办公自动化管理系统.doc

本科生实践教学活动周实践教学成果 成果形式：成果形式： 实践报告+系统 成果名称：成果名称： 办公自动化管理系统 学生姓名： 吴艳霞 学 号： 0905170119 专 业： 计算机科学与技术 班 级： 计本 0901 指导老师： 许文丽 完成时间： 2012 年 7 月 22 日 计算机专业本科实践教学 办公自动化管理系统 I 目 录 一、绪论 .1 （一）问题的提出1 （二）本文研究的背景和意义1 （三）需求分析1 1.同类系统存在的问题2 2.数据流图2 3.数据字典3 （四）研究方法和技术路线4 （五）采用的开发工具及特点4 1.开发工具4 2.编程语言5 (六)系统的软硬件环境要求5 二、办公自动化管理系统的设计与分析5 （一）设计原则5 1.开放性原则5 2.实用性原则6 3.先进性原则6 4.可靠性原则6 （二）项目规划6 1.日常管理模块6 2.业务管理模块6 3.用户管理模块6 （三）系统功能结构图6 （四）数据库设计7 （五）界面设计7 1.系统登录模块设计7 2.日常管理模块设计8 (六) 主要模块算法设计 .8 计算机专业本科实践教学 办公自动化管理系统 II 1.个人活动登记管理模块8 2.个人活动管理模块.10 3.个人邮件管理模块.12 4.名片夹管理模块设计.14 三、办公自动化系统的实现与测试.19 (一) 系统的实现 19 (二) 系统的测试 20 1.用户登录模块测试.20 2.日程管理模块测试.20 四、设计总结.21 参考文献.22 1 一、绪论 （一）问题的提出 随着中国加入 WTO 及全球经济一体化进程的加快，世界经济已由工业化经 济逐步进入网络信息化时代。在信息时代来临之季，各企业都紧跟时代的脚步， 转变着企业的经营模式、管理模式，从传统的人工管理体制，向信息自动化管 理体制过渡。与此同时，企业的传统式的办公管理模式也在逐步向自动化办公 管理模式转变。网络自动化办公系统就是在这样的大背景下应运而生的。 信息时代的到来让人们尝到了“信息爆炸”的滋味，信息的大量拥入让企 业在信息处理方便应接不暇，传统的办公模式、对信息的处理方法，早已不能 满足企业对信息快速、准确的处理的要求。一个企业对信息数据的掌握程度、 处理能力，体现了一个企业对市场的敏感程度，数据的真实性、准确性直接决 定着企业的发展方向。从传统的办公模式向自动化办公管理模式转变，提高企 业的信息处理能力，以增强企业的市场竞争力，成了企业发展过程中的首要问 题。 （二）本文研究的背景和意义 传统的办公模式已经显示出低效率和资源的巨大浪费，主要表现在几个方 面： (1)传统的数据存储和处理对以文件、报表、信函、传真等形式为载体的复 合文档型数据以及多媒体数据类型渐渐不兼容。 (2)信息资源的流通不畅通导致地区、跨部门之间的协作无法展开。 (3)决策层不能够及时得到足够的信息来做出科学的决策。 (4)缺乏对工作流自动化的支持。 (5)缺乏对移动办公的支持。 (6)缺乏集成其它业务应用系统的能力。 而办公自动化管理系统可以很好的解决这一系列的问题，进而提高企业的办公 效率增强企业的竞争能力。 （三）需求分析 经过一点时间的相关调研还有网上搜查，要求本网站具有以下功能： （1）员工通过前台发布和查看公告、公文信息。 2 （2）设置员工信息的添加、浏览、查找功能。 （3）通过前台可以查看部门和职位信息。 （4）通过前台实现收发信息的功能。 （5）通过后台对部门信息、职位信息进行管理。 （6）后台对员工在职状态信息进行管理。 （7）设置后台员工信息的管理模块。 （8）通过后台管理员工前台登录账号 （9）通过后台实现对邮件信信息进行查看、删除等管理。 （10）通过后台实现查看、删除在线员工信息功能。 1.同类系统存在的问题 传统的办公自动化管理存在的问题有如下几点 （1）传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困 难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。 （2）传统的办公自动化束缚了人的创造力和想象力，使人们耗费了大量的 时间跟精力去手工处理那些复杂的工作，而且手工处理还有延时和差错。 （3）决策层不能够及时得到足够的信息来做出科学 （4）缺乏集成其它业务应用系统的能力。 2.数据流图 员工登陆数据流图： 3 内部邮件系统的数据流图： 4 3.数据字典 由于数据字典内容较多，列出重要的数据字典的内容如下所示： “管理员信息”数据结构的数据项定义 编号数据项名含义说明数据类型数据长度取值范围 1 管理员名管理员的真实 名字 字符型20 2 管理员密码管理员的登录 密码 字符型6 3 管理员电子 邮箱 字符型50 4 管理员联系 电话 字符型32 5 管理员注册 时间 管理员注册时 的时间 日期型固定 “邮件信息”数据结构的数据项定义 编号数据项名含义说明数据类型数据宽度取值范围 1自动编号唯一标识邮 件 整型4 从 1 开始 2发件人发送邮件的 用户 字符型 50 3收件人收邮件的用 户 字符型 50 4标题邮件的主题字符型50 5内容邮件的内容字符型16 6日期邮件的收取 日起 日期型 4 7是否是新 邮件 整型 4 是或否 （四）研究方法和技术路线 5 本文主要阐述一个办公自动化管理系统操作过程。该系统主要是为了主要 是针对中小型企业员工管理、信息的传递、发布，日程安排需要开发的应用软 件。其功能基本符合用户需求，能够完成员工正常的签到、签退。信息的发布， 日程的安排。以及包括如按要求显示考勤记录，文档的添加，附件的上传等功 能。主要包括三个功能模块：日常管理模块、业务管理模块、用户管理模块 本系统采用的方法是逐个模块检测的方法，通过调整和修改，各个模块都 能完成自己的功能，在各个模块都通过测试后，进行总体测试，结果各项功能 均已基本达到设计的要求 （五）采用的开发工具及特点 1.开发工具 Visual Studio 开发系统是微软开发的一套开发工具，它包含了微软的几个 重要的开发工具，如 Visual Basic，C#，Visual C+，J# 等。Visual Studio 经 过严格的设计和测试，能够提供良好的一致性、可靠性、安全性、互操作性和 兼容性。Visual Studio 实现了安全功能、可伸缩性和互操作性的完美组合。 Visual Studio 不断推出前瞻性功能，但其设计也尽可能确保向后兼容性，简化 WEB 服务开发，以及快速构建中间层业务组件的能力，本系统决定使用 VisualStudio 2008 作为开发平台。 2.编程语言 本系统使用 SQL Server 2000 作为后台数据库，因为 SQL Server 2000 具有 突出的性能、对 XML 有良好的支持、带有强大的分析和管理工具，采用 SQL Server2000，还可以利用其全文搜索功能、集成事务 SQL 调试器，以及使用灵 活的在线分析处理器进行 WEB 数据访问。SQL Server 2000 也包括了许多新的 和改进的功能来帮助 IT 工作人员更有效率地工作。SQL Server 2000 包含几个 在企业数据管理中关键的增强易管理性、可用性、可伸缩性、安全性、易管理 性，SQL Server 2000 使部署、管理和优化企业数据以及分析应用程序变得更简 单、更容易。 (六)系统的软硬件环境要求 硬件平台： CPU：P41.8GHz。 内存：256MB 以上。 6 软件平台： 数据库：SQL Server 2000。 浏览器：IE5.0，推荐使用 IE6.0。 Web 服务器：IIS5.0。 分辨率：最佳效果 1024768 像素。 二、办公自动化管理系统的设计与分析 （一）设计原则 1.开放性原则 系统设计要为发展留有余地。随着用户的需求的增加，系统应能不断扩大 其功能，随着新技术的发展，新设备的涌现，系统应能不断提高其性能。应此， 系统设计应贯彻模块化思想，底层模块采用变量传递方法，提高程序灵活性、 可读性和编程效率，同时使用动态数据库控制，使系统具有高度灵活性和可维 护性。 2.实用性原则 系统设计要密切结合实际公司管理需求，真正解决实际问题。要充分考虑 各级管理者的需求，方便使用，建立友好的人机界面。 3.先进性原则 系统设计应尽量采用当今采用当今技术的发展的新思想、新方法和新工具。 4.可靠性原则 系统的每一步设计都要考虑可靠性措施。数据的采集、传输和存取要采取 质量把关，访问要有保护措施，每个使用人员都要有自己独立的用户名和口令。 （二）项目规划 办公自动化管理系统是一个典型的数据库开发应用程序，由日常管理模块、 业务管理模块、用户管理模块组成，规划系统功能模块如下： 7 1.日常管理模块 该模块包括收文管理模块、发文管理模块、批示管理模块、会议管理模块、 公共信息管理模块、个人办公管理模块、人事管理模块。 2.业务管理模块 该模块包括生产报表模块、采购计划模块、库存管理模块、指标情况块。 3.用户管理模块 该模块主要包括用户添加模块、用户管理模块、用户注销模块。 （三）系统功能结构图 办公自动化管理系统功能结构如图 1 所示。 8 图 1 系统功能结构图 （四）数据库设计 数据库在一个管理系统中占有非常重要的地位，数据设计的优劣将直接对 应用系统的效率以及实现的效率产生影响。合理的数据库结构设计可以提高数 据存储的效率，保证数据的完整性和一致性，从而有利于程序的实现。所以本 系统数据库采用 SQL Server 2000 数据库 （五）界面设计 1.系统登录模块设计 系统登录模块主要用于验证用户登录系统时输入的用户名、密码、验证码 是否正确，如果正确用户进入系统，否则将不能进入此系统。系统登录页面的 9 设计 2.日常管理模块设计 日常管理模块主要包括收文管理、发文管理、批示管理、会议管理、公共 信息管理、个人办公管理、人事管理 7 部分。 收文管理模块设计： 收文管理主要用于显示发文人、审批人、发文日期、发文标题，通过单击 “发文标题”超链接，可以打开收文的详细信息页面。收文信息以分页形式进 行显示。 发文管理模块设计： 发文管理主要包括发布发文、发文删除两部分。 批示管理模块设计： 批示管理主要包括发文批示、发文修改、发文删除，只有当用户是超级用 户 才有权限进行批示管理，普通用户没有此权限。当审批之后，发文在收文管理 页面才能够显示出来。 会议管理模块设计： 会议管理主要包括会议修改、会议删除、会议发布 3 部分。当用户单击会 议标题超链接时，进入相关的会议信息详细页面，可对会议的详细信息进行浏 览。 (六) 主要模块算法设计 个人办公管理模块主要包括个人活动登记管理、个人活动管理、个人邮件 管理、名片夹管理 4 部分。 1.个人活动登记管理模块 个人活动登记管理模块主要用于添加个人活动记录。个人活动登记管理页 面的设计效果如图 2 所示。 10 图 2 个人活动登记管理页面的设计效果 个人活动登记管理页面所涉及的相关的程序代码如下： alert(请把内容填写完 整！)“) else set rs=server.CreateObject(“adodb.recordset“) sql=“select * from gerenhuodong“ rs.open sql,conn,1,3 rs.addnew rs(“title“)=request(“title“) 接收个人活动登记标题 rs(“content“)=request(“content“) 接收个人活动登记内容 rs(“name“)=session(“admin_name“) rs(“time“)=now() 获取当前系统日期和时间 rs.update rs.close response.Redirect(“chenggong.htm“) end if end function % 11 个人活动登记管理页面的运行结果如图 3 所示。 图 3 个人活动登记管理页面的运行结果 2.个人活动管理模块 个人活动管理模块主要包括个人活动信息删除、对提交个人活动信息进行 批准、个人活动信息内容的显示 3 部分。当用户是超级用户时可以对个人活动 信息进行批准和删除操作；而普通用户只能对信息进行修改。个人活动管理页 面的设计效果如图 4 所示。 图 4 个人活动管理页面的设计效果 当用户为超级用户时可以批准发文、删除发文。个人活动管理页面超级用 户时所涉及到的相关程序代码如下： “ then 判断是否接收到表单的值 call geren end if function geren set rs2=server.CreateObject(“adodb.recordset“) sql2=“select * from gerenhuodong where id=“location=javascript:history.go(-1)“) elseIf Instr(Email, “) = 0 Or Right(Email, 1) = “ Or Left(Email, 1) 18 = “ Then response.write “ “ location=javascript:history.go(-1)“) end if if request(“del“) 名片夹详细信息页面的运行结果如图 11 所示。 21 图 11 名片夹详细信息页面运行结果 三、办公自动化系统的实现与测试 (一) 系统的实现 办公自动化管理系统是针对中小型企业员工管理、信息的传递、发布，日 程安排需要开发的应用软件。 首先要具有友好的界面，员工能通过系统进行签到、签退，能浏览公司发 送的信息，同过本系统实现信息的交流，大大提高了工作的便捷性。 其次在系统里各种信息的传输是无障碍、无失真、无延迟的公司管理员能 及时了解员工的动态，各种信息，文件统一管理杜绝丢失、泄密和混乱。员工 权限分明，让整个工作流程变得规范。 最后，系统实现了无纸化办公，节约纸张等大量办公物品消耗，并且节省人力，时间， 管理等各种无形成本，将资源用于公司的方展上。 (二) 系统的测试 系统测试是对需求分析、系统设计和编码的成果进行总结和评价，其指标 包括：正确性、完整性一致性、可靠性、可用性、效率等。在本系统中，正确 性、可用性是我们考虑的重点，主要测试用户登录、和日程管理。进行测试时， 可以从软件工程过程的几个阶段：需求、设计、编码，分阶段地来进行测试分 析。 1.用户登录模块测试 预期结果：用户输入正确的用户名和密码能成功进入系统主页，用户名或密码 错误弹出相应的提示信息. 测试目的：用户登陆测试，测试用户名或密码是否正确 测试内容：输入正确的用户名和密码 测试结果：出现空指针异常。 错误原因：用户输入的值在数据层没得到返回。 解决方案：利用 out 传值，out 关键字会导致参数通过引用来传递。这与 ref 22 关键字类似，不同之处在于 ref 要求变量必须在传递之前进行初始化。 测试内容：输入错误的用户名或密码。 测试结果：如图 测试结论：弹出相应的提示框显示用户名或密码错误。没有出现错误达到预期 效果。 2.日程管理模块测试 预期结果：用户输入不完整信息不能提交信息并提示错误信息否则能正常添加 日程。 测试目的：对用输入信息进行非空验证。 测试内容：输入空的日程信息。 测试结果：如图 测试结论：以验证控件的方式显示不为空提示。测试成功达到预期效