房地产——供应商管理指引.doc

供应商管理指引*局地产控股股份有限公司供应商管理指引第一章 总 则第一条 本指引旨在规范公司供应商管理工作，包括供应商引入、考察、考核、评审定级、合格供应商资料库管理等工作。目的为建立长期稳定、可比较选择的合格建材及设备供应商网络，合理降低采购成本，保证甲供产品的质量和交货期。第二条 本指引适用于由公司成本管理部负责采购实施的建材/设备供应商的管理，包括实行甲供的各种建筑主材、辅材；机电设备；精装修项目的甲供物品；公司办公设备设施及办公耗材；车辆等供应商的管理。第三条 各区域管理总部应参照本指引制订本区域供应商管理制度，并相应开展供应商的引入、考察、考核、评审及建立区域合格供应商资料库等工作，用以指导本区域项目的材料采购和供应商管理工作。第四条 术语及注释本指引中所称“公司”包括*局地产控股股份有限公司和深圳*房地产有限公司。本指引中所称“各区域管理总部”包括北京管理总部、上海管理总部、广州管理总部、X管理总部。第二章 职 责第五条 成本管理部为供应商管理的主责部门。负责供应商的组织考察、组织考核以及供应商资料库管理工作。并且是公司集团采购工作的协调人和对供应商的投诉、纠纷、协调的处理主责部门。第六条 公司成本管理小组为供应商评审定级的审批机构，由成本管理部依据考核结果出具基础评审定级意见，报成本管理小组审议确定。第七条 公司职员均可实名推荐供应商。成本管理部对供应商资料进行初审，初审合格即可根据项目需要组织相关部门人员成立考察小组实施考察。第八条 成本管理部根据公司成本管理小组对供应商的评审定级结果不断更新、完善供应商资料库内容，并由专人负责维护、更新成本管理信息平台相关内容。第九条 公司工程管理中心、策划设计中心、财务部、各项目部以及其他相关部门参与供应商考察、考核工作，提供专业意见。第十条 各区域管理总部负责本区域供应商管理工作。并且负责协调本区域内各项目对供应商的投诉、纠纷、协调的处理工作。第十一条 各区域管理总部主持本区域的集团采购事项，并形成区域性集团采购合格供应商资料库。各区域合格供应商资料库须及时报备公司成本管理部。成本管理部根据业务需要可甄选各区域合格供应商资料库中等级优秀的供应商向全国其他区域项目推荐。第三章 供应商引入、考察工作程序第十二条 供应商引入、考察工作程序如下：（一）成本管理部采购人员根据采购需要通过市场调查或其他信息、媒介渠道了解，引入供应商，公司职员亦可实名推荐供应商并提供供应商资料。（二）成本管理部对供应商资料进行初审，由成本管理部负责人签署初审意见。（三）初审合格即可根据项目需要组织相关部门人员成立考察小组实施考察：1、考察前成本管理部主责人员提出考察纲要；2、考察小组成员由业务相关部门专业人员组成：成本管理部、申购部门、财务部等。一般不少于3人；3、同一类供应商或同一招标项目的投标单位考察须保证有3人始终参与考察；4、考察时须填写材料/设备供应商考察记录表，后附书面考察报告。材料/设备供应商考察记录表及后附的书面考察报告须由所有参与考察人员签字确认考察意见。（四）所有经公司成本管理小组会议审议确定的供应商考察，其考察意见须报审小组会议审议确定。（五）经成本管理小组会议审议通过的供应商，视为可纳入合格供应商资料库的依据。（六）经考察不合格的供应商除在材料/设备供应商考察记录表中标明外，应归入不合格供应商记录表，并作为合格供应商资料库的附件备查。（七）公司成本管理小组会议作出停标处罚的供应商或经年度考核评审确定为不合格的供应商，在其停标期满或评审后6个月方可根据需要再组织初审和考察。第十三条 对供应商主营产品的考察内容：（一）核对营业执照、准用证/产品许可证、技术鉴定文件、资质等级证明等资料原件，所有资料及证件均须复印留存。（二）近两年的财务状况；（三）厂家的生产能力、销售情况及人力资源状况；（四）认证及获奖情况； （五）生产设备的先进程度、运转情况及整个生产车间的状况； （六） 对产品各生产环节采取的控制手段；（七）产品的主要原材料产地及质量；（八）主要客户情况和过往业绩情况； （九）全国供货运输情况；（十）结合采购申请须了解的其他情况。第四章 供应商考核工作程序第十四条 对已合作的供应商考核工作分为按项目的单项考核和按年度考核两类。单项考核的结果和表格作为资料存档在合格供应商资料库中，作为年度考核评比的重要组成部分；年度考核的结果和表格作为资料存档在合格供应商资料库中，作为年度成本管理小组评审定级的主要依据。 第十五条 单项考核工作程序：（一）每单采购任务在采购供货结束后一个月内，成本管理部组织相关部门（如申购部门、财务部、客服管理中心、物业管理处等）人员组成考核小组，对供应商在供货质量、安装、工期配合、现场服务、售后支持及维保服务等方面的工作进行全面综合评价考核，填写供应商考核评价表。（二）成本管理部根据收集的供应商考核评价表评分情况和各分项指标的评价情况简述进行归纳整理，形成书面单项考核评价报告，经考核小组成员会签确认后，由成本管理部负责人审批签发，以附件形式收入合格供应商资料库，作为资料备考。（三）10万元以下的零星采购/办公设备采购/汽车采购等不进行单项考核。（四）每单项采购任务在采购供货周期内如发现供应商在供货质量、安装、工期配合、现场服务、售后支持及维保服务等任一方面存在违反合同内容或协调不畅等问题时，应及时知会成本管理部相关采购责任人记录在案，作为单项供应商考核评价的主要依据。第十六条 年度考核工作程序：每年12月中、下旬由成本管理部负责对全年度单项供应商考核评价表进行整理统计，形成该供应商的年度考核评价报告，由成本管理部负责人审批签发，以附件形式存档在合格供应商资料库中，作为评审定级的主要依据，报公司成本管理小组会议评审定级。第十七条 经考察合格而未曾合作的供应商仅纳入合格供应商资料库，作为可参加公司招投标活动的资格依据。但不参加供应商年度考核及评审定级活动，为无级别单位。第五章 供应商评审定级工作程序第十八条 公司每年度进行一次供应商评审定级工作。第十九条 供应商级别及对应资格如下： （一）A级优秀供应商：年度考核综合评比90分（含）以上。 享有资格：1、优先取得采购信息，在同等条件下优先确定为供货单位；2、优先返还投标保证金；优先支付货款；3、年度可获公司授予的“A级优秀供应商奖”称号；4、作为嘉宾受邀参加公司举办的供应商互动活动。（二）B级合格供应商：年度考核综合评比75分（含）至90分间。 享有资格：1、可参加招投标活动；2、可参加公司举办的各类供应商培训及互动活动。（三）C级观察供应商：年度考核综合评比60分（含）至75分间。享有资格：1、可参加低于50万元的小额招投标项目；2、可参加公司举办的有针对性的供应商辅导培训活动；3、成本管理部负责对观察级供应商提出工作待改进项，限定观察期要求其改善。（四）D级不合格供应商：年度考核综合评比60分以下，或因违返合同内容或其他不良行为经公司成本管理小组会议决议进行处罚的供应商，即确定为不合格供应商，纳入不合格供应商记录表，并由成本管理部负责将该供应商从合格供应商资料库中剔除。不合格供应商不能再获邀参加公司组织的各类招标活动。第二十条 供应商评审定级工作程序如下：（一）成本管理部在年度供应商书面考核评价报告中对该供应商的评审定级提出初步意见，报公司成本管理小组会议审议确定。（二）成本管理部根据成本管理小组的评审定级结果更新合格供应商资料库，会议纪要作为合格供应商资料库附件备查。第二十一条 年度供应商评审定级工作结束后，成本管理部负责将成本管理小组会议评审定级结果和据此修订的合格供应商资料库以正式发文的形式在公司公示。第六章 集团采购供应商考察、考核、评审定级工作程序第二十二条 集团采购供应商引入、考察、考核、评审定级管理遵照本指引中第四章、第五章的供应商引入、考察、考核、评审定级管理程序执行。第二十三条 特殊条款规定如下： （一） 集团采购招标的投标单位考察小组成员由成本管理部、策划设计中心、工程管理中心、项目部/区域项目公司、财务部等相关专业人员组成，一般不少于4人。（二） 集团采购招标的投标单位考察更加注重其业务覆盖的地域范围（全国性或区域性）、产品的生产和全国供货能力、供货周期、工程现场服务及与施工单位的综合协调能力。 （三） 连续两年获评A级优秀的集团采购供应商可直接续签下一年度的集团采购协议。第七章 合格供应商资料库管理第二十四条 成本管理部设专人负责公司合格供应商资料库的管理，包括维护更新及每年定期发布。各区域管理总部可设专人兼职负责本区域项目合格供应商资料库的管理。第二十五条 公司合格供应商资料库分集团采购合格供应商资料库（全国性和区域性）、非集团采购合格供应商资料库两部分，按产品类别对供应商分类建档，并实行四级管理。公司的区域性集团采购指由公司成本管理部负责主持的华南区域或深圳区域的集团采购。第二十六条 合格供应商资料库应详细列明该供应商的公司名称、地址、联系人、联系方式（电话、传真、电邮等）、参加投标工程、中标工程、年度评定等级及年度考核报告需特别指出项等内容。第八章 支持性文件第二十七条 本指引支持性文件：（一）*局地产控股股份有限公司房地产项目建设管理程序；（二）*局地产控股股份有限公司成本管理工作程序；（三）*局地产控股股份有限公司采购管理指引。第九章 附 录第二十八条 本指引列如下附录，并与本指引具同样约束性效力：附录：*局地产控股股份有限公司供应商考核评价表。第十章 附 则第二十九条 本指引由成本管理部负责解释、修订。第三十条 本指引经公司相关程序审批通过后颁布实施，并自颁布之日起生效。9附录：*局地产控股股份有限公司供应商考核评价表（集团采购类）供应商： 合作项目：供应货品： 合同金额：序号内容分值考评要点分值考评部门考评人评分评分依据1服务态度5供应商领导对合作的重视程度2采购/项目2供应商业务人员服务态度3采购/项目3选样配合5设计师设计选样时的配合程度3策划/项目4样品制作或成品送样的及时性2策划/项目5合同履行80供货时间的准确性15项目6供货数量的准确性12项目7严格按材料样板进行供货12项目8能够按我司要求调整进货时间和数量8项目9交货时相关技术资料合格证明资料的完备情况3项目10材料使用前能够进行详细的施工交底5项目11交叉施工中对材料保护措施的完善程度5项目12补货的及时程度8项目13因质量问题造成退货的情况12项目/采购14验收整改10能够积极配合进行工程验收2项目15能够对发现的质量问题进行彻底解决8项目/客服合计100100 考评日期：*局地产控股股份有限公司供应商考核评价表（非集团采购类）供应商： 合作项目：供应货品： 合同金额：序号内容分值考评要点分值考评部门考评人评分评分依据1履行合同80供货时间的准确性15项目2供货数量的准确性15项目3严格按材料样板进行供货15策划/项目4能够按我司要求调整进货时间和数量5项目5交货时相关技术资料合格证明资料的完备情况5项目6材料使用前能够进行详细的施工交底5项目7补货的及时程度5项目8因质量问题造成退货的情况15项目/采购9整改验收20能够积极配合进行工程验收8项目10能够对发现的质量问题进行彻底解决12项目/客服合计100100 考评日期：注：评分依据栏填写时请参考以下内容，以下内容未包括的，请另写评分依据。1、该供应商领导对合作的重视程度：1）不重视，即使要求其协调有关问题，都不起作用；经多次要求，才会出面解决问题；2）在有要求时，能出面解决问题；3）比较重视，能够主动出面协调重大问题；4）很重视，不定期的到公司/项目进行交流。2、供应商业务人员的服务态度：1）提出要求时，找出种种借口及原因拒绝配合；2）遇事推诿，从不主动解决问题；3）在督促下解决问题；4）能主动配合解决存在的问题；5）能帮助及时发现问题并主动予以解决。3、在设计师进行设计选样时，该供应商：1）配合比较差，等设计师选样，没有做协助工作；2）配合不积极，总找借口推托；3）配合的不够积极，对材料的性能用途等情况解释不清楚；4）能够积极配合设计师进行选样；5）非常积极配合设计师进行选样，并且提供专业的材料选样意见。4、当需要提供实物样板的时候，该供应商：1）不提供实物样板，只提供图片或资料；2）很不及时，在多次催促下才能够提供样板；3）不够及时，经过催促下才能够提供样板；4）能够按照要求，及时制作并提供样板；5）有时间较紧的情况下，能够加班加点，及时制作并提供实物样板。 5、工程要求供货周期非常严格时，该供应商：1）供货时间非常不准时，严重影响施工甚至停工待料；2）供货时间不准时，影响施工；3）供货不够准时，不方便安排时间进行验货及收货；4）能够按照供货计划准时供货；5）供货准时，并且能够根据进度提出合理的进货时间。6、工程要求供货量准确，该供应商：1）供货量非常不准，严重影响施工进度；2）供货量不准确，造成施工单位开工不足；3）供货量够不准确，超供造成数量大难以堆放，或批次过多影响货物验收；4）能够按照供货批量准确供货；5）能够根据进度提出合理的批量计划，并且按量供货。7、按照材料样板/设备说明进行供货，该供应商：1）货不对板，经常造成退货；2）因材料/设备与样板/设备说明差别较大引起退货，经过调整后，再没有因货不对板而引起退货；3）所送货物与样板/设备说明有差别，勉强收货，有我方人员抱怨。材料使用后没达到设计/使用的效果； 4）能够按照样板/设备说明供货，无人提出异议；5）能够严格按照样板/设备说明供货，并且因建筑/安装效果好得到了我方人员的赞赏。8、随着项目施工进度计划的调整，要求供应商调整供货计划时，该供应商：1）没有调整计划，依然按照原来的计划进行供货，只管供货计划，不管施工进度；2）反应迟缓，计划调整的很慢，严重影响工程进度；3）在生产期足够的情况下，没有及时调整生产计划，材料的供应影响了工程的进度；4）按照要求，调整供应计划，没有因材料供应影响施工进度；5）总能以项目为重，随时调整材料供应计划，并且按调整的计划准时按量供货。 9、在交货时应提供合格证明以及相关的技术资料，该供应商：1）资料不是随材料一起来的，影响施工单位做材料备案；2）提供的资料不全，经多次催促才补齐；3）资料内容不完整，过于简单；4）资料完整齐全，送交及时。10、材料使用前需要进行施工交底时，该供应商：1）交底不清楚或不进行施工交底，影响工程质量，造成返工；2）交底不详细，影响工程质量；3）交底不够详细，经常碰到因施工方法不明确而影响施工；4）进行了详细交底，让使用材料的施工单位都了解材料的使用方法，在施工过程中也进行了检查；5）