如何实现集团整合采购管理.docx

如何实现集团整合采购管理作者：王宗海上传时间：2006-9-2 0:0 企业支付资金的50%时通过采购向供应商支付，采购成本的高低直接影响企业的利润，这使的更多的企业来关注采购管理，关注如何降低企业的采购成本。企业发展到一定的规模成立了分公司、项目部，如何将采购统一纳入集团管理？成为众多企业管理中的瓶颈，企业集团必须迅速解决集团采购管理的问题。才能增加企业的利润，才能增加企业的市场竞争力。建立一种使配套资源采购更加科学化、高效化、专业化的运作体系，集中供求双方优质资源并加以有效整合，有效地发挥集团采购的规模优势，以利益最大化为原则，减少交易环节，降低采购成本，实现供求双方双赢的目的是众多企业集团追求的目标。科学、公平、高效采购模式使企业集团与供应商之间被“无缝”地链接在一起，实现高效率的供应链管理，是双方的成本都能得到节省。对于供应商而言，一旦形成了对供应链模式的依赖，就会把精力集中在产品和服务上；同样，企业集团也能因此依托规模效应，向供应商要到一个更优惠的价格。这就是产业细分的过程，使得供应链上各环节之间彼此更加依赖。在保证质量、服务、信誉的基础上，企业集团利用自身在本领域的品牌优势和供应商在专业集成领域、服务领域的优势，以联合推介、品牌联盟的形式，提升各自在本领域的品牌知名度，实现品牌整合、资源增值。当前，我国企业正在朝着理性化的阶段转变，可以预见未来企业间的市场竞争将愈发激烈，企业利润也正在逐步转向微利，特别是工程建设中的合同管理与成本控制也到了非常需要正规化、全面化的阶段。如何对各类工程合同进行有效管理，从而带动企业降低工程成本，将越来越成为企业加强核心竞争力的关键因素。为此企业引进先进的管理思想和技术，建立一套现代企业管理系统，通过科学的管理手段提高企业成本管理水平就成为他们自然而然的选择。企业应该重点围绕实际业务中的“收”与“支”两条主线展开流程化、制度化建设，并将其归纳为两大系列：营销CRM系列（收）、成本管理系列（支），使项目能达到降低成本、提高效率、优化流程、创造效益的最终目的，并实现资源共享，提升企业核心竞争能力。很多集团公司专门成立贸易公司负责集团各种材料采购，让专业的人做专业的事，加强采购管理和控制，成本管理的重点就是降低采购成本，使采购的生命周期成本最低，实现采购产品的性价比最优。集团采购管理应该重点做好以下管理工作：一、 建立科学、公平、公开的采购模式建立“二二三制的采购模式”，即设立两个委员会：价格审定委员会，采购招标委员会；两个管理文件：采购价格管理条例，物资定点采购管理办法；三项基本制度：集团和子公司两级质量检查制度，供应商动态管理、考核制度，价格通报制度。彻底改变了原有的采购模式，提高了工作效率，保证了供货质量，使供应商的竞争公平、公开、透明。1、 价格审定委员会：一般由总经理、采购副总、财务审计部长、价格信息部部长、招标办主任共同组成，根据公司实际情况不同可以具体确定参加人选。每月对贸易公司集中招标采购价格、分公司（项目部）零星采购购、定点采购物资价格进行审定，对由于市场变化材料价格调价物资进行审定。2、 采购招标委员会：一般由总经理、采购副总、财务审计部长、价格信息部部长、招标办主任、办事处采购等人员共同组成。采购招标管理委员会的主要职责：对集团大宗材料进行招标，对各分公司（项目部）自主招标项目进行管控，对分公司（项目部）零用物资定点定价采购进行管控。3、 两个管理文件、三项基本制度在后面进行详细介绍。二、 建立高质、高效的采购流程高质、高效的采购流程是降低采购费用提高采购效率的保障，采购流程的设计应该满足：管控结合、简洁高效。根据集团采购管理的特点设计三种采购流程。1、 办事处零用物资定点定价采购和办事处地材（沙石料、水泥等地材）采购流程a、 办事处采购计划管理员进行零用物资分类b、 办事处客户管理员进行零用物资、地材符合性供应商寻找c、 办事处采购负责人进行符合性供应商调查、资格审核并上报贸易公司d、 贸易公司客户关系部、招标办进行供应商资格审查e、 办事处进行招投标材料准备f、 办事处组织招投标（贸易公司采购副总指定招标办、客户关系部等部门参与）g、 确定中标单位、签订定点定价合同h、 供应商按照计划送货2、 特殊物资、非定点定价物资采购流程a、 了解物资性能、了解使用部门需求时间、需求批量b、 符合性供应商寻找c、 询价、比价d、 确定合格供应商、填写“货比三家价格表”，根据采购物资资金额度大小逐级呈报主管领导审批e、 签订一次性物资/批量物资采购合同f、 供应商按照计划送货3、 大宗物资集中招标采购流程a、 各分公司（项目部）将大宗材料采购物资汇总b、 贸易公司计划调度部进行信息汇总、分类c、 贸易公司客户关系部、分公司（项目部）共同寻找符合性供应商d、 由招标管理委员会指定人员惊醒符合性供应商调查、资格审核，e、 招标办、客户关系部、价格信息部进行招投标材料准备、制作标书、通知参加供应商f、 招标管理委员会和贸易公司高层领导参加招投标g、 确定中标单位、签订统购分供合同h、 供应商按照计划送货为保证各种采购流程科学性、统一性、可追溯性应对各种采购表格进行统一格式，规范填写、完整保存。一个闭环的采购流程档案包括：采购物资分类表、供应商调查表、供应商资质、询价单、货比三家价格表、评标记录、投标书、中标通知书、采购计划单、入库检验单。以上资料根据流程不同保存不同的档案资料。三、 价格管理条例价格控制是采购关节中最为重要的环节，也是采购成本控制的薄弱环节，价格管理的目的就是使采购性价比最优，使采购价格公开、透明，使采购价格接受集团所有部门的监督。（一）价格管理部门：价格信息部（二）价格监督部门：财务审计部、分公司（项目部）经理（三）价格管控：1、 办事处零用物资定点定价和办事处地材（沙石料、水泥等地材）价格管控a、 各办事处采购负责人每月应将各自的定点定价和地材采购价格上报贸易公司价格信息部；b、 各办事处采购负责人应每月对定点定价物资和地材价格进行市场询价，新供应商搜集，并将市场调查价格、新供应商拓展情况上报贸易公司价格信息部、客户关系部；c、 各办事处财务人员将严格按照贸易公司审定后的定点定价和地材价格办理各类物资入库、发票接受；d、 贸易公司价格信息部对各办事处定点定价物资采购价格进行评比，对价格差异大的采购物资提请采购副总审批责令办事处采购负责人进行重新招标或比价，并进行相应处罚；e、 采购价格受地域影响的贸易公司价格信息部将各分公司定点定价供应商信息相会交流、共享；f、 贸易公司价格信息部将对价格差异进行市场调查、核实、考核2、 特殊物资、非定点定价物资价格管控a、 贸易公司招标办不定期对询价单、货比三家价格表的真实性进行抽查、核实，作为对各办事处月度采购考核评比的一项内容；b、 财务审计部不定期对采购流程、签字审批手续、资料完整性进行审核；c、 贸易公司价格信息部将对采购价格进行市场调查，对各办事处进行评比，并每月以内参形式下发到各办事处。3、 大宗物资集中采购价格管控a、 大宗物资采购都实行招标采购，招标价格有贸易公司高管层和招标委员会根据性价比及合作的各种优势资源集体决策。价格管控的重点是市场价格的变化，各办事处价格信息员每月要将各种主要材料的当地市场价格进行分析上报贸易公司价格信息部，贸易公司价格信息部每月要对各种主材价格进行分析，上报贸易公司价格审定委员会；b、 贸易公司客户关系部每月要对各种主材新供应商进行拓展，实行季度或半年度招标。（四）价格调整提前申报：各办事处各种采购物资价格发生变动必须提前申报价格信息部、招标办、财务审计部，价格信息部进行价格审核后，上报价格审定委员会批准后执行。（五）设备租赁、维修价格由集团统一招标，确定价格和客户。（六）价格监督：实行两级价格监督机制，贸易公司财务审计部、价格信息部对所由采购价格进行监督，分公司（项目部）经理对本公司（项目部）材料采购价格进行监督。（七）价格通报制度：贸易公司价格信息部随时将各种招标采购、比价采购价格向各分公司（项目部）经理、采购负责人通报，接受各分公司（项目部）经理的监督。四、 质量控制1、 选择合格的供应商是供货质量保证的前提，贸易公司客户关系部应结合以往供货历史经验，在质量、信誉好的供货商中进行性价比的选择可以确保产品质量。2、 制定明确的质量检验标准，加强产品入库前、使用中、质检站的质量验收，要求供货商提供产品出厂材质证明、质检单。3、 建立多级质量检验制度，使材料采购、质量检验、材料使用三权分立，相互制约。4、 对发包工程、关键主要原材料要求供应商提供资金担保或银行信誉担保。5、 采购人员对使用种产品质量进行跟踪，列入供应商考核的重要指标，办事处采购负责人每月对供应商供货质量进行考核。6、 对中标单位进行实地考察，对发包单位进行资质审核。7、 建立质量投诉监督奖惩机制，实行全员监督，举报有奖，严格控制不合格产品入库、使用。8、 产品质量实行采购产品、质量验收终身负责制。五、 供应商动态管理办法为了稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系，特制定本办法。本办法适用于向公司长期供应主要材料及提供服务的设备租赁公司。（一）管理原则和体制贸易公司客户关系部主管供应商管理，招标办、价格信息部、财务审计部等部门予以协助。 对选定的供应商，公司与之签订长期供应合作协议，在该协议中具体规定双方的权利与义务、双方互惠条件。公司可对供商评定信用等级，根据等级实施不同的管理。 公司定期或不定期地对供应商进行评价，不合格的解除长期供应合作协议。（二）供应商的筛选与评级公司制定如下筛选与评定供应商级别的指标体系。1、质量水平：包括：（1）物料来件的优良品率；（2）质量保证体系；（3）样品质量；（4）对质量问题的处理。2、交货能力：包括：（1）交货的及时性；（2）扩大供货的弹性；（3）样品的及时性；（4）增、减订货的应变能力。3、价格水平：包括：（1）优惠程度；（2）消化涨价的能力；（3）成本下降空间。4、技术能力：包括：（1）工艺技术的先进性；（2）后续研发能力；（3）产品5、设计能力；（4）技术问题材的反应能力。6、售后服务：包括：（1）零星订货保证；（2）配套售后服务能力。7、人力资源：包括：（1）经营团队；（2）员工素质。8、现有合作状况：包括：（1）合同履约率；（2）年均供货额外负担和所占比例；（3）合作年限；（4）合作融洽关系。具体筛选与评价供应商时，应根据形成的指标体系，给出各指标的权重和打分标准。筛选程序。1、 计划调度部对物料进行分类，客户关系部提供候选供应商名单；招标委员会进行审核；2、 核准为供应商的，始得采购；没有通过的，请其继续改进，保留其未来候选资格。3、 每半年对供应商予以重新评估，不合格的予以淘汰，从候选队伍中再行补充合格供应商。4、 公司可结合供应商考核划定不同信用等级进行管理。评级过程参照如上筛选供应商办法。5、 对最高信用的供应商，公司可提供物料免检、优先支付货款等优惠待遇。（三）供应商考核1、 质量考评指标。质量是衡量供应商的最基本的指标。供应商质量指标主要包括来料批次合格率、来料抽捡缺陷率、来料在线报废率、来料免捡率等。由贸易公司质检部和各分子公司在货物验收中考核；2、 供应考评指标。供应商的供应指标是同供应商的交货表现以及供应商企划管理水平相关的考核因素。主要包括：准时交货率、交货周期、订单变化接受率等。由各分子公司负责考核；3、 经济考评指标。经济指标主要考虑的是采购价格与成本。主要包括：价格水平、报价行为、降低成本的态度与行动、分享降价成果、付款方式等。有价格信息部和财务部、审计部负责考核；4、 服务考评指标。主要考核供应商在支持、合作与服务方面的表现。主要包括：投诉灵敏度、沟通、合作态度、共同改进、售后服务、参与开发及其他支持。由各分子公司和客户关系部负责考核；贸易公司根据上述考评的结果根据合同的约定要对供应商采取不同的处理策略。（四）管理措施公司对重要材料供应商要经常进行质量检查、材料送检。 公司定期或不定期地对供应商品进行质量检测或现场检查。公司减少对个别供应商大户的过分依赖，分散采购风险。公司制定各采购物资的验收标准、与供应商的验收交接规程。六、 加强办事处采购人员绩效考核1、目的 ：为保障集团经营管理目标的顺利实现，加强目标过程管理，增强团队协作意识，充分调动员工的工作积极性，达到集团与个人双赢的目的。2、考核原则：a、考核与预算、岗位职责、整体经营思路相统一；b、轻工资、重提成；c、侧重开源、注重节流；3、采购人员考核项目及权重：考核项目1 考核项目2 考核项目3项目 权重 项目 权重 项目 权重库存占用 30% 本部费用 30% 付款周转率 40%考核公式：当月预算平均库存 当月预算费用额 当月预算付周转率薪酬预算标准（30% + 30% + 40%）当月实际平均库存 当月实际费用额 当月实际付款周转率率预算时要求平均最低付款期为60天。4、工资的考核原则：考核项目 浮动比例1、本办事处库存占用、费用和付款周转率 月度考核当月库存占用、费用（分固定和变动费用）和付款周转率。对工资50%考核，考核后所得80%当月发放。正向指标增加或负向指标减少时。正向指标单项指标超过（或负向指标下降）20%的，超出部分按50%折算超额率，超出50%按30%折算。说明：如果月度超额完成业绩，超额部分可暂不提取，将业绩划入下月业绩，以备弥补下月可能未完成的指标。如业绩未完成，不可以用后期超额业绩来弥补。5、采购部门费用的构成：A.费用固定费用变动的采购成本考核工资奖金B.变动采购成本（与采购量挂钩）包括：招待费、车辆费、运输费、微机耗材、纸张、合同纸、差旅费、交通费等。支取时，必须提供与上述业务有关的合法票据（招待费控制使用）。预算确定变动费用系数，进行固定比例控制。C.固定费用包括：固定资产折旧、水电费、电话费、低值易耗品摊销费、办公费等，实行预算定额控制。6、薪酬构成采购人员薪酬级别工资奖金7、薪酬发放方式月度发放：考核的固定工资全额发放，奖金发放考核的80%季度发放：本季各月考核奖金的10%的考核额年度发放：本年各月考核奖金的10%的考核额离职人员当月、当季和年度考核结余部分2个月后无遗留问题发放。8、几个特殊问题的考核8.1.关于价格问题的考核。价格信息部要定期对零用采购价格和地材采购价格进行调查，实行严格的事后监督。在审计中发现同质的原材料价格如果高于当期市场最低价，超出部分采购部门负责人负担20，其余80%由采购实施人员负担。经查证实属采购作弊，要对作弊人员处以高出最低价格总额20%的罚款。8.2关于质量问题的考核。采购任何材料在采购前必须有明确的采购标准。标准要恰当不能过高，也不能过低，事前要对材料的功能进行周密的价值工程分析，取消多余的功能。对原材料的采购必须提供样品，样品应能体现材料的全部特征。样品最后由质检部门保存，作为质检的依据。如果采购的材料出现质量问题，造成的损失由财务审计部进行评估，根据评估结果对相关人员进行处罚：采购部负责人承担损失的20%，实施采供的责任人承担其余80%的损失。质量损失由分公司（项目部）向贸易公司财务审计部提报。8.3关于交期的考核。办事处采购严格按分公司（项目部）提出的交货期进货，不得提前，更不得脱后。对拖延交期的，分公司（项目部）、贸易公司财务审计部要作出评估，对形成的损失，采购部门负责人承担20%，采购实施人承担其余的80%.交期由分公司项目部）向贸易公司审计部提报。8.4关于库存积压问题的考核。没有按照分公司（项目部）编制的预算采购形成积压的（某种材料的库存周转率超过平均周转率的），积压占用的资金按同期银行贷款利率计算的利息，由采购部门负责人承担20%，采购实施人员承担80%.由于积压造成的贬值采购部门负责人承担损失额的20%，采购实施人员承担损失额的80%.积压由分公司（项目部）向贸易公司审计部提报。8.5采购过程中出现的串通舞弊行为，要追究舞弊人员侵占公司财产的法律责任，不仅收回全部受贿款项，还要对受贿人处以受贿等额的罚款。拒绝收取供应商的礼品和礼金。无法推却的，一律上交公司。公司将给予上交人上交金额20%的奖励。七、 加强采购人员技能要求和职业道德规范（一）随着采购在企业中发挥的作用越来越大，企业采购人员的素质要求也越来越高，专业的采购人员除了具有能力、学识、道德素养，还应具备分析能力、人际管理处理能力和领导力1、 商务技能要求理解商务的性质、协调企业内部管理、控制变化的能力、以客户为导向2、 技术能力决策能力、谈判能力、分析能力、计算机应用能力3、 人际交往能力书面与口头沟通能力