档案QC报告最终版.doc

提高档案管理工作效率-条形码技术在档案管理中的应用 小组名称：档案QC小组北京国电华北电力工程有限公司2009年1月- 22 -目 录一、 小组概况-1二、 选择课题-2三、 现状调查-6四、 设定目标-7五、 原因分析-9六、 确定要因-10七、 制定对策-12八、 实施措施-16九、 效果检查-22十、 巩固措施-24十一、 总结与打算-241 小组概况1.1 注册登记小组名称档案QC小组所在部门信息部成立时间2008年2月小组类型攻关类登记日期2008年2月注册编号1.2小组成员序号姓名性别年龄文化程度职称小组分工1吕 建男48本科高工指导：协调、指导项目执行情况2甘立梅女37专科助理馆员组长：组织学习、活动记录、组织实施、成果发布等3张 炜女38本科工程师组员：参加讨论，试用、实施等4马金荣女51专科副研究馆员组员：档案技术负责人，负责需求分析、现场论证等5白胜兰女36本科高工组员：负责技术支持，对出图进行监控及生成条码6梁晓凤女26本科初级组员：参加讨论，提供紫光系统与条形码系统接口及数据库表内容1.3活动情况立题日期2008年2月20日活动日期2008年2月20日12月31日活动次数15次活动时间10个月平均受TQC教育50小时出勤率98% 以上图表制表：甘立梅 2008.02.202 选择课题 2.1选题理由 保质保量完成工作任务 对现有工作技术手段进行改进，用先进技术提高工作效率。 部门目标 1、 目前公司业务拓展迅速，各种档案的数量以每年30%的速度急剧增加，而工作人员得不到补充。制约了对知识的管理，对业务发展不利。调查研究 2、档案管理系统运行稳定，但不能拓展更多的业务范围，在使用上还有不便之处。3、现有工作流程中有一些可进行简化，有可改进的可行性。4、对编码技术等一些可用于档案管理的技术从安全、效率、技术手段等方面进行调查研究，有些技术可以运用到我公司档案管理当中。 确定课题 通过分析，可以看出现有管理系统、管理手段、管理技术都有可改进的地方。因此小组成员一致认为：本次QC课题是优化流程，应用条形码技术，全面提高档案管理工作效率。 2.2制定计划本小组按PDCA四阶段八步骤，确定了活动内容、目标、进度等（见下表）： 本表制表：张炜 22活动程序步骤活动内容目标要求进度二月三月四月五月六月七月八月九月十月十一月十二月P计划制定对策分析原因确定预约借阅要因设定目标现状调查课题选择质量教育学习TQC理论明确PDCA四阶段八步骤，会用QC方法、工具分析，懂TQC基本理论调查现状找问题收集、讨论影响借阅利用档案的因素全面调查、分析原因，提出详细、准确的需求确定目标确定活动目标对目标进行可行性分析分析原因，确定要因理顺诸多关系，确定要因，现场验证落实分析透彻、准确、认真，注意平时积类资料的完整性制定对策针对要因，制定对策，措施切实可行有可操作性D执行实 施对策实施按对策实施，进入攻关阶段，优化程序设计坚持边使用边改进的原则，短暂过渡，全面实施C检查效果检查检查效果对策实施前后对比，检验目标结果完成度注重实际效果A总结达到到未达到日巩固措施制定巩固措施发扬成绩，纠正不足，提出更高要求巩固措归还施总结和今后打算总结与打算总结小组活动情况，取得成果与体会利用成果不断完善，制定相关制度、办法保证实施 3 现状调查2003年档案借阅管理工作人员有8人，到2006年因人员退休自然减至6人，而每年的档案数量却以30%的速度递增，同时还不断增加档案种类。而档案管理工作环节中还有一些操作不便之处，如图所示：手工检索档案整编预约借阅归还手工书写检索标识按借阅人、档案类型进行人工挑选人工逐条对照挑选应还档案按档案类型分别打印，且不能排序进行归还进行调阅进行插卷 从上图可以看出，大部分档案工作靠人工操作完成，会出错，如录错条目、漏调卷、未归还、未销账、销错账等等，引起不必要的麻烦。而且浪费时间，以借阅成品岗一年工作量计算，所用时间见下表： 序号内容所用时间一卷（分钟）一年（小时）1调阅2.5 7082归还3 7813整编1.5725折合工作日为297.5天，占借阅成品岗一年工作日的120%，其中调阅、归还所占比例大，如果这两项时间能够下降40%，并且正确率达到100%，利用环节工作将会得到根本改观。 在整编环节里已解决了部分条目信息手工录入的问题，但还要粘贴、手写检索标识，既影响工作效率，又不美观。如果能采用一种省时省力又能使检索标识整齐美观的办法，还能提高一部分工作效率。4 设定目标 通过以上各项工作的分析，全体小组成员一致认为本次QC小组活动目标的是编制一个可基于紫光数据库系统的新程序，对档案管理中的借阅、归还、整编工作加以改进，工作效率分别提高30%、60% 、30%。同时对所有类型的档案进行条形码管理。具体量化如下序号内容所用时间改进前一卷所用时间（分钟）目标（分钟）改进前一年所用时间（小时）目标（小时）1调阅2.51.87085092归还31.87814683整编1.51.1725532目标值的可行性分析1）技术分析：目前条形码技术已经在物流、仓储、车辆管理、化验单等方面具有成熟的经验、优秀的案例以及良好的应用效果。虽然在电力行业还没有一家使用条形码技术管理档案，但已有其他行业开始使用。在对系统分析中，通过紫光系统提供的接口，条形码系统就可利用现有数据进行程序开发，符合工作流程，减少不必要环节，提高工作效率。服务器使用Windows2000 Server操作系统，SQL Server2000数据库。系统开发采用Microsoft .Net技术架构和智能客户端技术，这与我公司计算机系统相符。同时二维条形码可以解决汉字、罗马数字的编码问题，这样档案中包含的信息就可实现条码化。2）管理分析：本课题涉及档案管理、计算机技术、信息技术、条形码技术等几个方面，课题组成员汇集相关专业骨干人员，有多年的实际工作经验，为本课题目标的实现提供了充足的技术力量保证。因此，小组全体成员一致认为本课题的目标是可行的。 5 原因分析2008年4月，本小组对2005年2008年档案借阅、归还两个方面分别进行了深入分析。全体小组成员借助“头脑风暴法”，积极思考各种可能的原因和影响因素，并绘制了因果关联图：归还时需要一卷一卷的核对查找，速度低。 档案类型多 操作界面不在同一窗口人工按档案类型、 人员编号逐一挑选，分别打印环节多，步骤繁锁预约单不能排序缺少突破，对新的管理理念缺少了解，操作环节有待优化借阅、归还效率低缺乏一种自动化程度高的管理系统档案上无可快速识别的标志 6 确定要因根据因果关联图分析结果，小组成员对影响借阅归还效率的4个末端因素进行逐一整理确认，并进行分析论证。要因确认一：档案上无可快速识别的标志目前档案袋上的检索标识为普通不干胶标签，内容只有调卷号、各类档案的关键字，对于经常调用的成品档案还要在档案袋侧面手写调卷号，作为上架、调用、回架的重要标识。这种普通不干胶标签对温度高求高，遇高温高湿，粘性降低，使用时间变短，2006年-2007年的库存档案上的标签已经开始脱落，影响使用。最主要的是由于标签不能过大，所包含内容少，不能反映档案全貌。这些内容只能做为进行档案管理的手工检索标识，需要人工操作，造成效率不高。结论：档案上无可快速识别的标志不是主要原因要因确认二：缺少突破，对新的管理理念缺少了解 档案管理工作的现状是：人员少,工作量持续增加,只能以完成工作为首要目标,没有精力在管理上做进一步的研究、探讨。培训少，专业知识老化，不能满足公司不断发展的业务需要。这些原因可以通过培训、学习进行弥补。充分发挥人的主观能动性，不断更新自己的知识库。结论：不是主要原因要因确认三：档案类型多 企业在发展，领域不断扩大，档案门类也在不断增加。但是在紫光系统中各档案类型字段名不统一，带来检索上的不利。结论：不是主要原因要因确认四：操作环节有待优化 紫光档案管理系统操作环节过多，每一个环节都要反复录入，反复查找。各项工作基本以手工操作为主，这样错误率就会上升。虽然系统管理人员对紫光系统作了不少改动，但都没有从根本上解决问题。结论：操作环节有待优化是主要原因要因确认五：缺乏一种自动化程度高的管理系统 紫光档案管理系统已在我公司使用了十年时间，这套系统在当时是按我公司档案管理模式定制的，属于先进行列。随时时间的推移，公司业务不断拓展，档案种类、数量不断增加，这套系统的弊端就逐一显露出来。如各种功能不在同一个窗口中打开，需要反复交换；预约单内容不能排序；不能按人员进行分类；无法对数据进行存储；统计功能薄弱；操作环节过多，各项功能的界面窗口过小，不便查找等，紫光系统的定置呆板阻碍了档案管理的发展。小组成员经过反复研究，认为应有一个基于紫光系统的，不改变现有工作流程的，可以改变不利因素的新系统。结论：缺乏一种自动化程度高的管理系统 根据以上对末端原因的逐条确认，得出导致工程投资费用高的两个主要原因如下： 操作环节有待优化 缺乏一种自动化程度高的管理系统 7 制定对策要因确定后，小组按5W1H要求有针对性的对每个要因的现状、目标、对策、措施、责任人、计划完成日进行了认真的讨论，制定了设计步骤和具体措施如下：7.1 要因：缺乏一种自动化程度高的管理系统小组成员通过各种途径进行广泛了解，最终确定条形码技术可以解决问题。条码是由一组按一定编码规则排列的条、空符号，用以表示一定的字符、数字及符号组成的信息。是为实现对信息的自动扫描而设计的。它是实现快速、准确而可靠地采集数据的有效手段。条码可分为一维条码和二维条码。条码技术是在计算机技术与网络技术不断发展的基础上逐步发展起来的一门集编码、制作、检测、识别、数据采集与处理以及传输于一体的高科技信息技术。条码技术的核心作用是用机器代替人工键入实现自动识别及数据采集，从而在计算机管理系统中的各个节点实现计算机自动化管理。即利用光电扫描设备识读条码符号，从而快速准确地采集数据并输入计算机进行处理，达到自动化管理的目的。条码技术也已被广泛应用于商业仓储、交通运输、生产控制过程、金融、海关、邮政、医疗卫生、票证管理、质量跟踪等领域。 我们把条形码技术应用到档案管理当中，就是应用它的识别快速、准确、操作简单、出错率低的优点，提高档案管理工作效率。在图纸上生成条码，使每一张图拥有自己的“身份证”，在流通过程中受控。在系统的终端装置通过预定方式获取一个二维条形码图像后，把二维条形码图像作为“图片”发送到服务平台。该装置通过对应的预定平台从授权的终端接收作为图片的二维条形码图像，并随后由处理装置对其进行包括解码过程的解析处理，从而根据数据库获得与所接收的二维条形码图像相对应的数据库表格，实现数据的传送。如图所示： 生成条形 码接收条形码文档解析获得数据库表格数据传送至管理系统中，按规则定位。具体工作分解如下表：要因对策目标具体措施完成时间负责人缺乏一种自动化程度高的管理系统基于紫光系统，利用数据接口进行功能扩展，开发适合使用的软件.力争成为第一家成功使用条形码管理档案的电力设计院支持优化后的流程，统一工作界面 ；可在需要时打印条码；与紫光系统 无缝衔接，不影响正常工作 1、寻找具有良好信誉及技术手段的合作伙伴，进行软件开发 2、做好与合作伙伴的配合工作 3、学习相关知识，做到负责人熟知，其他人能够使用 4、论证条形码涵盖信息量、选择适用的条形码类型 5、不断改进，完善功能，试用后全面投入使用 6、做好相关培训工作2008.03-2008.12甘立梅白胜兰梁晓凤7.2 要因：操作环节有待优化小组成员采用头脑风暴法对此要因进行分析，认为有些手工操作可以条形码技术来完成。如图 手工检索数据录入预约借阅归还手工书写检索标识按借阅人、档案类型进行人工分别挑选人工逐条对照挑选应还档案按档案类型分别打印，且不能排序进行归还进行调阅直接粘贴检索标识自动定位 按借阅人分类，不同档案类型同时打印借单并排序直接归还入库进行插卷通过示意图可以看出，当实行条形码技术以后，可以对三个进行环节进行自动化管理，取消两个环节，同样完成工作。如图：自动定位数据录入预约借阅归还直接粘贴检索标识按借阅人分类，不同档案类型同时打印借单并排序直接归还入库进行调阅进行插卷具体工作分解如下表：要因对策目标措施完成时间负责人操作环节有待优化梳理工作流程，找出可用自动化方法代替的环节 在整编过程中不再手写检索标识，归还时直接扫描条形码进行归还1、强调档案的作用，操作环节优化不影响工作流程与设计人员调用档案 2、对优化方案进行试应用，寻找最具可行的方法，不能减少某一环节工作的同时增加另一个环节的工作。 2008.03-2008.12甘立梅梁晓凤8 实施措施针对要因分析及措施步骤，QC小组采取如下方法保证QC项目的顺利实施。实施方法一：通过招投标确定技术合作伙伴，根据档案管理实际情况进行需求分析 根据档案管理的实际情况以及对需求的分析可以发现，紫光档案系统具有基本管理功能，但其在条码化化扩展方面具有一定的局限性。因此该条码系统须以紫光档案系统数据为基础，利用其数据接口进行扩展。在不改变紫光档案系统及业务流程的前提下充分发挥条码管理的优势，以提高管理效率，降低管理成本。开发环境：服务器使用Windows2000 Server操作系统，SQL Server2000数据库。系统开发采用Microsoft .Net技术架构和智能客户端技术。实施方法二：论证条形码使用码制、包含字段、检索途径、识别工具、打印要求、输出设备 条形码的种类按维度主要有一维条码、二维条码。一维条码（1-dimensional bar code）只是在一个方向（一般是水平方向）表达信息，而在垂直方向则不表达任何信息，其一定的高度通常是为了便于阅读器的对准。一维条码的应用可以提高信息录入的速度，减少差错率，可直接显示内容为英文、数字、简单符号；贮存数据不多，主要依靠计算机中的关联数据库；保密性能不高；损污后可读性差。二维条码：在水平和垂直方向的二维空间存储信息的条码， 称为二维条码（2-dimensional bar code），可直接显示英文、中文、数字、符号、图型；贮存数据量大，可存放1K字符，可用扫描仪直接读取内容，无需另接数据库；保密性高（可加密）；安全级别最高时，损污50%仍可读取完整信息。二维条码密度高，信息含量大，保密、防伪性能好，可以将照片、指纹、掌纹、视网膜、声音、签名、文字等凡可数字化的信息进行编码。因此二维条码是实现证件、卡片、档案、照片、票据等大容量、高可靠性信息自动存储、携带并自动识读的最理想的方法。通过比较二维条码适用于我公司档案管理要求，选定二维条码PDF417作为使用码制。如果将“扫描条码符号数据传输数据处理”这一过程作为整个链中的一个单环，那末在统一规范和共同协议前提下，依托网络技术可将许多单环链接起来，则链中的所有用户可在整个链中实现数据交换和数据共享。 利用这一点，我们把能够反映档案真实面貌的具有可用性的内容选定为生成条码的条件，使条码不只是用来解决档案问题，而且它能够具有向业主移交档案的基础 。同时按照档案管理系统字段命名规则，选用KEYWORD做为检索条件，使不同的档案类型能够通过这共同字段名进行跨库检索。实施方法三：开发程序，做好相关培训这项工作是本QC小组的重中之重，程序开发的好与坏，将直接影响到使用。方案拓扑图如下：最终系统界面如下: 实施方法四：不断改进，完善功能，试用后全面投入使用程序编制完成后，先在借阅岗和蓝图岗试行一段时间，找出问题，提交北京敏用数码新技术有限责任公司进行改进。对数据不能回填到紫光系统中、罗马数字在形成条形码时出错、标签设计、模板存储、扫描枪串口使用等问题，前后共召开了三次交流会，对问题进行深入切磋，到9月份进入全面投入使用阶段。目前所有档案均已使用条形码，使用成果如下图：9 效果检查 通过QC小组活动，条形码技术基本上得到了应用。2008年9月全面实行条形码管理后，经过小组成员分析研究后，一致认为：调阅工作效率提高了40%，归还工作效率提高了50%，整编工作效率提高 了35%，而且标签格式全部统一，检索途径明确单一，数据采集更科学化，提高了准确率。具体数据如下序号内容所用时间目标时间（卷/分）实际使用时间（卷/分）目标时间（年/小时）实际使用时间（年/小时）1调阅1.81.55094242归还1.81.54683903整编1.11532483具体如下：9.1把界面统一，各种管理环节一目了然。新的管理系统把利用所需的各种模块进行集成，工作人员只需在一个界面里就能对借阅、归还、催还、标签打印等流通环节进行操作，无需做重复的打开关闭工作，提高效率。9.2取消键盘按键输入。我们将各类档案的KEYWORD字段作为形成条码的关键字段，这样在识别时因各类档案均有KEYWORD字段，识别起来方便快捷，具有唯一性，不容易出现偏差。其他如档号、文号、调卷号、案卷题名、刊号、甚至实时时间，都可在标签上进行体现。使用手持或固定扫描器进行扫描，所用档案信息准确定位在相应位置上，输入速度是手工输入的几十甚至上百倍，效率不可同日而语，准确度更是不容置疑，它的差错率可达百万分之一以上，这是任何手工操作不可达到的高水平 。9.3个性化定制检索条件，更快地提取档案信息，更好地服务于设计人员。过去设计人员预约好档案后，工作人员要逐一分类，分别打印。现在工作人员利用新系统可以定制各种检索条件，把最符合条件的信息提取出来，是进一步借阅还是有问题放弃预约都可一键解决问题。例如，输入借阅人院号并执行操作，系统就会把此人的借阅信息体现窗口中，工作人员把信息一次加入到借阅表中，就可打印借阅单了。如果这时发现有问题，可做逆向操作，取消此次借阅即可。借阅数量可一并进行统计，方便借阅人和档案工作人员，做到心中有数。各类档案按照档案类型-调卷号进行排序后，所预约内容均打印在同一张借阅单上，调阅量再大，也不会调重或漏调。9.4快速归还交接、简化手续。档案在借阅、使用、归还过程中，涉及一系列问题，如：提供档案的数据、有无相关的检索号、档案由谁借走、借阅时间、何时何人归还等等，每一环节都不能出一点儿差错。而在归还时销错账、漏销卷，都会影响下一次的借阅管理。现在利用扫描