辨率，如制作DVD要选择“720576”，这正好符合PAL制式DVD的画面尺寸。在“Expected Frame Rate”栏中的下拉列表设置视频文件帧率，由于演示文档不会有剧烈的画面变换，一般选择每秒15帧即可，这样可大大降低输出的AVI文件的体积。如果要制作DVD，最好在“Prefered Video Format”栏中选定“AVIFull Uncompressed”复选框，因为将WMV文件转换成MPEG-2格式远不如AVI方便。在窗口下方的“Timing Mode(计时模式)”栏中有三个单选项:“Automatic Timing(自动计时)”，选择它可自动设置幻灯片播放的时间;“Rehearse Timing Now(现在排练计时)”，选择它可让你手动控制幻灯片的播放，自定义每张幻灯片的播放时间;“Use Timings if exists(使用已存在的计时)”，如果你已经在PPT演示文档中设置了排练时间，则可以选择本项。设置完成后，单击“Start”按钮即可开始进行转换工作。根据不同的计时模式，转换的步骤也不一样，如果选择“Rehearse Timing Now”，则软件会先调用PowerPoint的排练计时功能让你进行设置。接着会进行预转换、屏幕捕捉、视频转换及合并WMV文件等步骤，直至生成最后的WMV及AVI文件。提示:插入在PPT文档中的视频是无法捕捉的，但我们可以在制作DVD时把视频片段插入到DVD影片的合适位置中。再刻录光盘当影碟，在转换完后我们可以得到若干个AVI和WMV片段，及一个完整的WMV文件。如果要制作成DVD或VCD，我们可以用VirtualDub把这些AVI文件按其序号顺序合并成一个文件，再使用TMPGEnc编码成MPEG-2，即可很方便地使用Nero等软件制作成DVD影碟了。要制作VCD，Nero可直接将AVI格式刻录为VCD光盘4、一些技巧：打造多彩公式：在powerpoint中也可以使用公式编辑器插入公式。但默认的公式都是黑颜色的，与我们演示文稿的背景很不协调。其实，我们可以选中编辑好的公式，然后点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“显示图片工具栏”命令。再点击“图片”工具栏中的“图片重新着色”按钮，就可以在打开的对话框中为公式指定其他的任意颜色了。灵活设置背景，希望某些幻灯片和母版不一样，比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。你可以进入“格式：菜单，然后选择“背景”，选择“忽略母版背景图形”选项之后，你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。防止被修改：在powerpoint中点击“工具选项安全性”，然后设置“修改权限密码”即可防止PPT文档被人修改。另外，还可以将PPT存为PPS格式，这样双击文件后可以直接播放幻灯片。看看powerpoint的特殊播放模式：播放PPT文档时，点击Powerpoint的“幻灯片放映”菜单中的“观看幻灯片”将启动默认的全屏放映模式，这时必须使用“Alt+Tab”或“Alt+Esc” 组合键才能与其他窗口切换。如果在播放幻灯片时，按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键激活播放操作，就可以让幻灯片放映模式变成一个带标题栏和菜单栏的普通窗口形式，操作起来就方便多了。去掉链接文字的下划线：向PPT文档中插入一个文本框，在文本框输入文字后，选中整个文本框，设置文本框的超链接。这样在播放幻灯片时就看不到链接文字的下划线了。窗口模式下播放PPT：在按住Alt键不放的同时，依次按D和V键即可。这个时候就可在窗口模式下播放PPT了。一次性展开全部菜单：由于工作的关系，经常使用powerpoint发现它的菜单很是麻烦，想全部展开所有菜单项，必须单击菜单中向下的双箭头。后来打开“工具自定义”，单击“选项”选项卡，选定“始终显示整个菜单”复选框，再单击“关闭”按钮就可以一次性展开全部菜单了。巧用键盘铺助定位对象：在PPT中有时候用鼠标定位对象不太准确，按住Shift键的同时用鼠标水平或竖直移动对象，可以基本接近于直线平移。在按住Ctrl键的同时用方向键来移动对象，可以精确到像素点的级别。巧让多对象排列整齐：在某幻灯片上插入了多个对象，如果希望快速让它们排列整齐，按住Ctrl键，依次单击需要排列的对象，再选择“绘图对齐或分布”，最后在排列方式列表中任选一种合适的排列方式就可实现多个对象间隔均匀的整齐排列。第4节 现代办公设备的使用一、打印机使用常识1.严禁热插拨并口电缆：任何品牌的打印机在拔插并行接口电缆时，请您都要先关闭打印机电源。2.更换墨水盒：EPSON喷墨打印机的墨水盒分有存储芯片及无记忆芯片两种。无记忆芯片的墨盒安装后一旦从打印机上取下请不要再继续使用。更换墨水盒时请按照使用手册所述步骤进行操作。3.堵头：为了避免发生喷孔堵塞现象，应注意使用EPSON原装墨水，使用非正品墨水容易造成打印头堵塞。4.字车异常：错误类型的润滑油脂不但起不到良好的润滑作用，还会对打印机本身造成负面的伤害。5.如何提高打印张数：要想提高喷墨打印机的打印张数，首先要尽量减少打印头的清洗次数，次数过多不仅浪费墨水，而且不一定有成效。其次要尽量减少开关打印机的次数，因为每次开机都会有一个初始化过程，这个过程会消耗一定的墨水，所耗墨量的多少，与距上次关机的时间间隔长短有关。时间短，消耗的墨水少，时间长，消耗的墨水多。所以应尽量避免因经常开关机造成的墨水消耗。6.如何清除夹纸：如果发生了纸张夹在打印机里，先按进纸/退纸键将夹住的纸退出来。如不能退出卡纸，可以关掉电源，打开机盖，沿出纸方向将夹纸拉出来。如果反向拉纸，容易造成缺纸传感器错位或弹簧丢失，导致打印机报错不能进纸。所以若不能顺利取出夹纸，请不要强行操作，需将打印机送授权服务中心处理。二、复印机的使用方法：1、如何正确放置需要复印的文件，正面朝上放置在双面进入器上 or 正面朝下放置在原稿台玻璃上2、复印基本操作：复印 放置要复印的文件 指定所需的复印设置（如：选择纸张类型 缩放比例 单面/双面） 使用数字键盘输入所需份数 开始。3、如何复印身份证：复印 放置身份证 混合/原稿 2合1 基本 缩放 x1.0 开始 扫描下一页 反转身份证 开始 完成 开始。4、如何把单面文件印成双面文件：复印 单面/双面 原稿选择单面，副本选择双面 开始5、如何把双面文件印成单面文件：复印 单面/双面 原稿选择双面，副本选择单面 开始。6如何把A3纸印成A4纸（不同尺寸纸张的转换跟此方法一样），复印 放置要扫描的文档 缩放 A3 A4 开始。7、扫描：传真/扫描 放置要扫描的文档 图像质量 质量 根据需要选择质量类型（一般选择标准） 单触键 开始，此时扫描所得的文件便自动保存到PC上的D盘的scan文件夹。 8、如何用复印机进行传真：传真/扫描 放置要传真的文档 图像质量 质量 根据需要选择质量类型（一般选择标准） 单触键或者直接输入 开始。9、如何用PC进行传真，打开应用程序（如Word、Excel、PPT等） 打印 选择打印机KONICA MINLTA FAX 确定 输入收件人的名称（可不填）和传真号码（必填） 点击增加 从接收者中选择收件人（可选择多个收