公司物品管理放行办法.doc

附件五：公司物品放行管理规定第一条 目的为规范物品的放行管理，特制定本办法。第二条 范围：本公司所属物品、文件及供应商自带物品均适用之。第三条 权责：1. 各部门主管:行使本部门物料、物品放行条之审核或签准权；2. 保安班:严格按照作业程序作业,并对物品检查放行；3. 机要室负责在权限范围内物品放行条之签核及相关单据报表回收掌控；第四条 内容：4. 公司物品放行管理原则:放行有依据,回厂有证据.即对于出厂的物品一定有出厂的证明资料佐证;而回厂的物料也亦要有资料证明己回厂.5. 个人物品行李放行管理5.1. 个人物品行李放行的依据是:人事异动或请假单;5.2. 请假、外宿人员需携带私人物品外出，须由单位文员到后勤文员处开立“行李放行条”，后勤文员须予以确认“请假单”有否人资部主管核准或“外宿单”有否后勤部主管核准。然后为该员开立“行李放行条”。“行李放行条”须有全体住宿人员签名，经舍监签核后，在规定放行的时间内，保安室凭有效放行条检查放行；5.3. 离职人员携带私人物品外出，根据“人事异动单”开“行李放行条”,须先到后勤部文员处开具“行李放行条” 后勤部文员须对该员在相关部门的交接手续的完成状况予以确认，然后为该员开立“行李放行条”。“行李放行条”须有全体住宿人员签名，在规定放行的时间内，经舍监签核后保安凭有效放行条检查放行, 检查保安并在行李放行条签名备查。5.4. 课级干部以上（含课长级）之“行李放行条”需行政部主管签核。5.5. 请长假、长期外宿、离职人员须于下班时间将行李存放置于“请假、离职人员行李放置处”，尔后不可再进入宿舍逗留，须在餐厅等待。在规定放行的时间内，值班保安凭有效放行条检查放行。5.6. 邮寄包裹之行李放行与请假、离职行李放行相同，但后勤部应进行查询了解，确定无异常后方可开立“行李放行条”5.7. 若宿舍内有开“行李放行条”之人员,各住宿人员在下班后,应注意是否有物品丢失,发现有丢失物品者应速报后勤部，后勤部将视情节暂停人员及行李放行并予以调查处理；5.8. 公司行李放行时间原则为下班后30分钟之后,即：早上7:208:00，中午12:0013:00，晚上18:0019:00； 5.9. 个人物品带出厂区的应在门卫处登记。若有属于个人之鞋类管理书籍、各种系统管理资料、生产流程、设计图片及相关软盘、光盘等物品放行的,在后勤部助理处开具 “物品放行条”时,须详细列出品目清单,经本部门主管审核（相关电脑软盘光盘等资料经资讯部检查签字） ,总经理室行政助理核签准后。保安按照 “物品放行”上清单逐一核对盘查无误后放行。5.10. 若是属于公司之任何资料（划线版/工艺资料及其他资料）,同样须在放行条上列清单,拿实物给本部门主管审核,总经理室行政助理核准后由保安严格核对放行。凡未履行以上手续者,保安拒绝放行,并追究当事人责任。6. 成品鞋放行管理6.1. 各部门成品放行的依据是:成品出货单;6.2. 男/女装仓库出货（指大货）先由各自的仓库文员在电脑系统中开立“出货单”，再由仓库主管手签审核，各自的资材部主管复核,尔后仓库出货人员将要出货品拉到指定区域,保安凭各资材部主管手签审核的“出货单”清点数量,准确无误后在“出货单”上签名确认,再交由总经理室行政助理手签核准,保安监督装车,司机锁好车箱门.尔后保安用对讲机报于大门具体数据并将出货品牌/数量/核准人进行登记，大门保安核查“出货单”上总经理室行政助理有无签准,核对无误后凭放行联及仓库保安通报的数量放行并予以登记备查。6.3. 销售部出货由仓库文员开立“出货单”，仓库仓管员审核，物流部主管核准。销售部人员再根据“出货单”开立“物品出厂单”由物流部主管审核，再交总经理室行政助理核准。仓库保安凭核准的“出货单”及“物品出厂单”清点数量装车，后续流程同上.6.4. 返修鞋出厂由各自的仓库文员开立“返修鞋出货单”，放行流程同成品出货流程. 6.5. 首箱出货由仓库文员开立“出货单” 放行流程同成品出货流程.6.6. 营销部或开发部相关人员拿样版鞋、复版鞋、装船样外出时,须开立 “样品鞋出货单”并注明是否要请款；相关单据由单位主管审核签名，由各事业处主管核准。保安在清点放行时须详细登记备查。参照样品鞋出厂管理规定若拿确认色卡外出时即开立“物品出厂单” 由单位主管审核签名，由各事业处主管核准。6.7. 公司内部集体卖给员工成品鞋出厂,有当时专卖人员收款后出具专卖小票于购买者,作为出厂放行的依据。 小票上必须有男/女装资材部主管及总经理印章或签名。6.8. 赠送、零散购买或批量购买的成品鞋出厂，由该仓库的库存鞋管理员开立“送货单”，仓库主管审核，总经理室助理复核，财务出纳凭复核后单价及数量进行收款，无误后签名确认，总经理核准。（总经理不在公司时，总经理室助理复核签名的送货单可以放行）“送货单”上由被赠送或购买者签收，保安予以登记放行。 7. 物料出厂管理7.1. 鞋面缝线外发出厂：由外发部门文员开立“物品出厂单”经部门主管审核，资材主管复核后交总经理室助理核准。当值保安清点核对签名并确认司机锁好车箱门，在专用登记本上进行登记。尔后用对讲机报于大门具体数据，大门保安凭核准放行单据放行。鞋面外发试作放行程序与鞋面缝线外发放行程序相同。7.2. 仓库外发原材料、鞋面外发出厂：首先由仓库文员根据经资材部主管核准的“外发加工单”及实物数量开立“物品出厂单”。其“物品出厂单”应注明出货部门, 客户厂商返厂日期、出货原因等。经仓库主管审核，资材主管复核后交总经理室助理核准。放行流程同鞋面出厂.7.3. 外发物料、半成品、原材料退货出厂：仓库文员凭经总经理核准作退货处理的“原材料入库检验表”开立“物品出厂单”，（若该退货之物料之前已办理入库手续，仓库文员还应用电脑打印“退货单”，）能确定返厂日期的应注明返厂日期、是否已付款。“退货单”与“物品出厂单”同时经仓库主管审核交资材主管复核，再呈总经理核准。放行流程同鞋面出厂.7.4. 综合物资退货出厂:综合仓库仓管员收货时发现不合规格的,根据供应商“送货单”开立“物品出厂单”经设备课主管审核，行政部主管复核，呈总经理室核准。大门保安验单核对并签字登记检查放行。7.5. 供应商确认材料退回出厂:资材部采购对需退回的确认材料，先开立“物品出厂单”经部门主管审核，呈总经理室核准。大门保安验单核对并签字登记检查放行。7.6. 仓库卖出之物料、半成品出厂：仓库文员凭总经理签核的相关文件资料用电脑打印“材料转卖单”，并按相应数量开立“物品出厂单”。“材料转卖单”连同“物品出厂单”经仓库主管审核，资材主管复核后，呈总经理核准（附相应总经理签核的资料）。当值仓库保安清点核对签名，后续放行程序同鞋面出厂。7.7. 鞋材部送货出厂:鞋材仓库出货（包括大货及样品）先由仓库文员开立“出货单”，仓库主管审核，资材部主管复核，呈总经理室助理核准。放行程序同鞋面出厂. 7.8. 贸易部送货出厂：A样品放行由出货文员开立“物品出厂单”注明“样品”字样。经贸易部财务审核，贸易部经理核准。大门保安验单核对并签字登记检查放行。 B送货放行由贸易部出货文员开立“送货单”交业务员审核，贸易部经理核准。再根据“送货单”开立“物品出厂单”经贸易部财务审核，贸易部经理复核，呈总经理室核准。大门保安验单核对并签字登记检查放行。7.9. 开发材料出厂:开发部原样鞋、楦头、配件外出时,由开发文员开立“物品出厂单”。“物品出厂单”上必须注明楦头回厂日期或无须回厂,由单位主管审核，开发部主管核准。开发原材料加工出厂的，由业务组采购员开立“物品出厂单”经业务组主管审核，开发部主管核准。保安在清点放行时须详细登记备查。凡需返回之板鞋、楦头，其单位主管负责按时追踪回厂。8. 供应厂商自带货出厂管理8.1. 因送本公司货物或来公司洽谈业务随车有自带货的，在进入工厂大门时,其当值保安应迅速跑步至厂商车辆前询问自带货种类/数量/被访部门并填写“自带货登记表”后检查核对放行;8.2. 放行后必需对讲机通报各执勤点有自带货车辆情况。在“自带货登记单”副联加以注明。8.3. 若自带货车辆进入仓库区域的,仓库保安应主动监控将本厂货物卸入仓库,在没有接到该车退货或其它原因核准的物品出厂凭证前,严禁任何货物装车,自带货出厂时,凭仓库主管及仓库当值保安签名的“自带货登记单”即可检查核对放行;8.4. 有自带货的车辆进入办公楼或其它非仓库区域的,在执勤保安视线范围内可监控到位,其出厂时凭被访人签名的“自带货登记单”检查核对即可放行。8.5. 若该供应厂商即有自带货，又有仓库不良品退货则按自带货与退货放行程序执行。8.6. 厂商即有自带货内有机器设备工具的,除设备管理课主管签名确认“自带货登记单”外,还应同总经办行政助理签核方可有效.9. 固定资产及废品出厂管理9.1. 外借之固定资产出厂：首先被借单位主管要求借方开立借据并经借方签字确认后，交设备课主管审核，行政部主管复核，呈总经理核准。设备课指定人员登记机器型号、重要参数等资料后，设备课文员根据“借据”填写“物品出厂单”应详细填写外借原因，预计返厂日期，经设备课审核，行政部主管复核，呈总经理核准。保安验单核对并签字登记检查放行（借据设备课留存，不作放行之用）。外借的设备按时回厂交于设备课须查证其型号、参数、功能无误后，设备课主管归还原借据给借方。 9.2. 维修机器设备、零件出厂：相关单位机器故障机修判定设备或部件需外出维修的，由使用单位填写“维修申请单”交设备课主管审核，行政部主管复核，呈总经理核准。机器、零件出厂时由设备课文员根据“维修申请单”开立“物品出厂单” 交设备课主管审核，行政部主管复核，呈总经理核准。保安验单核对并签字登记检查放行。而零配件则需要总经理助理核准即可.9.3. 试用机器设备出厂：试用机器需归还供应商时，由综合仓库调出当时的“送货单”再开立“物品出厂单”交设备课主管审核，行政部主管复核，呈总经理核准。保安验单核对并签字登记检查放行。9.4. 办公设备消防设备出厂：经资讯部确认需外出维修的办公设备，由维修单位填写“维修申请单”经资讯部审核，行政部主管核准。办公设备出厂时由设备课文员开立“物品出厂单” 交设备课主管审核，呈总经理室助理核准。若是消防设备需发外维修的，保安填写“维修申请单”经后勤部主管审核，行政部主管核准。设备出厂时保安队长开立“物品出厂单” 交后勤部主管审核，呈总经理室助理核准。保安验单核对并签字登记检查放行。9.5. 后勤部废品出售出厂：后勤部须出售之回收废料，由公司指定收购人员代为整理，待到一定数量出售，其“物品出厂单”由后勤保安开立，后勤部主管审核，总经理室助理核准，保安监督装车过磅，验单核对放行并予以登记。10. 单据的管理及操作说明10.1. 公司所有“出货单”、“物品出厂单”,均由总经办助理处负责申购、保管。10.2. 各单位（部门）需在总经办领用“出货单” 、“物品出厂单”及物品出厂单时一定要采取以旧换新的方式进行。即将已用完的“出货单”的存根联交回总经办后,方发放新编号的“出货单” 、“物品出厂单”。总经办在发放时一定要做好相关“出货单”编号的登记记录，以便回收核对。10.3. 各部门在使用各成品“出货单”时一定要认真、仔细若有在书写错误，或需要作废时，需要将所有联全部保存，并在“作废”字样书写在“出货单”上。特别是在整本“出货单”用完后提交给总经办时，一定要将作废之全部“出货单”所有联全部交回总经办。10.4. 所有物品出厂单据在填写数量时必须大写,严禁涂改,违者予以行政警告一次处罚10.5. 除开发部/营销部物品放行直接开“物品出厂单”或“样品鞋出厂单”经开发部主管及事业处主管审核外，其他部门的物品放行条的核准权限全部由总经理室负责，特别指定由总经理负责核准的当总经理有在时由总经理指定代理人员签核准后方可放行。10.6. 后勤部保安每天早上9：00前将前一天成品出货的“出货单”物品放行单,放行联统一集中交总经办助理处。以便对“出货单”状况的核对工作10.7. 每月总经办对各单位（部门）使用的“出货单”的存根联与放行联予以核对，并由财务助理负责出具核对报告总经理。11. 保安数量核查规定11.1. 行李放行:要求先点大数然后清点行李是否有公司财务等,无异常则予以放行;11.2. 成品放行:当值保安负责清点箱数,箱数无误则放行.11.3. 零星成品(返修鞋/版鞋/确认鞋/库存鞋等未封箱者)放行:要求当值保安全数清点,无误则予以放行.11.4. 鞋面缝线外发放行:若低于200双以下者则全点,200双以上者则先点包后抽点.10包中抽2包的方式抽点.11.5. 仓库物料外发放行:若低于200双以下者全点,200双以上者则先点包后抽点,10包中抽2包的方式抽点.11.6. 综合仓库物料外出放行:若低于200双以下者则全点,200双以上者则先点包后抽点,10包抽2包的方式抽点.11.7. 鞋材出货及材料放行:若低于200双以下者则全点,200双以上者则先点包后抽点,10包抽2包的方式抽点.11.8. 固定资产及办公设备放行:要求全数清点,无误后方可放行.11.9. 对于经抽点无误者则放行,若抽点数量与放行条数据不相符者则给予当事人警告一次处罚,若情节比较严重者则予以专项处理,若有意识多或少放行物料者则给予大过或开除处理.11.10. 为提高物品放行的时效性,可以提前将须放行物料交保安点数.12. 严禁进厂的外来车辆、物品出入情形12.1. 携带易燃易爆及危险品的车辆；12.2. 非洽谈公务的、推销产品的人员及车辆；12.3. 人员与车辆出厂时拒绝检查者；货物出厂无放行条或所装货物与放行条不相符数不服者；12.4. 虽有放行条，但放行条注明的货物未经核准部门核准的,本厂车辆外出无派车单者。12.5. 货物出厂保安存有疑问者。13. 物品回厂追踪管制13.1. 所有需要回厂的物品由当值保安