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文档简介

第七章 报表制作,7.1 报表的基础知识 7.2 报表创建 7.3 报表设计 7.4 报表的打印输出 7.5 本章小结,GO,GO,GO,GO,GO,7.1 报表的基础知识,7.1.1 报表的组成 7.1.2 报表的类型 7.1.3 报表的视图,7.1.1 报表的组成,报表通常包括7个部分,即:报表页眉、页面页眉、组页眉、主体、组页脚、页面页脚、报表页脚。(也有的书上分为5个部分,即除去组页眉和组页脚。)这里我们以7部分为例进行讲解。其各部分如图所示:,图 7-1 报表的组成,1报表页眉 报表页眉位于报表的顶部,主要用于显示报表的标题、图形或说明性文字,仅仅在报表的首页打印输出。通常把报表页眉设置为单独一页。 2页面页眉 页面页眉主要用于显示报表中的列标题,通常在报表每页头部打印输出。 3组页眉 组页眉位于组的明细部分的最前面,主要用于定义报表输出每一组的标题,显示分组字段等分组信息。 4主体 主体位于整个报表的中心区域,是报表打印数据的主要区域,主要用显示当前表或查询中每条记录的详细信息。,5组页脚 组页脚位于组的明细部分的最后面,主要通过文本框或其他类型的控件显示分组统计数据。 6页面页脚 位于报表每页最下方,与页面页眉相对应。可显示页码等,位于每页报表的最底部,用来显示本页数据的汇总情况。 7报表页脚 报表页脚是报表的尾部,主要显示整份报表的汇总信息。,7.1.2 报表的类型,Access 2003提供的报表类型有4类 : 1纵栏式报表 2表格式报表 3标签式报表 4图表式报表,7.1.3 报表的视图,Access 2003的每个报表均有下列3种视图。 设计视图:可以创建报表或编辑已有报表的结构。 打印预览:用于查看将在报表的每一页上显示的数据。 版面预览:用于查看报表的版面设置。,7.2 创建报表,Access 2003为用户提供了5种创建报表的方法 : 利用自动创建报表 利用报表向导创建报表 利用图表向导 利用标签向导 利用设计视图创建报表。,7.3 报表设计,7.3.1 报表设计工具 7.3.2 报表的编辑,7.3.1 报表设计工具,1. 工具箱 在报表设计时,工具箱起着非常重要的作用,Access 2003给我们提供的工具箱如下图7-35所示。,图7-35 工具箱,(1)选择对象:用于选定操作的对象。 (2)控件向导:单击该按钮后,在使用其他控件时,即可在向导下完成。 (3)标签:显示标题、说明文字。 (4)文本框:用来在窗体、报表或数据访问页上显示输入或编辑数据,也可接受计算结果或用户输入。 (5)选项组:显示一组限制性的选项值。 (6)切换按钮: 当表内数据具有逻辑性时,用来帮助数据的输入。 (7)选项按钮: 与切换按钮类似,属单选。 (8)复选框: 选中时,值为1,取消时,值为0。属多选。 (9)组合框: 包括了列表框和文本框的特性。 (10)列表框: 用来显示一个可滚动的数据列表。,报表设计工具,(11)命令按钮 : 用来执行某些活动。 (12)图像 : 加入图片。 (13)非绑定对象框 :用来显示一些非绑定的OLE对象。 (14)绑定对象框 : 用来显示一系列的图片。 (15)分页符 :用于定义多页数据表格的分页位置。 (16)选项卡控件 :创建带有选项卡的对话框。 (17)子窗体/子报表 :用于将其他表中的数据放置在当前报表中。 (18)直线 :划直线。 (19)矩形 : 划矩形。 (20)其他控件 :示Access 2003 所有已加载的其他控件。,2.工具栏 Access报表设计工具栏位于其菜单栏之下,工具栏的作用是提供菜单栏中的那些常用功能选项的快捷使用方法。图7-36为Access报表设计中的常用工具栏。,图7-36 工具栏,报表设计工具,视图:切换当前报表的显示状态。 打印预览:预先查看文档的打印效果。 字段列表:单击字段列表按钮可以显示出数据源表中包含的字段。 工具箱:单击工具箱按钮时,将出现或隐藏工具箱。 排序与分组:可以在报表中指定按某字段进行排序和分组。 自动套用格式:单击该按钮,可以在系统提供的格式中进行选择。 代码:单击该按钮,将弹出代码窗口。 属性:单击该按钮,将弹出报表的属性窗口。 生成器:单击该按钮,将弹出选择生成器窗口。 数据库窗口:返回到数据库窗口。 新对象:可以选择各种所需要的数据库组件。,7.3.2 报表的编辑,1. 修改报表的布局 2. 在报表中添加背景图案 3. 添加日期时间 4. 添加“页码”和“分页符” 5. 在报表中绘制直线 6. 在报表中绘制矩形 7. 在报表中添加公式 8. 在报表中使用排序和分组,1. 修改报表的布局,调整控件的大小和位置 调整对齐方式 为控件更改字体颜色以及添加边框样式,2. 在报表中添加背景图案,详见教材P.,3添加日期时间,打开设计视图,在菜单栏单击“插入”,选择“日期和时间”,将弹出日期和时间对话框,如图7-42所示 。选定的日期和时间的信息被添加到报表上,图7-42 时间和日期对话框,4. 添加“页码”和“分页符”,打开需要添加页面的报表设计视图,选择菜单栏中的“插入”,在下拉列表中选择“页码”选项,系统弹出“页码”对话框,如图7-43所示。,图7-43 页码对话框,5. 在报表中绘制直线,首先打开报表的设计视图,然后在工具箱中选定“直线”控件,移动光标到需要创建直线的位置,按住鼠标左键拖动,最后释放,即可绘制一条直线。如图7-44所示。,图7-44 绘制直线,6. 在报表中绘制矩形,打开报表的设计视图,在工具箱中选择“矩形”,移动光标到需要创建矩形的位置,按住鼠标左键拖动,最后释放,即可完成矩形的创建工作,如图7-45所示。,图7-45绘制矩形,7. 在报表中添加公式,详见教材P.,8. 在报表中使用排序和分组,详见教材P.,7.4 报表打印输出,7.4.1报表的页面设置 7.4.2报表的预览 7.4.3 报表的打印,7.4.1报表的页面设置,首先将鼠标移动到窗口的主菜单上,单击“文件”按钮,然后在弹出的菜单中单击“页面设置”项,这时会弹出一个页面设置对话框,如图7-51所示。,图7-51 页面设置,7.4.2报表的预览,当设计完一个报表后,单击数据库窗口中的“打印预览”按钮,就可以预览所创建的报表。如果感到预览窗口太大或太小,可以通过工具栏上的按钮来调整显示的比例到满意的效果为止。打印预览功能按钮如图7-52所示,图7-52打印预览功能,表7-1 打印预览按钮功能表,7.4.3 报表的打印,打印报表的步骤: (1)在任何一种视图中打开报表 (2)选择“文件”菜单中“页面设置”命令。 (3)单击下列选项卡,设置所需要的选项。 (4)选择“文件”菜单中击“打印”命令。 (5)在“打印”对话框中进行以下设置。 在“打印机”选项下,指定打印机。 在“打印范

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