内河船员管理质量体系建立和文件编写指南01.doc

附件1：内河船员管理质量管理体系编写指南二0一三年七月十五日目录1.目的32.组织机构及任务分工32.1成立领导小组32.2设立体系编写办公室，具体负责：32.3 编写任务分工33.编写依据44.指导思想和编写原则44.1符合性44.2覆盖性54.3适用性54.4系统性54.5开放性55.质量体系文件层级架构55.1第一层次文件：质量手册55.2第二层次文件：程序文件65.3第三层次文件：支持性文件65.3.1工作须知（工作手册）65.3.2职责手册65.3.3规范性文件总清单76.体系文件编写要求76.1总体要求76.2编写格式76.3程序和须知文件的基本内容96.4体系文件编写的注意事项101.目的为积极推进内河一类考试和发证机构的船员管理质量管理体系（以下简称“质量体系”）建设工作，使得船员管理的相关法规能够得到有效执行，确保对船员管理的全过程实施有效控制。依据中华人民共和国船员管理质量管理规则，结合内河船员管理的实际，制定本指南。2.组织机构及任务分工2.1成立领导小组领导小组组长由行政主要负责人担任，副组长由分管领导或主要负责人指定的局领导担任，有关职能部门负责人任组员。主要职责为：2.1.1设计并确定质量体系的总体框架；2.1.2决定建立体系的工作计划；2.1.3对建立体系的各项工作统筹安排；2.1.4督促检查建立体系的工作进度；2.1.5研究协调在体系建立过程中出现的问题。2.2设立体系编写办公室各省局应设立质量管理体系文件编写办公室，其具体职责为：2.2.1编制质量管理体系的编写计划；2.2.2组织、协调、督促、检查质量体系文件的编写；2.2.3负责对体系受控人员进行体系相关知识的培训。2.3 编写任务分工2.3.1原则上由某职能部门为主运行的程序文件由该部门负责编写，并负责收集与其有关的内外部规范性文件；若程序涉及几个部门,则应由主要责任部门负责编写,其他部门协助；2.3.2包括质量手册在内其他文件由体系编写办公室组织编写或者相应的综合协调部门负责编写。3.编写依据3.1中华人民共和国海事行政许可条件规定（交通部令2006年第1号）3.2中华人民共和国船员管理质量管理规则（海船员2012257号）3.3中华人民共和国船员培训管理规则（交通运输部令2009年第10号）3.4中华人民共和国内河船舶船员考试和发证规则（交通运输部令2010年第1号）3.5中华人民共和国内河船舶船员适任实际操作考试办法（海船员(2011)631号）3.6中华人民共和国船员计算机终端考试管理办法（海船员2012847号）3.7中华人民共和国船员考试考官管理办法（海船员2012723号）3.8中华人民共和国适任评估员管理办法（海船员2012724号）3.9内河船舶船员特殊培训考试和发证办法（海船员2012625号）3.10中华人民共和国内河船舶船员基本安全培训、考试和发证办法（海船员2007620号）3.11中华人民共和国船员考试考场规则（海船员2010170号）4.指导思想和编写原则质量体系以ISO9000系列标准的基本原理为指导思想，按照中华人民共和国船员管理质量管理规则的基本要求,同时结合各局船员管理工作的实际和需要，其编写原则为：4.1符合性船员管理质量管理体系文件（以下简称“体系文件”）还应当符合国家有关政策、法律法规、规章以及相关规范性文件的强制性规定和要求。若分支机构建立了有子体系，其子体系文件还应当符合省局质量管理体系的有关要求，保持各项基本要求在纵向上一致性。4.2覆盖性各考试发证机构编制的体系文件要覆盖中华人民共和国船员管理质量管理规则第二章所规定的活动,及与之相关的部门或岗位；文件化程度应确保这些活动能够得到有效策划、运行和控制。4.3适用性编写体系文件时，要注意从本单位（或本部门）的实际情况出发，切忌脱离实际，文字表达力求简洁、清晰、准确。体系文件中的各项要求应明确具体，具有可操作性，应避免将工作过程复杂化或简化，要使体系能真正起到指导实际工作的作用。4.4系统性体系文件是由质量手册、程序文件、支持性文件构成的，体系文件各层次要形成有机联系，层层展开、逐步细化、相互对应，彼此间不能相互矛盾，各层次文件还应相互衔接。4.5开放性为使船员管理始终保持适应性和先进性，其管理体系必须能够根据船员管理发展的实际情况，持续改进和不断完善。质量手册支持性文件程序文件5.质量体系文件层级架构考虑质量体系的实用性和可操作性，体系文件的结构应包括质量手册、程序文件和支持性文件三个层次。5.1第一层次文件：质量手册质量手册是质量体系文件结构中最高层次的文件，是阐述管理体系的纲领性文件。质量手册的内容应当包括质量体系的适用范围，为保证体系运行所需要建立的体系文件架构，以及对如何满足中华人民共和国船员管理质量管理规则第二章基本要求的概括性描述。具体可包括以下内容：目录、单位概况、手册说明、颁布令（运行令）、任命令、方针、目标、组织机构（框图、文字描述）、机构职责、权限以及相关领导岗位职责描述，实现规则第二章基本要求的途径或方法等。5.2第二层次文件：程序文件程序文件用于描述质量管理体系要求所涉及的活动，并规定实施这些活动的责任人员、时间、程序和方法。一个文件可包括一个或多个基本要求，一个形成文件的基本要求可以被包含在多个文件中。5.3第三层次文件：支持性文件5.3.1工作须知（工作手册）工作手册是程序文件的支持性文件，主要包括为保证质量体系各项管理活动具体实施所需要的业务流程、操作须知、作业指导书以及相关的工作标准、指南、规范、记录等阐明具体工作要求的文件。为了操作和使用上的方便，工作手册按照管理职能划分为若干类别，每一类别工作手册均包含与该类别工作相关的全部内容和有关要求，以便于相关工作人员对本部门工作要求的学习和掌握。在保持现有工作机构和管理模式不做调整和改变的前提下，工作手册类别划分应尽可能保持各个部门现有职能在质量体系中的相对完整，满足各个部门职能履行的充分性、自主性、灵活性和专业性的要求。5.3.2职责手册职责手册是质量体系的支持性文件，主要用于阐明与质量体系运行有关的管理机构、部门职能、各岗位职责、任职条件、替代关系等相关内容。两级质量体系均应建立和保持职责手册。5.3.3规范性文件总清单该部分文件包括外部文件和内部文件，无需进行编写，仅需按照其类别（如船员注册、船员考试、船员证书签发等）进行收集和整理。6.体系文件编写要求6.1总体要求6.1.1符合有关政策、法律、法规、规章和其他规范性文件的规定和要求； 6.1.2确保管理体系及体系内各项管理工作程序的设计、更新、改进按规定的程序进行； 6.1.3整套文件应相互协调。管理体系文件由多层次若干文件组成,手册、程序、须知、记录都包括多份文件，文件之间应纵横衔接，相辅相成，尤其相互间的协调和衔接显得特别重要；6.1.4文件必须具有可操作性、可检查性和结果的可测量性。6.2编写格式6.2.1版面：对纸张的大小、正文及其小标题、页边距、页眉页脚、编号与文字之间间隔等作出规定。如：使用A4纸，正文用小四号宋体字，正文中的小标题用小四号加粗黑体字。页边距：上40mm，下20mm，左32mm，右22mm。页眉页脚：页眉15mm，页脚12 mm。编号与文字之间空一个汉字大小位置。6.2.2格式：对对齐方式、大纲级别、首行缩进和左、右缩进、段前段后和行距作出规定。如：对齐方式为两端对齐；大纲级别为正文文本；左、右缩进均为0字符；首行缩进为10mm；段前段后均为0行；行距为26磅。6.2.3文头：体系文件的文头在页眉用表格表示，内容包括：文件名称、文件编号、版次（修改号）、页码、文件发布和生效日期，其中程序名称用小三号黑体字，其它用五号宋体字。一份程序由数页构成，每页都必须有文头（文件编号、版次、页码、文件发布和生效日期）。如：编 号： 场地、设施和设备管理程序 生效日期：2012.10.18版 号：第1页 共11页其中文件编号由四部分组成，其中：第一部分为XX地方海事局英文名称简称“DFMSA”；第二部分表示单位，通常使用2位阿拉伯数字，如 “00”代表省局机关、“01-99”分别代表其所属分支局；第三部分表示文件层次，通常用汉语拼音缩写或2位阿拉伯数字表示。如：用汉语拼音缩写表示：第一层次文件质量手册可用“手册”的汉语拼音缩写“SC”、第二层次程序文件可用“程序”的汉语拼音缩写“CX”、第三层次文件可用“须知”的汉语拼音缩写“XZ”。用阿拉伯数字表示：分别用01、02、03表示第一层次文件质量手册、第二层次程序文件和第三层次工作须知。第四部分为该单位体系文件的分类(管理手册、管理程序和管理须知)顺序号，通常用3位阿拉伯数字表示，从“001”开始。6.2.4章节号：在正文中用数字表示章节。用一位阿拉伯数字表示章，两位阿拉伯数字表示节，三位阿拉伯数字表示条，数字之间用英文句号间隔（章节号应手动输入，以避免自动生成引起的格式错误）。章、节、条原则上应有小标题。如：5 工作流程 表示第五章5.1 受理 表示第五章第一节5.2 3 审批 表示第五章第二节第三条 .1 表示第五章第二节第三条第一款章节号与文字之间用适量空格隔开，若在条之后仍有更详细的分类，则以阿拉伯数字加括号表示，如：（1）6.2.5页脚：左为单位名称，如“*省地方海事局”；右为文件层次名称(管理手册、管理程序和管理须知)。如：XX省地方海事局 质量手册6.2.6修改控制页：每本文件设计一个修改控制页，通常包括文件编号、修改号、生效日期、主要修改内容、修改人和批准人。如：文件编号修改内容版号修改批准生效日期6.2.7目录：质量手册、程序手册、工作须知及职责手册均包含一个目录页，其通常采用列表方式。如：序号程序文件名称文件编号01026.3程序和须知文件的基本内容程序和须知的范围和详略取决于工作和活动的复杂程度、所用的方法以及该项工作和活动涉及的人员所需的知识和培训。程序和须知可用文字表述，亦可用文字加图表表述，但必须按照以下大纲进行编写。（1）标题：文件的名称。（2）目的：简要说明为什么要制订本程序(须知)，本程序(须知)所控制达到的目的。用词应简洁，一般不超过50个字，建议采用以下用语：“本程序（须知）规定了，旨在”。 （3）适用范围：规定程序(须知)的应用领域，必要时说明不适用的场合。建议采用如下用语：“本程序（须知）适用于”、“本程序（须知）适用于，也适用于”。（4）定义：包括技术名词的解释、专用术语的定义或一些易引起理解偏差的词语的说明等，本条目可视需要进行设置。（5）职责：规定负责实施该项程序(须知)的部门和人员及其责任和权限、接口及其相互关系。（6）实施 (即“程序和须知的实体内容”)：这是程序(须知)文件的主体。应按照工作过程的各个环节的先后顺序具体描述每项工作的5W1H，即首先明确应做的工作和工作标准。确定由谁来做，依据和采用什么文件，规定工作的时间，说明在什么地点做，以及如何去做的方法，做到什么程度，达到什么要求，如何控制，形成什么记录以及相应的签署手续等。为了直观地说明工作流程，也可采用流程图表述，图中所用符号、代号和线条的含义应符合现行有关标准的规定，对不易理解的流程图要予以注明。（7）支持性文件：列出本程序(须知)的支持性文件。即根据哪些文件制订本程序(须知)。文件名需用全名，有文号的要写明文号和发文单位名称。（8）记录和归档：列出执行本程序(须知)所使用的记录表格的名称和编号，对相关资料进行归档并提出归档要求。6.4体系文件编写的注意事项6.4.1手册、程序、须知要一致。“手册”应符合并满足中华人民共和国船员管理质量管理规则。“程序”应贯彻手册中的全部条款并加以细化。“须知”是对“程序”的支持和细化。因此，“手册”、“程序”、“须知”的内容要相互对应，各层次之间应能相互衔接，避免矛盾和交叉。6.4.2讲求全面。编写时应注意覆盖中华人民共和国船员管理质量管理规则第二章中的所有15个要素，并应对每个要素中涉及的要点均须在文件中进行描述。6.4.3讲求客观、实际。编写文件应注意总结