增强版考勤系统说明书.doc

0 目目 录录 第一章第一章 系统运行环境要求系统运行环境要求1 1 1. 硬件要求1 2. 软件要求1 第二章第二章 系统的安装、启动、退出系统的安装、启动、退出1 1 1. 系统的安装1 2. 系统的启动1 3. 退出系统1 第三章第三章 操作次序操作次序2 2 1. 菜单明细列表2 2. 次序流程2 第四章第四章 操作规则操作规则2 2 1. 如何操作功能2 2. 功能键介绍2 第五章第五章 各功能菜单明细介绍各功能菜单明细介绍3 3 1. 人事管理3 2. 前台处理3 3. 后台处理5 4. 系统维护. 5. 使用说明6 6. 退出7 执行标准执行标准:Q/XMDJ:Q/XMDJ 01-200301-2003 此为标准版考勤软件说明书此为标准版考勤软件说明书 适用机型：考勤机适用机型：考勤机 敬请参阅：软件中的在线帮助敬请参阅：软件中的在线帮助 1 第一章第一章 系统运行环境要求系统运行环境要求 1.1. 硬件要求硬件要求 要求 486486 以上的计算机，网络单机均可, 或更高内存,足够的 硬盘空间(10M 以上)。 2.2. 软件要求软件要求 WINDOWS95/98 或更高版本。 第二章第二章 系统的安装、启动、退出系统的安装、启动、退出 1.1. 系统的安装系统的安装 1.11.1 硬件安装硬件安装 考勤机线路连接示意图: 考勤机（接凸插件头）-电脑（接凹插件头） 1-1 2-2 3-3 4-4 5-5 9-9 1.21.2 软件安装软件安装 将光盘放入光驱中，系统自动弹出软件安装选项，在该界面上可看 到考勤系统简易版安装程序的两种安装图标，用鼠标双击“考勤系统简 易版安装程序”的图标，按相关提示步骤安装即可。 2.2. 系统的启动系统的启动 安装完成后系统会自动创建一个程序组考勤系统-简易版，在操作 系统左下方的“开始”“程序”菜单中找到“考勤系统-简易”程序， 运行该程序组下的程序考勤系统-简易版，系统出现“请输入口令”的 安全提示界面，输入确认口令（系统默认初始口令为“1234” ） ，回车后 便成功地登录到本系统了，登录后选择相应时间的套帐后，你即可尽情 发挥它的用武之地。 3.3. 退出系统退出系统 可选择界面上的退出菜单项，单击退出再确定即可。 2 第三章第三章 操作次序操作次序 1.1. 菜单明细列表菜单明细列表 2.2. 次序流程次序流程 初始化数据采集（发送时间）员工日常打卡建立部门人事档 案数据采集查询打卡设置请假类别进行请假处理按日、按月 查询打卡数据。 第四章第四章 操作规则操作规则 1.1. 如何操作功能如何操作功能 运行本系统，必须了解以下操作功能： 1.1 用方向键、的左右上下移动，可选择或转到相应菜单 项。 1.2 在选择项上按回车（ENTER）键，即可选中该菜单。 1.3 在任何时候，均可按 ESC 键，返回上级菜单。 1.4 在实际操作的每个窗口中，均可按 PAGE DOWN 翻页。 2.2. 功能键介绍功能键介绍 本系统提供功能键，以满足用户实际需要，简化操作，这些功能键 均在系统的工具栏上可看到，功能分别为： 人 事：可直接进入人事资料模块； 采集数据：可直接进入数据采集功能模块； 原 数 据：进入原始数据查询； 日 报 表：日常报表查询； 初始设定初始设定 部门定义 人事资料 假别设定 数据处理数据处理 数据导入 手工补卡 请假登记 数据查询数据查询 原始数据 请假查询 补卡查询 每日明细 每月明细 未打查询 系统维护系统维护 数据备份 重组索引 数据清理 卡号修改 初 始 化 数据恢复 设置口令 套账维护 3 备 份：对当前数据进行备份； 帮 助：对各功能模块进行说明； 退 出：直接退出本系统； 第五章第五章 各功能菜单明细介绍各功能菜单明细介绍 1.1.初始设定初始设定 该菜单用于使用前制定各种原始档案数据。 1.11.1 部门定义：部门定义：该功能主要用来设置部门的代码及名称。 选择“初始设定”主模块下的“部门定义”即可进入“部门档案建 立”编辑窗口，在该窗口中应准确设置公司各部门的部门编码、部门名 称、车间名称（车间名称可不输） 。 注：编码不能重复且编码长度必须为不超过五位，输完后本系统将 自动在前一位加入“B”这是使用本系统的首要工作，应认真建立好，如 以后需增加相应部门、车间可在此模块中点击“添加”按纽即可。 1.21.2 人事资料：人事资料：该功能主要用于建立公司员工的基本人事档案，包括工 号、姓名、部门、出生日期、文化、职务等。 选择“初始设定”模块下的“人事资料”即可进入“人事资料建立” 编辑窗口，在该窗口的“卡片”页中应准确输入员工工号、卡号（注： 卡号固定为 6 位数字） 、相应姓名、部门编号、几天制、工时及相关人事 信息等。以后新进的员工也应在此模块中进行“添加”后输入相应的内 容，检查正确后点击“保存”按纽后退出即可。 1.31.3 假别设定：假别设定：此功能主要用于定义公司各类假别的相应编码，便于进行 请假处理，进入后，用户可根据实际情况，仔细分析公司各类假别，输 入编码和假名，编码的首字符必须要用英文字母表示，并且正式使用后 不要删除和修改(只可增加)，否则会造成统计错误。 2.2. 数据处理数据处理 2.12.1 数据导入：数据导入：通过此功能可实现对考勤机中的数据进行下载及对考勤进 行设置。 选择“数据处理”模块下的“数据导入” ，系统弹出查询条件提示窗 口，在弹出的窗口内可分为“数据采集”与“其它设置”两页，当前页 为“数据采集”功能模块，用户只需点击“数据采集”按纽即可进行数 据采集，采集前请选择对应的“通讯口”和“等待时间” ，然后选择“通 讯”便开始接收数据；点击“其它设置”即可进入对考勤的各种设置模 块，其中包含： 时间调整功能：将时间调整至正确时间后，点击“发送时间”按纽 即可将考勤机时间调整正确。 4 设有效打卡间隔：考勤机出厂时，有效打卡间隔为 1 分钟，即在 1 分钟内同一个人打二次卡，只记录最后一次的考勤记录，可通过此功能 更改有效打卡间隔。 时间调整卡设置：如果考勤机时间不正确，除了可通过“时间设置” 功能设置时间，也可通过时间调整卡直接在考勤机上调整时间。调整的 方法是：将时间调整卡在考勤机上识别，每打一次卡，考勤机时间增快 10 秒，分钟不变。如果考勤机时间走慢，可在秒钟小于 50 秒的时候打 卡，到 50 多秒的时候不打，让时间走到下一分钟的时候再打；如果时间 走快，可在秒钟走到 50 几秒的时候打卡（时间调整卡） ，这时秒钟归 0，而分钟不变，相当于走慢了一分钟。 对于感应单机型考勤机，时间调整卡号可以通过此功能设置。设置后该 卡不能再作为员工考勤卡，只能作为时间调整卡使用 2.22.2 手工补卡：手工补卡：该模块主要用于管理员对某些特殊的情况(如:卡损坏未能 及时换卡导致没有刷卡或确实有上班或因中途有公事,而来不及打卡的现 象)实行补打卡。 选择“数据处理”模块下的“手工补卡” ，进入手工补卡登记处理窗 口，用户应准确输入员工的工号、打卡日期（打卡日期应在所规定的日 期范围之内） 、打卡时间，无误后按 ESC 键选择确定退出。另外，还特设 有批量登记功能，用户只需点击“批量增加”按纽后按提示逐步输入即 可。 2.32.3 请假登记：请假登记：该功能主要是用于登记各员工的请假情况并进行处理。 选择“数据处理”模块下的“请假登记” ，系统弹出请假登记窗口， 用户可在该窗口中点击“添加”按纽后，输入假别、起始与终止日期、 工号、请假小时数等，完成后点击“保存”即可；另外，还特设有批量 登记功能，用户只需点击“批量增加”按纽后按提示逐步输入即可。 3 3数据查询数据查询 3.13.1 原始数据：原始数据：该功能可查询某时间段内的所有打卡人员、打卡日期及时 间。 选择“数据查询”模块下的“原始数据” ，系统弹出“是否处理本次 采集数据”的提示，点击“确定”即可查询所有的数据。如点击“取消” 则只能查询除最后一次采集后的数据；处理完后，系统弹出相应的打卡 数据。用户可点击左边的部门或某个人员及输入起始与终止时间来进行 相应的查询。 注： 1、在该查询模块中的数据包含了正常打卡时间内及正常打卡时间外 的所有打卡记录。 5 3.23.2 请假查询：请假查询：该功能可实现对某个时间段内请假人员的查询、统计。 选择“数据查询”模块下的“请假查询” ，系统弹出“查询条件”提 示窗口，在此查询窗口中输入工号、姓名等后点击“查询”按纽后，即 可查询各种请假情况。 3.33.3 补卡查询补卡查询: : 该功能可实现对某时间段内补刷卡人员的查询。 选择“数据查询”模块下的“补卡查询” ，系统弹出“查询条件”提 示窗口，在此查询窗口中输入起始与终止时间及工号、姓名等后点击 “查询”按纽后，即可查询相应的补可情况。 3.43.4 每日明细：每日明细：本功能将员工原始的打卡记录按日列表显示。 选择“数据查询”模块下的“每日明细” ，系统弹出是否处理本次采 集数据”的提示，点击“确定”即可查询所有的数据。如点击“取消” 则只能查询除最后一次采集后的数据；处理完后，系统弹出相应的打卡 数据。进入后弹出“查询条件”提示窗口，在此查询窗口中输入起始与 终止时间及工号、姓名等后点击“查询”按纽后，即可查询相应的打卡 数据。 3.53.5 每月明细：每月明细：本功能将员工原始的打卡记录按月列表显示。 选择“数据查询”模块下的“每月明细” ，系统弹出是否处理本次采 集数据”的提示，点击“确定”即可查询所有的数据。如点击“取消” 则只能查询除最后一次采集后的数据；处理完后，系统弹出相应的打卡 数据。进入后弹出“查询条件”提示窗口，在此查询窗口中输入起始与 终止时间及工号、姓名等后点击“查询”按纽后，即可查询相应的打卡 数据。 3.63.6 未打查询：未打查询：该功能主要用来查询某段时间内没有打卡的人员记录。 选择“数据查询”模块下的“未打查询” ，系统弹出查询窗口，该窗 口中供输入的查询项目有：起始日期/时间、终止日期/时间、工号、部 门、卡号及姓名。日期值默认为系统当前日期，时间为 0-2400（零点至 二十四点） ，用户可根据实际需要修改默认的日期/时间及输入查询工号 或部门，确定后,便可得到查询人员/部门此时间范围内的所有未打卡记 录,列表上记录某部门、某人具体未打卡日期及请假天数。 4.4. 系统维护系统维护 4.14.1 数据备份：数据备份：该功能主要是用来对系统数据做一份副本，以备正常数据 库损坏时用来做恢复。 选择“系统维护”模块下的“数据备份”进行数据备份,执行时右上 方会出现“正在备份数据库,请等待”提示框(如图 4.1.1 所示),完成 后将自动返回,为了以防特殊现象,建议几天备份一次,以保持数据新颖。 注：注：备份前应检查数据是否完整。 6 4.24.2 重组索引：重组索引：重组索引实际是对数据重新整理,形成有次序的记录库， 提高系统访问速度。 选择“系统维护”模块下的“重组索引”进行重组数据库，执行时 系统右上方出现提示框。当您发现数据混乱时，就有必要采用此功能整 理,选择该项后系统自动进行数据整理，完成自动退出。 4.34.3 数据恢复：数据恢复：数据恢复是指将原来备份的数据恢复到系统中,覆盖现有 数据，该模块主要在系统数据受到破坏时使用,以恢复最新备份数据。 选择“系统维护”模块下的“数据恢复”,系统弹出“系统注册”提 示窗口要求用户输入相应的口令，用户输入后弹出警告窗口，提示内容 为“原有数据将遭到破坏，请确定您的操作！”根据实际情况选择“确 定”进行数据恢复,恢复时在系统右上方出现数据恢复提示窗口,否则选 择“取消”退到主窗口。 4.44.4 数据清理：数据清理：该模块主要用来清理过时的考勤数据(清理时以月为单位)， 由于系统长期使用,数据过大会导致系统运行缓慢,此时有必要清理一些 过时的考勤数据。 选择“系统维护”模块下的“数据整理” ，系统弹出提示框，用户输 入口令后便弹出 “终止日期”提示窗口，该窗口会出现一默认日期值, 根据实际情况可做相应修改,确定后将清除该月份以前的所有数据。如: 输入的日期为:20030110,则清除 2003 年 1 月份以前的所有数据。 * *注注：在做数据清理前，最好先做备份备份，以防不测。 4.54.5 卡号修改：卡号修改：该功能可实现对员工遗卡或坏卡后的卡证更换。 选择“系统维护”模块下的“卡号修改” ，系统弹出提示框,用户可 在提示框的原卡号后输入员工已遗失/损坏的卡,在新卡号后输入欲替换 的新卡号码,完成后“确定”则进行更改,否则退出此窗口。 注：(1)卡号修改一定要在“数据采集”完成后再修改； (2)员工卡号修改后，原工号不改变。 4.64.6 初始化初始化：该功能将考勤系统上所有数据（包括考勤、人事）全部清空， 这是在正式使用本系统前必要的工作，以后千万不要使用。 选择“系统维护”模块下的“初始化” ，系统弹出“系统注册”提示 窗口，用户输入确认口令系统弹出“确认”窗口，选择“确定”进行初 始化，否则“取消”退出。 4.74.7 数据修复数据修复: :该功能可对出错的数据进行修复. 4.84.8 设置口令设置口令：该功能可实现对系统用户的登录/设置口令进行修改。 选择“系统维护”模块下的“设置口令” ，系统弹出“口令修改”提 示窗口，该窗口中有“操作员姓名” 、 “输入原密码” 、 “输入新密码”与 “确认新密码”四项，